Quy trình triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS

Triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng. Để dự án này thành công, doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị cung cấp và nhóm tư vấn trong suốt quá trình lên chiến lược cũng như triển khai. 

Với kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS tại nhiều dự án lớn nhỏ, IZISolution đưa ra Quy trình triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro khi triển khai phần mềm

I. Quy trình triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS

A. Chuẩn bị dự án

1. Phạm vi, mục tiêu, kế hoạch

Quy trình triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS) đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo sự thành công của dự án. Bước xác định phạm vi, mục tiêu và kế hoạch là một phần quan trọng của quy trình này.

Trước hết, nhóm triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị cần xác định rõ phạm vi của dự án. Điều này bao gồm việc định nghĩa rõ ràng về loại thiết bị, hệ thống hoặc nguồn tài nguyên mà phần mềm sẽ được áp dụng. Bước này cũng cần xác định các tính năng cụ thể mà phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS sẽ được áp dụng như: quản lý thông tin thiết bị, lên lịch bảo trì, quản lý kho, báo cáo,....

- Sau khi xác định phạm vi, nhóm triển khai phần mềm CMMS cần thiết lập mục tiêu cụ thể cho dự án. Mục tiêu có thể bao gồm:

• Cải thiện hiệu suất bảo trì thiết bị.

• Tăng cường quản lý dự trữ linh kiện và vật liệu.

• Giảm thời gian chết của thiết bị.

• Nâng cao khả năng theo dõi và báo cáo.

• Đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn liên quan đến bảo trì và an toàn.

Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

2. Thành lập nhóm triển khai

Một nhóm triển khai được thành lập để đảm bảo quá trình triển khai diễn ra suôn sẻ và đạt được mục tiêu của dự án. Dưới đây là các yếu tố quan trọng trong quá trình thành lập nhóm triển khai phần mềm CMMS:

• Xác định thành viên: Trước hết, cần xác định những người có kiến thức và kỹ năng phù hợp để tham gia vào nhóm triển khai. Điều này bao gồm các chuyên gia về bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị, nhân viên IT, người quản lý dự án và người sử dụng cuối. Đảm bảo rằng mỗi thành viên có vai trò và trách nhiệm cụ thể trong dự án.

• Lãnh đạo nhóm: Chọn một người có kinh nghiệm và khả năng lãnh đạo để đảm nhiệm vai trò trưởng nhóm triển khai. Người này sẽ giữ vai trò quan trọng trong việc tổ chức, điều phối và giám sát mọi hoạt động của dự án.

• Xây dựng kế hoạch: Sau khi có nhóm triển khai, cần phải xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết. Kế hoạch này nên bao gồm các bước cụ thể, thời gian triển khai, nguồn lực cần thiết và tiến độ dự án. Thành viên trong nhóm triển khai cần được thông báo về kế hoạch và trách nhiệm của họ trong từng giai đoạn.

• Đào tạo nhóm: Đảm bảo rằng nhóm triển khai được đào tạo về phần mềm CMMS và quy trình triển khai. Điều này giúp họ hiểu rõ cách sử dụng phần mềm, giải quyết vấn đề và tương tác với người dùng cuối một cách hiệu quả.

• Thiết lập kênh liên lạc: Xác định các kênh liên lạc và cơ chế báo cáo trong nhóm triển khai. Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin và tiến độ của dự án được truyền đạt một cách hiệu quả trong nhóm.

3. Chọn phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị, chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị và nhà cung cấp phù hợp, cần tiến hành tìm kiếm và đánh giá dựa trên các yếu tố liên quan đến nhu cầu kinh doanh và các chức năng cần thiết mà doanh nghiệp đã xác định.

Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS:

• Phân tích chi phí của các phần mềm trên thị trường và so sánh chúng với ngân sách dự án phần mềm quản lý bảo trì thiết bị của bạn.

• So sánh các tính năng được cung cấp bởi các sản phẩm khác nhau dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn.

• Đánh giá các giải pháp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị từ các khía cạnh như mức độ tùy chỉnh, khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có và những hạn chế có thể xuất hiện khi tích hợp.

• Xem xét các dịch vụ hỗ trợ khách hàng mà nhà cung cấp phần mềm cung cấp và xác định mức độ hỗ trợ này có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không.

Xem thêm: Bật mí 5 Công ty cung cấp phần mềm quản lý Bảo trì CMMS uy tín

4. Dự tính chi phí - lập ngân sách

Cân đối ngân sách luôn là một bước quan trọng để đảm bảo dự án phần mềm quản lý bảo trì thiết bị diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dự tính chi phí và lập ngân sách không chỉ giúp đảm bảo tài chính của dự án mà còn giúp quản lý rủi ro và đưa ra quyết định hợp lý trong quá trình triển khai.

Dưới đây là một số yếu tố quan trọng trong quá trình này:

• Xác định chi phí dự án: Đầu tiên, cần phải xác định tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc triển khai phần mềm CMMS. Điều này bao gồm chi phí phần mềm, phần cứng, dịch vụ tư vấn, đào tạo, cải thiện hệ thống hiện có (nếu cần) và các chi phí khác như mất công suất và thời gian của nhân viên.

• Xác định nguồn tài chính: Sau khi xác định chi phí dự án, cần phải xác định nguồn tài chính có sẵn để hỗ trợ dự án. Điều này bao gồm nguồn tài chính từ ngân sách tổ chức, vốn riêng, hay các nguồn khác có thể sử dụng để đảm bảo rằng dự án có đủ nguồn lực để hoàn thành.

• Lập ngân sách: Dựa trên chi phí ước tính và nguồn tài chính có sẵn, lập một ngân sách chi tiết cho dự án triển khai CMMS. Ngân sách nên bao gồm các khoản chi tiêu cụ thể cho mỗi khía cạnh của dự án, cũng như một kế hoạch quản lý ngân sách để đảm bảo tuân thủ ngân sách.

• Quản lý ngân sách: Việc quản lý ngân sách là một phần quan trọng trong việc đảm bảo rằng dự án không vượt quá chi phí dự kiến. Cần thiết lập quy trình kiểm soát ngân sách và theo dõi sự tiêu dùng tài chính trong suốt quá trình triển khai. Nếu có sự thay đổi trong ngân sách, cần có quy trình cấp phê duyệt để đảm bảo rằng các điều chỉnh được thực hiện một cách cân nhắc.

• Đặt kế hoạch tiến hành: Cuối cùng, cần phải lên kế hoạch về cách quản lý và sử dụng ngân sách. Điều này bao gồm việc xác định thời điểm cần phải chi tiêu, phân phối nguồn lực cho từng phần của dự án và xác định cách kiểm soát ngân sách trong suốt quá trình triển khai.

Xem thêm: Chi phí triển khai phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS: Bảng giá và phân loại

B. Khảo sát và xây dựng quy trình

1. Khảo sát hiện trạng quản lý bảo trì

Trước hết, việc khảo sát hiện trạng quản lý bảo trì tại doanh nghiệp là quá trình đánh giá cẩn thận để hiểu rõ hệ thống quản lý bảo trì hiện có. Điều này bao gồm:

• Thu thập thông tin: Thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến quá trình bảo trì, như lịch sử bảo trì, sự cố trước đây, dữ liệu về thiết bị và hệ thống.

• Xác định vấn đề: Đánh giá tình hình hiện tại để xác định các vấn đề, rắc rối hoặc hạn chế trong quá trình quản lý bảo trì tại doanh nghiệp. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng tài nguyên không hiệu quả, quy trình hỗn loạn, hoặc thiếu thông tin cần thiết.

2. Thiết kế dự án (Blueprint)

Sau khi khảo sát hiện trạng, giai đoạn tiếp theo là thiết kế dự án triển khai CMMS. Trước hết, trong giai đoạn này, nhóm triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị cần thiết kế một bản thiết kế tổng quan (high-level design) để mô tả cách phần mềm sẽ hoạt động trong doanh nghiệp. Bản thiết kế này sẽ bao gồm: cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc, và các tính năng quan trọng sẽ có trong phần mềm. Giai đoạn này giúp định rõ sự tương tác giữa các phần khác nhau của phần mềm và cách dữ liệu sẽ được di chuyển và xử lý.

Sau đó, doanh nghiệp cần xác định và xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm lịch trình, nhân sự cần thiết và người tham gia. Điều này giúp đảm bảo rằng triển khai sẽ diễn ra đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Giai đoạn thiết kế dự án cũng bao gồm việc xác định cụ thể về tùy chỉnh Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị để phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc tạo các biểu mẫu tùy chỉnh, bảng điều khiển quản trị, hoặc các quy trình làm việc đặc biệt.

C. Thiết kế và triển khai

1. Phân tích thiết kế hệ thống

Sau khi doanh nghiệp và nhà cung cấp phần mềm đã đồng thuận về tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng (URD) và quy trình nghiệp vụ. Tiếp đó, đội phát triển phần mềm (DEV) sẽ bắt đầu quá trình thiết kế và lập trình phần mềm quản lý bảo trì theo tài liệu mô tả này. Khi công việc lập trình đã hoàn tất, nhiệm vụ kiểm tra các lỗi trên hệ thống phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS sẽ được chuyển sang đội kiểm thử (Test).

2. Phát triển và tùy chỉnh

Phát triển phần mềm CMMS: Tại giai đoạn này, phần mềm CMMS được phát triển hoặc tùy chỉnh để đảm bảo rằng nó đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Các tính năng cụ thể được xây dựng, và giao diện người dùng được thiết kế để phù hợp với quy trình làm việc của doanh nghiệp.

Tùy chỉnh và tích hợp: Trong quá trình thiết kế phần mềm doanh nghiệp muốn tùy chỉnh phần mềm CMMS để phù hợp với yêu cầu cụ thể. Điều này có thể bao gồm tích hợp dữ liệu từ các hệ thống khác, điều chỉnh quy trình làm việc, và thực hiện các tùy chỉnh khác để đảm bảo tích hợp hoàn hảo.

3. Triển khai (Cài đặt đào tạo)

Triển khai phần mềm CMMS: Trong giai đoạn này, phần mềm CMMS được triển khai tại doanh nghiệp. Các máy chủ, hệ thống lưu trữ, và các thành phần kỹ thuật khác được cài đặt và cấu hình một cách chính xác.

Đào tạo nhân viên: Đội ngũ triển khai CMMS cung cấp đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng phần mềm hiệu quả. Đào tạo này có thể bao gồm hướng dẫn sử dụng, quy trình làm việc mới, và cách báo cáo các sự cố và công việc bảo trì.

4. Vận hành thử

Đây là giai đoạn đảm bảo rằng hệ thống sẽ hoạt động một cách suôn sẻ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp khi triển khai thực tế. Để quá trình vận hành phần mềm quản lý bảo trì thiết bị hiệu quả, hãy thông báo rộng rãi để nhận sự tham gia của tất cả thành viên trong tổ chức.

• Lập kế hoạch kiểm tra: Trước khi phần mềm CMMS được triển khai hoàn toàn, một kế hoạch kiểm tra cần được thiết lập. Đây bao gồm việc xác định các trường hợp sử dụng, tình huống thử nghiệm, và các tiêu chuẩn cụ thể để đảm bảo phần mềm hoạt động chính xác.

• Thực hiện kiểm tra: Các kiểm tra và thử nghiệm chính thức được tiến hành để đảm bảo rằng phần mềm CMMS hoạt động đúng theo thiết kế. Điều này bao gồm kiểm tra tích hợp, kiểm tra hoạt động hệ thống, và các tình huống thử nghiệm cụ thể.

• Ghi nhận và sửa lỗi: Trong quá trình kiểm tra, nếu phát hiện lỗi hoặc vấn đề nào đó, chúng cần phải được ghi nhận và báo cáo để được sửa chữa. Sau đó, phải tiến hành kiểm tra lại để đảm bảo rằng lỗi đã được khắc phục.

5. Go - live

Trong một quy trình triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình phát triển phần mềm đã được hoàn tất và sắp được chuyển từ khâu thử nghiệm sang ứng dụng thực tế. 

Sau khi kiểm tra kỹ thuật và vận hành thử thành công, đến lúc triển khai phần mềm CMMS chính thức. Điều này bao gồm việc chuyển dữ liệu, đưa hệ thống vào sử dụng thực tế, và kết nối người dùng cuối với hệ thống.

Trong giai đoạn Go-live, cần có một chế độ hỗ trợ cho người dùng cuối để giải quyết các vấn đề xuất hiện trong quá trình sử dụng. Đội ngũ triển khai cần theo dõi sự hoạt động của hệ thống và đảm bảo rằng mọi vấn đề được giải quyết một cách kịp thời.

D. Nghiệm thu và bàn giao

Nghiệm thu và bàn giao dự án là bước kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS của đơn vị cung cấp và doanh nghiệp theo hợp đồng đã được hai bên ký kết.

Thông thường việc bàn giao hệ thống phần mềm quản lý nhân sự sẽ bao gồm các mục: 

• Các module tính năng đã được phát triển dựa theo Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD)

• Tài khoản quản trị phần mềm và các tài khoản khác liên quan

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống (User Guide)

• Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu UAT

• Tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống phần mềm (System Setup Manual).
  
  Xem thêm: KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

E. Bảo hành và hỗ trợ

Khi nhận được thông báo từ khách hàng về bất kỳ vấn đề hoặc sự cố nào liên quan đến phần mềm, nhà cung cấp phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị sẽ thực hiện các biện pháp sau để bảo hành và hỗ trợ:

• Hỗ trợ từ xa qua Internet hoặc qua điện thoại để hướng dẫn khách hàng khắc phục sự cố hoặc lỗi trên phần mềm đã được cài đặt.

• Trong trường hợp không thể giải quyết được sự cố hoặc lỗi theo cách trên (Cách 1), đơn vị cung cấp phần mềm sẽ cử cán bộ đến doanh nghiệp để thực hiện việc khắc phục trực tiếp.

Đối với các vấn đề như viêm nhiễm bởi virus, sự cố về điện, hoặc hỏng ổ đĩa cứng, quyết định về việc cài đặt lại phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị sẽ tuân theo điều khoản và mức độ quy định trong hợp đồng.

Tùy vào thỏa thuận giữa hai bên khi ký kết hợp đồng mà gia hạn khoảng thời gian bảo hành (thường từ 12 - 24 tháng, tùy thuộc vào nhà cung cấp), việc khắc phục sự cố và lỗi sẽ được thực hiện miễn phí. Sau khi thời gian bảo hành kết thúc, doanh nghiệp sẽ cần ký thêm hợp đồng bảo trì nếu muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ hỗ trợ.

II. Một số kinh nghiệm triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS

1. Những sai lầm thường gặp

Trong quá trình triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị, rất nhiều sai lầm thường gặp có thể xảy ra và ảnh hưởng đến sự thành công của dự án. Dưới đây là một số sai lầm phổ biến:

• Thiếu kế hoạch và mục tiêu cụ thể: Thiếu kế hoạch và mục tiêu cụ thể có thể dẫn đến việc triển khai trở nên không hiệu quả và không thể đo lường. Dự án cần có một lộ trình rõ ràng và mục tiêu cụ thể để đảm bảo sự tập trung và đo lường tiến độ.

• Không đảm bảo sự tham gia của người dùng cuối: Thường, quá trình triển khai bỏ qua ý kiến của người dùng cuối, điều này có thể gây ra sự phản đối và khó khăn trong việc chấp nhận hệ thống mới. Để giải quyết điều này, cần thiết phải đảm bảo sự tương tác và ghi nhận ý kiến của họ.

• Thiếu đào tạo nhân sự: Không cung cấp đào tạo đủ cho người sử dụng cuối cùng là một sai lầm lớn. Người dùng cần được hướng dẫn cách sử dụng phần mềm một cách hiệu quả để tận dụng hết tiềm năng của nó.

• Không tích hợp với các hệ thống khác: Một hệ thống quản lý bảo trì nên tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức. Điều này giúp cải thiện sự liên kết và tăng cường hiệu suất làm việc.

• Bỏ qua bảo mật và quyền riêng tư: Bảo mật thông tin nhân sự là rất quan trọng. Sai lầm trong việc triển khai có thể dẫn đến việc rò rỉ thông tin cá nhân và ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của tổ chức.

• Không đánh giá và tối ưu hóa: Sau khi triển khai, nhiều tổ chức bỏ qua quá trình đánh giá và tối ưu hóa hệ thống. Điều này là một sai lầm lớn vì không thể cải thiện nếu không biết được những gì cần cải thiện.

• Sử dụng phần mềm không phù hợp: Lựa chọn phần mềm không phù hợp với nhu cầu của tổ chức là một sai lầm quan trọng. Điều này có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và thời gian. Để tránh sai lầm này, cần phải thực hiện một đánh giá cẩn thận về lựa chọn phần mềm trước khi triển khai.

2. Lời khuyên cho các doanh nghiệp muốn triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS

Lời khuyên cho các doanh nghiệp muốn triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS) có thể giúp đảm bảo sự thành công của dự án và tận dụng tối đa tiềm năng của hệ thống. 

• Xác định mục tiêu cụ thể: Trước khi bắt đầu, hãy xác định rõ mục tiêu mà bạn muốn đạt được thông qua việc triển khai CMMS. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những gì quan trọng và đo lường kết quả.

• Lập kế hoạch chi tiết: Hãy lập một kế hoạch triển khai chi tiết với lịch trình, nguồn lực, và người chịu trách nhiệm cụ thể. Kế hoạch này giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức hiểu rõ và tuân thủ lịch trình.

• Người dùng cuối: Đảm bảo rằng người dùng cuối được tham gia và có cơ hội góp ý trong quá trình triển khai. Họ có thể cung cấp thông tin quý báu về cách hệ thống sẽ được sử dụng và tối ưu hóa hiệu suất công việc của họ. Cung cấp đào tạo đầy đủ cho người dùng cuối để họ có thể sử dụng CMMS một cách hiệu quả. Điều này giúp tận dụng hết tiềm năng của hệ thống.

• Tích hợp với các hệ thống khác: Đảm bảo rằng hệ thống CMMS của bạn có khả năng tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức. Điều này giúp cải thiện liên kết thông tin và tăng cường hiệu suất làm việc.

• Tập trung vào bảo mật và quyền riêng tư: Bảo mật thông tin nhân sự là quan trọng. Hãy đảm bảo rằng dữ liệu của bạn được bảo vệ an toàn và tuân thủ các quy định về quyền riêng tư.

• Lựa chọn phần mềm phù hợp: Hãy đầu tư thời gian và nghiên cứu kỹ về phần mềm CMMS trước khi quyết định. Lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu cụ thể của tổ chức là quan trọng.

Triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cần thực hiện một cách cẩn thận và theo các lời khuyên trên để đảm bảo sự thành công của dự án.

Trên đây là bài viết về Quy trình triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!