Chiến lược đánh giá và quản lý rủi ro trong triển khai phần mềm CMMS

Trong bất cứ quá trình triển khai dự án nào cũng sẽ đều gặp phải những rủi ro nhất định và phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cũng vậy. Hiện nay, nhiều nhà quản lý cũng đang khó khăn trong việc quản lý rủi ro khi triển khai phần mềm CMMS vì nếu quá trình này gặp rủi ro sẽ gây ra nhiều mất mát và tổn thất cho doanh nghiệp. 

Vậy Chiến lược đánh giá và quản lý rủi ro trong triển khai phần mềm CMMS là gì? Hãy cùng IZISolution tìm hiểu thông tin trong bài viết này nhé.

I. Tại sao doanh nghiệp cần đánh giá rủi ro khi triển khai phần mềm CMMS

Đánh giá rủi ro khi triển khai phần mềm CMMS giúp doanh nghiệp hiểu rõ và quản lý được các nguy cơ và thách thức có thể xảy suốt dự án. Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp cần đánh giá rủi ro trong dự án triển khai phần mềm CMMS:

• Bảo vệ Tài sản và Thiết bị: Phần mềm CMMS thường liên quan đến việc quản lý tài sản và thiết bị quan trọng của doanh nghiệp. Đánh giá rủi ro giúp xác định các yếu điểm yếu trong hệ thống quản lý, giảm nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc thiết bị quan trọng, giúp doanh nghiệp duy trì hiệu suất và giảm thất thoát tài sản.

• Minh bạch và Hiệu suất: Đánh giá rủi ro có thể giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề tiềm ẩn trong quá trình triển khai CMMS, giúp tạo ra một quy trình minh bạch và hiệu suất trong quản lý bảo trì bảo dưỡng máy móc thiết bị. Điều này giúp giảm thiểu sự cố và tối ưu hóa thời gian bảo trì.

• Tài chính và Ngân sách: Đánh giá rủi ro giúp doanh nghiệp dự đoán và quản lý tốt hơn nguồn lực tài chính cần thiết cho triển khai CMMS. Việc xác định trước các rủi ro có thể giúp tránh các chi phí không mong muốn và đảm bảo rằng dự án được hoàn thành theo ngân sách.

• Tuân thủ quy định: Việc đánh giá rủi ro cũng giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật và chuẩn mực ngành trong việc quản lý bảo trì và sửa chữa thiết bị. Điều này có thể giúp tránh các vấn đề pháp lý và phạt nguội.

• Tích hợp hệ thống: Đánh giá rủi ro giúp xác định các vấn đề có thể xảy ra trong việc tích hợp phần mềm CMMS với các hệ thống khác trong doanh nghiệp. Điều này giúp cải thiện tích hợp và hiệu năng tổng thể của hệ thống.
  
  Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

II. Phân loại và đánh giá rủi ro trong triển khai phần mềm CMMS

Khi triển khai phần mềm CMMS, có nhiều loại rủi ro thường gặp mà doanh nghiệp cần quan tâm và đối phó. Dưới đây là một số loại rủi ro phổ biến khi triển khai phần mềm này:

1. Rủi ro Kỹ thuật:

Khả năng tích hợp hệ thống: Một rủi ro phổ biến là khả năng tích hợp phần mềm CMMS với các hệ thống hiện có trong doanh nghiệp. Sự không tương thích có thể gây trục trặc và gián đoạn hoạt động.

Hiệu năng và đáng tin cậy của phần mềm: Sự cố hoặc lỗi phần mềm có thể ảnh hưởng đến hiệu năng và đáng tin cậy của hệ thống, ảnh hưởng đến quy trình quản lý bảo trì và sửa chữa.

2. Rủi ro Quản lý:

Thiếu nguồn lực đủ: Thiếu nguồn lực nhân sự hoặc tài chính có thể dẫn đến việc triển khai không thành công hoặc trễ hạn.

Khả năng đào tạo và chuyển giao công nghệ: Khả năng đào tạo nhân viên và chuyển giao công nghệ từ nhà cung cấp phần mềm có thể là một vấn đề quan trọng.

3. Rủi ro Hành vi:

Khả năng chống lại sự thay đổi: Mọi sự thay đổi trong quy trình làm việc có thể gây khó khăn và phản đối từ phía nhân viên.

Khả năng chậm trễ hoặc từ chối sử dụng phần mềm mới: Nhân viên có thể chậm trễ hoặc từ chối chấp nhận sử dụng phần mềm CMMS mới, đặc biệt khi họ không được đào tạo đầy đủ hoặc không thấy giá trị trong việc chuyển đổi.

4. Rủi ro quy định:

Vi phạm quy định và chuẩn mực ngành: Không tuân thủ các quy định pháp lý và chuẩn mực ngành có thể dẫn đến vấn đề pháp lý và xử phạt.

5. Rủi ro Tài chính:

Vượt quá ngân sách: Dự án có thể vượt quá ngân sách dự kiến, gây áp lực tài chính cho doanh nghiệp.

6. Rủi ro Vận hành:

Khả năng duy trì và nâng cấp: Đảm bảo rằng hệ thống CMMS có khả năng duy trì và nâng cấp trong tương lai để đáp ứng các yêu cầu mới.

Xem thêm: KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

III. Chiến lược quản lý rủi ro triển khai phần mềm CMMS

Lập kế hoạch triển khai phần mềm CMMS và những rủi ro kèm theo

Trong quá trình xây dựng kế hoạch triển khai phần mềm CMMS cần xác định và đánh giá thêm các rủi ro tiềm năng cụ thể liên quan đến dự án triển khai.  Điều này có thể bao gồm việc tham khảo các dự án tương tự trước đây để xem xét những vấn đề đã xảy ra và tìm cách tránh chúng.

Lập kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm năng bằng cách xác định các biện pháp ứng phó và phục hồi dự án. Điều này có thể bao gồm việc xác định các kế hoạch thay thế và sao lưu dữ liệu quan trọng.

Phân bổ nguồn lực, chi phí hợp lý 

Đảm bảo rằng doanh nghiệp đã cấp đủ nguồn lực (tiền bạc, nhân sự, thời gian) cho dự án triển khai. Nếu phát hiện rủi ro có thể gây thất bại dự án do thiếu nguồn lực, cân nhắc tăng cường nguồn lực này.

Ngoài ra cần lập kế hoạch dự phòng về nguồn nhân lực. Hãy đảm bảo rằng bạn có sẵn sàng một đội ngũ cung cấp thay thế hoặc mở rộng khi cần thiết để xử lý các tình huống rủi ro.

Giữ mối quan hệ với nhà cung cấp phần mềm

Trong quá trình sử dụng phần mềm CMMS được cung cấp từ đơn vị bên ngoài. Hãy thiết lập một mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp phần mềm để đảm bảo họ hiểu rõ yêu cầu và mong muốn của bạn. Thảo luận về hợp đồng dịch vụ, hỗ trợ kỹ thuật, và các cam kết về việc giải quyết sự cố.

Thực hiện đào tạo nhân viên hiệu quả

Xác định những người cần được đào tạo và xây dựng một kế hoạch đào tạo phù hợp.

Đảm bảo rằng đào tạo được cung cấp bởi nhà cung cấp phần mềm hoặc bởi nguồn lực nội bộ có đủ chất lượng để đảm bảo hiệu suất tối ưu khi sử dụng phần mềm.

Phân tích và quản lý yêu cầu thay đổi

Tạo một quy trình quản lý yêu cầu thay đổi mạnh mẽ và linh hoạt để đảm bảo rằng các yêu cầu mới hoặc thay đổi được đáp ứng mà không gây trục trặc trong quá trình triển khai.

Đảm bảo rằng mọi thay đổi được thực hiện dưới sự kiểm soát và theo đúng quy trình.

Đảm bảo bảo mật

Thực hiện các biện pháp bảo mật như kiểm tra tích hợp, mã hóa dữ liệu, và quản lý quyền truy cập để đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu của công ty.

Theo dõi và cập nhật các biện pháp bảo mật liên tục để đảm bảo sự an toàn trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.

Theo dõi và báo cáo tiến trình

Thực hiện một hệ thống theo dõi đáng tin cậy để kiểm tra tiến trình triển khai, đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện đúng kế hoạch.

Báo cáo định kỳ về tiến trình triển khai cho các bên liên quan, bao gồm cả quản lý và nhà cung cấp phần mềm.

Trên đây là bài viết về Chiến lược đánh giá và quản lý rủi ro trong triển khai phần mềm CMMS. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!