Tầm quan trọng của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trong ngành y tế, bệnh viện

Phần mềm quản lý bảo trì đã và đang trở thành một công cụ không thể thiếu và mang lại nhiều lợi ích cho bệnh viện và cơ sở chăm sóc sức khỏe. Cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về tầm quan trọng của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trong ngành y tế và tại các bệnh viện hiện đại trong bài viết dưới đây.
 

I. Quản lý bảo trì trong ngành ngành y tế, bệnh viện

1. Vai trò của bảo trì trong ngành y tế, bệnh viện

Vai trò của bảo trì trong ngành y tế và bệnh viện rất quan trọng và đa dạng. Bảo trì đảm bảo rằng các thiết bị y tế và cơ sở hạ tầng liên quan được duy trì, sử dụng hiệu quả, và đáng tin cậy. Dưới đây là một số vai trò quan trọng của bảo trì trong ngành y tế và bệnh viện:

• Duy trì thiết bị y tế: Bảo trì đảm bảo rằng các thiết bị y tế như máy móc chẩn đoán, máy phẫu thuật, và thiết bị y tế khác luôn hoạt động ổn định và chính xác. Điều này cực kỳ quan trọng để đảm bảo chẩn đoán và điều trị bệnh nhân đúng cách.

• Khử trùng và bảo dưỡng: Bảo trì đảm bảo rằng các thiết bị và khu vực trong bệnh viện được khử trùng và bảo dưỡng định kỳ. Điều này giúp ngăn ngừa lây nhiễm bệnh và bảo vệ an toàn của bệnh nhân và nhân viên y tế.

• Quản lý tài sản: Bảo trì có vai trò trong quản lý tài sản y tế của bệnh viện. Họ theo dõi, kiểm kê, và bảo trì thông tin về các thiết bị và tài sản, giúp ngăn chặn mất mát và lãng phí tài nguyên.

• Cải thiện hiệu suất: Bảo trì có nhiệm vụ đảm bảo rằng các thiết bị y tế hoạt động với hiệu suất tối ưu. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nguồn lực cho bệnh viện.

• Đảm bảo an toàn: Bảo trì đóng vai trò quan trọng trong đảm bảo an toàn cho bệnh nhân và nhân viên y tế. Bằng cách bảo dưỡng và kiểm tra thiết bị định kỳ, họ đảm bảo rằng không có lỗi kỹ thuật hoặc sự cố nào có thể gây nguy hại.

2. Thách thức của quản lý bảo trì

Trong lĩnh vực y tế nói chung và chăm sóc sức khỏe nói riêng, tồn tại nhiều khó khăn và vấn đề liên quan đến sử dụng thiết bị y tế. Các bệnh viện ngày nay thường phải đối diện với nhiều nguy cơ khác nhau khi áp dụng các máy móc và thiết bị y tế. Một số trong những khó khăn này bao gồm:

- Vấn đề tính toàn vẹn dữ liệu kém: Các bệnh viện thường hoạt động dựa vào hệ thống máy móc lớn. Điều quan trọng là duy trì hồ sơ và dữ liệu cơ bản đầy đủ và chính xác. Tuy nhiên, nhiều cơ sở chăm sóc sức khỏe không thể đáp ứng được yêu cầu này do thiếu sự nhất quán trong hệ thống thông tin của họ.

- Vấn đề khử trùng thiết bị: Trong khu vực phẫu thuật, đặc biệt dễ xảy ra viêm nhiễm từ vi khuẩn và virus. Việc không thường xuyên khử trùng các thiết bị và máy móc y tế có thể gây rủi ro lây nhiễm bệnh. Để giảm thiểu sai sót trong quản lý này, việc sử dụng phần mềm quản lý bảo trì tự động trên thiết bị y tế là một giải pháp tiềm năng.

- Vấn đề về tiêu chuẩn an toàn: Trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe, một lỗi nhỏ có thể có hậu quả lớn cho bệnh nhân. Sự kém hiệu quả trong hoạt động vận hành và quản lý có thể gây ra các rủi ro an toàn. Việc cải thiện quản lý thiết bị y tế trong bệnh viện đang trở nên cần thiết hơn bao giờ hết.

Các vấn đề này được dự báo sẽ gia tăng trong tương lai nếu không có sự chú trọng từ các cơ sở y tế. Sự chuyển đổi sang các hệ thống điện toán đám mây đã giúp các cơ sở y tế cải thiện quản lý dữ liệu bệnh nhân và trang thiết bị y tế. Một nghiên cứu đã chỉ ra rằng 45% các bệnh viện cho biết họ chưa quản lý tài sản và trang thiết bị y tế hiệu quả. Trong trường hợp này, một y tá mất trung bình 72 phút để tìm kiếm tài sản trong mỗi ca làm việc. Tối ưu hóa tài nguyên trở thành một thách thức lớn đối với các bệnh viện hiện nay.

Đặc điểm của cơ sở y tế và bệnh viện là số lượng tài sản, thiết bị vô cùng lớn. Ví dụ như tại bệnh viện Bạch Mai – Hà Nội, số lượng thiết bị lên tới con số trên 7.000 thiết bị với tổng giá trị khoảng 250 tỷ đồng. Theo thống kê năm 2017, các bệnh viện ở 11 tỉnh thành trong năm có hơn 1.200 trang thiết bị y tế hỏng hoặc hiệu quả sử dụng thấp với tổng giá trị hơn 371 tỷ đồng.

II. Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì cho ngành y tế, bệnh viện

1. Lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì

Phần mềm quản lý bảo trì cho ngành y tế, bệnh viện mang lại rất nhiều lợi ích. Dưới đây là một số lợi ích đặc thù ngành này: 

Lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì bao gồm:

Quản lý tài sản và tránh mất mát

Thời gian là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong bệnh viện, và việc không tìm kiếm được các thiết bị hoặc tài sản mất mát có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho thời gian điều trị của bệnh nhân. Thống kê thực tế cho thấy từ 10% đến 20% tài sản lưu động của một bệnh viện bị mất mát trong quá trình sử dụng, dẫn đến một nguồn chi phí lớn cho việc thay thế thiết bị mới. Phần mềm quản lý bảo trì giúp ngăn chặn sự mất mát này và giúp tiết kiệm nguồn ngân sách quan trọng.

Cập nhật hồ sơ bảo trì chính xác

Việc theo dõi bảo trì không hiệu quả có thể tạo ra vấn đề, ngay cả trong những tình huống bình thường. Phần mềm quản lý vật tư tại bệnh viện cung cấp giải pháp cập nhật dữ liệu thông qua sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng, giúp người dùng dễ dàng truy cập thông tin ở mọi lúc, mọi nơi. Điều này giúp tăng hiệu quả quản lý bảo trì và giám sát các hạng mục bảo trì một cách chi tiết.

Giám sát kho vật tư y tế

Các tài sản trong bệnh viện thường nhạy cảm và cần được giám sát liên tục để đảm bảo không có tài sản nào bị tổn hại. Phần mềm quản lý này cho phép ghi lại thông số kỹ thuật, lập kế hoạch kiểm tra và đảm bảo rằng các thiết bị luôn sẵn sàng được sử dụng. Các cảnh báo theo thời gian thực giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và bảo trì thiết bị một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý bảo trì đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tài sản, cập nhật dữ liệu và giám sát kho vật tư y tế tại bệnh viện. Điều này giúp tăng hiệu suất, giảm thiểu mất mát tài sản, và đảm bảo an toàn và chất lượng trong dịch vụ chăm sóc sức khỏe.

Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

2. Phân tích đặc thù ngành

Chắc chắn không phải bàn cãi về sự phức tạp và khó khăn khi ngành y tế hay cơ sở ý tế phải gánh chịu việc sắp xếp các danh sách thiết bị y tế và lượng vật tư y tế dày đặc trong kho. Bên cạnh đó là quản lý hệ thống các thiết bị y tế tiêu hao, đến ngày hết hạn hay bảo hành làm sao cho hiệu quả. Một số đặc thù bảo trì ngành y tế, bệnh viện:

• Tính cấp thiết và quan trọng: Bảo trì trong ngành y tế không chỉ là việc duy trì hoạt động của các thiết bị, máy móc y tế mà còn liên quan đến tính mạng và sức khỏe của bệnh nhân. Điều này làm cho việc bảo trì trở nên cực kỳ cấp thiết và quan trọng. Mất mát hoặc lỗi trong thiết bị y tế có thể có hậu quả nghiêm trọng cho bệnh nhân.

• Đa dạng thiết bị: Bệnh viện sử dụng một loạt các thiết bị y tế, từ máy chẩn đoán, máy phẫu thuật, đèn hồi sức đến các thiết bị nhỏ hơn như máy đo huyết áp. Điều này đặt ra một thách thức lớn trong việc quản lý bảo trì, vì mỗi loại thiết bị yêu cầu kiến thức và quy trình bảo trì riêng biệt.

• Yêu cầu về vệ sinh và an toàn: Trong ngành y tế, vệ sinh và an toàn là quan điểm quan trọng. Máy móc và thiết bị y tế cần được khử trùng định kỳ và theo quy trình nghiêm ngặt để ngăn ngừa lây nhiễm bệnh. Một số yêu cầu về an toàn và vệ trong trong ngành này: Hệ thống quản lý chất lượng  ISO 9001:2015, Các tiêu chuẩn quản lý môi trường ISO 14000, Hệ thống quản lý chất lượng Phòng xét nghiệm y tế  ISO 15189, tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng áp dụng chuyên biệt cho phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn ISO/IEC 17025, Tiêu chuẩn quốc tế dành cho thiết bị y tế ISO 13485:2016

• Thời gian và ưu tiên: Bệnh viện hoạt động 24/7, và việc ngừng hoạt động của bất kỳ thiết bị nào có thể ảnh hưởng đến dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Do đó, bảo trì phải được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả, thường trong các khoảng thời gian ít bận rộn như ban đêm hoặc ngày cuối tuần.

• Chi phí và nguồn kinh phí: Bảo trì thiết bị y tế có thể tốn kém. Bệnh viện phải cân nhắc giữa việc bảo trì và việc cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe, đặc biệt trong bối cảnh nguồn ngân sách hạn chế.

• Quản lý tài sản: Bệnh viện thường sở hữu một lượng lớn thiết bị và tài sản y tế. Việc theo dõi, kiểm kê, và quản lý tài sản đòi hỏi sự tổ chức và hệ thống quản lý hiệu quả.

• Khả năng dự đoán bảo trì: Các bệnh viện cần có khả năng dự đoán bảo trì để đảm bảo thiết bị sẵn sàng sử dụng và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động không cần thiết. Điều này đòi hỏi phần mềm quản lý và hệ thống thông tin mạnh mẽ để theo dõi và lên kế hoạch cho bảo trì.

• Chứng thực và tuân thủ: Bảo trì thiết bị y tế đòi hỏi tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn và chứng thực pháp lý phức tạp, bao gồm cả các yêu cầu về an toàn và hiệu suất của thiết bị.

3. Giải pháp quản lý bảo trì cho ngành y tế, bệnh viện

Giải pháp quản lý bảo trì cho ngành y tế và bệnh viện là một cách hiệu quả để đối mặt với các thách thức đặc thù của lĩnh vực này. Được phát triển dựa trên công nghệ và quản lý thông tin, giải pháp này giúp cải thiện hiệu suất, đảm bảo tính mạnh mẽ của các thiết bị y tế và tối ưu hóa quản lý tài sản.

Dưới đây là một số chức năng quan trọng của giải pháp phần mềm quản lý bảo trì ngành y tế, bệnh viện:

• Quản lý tài sản hiệu quả: Hệ thống này giúp quản lý hệ thống tài sản trang thiết bị y tế một cách khoa học và chi tiết. Việc nắm bắt số lượng và tình trạng của các thiết bị thuộc từng Viện/Khoa/phòng trở nên chính xác.

• Kế hoạch bảo trì: Giải pháp cho phép lập kế hoạch dự trù tài sản và bảo trì một cách dễ dàng. Bạn có thể lên kế hoạch cho bảo trì phòng ngừa và bảo trì khắc phục dựa trên thông tin thu thập được.

• Nhắc nhở lịch trình: Hệ thống tự động thông báo và nhắc nhở lịch trình bảo trì thường xuyên, đảm bảo rằng bảo trì được thực hiện đúng hạn.

• Quản lý dữ liệu khoa học: Dữ liệu tài sản và dữ liệu bảo trì được quản lý bằng công nghệ điện toán đám mây, đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập từ mọi nơi.

• Giảm rủi ro: Giải pháp giúp giảm tình trạng thiết bị hư hỏng đột xuất, giúp đảm bảo máy móc hoạt động ổn định và giảm nguy cơ tai nạn.

• Quản lý KPIs: Hệ thống giúp quản lý theo dõi các chỉ số hiệu suất (KPIs) của đội ngũ bảo trì hàng ngày, hàng tháng và hàng năm.

• Theo dõi thông tin mọi lúc mọi nơi: Người dùng có khả năng theo dõi thông tin và tình trạng của tài sản từ bất kỳ đâu.

• Quản lý tồn kho: Hệ thống hỗ trợ quản lý hàng tồn kho của thiết bị y tế và hỗ trợ quá trình mua sắm thiết bị mới.

• Quản lý thời gian dừng máy: Hệ thống giúp lập lịch và quản lý thời gian dừng máy, xử lý sự cố máy móc một cách khoa học.

• Báo cáo cuối kỳ: Hệ thống hỗ trợ việc lập báo cáo cuối kỳ

III. Tương lai của quản lý bảo trì trong ngành y tế, bệnh viện

Tương lai của quản lý bảo trì trong ngành y tế và bệnh viện sẽ đón nhận nhiều sự phát triển và thay đổi quan trọng dựa trên sự tiến bộ trong công nghệ và tăng cường ý thức về tầm quan trọng của bảo trì trong chăm sóc sức khỏe. Dưới đây là một số xu hướng và triển vọng quan trọng:

• Sự tự động hóa và Trí tuệ nhân tạo (AI): Các giải pháp quản lý bảo trì sẽ được cải tiến thông qua sự tích hợp của trí tuệ nhân tạo. AI có thể được sử dụng để dự đoán khi nào cần bảo trì, tối ưu hóa lịch trình bảo trì, và thậm chí để tự động thực hiện một số công việc bảo trì đơn giản. Điều này sẽ giúp giảm nguy cơ hỏng hóc đột xuất và tối ưu hóa sử dụng thiết bị y tế.

• Internet of Things (IoT) và Truyền dẫn dữ liệu thời gian thực: Thiết bị y tế sẽ được kết nối và gửi dữ liệu thời gian thực đến hệ thống quản lý bảo trì. Điều này sẽ giúp theo dõi tình trạng thiết bị và thiết kế lịch trình bảo trì dựa trên dữ liệu cụ thể. Các thiết bị có thể thông báo khi họ cần bảo trì hoặc khi gặp sự cố.

Xem thêm: Hệ thống CMMS tích hợp IoT: Cách mạng hóa quản lý bảo trì thiết bị

• Quản lý dự án và phân tích dữ liệu tiên tiến: Sử dụng các công cụ quản lý dự án và phân tích dữ liệu tiên tiến, bệnh viện có thể cải thiện quá trình quản lý bảo trì. Nó giúp dự đoán nhu cầu bảo trì, tối ưu hóa nguồn lực, và tạo ra chiến lược dựa trên dữ liệu cho quản lý tài sản.

• Chăm sóc sức khỏe từ xa: Covid 19 chứng kiến sự tăng tốc của xu hướng này và nó sẽ tiếp tục là xu hướng của ngành y tế trong tương lai. Công nghệ phát triển được kỳ vọng sẽ tiếp tục giúp ngành y tế tiếp cận bệnh nhân ở khu vực địa lý rộng lớn hơn và mang đến nhiều dịch vụ chuyên khoa hơn cho vùng nông thôn và vùng khó tiếp cận y tế. 

Tương lai của quản lý bảo trì trong ngành y tế và bệnh viện sẽ thấy sự tích hợp của công nghệ tiên tiến, dự đoán, và trí tuệ nhân tạo để cải thiện hiệu suất, tính toàn vẹn, và chất lượng chăm sóc sức khỏe. Giải pháp này sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động trơn tru của các cơ sở y tế và đảm bảo an toàn cho bệnh nhân.
Xem thêm: KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

IV. Lời khuyên từ chuyên gia

Quản lý bảo trì trong ngành  y tế, bệnh viện đòi hỏi sự chú tâm đáng kể đến chi tiết, tích hợp công nghệ. Dưới đây là một số lời khuyên quan trọng cho quản lý bảo trì trong ngành y tế, bệnh viện:

• Tập trung vào Bảo trì Dự phòng: Hãy đảm bảo rằng quá trình bảo trì không chỉ tập trung vào việc sửa chữa sau khi hỏng, mà còn phải bao gồm bảo trì dự phòng. Điều này giúp giảm nguy cơ hỏng hóc đột xuất và đảm bảo tính ổn định của các thiết bị y tế.

• Sử dụng Công nghệ Tiên tiến: Hãy tận dụng công nghệ như phần mềm quản lý bảo trì và trí tuệ nhân tạo để tối ưu hóa quá trình bảo trì, dự đoán khi nào cần bảo trì, và tự động hóa một số tác vụ đơn giản. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên.

• Quản lý Dữ liệu Kỹ thuật: Dữ liệu về tài sản và quá trình bảo trì phải được quản lý một cách cẩn thận. Đảm bảo rằng tất cả thông tin kỹ thuật về thiết bị y tế được cập nhật và lưu trữ đúng cách để có thể tham khảo mọi lúc.

• Đào tạo và Nâng cao Năng lực: Đảm bảo rằng đội ngũ bảo trì được đào tạo và nắm vững kiến thức về quy trình bảo trì, cũng như sử dụng các công cụ và thiết bị. Các khóa đào tạo và nâng cao năng lực thường xuyên có thể giúp cải thiện hiệu suất và an toàn.

• Tuân thủ Pháp luật và Quy định: Chắc chắn rằng tất cả hoạt động bảo trì tuân thủ tất cả các quy định và pháp luật y tế liên quan. Điều này bao gồm cả việc đảm bảo bảo mật dữ liệu và quản lý đúng các chất thải y tế.

• Theo dõi Hiệu suất: Liên tục theo dõi hiệu suất của quá trình bảo trì bằng cách thiết lập các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPIs). Điều này giúp xác định các khả năng cải tiến và đảm bảo tính hiệu quả của quá trình.

Trên đây là bài viết tầm quan trọng của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị trong ngành y tế, bệnh viện. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!