KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

Khi nói về bảo trì máy móc và thiết bị trong một doanh nghiệp, việc đảm bảo rằng mọi thiết bị hoạt động một cách hiệu quả và liên tục luôn là một thách thức. Để theo dõi và đánh giá hiệu suất trong lĩnh vực này, không thể thiếu KPIs - các chỉ số quan trọng giúp đo lường, đánh giá và tối ưu hóa hoạt động bảo trì.
 

Trong bài viết dưới đây hãy cùng IZISolution khám phá chi tiết về KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị.
 

A. Kiến thức về KPIs bảo trì máy móc thiết bị

I. KPIs bảo trì là gì?

KPI (Key Performance Indicator) trong lĩnh vực bảo trì máy móc thiết bị là các chỉ số quan trọng được sử dụng để đánh giá hiệu suất và đạt được mục tiêu trong việc duy trì, bảo dưỡng, và quản lý máy móc, thiết bị công nghiệp. KPI bảo trì máy móc thiết bị thường được sử dụng để đo lường và theo dõi các khía cạnh quan trọng của quá trình bảo trì như sự khả dụng, hiệu suất, độ tin cậy, và chi phí.

Dưới đây là một số ví dụ về KPIs thường được sử dụng trong lĩnh vực bảo trì máy móc và thiết bị:

• MTBF (Mean Time Between Failures): Đo lường thời gian trung bình giữa các lần máy móc hoặc thiết bị gặp lỗi hoặc hỏng hóc. 

• MTTR (Mean Time to Repair): Đo lường thời gian trung bình mà một máy móc hoặc thiết bị cần để được sửa chữa sau khi gặp sự cố

• Tỷ lệ sự cố trở lại (Repeat Failure Rate): Đo lường tỷ lệ máy móc hoặc thiết bị gặp sự cố sau khi đã được sửa chữa.

• Tỉ lệ sử dụng thời gian (Overall Equipment Effectiveness - OEE): Đo lường hiệu suất toàn diện của máy móc và thiết bị bằng cách kết hợp các yếu tố như tốc độ hoạt động, thời gian chết (downtime), và chất lượng sản phẩm.

• Chi phí bảo trì như phần trăm tổng chi phí sở hữu: Đo lường tỷ lệ chi phí bảo trì so với tổng chi phí sở hữu máy móc và thiết bị. 

II. Tại sao cần xây dựng hệ thống KPIs bảo trì phù hợp?

Xây dựng một hệ thống KPIs (Key Performance Indicators) bảo trì phù hợp là quan trọng vì nó giúp tổ chức và doanh nghiệp hiểu và đánh giá đúng cách hiệu suất trong quá trình bảo trì máy móc và thiết bị. Dưới đây là một số lý do quan trọng về tại sao cần xây dựng hệ thống KPIs bảo trì phù hợp:

• Đánh giá hiệu suất: KPIs giúp đo lường hiệu suất thực tế so với mục tiêu hoặc tiêu chuẩn đã đặt ra. Điều này giúp tổ chức biết được nơi cần cải thiện và tối ưu hóa hoạt động bảo trì.

• Quản lý tài nguyên: KPIs cho phép quản lý hiểu cách tài nguyên như lao động, vật tư, và thời gian được sử dụng trong quá trình bảo trì. Quản lý có thể tối ưu hóa sự phân bổ tài nguyên dựa trên KPIs.

• Dự đoán sự cố và sửa chữa đúng lúc: KPIs cung cấp thông tin về thời gian trung bình giữa các lần sự cố (MTBF) và thời gian trung bình để sửa chữa (MTTR). Điều này giúp tổ chức dự đoán khi máy móc hoặc thiết bị có thể gặp sự cố và lên kế hoạch bảo trì đúng lúc.

• Nâng cao độ tin cậy và sự ổn định: Bằng cách theo dõi KPIs như tỷ lệ sự cố trở lại, tổ chức có thể làm việc để cải thiện độ tin cậy và sự ổn định của máy móc và thiết bị. Điều này giúp giảm thời gian ngừng hoạt động và tăng năng suất.

• Kiểm soát chi phí: KPIs bảo trì cho phép quản lý theo dõi chi phí bảo trì và so sánh chúng với nguồn lực và ngân sách có sẵn. Điều này giúp kiểm soát chi phí và tối ưu hóa quy trình bảo trì để đảm bảo hiệu suất tối ưu với nguồn lực được cấp.

• Cải thiện quy trình làm việc: KPIs giúp tổ chức đánh giá quy trình làm việc hiện tại và xác định cơ hội để cải thiện chúng. Điều này có thể dẫn đến tối ưu hóa quá trình bảo trì và tăng cường hiệu suất.

B. Phương pháp xây dựng hệ thống KPIs bảo trì

I. Đặt mục tiêu KPIs bảo trì dựa theo nguyên tắc SMART

SMART là một hệ thống hướng dẫn thiết lập mục tiêu cụ thể, rõ ràng và đo lường được. Hệ thống này giúp bạn đảm bảo rằng mục tiêu của bạn đủ cụ thể để dễ dàng đo lường và theo dõi, và nó giúp bạn tạo ra mục tiêu có khả năng đạt được và thúc đẩy sự phát triển cá nhân và sự thành công trong công việc hoặc cuộc sống.

Chính vì thế, phương pháp SMART giúp đảm bảo rằng các chỉ số KPIs bảo trì được xác định rõ ràng, cụ thể và đo lường được.

1. KPIs bảo trì Cụ thể (Specific):

KPIs bảo trì cụ thể trong bảo trì máy móc và thiết bị cần phải được xác định một cách chi tiết và rõ ràng. Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu "tăng hiệu suất máy móc," bạn có thể thiết lập KPIs bảo trì "tăng hiệu suất máy móc bằng cách giảm thời gian dừng máy tổng cộng 20% trong vòng 6 tháng."

2. KPIs bảo trì Đo lường được (Measurable):

KPIs bảo trì cần phải có khả năng đo lường và đánh giá. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể theo dõi tiến độ và đánh giá mức độ hoàn thành. Ví dụ, trong trường hợp mục tiêu "tăng hiệu suất máy móc," bạn có thể đo lường bằng cách sử dụng KPIs như thời gian dừng máy hoặc tỷ lệ sản phẩm hoàn thành.

3. KPIs bảo trì Có khả năng Đạt được (Achievable):

KPIs bảo trì cần phải có tính khả thi và có thể đạt được bằng cách sử dụng tài nguyên hiện có. Điều này đảm bảo rằng bạn không đặt ra những KPIs bảo trì quá cao hoặc không thực tế. Chắc chắn rằng bạn có đủ nguồn lực và công cụ để đạt được KPIs bảo trì đề ra.

4. KPIs bảo trì Có ý nghĩa (Relevant):

KPIs bảo trì cần phải có ý nghĩa và liên quan đến mục tiêu tổng thể của tổ chức hoặc dự án. Điều này đảm bảo rằng việc đạt được mục tiêu sẽ mang lại giá trị thực sự cho tổ chức. Trong trường hợp bảo trì máy móc, việc tăng hiệu suất máy móc có ý nghĩa đối với tăng cường năng suất sản xuất.

5. KPIs bảo trì Có thời hạn (Time-bound):

Mục tiêu cần phải có thời hạn cụ thể để đảm bảo rằng công việc sẽ được thực hiện trong khoảng thời gian nhất định. Ví dụ, "tăng hiệu suất máy móc trong vòng 6 tháng" là một KPIs bảo trì có thời hạn.

II. Ví dụ về xác định KPIs bảo trì dựa theo nguyên tắc SMART

Mục tiêu: Tăng hiệu suất sửa chữa máy móc trong nhà máy sản xuất

S: Xác định rõ ràng bằng cách xác định loại máy móc hoặc khu vực cụ thể cần cải thiện.

M: Đo lường bằng tỷ lệ giữa thời gian sửa chữa thực tế và thời gian dự kiến sửa chữa.

A: Đảm bảo có đủ tài nguyên và nhân lực để đạt được mục tiêu.

R: Liên quan trực tiếp đến năng suất sản xuất và lợi nhuận của nhà máy.

T: Đặt một hạn chót cụ thể, ví dụ: "Tăng hiệu suất sửa chữa máy móc lên 10% trong vòng 6 tháng."

Mục tiêu: Giảm tỷ lệ hỏng hàng trong quá trình vận chuyển sản phẩm đến các khách hàng

S: Xác định cụ thể làm thế nào hỏng hàng xảy ra trong quá trình vận chuyển.

M: Đo lường bằng tỷ lệ sản phẩm hỏng hàng trước và sau khi triển khai biện pháp cải thiện.

A: Đảm bảo rằng biện pháp cải thiện có thể thực hiện và hợp lý về chi phí.

R: Liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng.

T: Đặt một hạn chót cụ thể, ví dụ: "Giảm tỷ lệ hỏng hàng xuống 2% trong vòng 12 tháng."

Mục tiêu: Tăng hiệu suất năng lực máy tính máy chủ trong môi trường hệ thống thông tin của công ty.

S: Xác định cụ thể làm thế nào để đo hiệu suất máy tính máy chủ (ví dụ: tải CPU, bộ nhớ, thời gian phản hồi).

M: Đo lường bằng số lượng yêu cầu xử lý trên máy chủ trong một khoảng thời gian cụ thể.

A: Đảm bảo rằng có nguồn tài chính và chuyên gia hệ thống để triển khai cải thiện.

R: Liên quan trực tiếp đến sự ổn định và hiệu suất của hệ thống thông tin của công ty.

T: Đặt một hạn chót cụ thể, ví dụ: "Tăng hiệu suất máy chủ lên 20% trong vòng 9 tháng."

C. Dễ dàng xây dựng và theo dõi chỉ số KPIs bảo trì với phần mềm CMMS

I. KPI về Tỷ lệ hoàn thành công việc

1. Số lượng công việc còn tồn đọng

Số lượng công việc còn tồn đọng là một trong những yếu tố quan trọng nhất để đo lường hiệu suất bảo trì. Việc có một số công việc bảo trì đang đợi được hoàn thành có thể gây ra sự chậm trễ trong việc sửa chữa các lỗi hoặc đảm bảo tính hoạt động liên tục của thiết bị. KPI này đòi hỏi sự quản lý cẩn thận và phân bổ tài nguyên đúng cách để đảm bảo công việc không tích tụ quá nhiều.

2. Số lượng công việc bảo trì phải thực hiện ngoài lịch trình, kế hoạch

Một KPI quan trọng khác là số lượng công việc bảo trì phải thực hiện ngoài lịch trình và kế hoạch ban đầu. Điều này thường xảy ra khi có sự cố bất ngờ hoặc cần thực hiện bảo trì ưu tiên để đảm bảo an toàn hoặc tránh sự cố lớn hơn. Để đo lường hiệu suất trong tình huống này, quản lý cần xem xét số lượng công việc bảo trì khẩn cấp và thời gian họ mất để hoàn thành chúng.

3. Thời gian cài đặt máy

Thời gian cài đặt máy là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo máy móc và thiết bị được hoạt động một cách liên tục và hiệu quả. KPI này có thể đo bằng thời gian mất để cài đặt máy sau khi nó được bảo trì hoặc sửa chữa. Việc giảm thiểu thời gian này có thể cải thiện năng suất sản xuất.

4. Tỷ lệ hoàn thành công việc khẩn cấp

Tỷ lệ hoàn thành công việc khẩn cấp là một chỉ số quan trọng để đánh giá khả năng đáp ứng nhanh chóng với các tình huống bất thường. Nếu tỷ lệ này cao, bộ phận bảo trì có khả năng xử lý các vấn đề ngay lập tức và đảm bảo rằng máy móc và thiết bị hoạt động một cách liên tục.

5. Thời gian trung bình để sửa chữa (MTTR)

Thời gian trung bình để sửa chữa (MTTR) là một chỉ số đo lường thời gian mà một hệ thống hoặc thiết bị mất để được sửa chữa và đưa trở lại hoạt động sau khi xảy ra sự cố hoặc hỏng hóc. Đơn vị thời gian thường được sử dụng cho MTTR, ví dụ như giờ, phút hoặc giây,... 

MTTR có thể được tính như sau:

MTTR = Tổng thời gian sửa chữa / Số lần sửa chữa

MTTR có ý nghĩa quan trọng để đánh giá hiệu suất của quy trình bảo trì và sửa chữa. Một MTTR thấp cho thấy rằng hệ thống hoặc thiết bị có khả năng được sửa chữa nhanh chóng sau khi gặp sự cố, giúp giảm thời gian ngừng hoạt động và tăng sự sẵn sàng của hệ thống. Điều này có thể góp phần cải thiện hiệu suất tổng thể của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.

6. Thời gian trung bình giữa thất bại (MTBF)

Thời gian trung bình giữa thất bại (MTBF) (hay còn được gọi là thời gian trung bình giữa các lần hỏng hóc) là một chỉ số thể hiện độ đáng tin cậy của một hệ thống hoặc thiết bị, và được đo bằng đơn vị thời gian như giờ, ngày, tháng hoặc năm.

MTBF có thể được tính bằng cách chia thời gian tổng cộng của hoạt động không bị sự cố cho tổng số sự cố hoặc hỏng hóc trong một khoảng thời gian cụ thể. Công thức thông thường cho MTBF như sau:

MTBF = Tổng thời gian hoạt động / Số lần sự cố hoặc hỏng hóc

MTBF được sử dụng để đánh giá độ ổn định và đáng tin cậy của các hệ thống và thiết bị. Một MTBF cao thường tượng trưng cho việc hệ thống hoặc thiết bị hoạt động lâu dài trước khi cần được bảo trì hoặc sửa chữa. Điều này có thể giúp dự đoán thời gian sử dụng và kế hoạch bảo trì, đồng thời giảm nguy cơ sự cố và giảm gián đoạn hoạt động của hệ thống hoặc thiết bị.

Xem thêm:  Thời Gian Hoạt Động Trung Bình giữa Các Lần Hỏng Hóc (MTBF): Vai trò, công thức tính

7. Số lượng công việc bảo trì cần làm lại

Đây là một chỉ số quan trọng để đo lường mức độ thành công trong việc bảo trì. Nếu có quá nhiều công việc đòi hỏi sửa chữa hoặc bảo trì lại sau khi chúng đã được hoàn thành, đây là một dấu hiệu của hiệu suất kém và chất lượng công việc không tốt. Số lượng công việc cần làm lại nên được giảm thiểu để tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

8. Thời gian trung bình để hoàn thành công việc

Thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc bảo trì cũng là một yếu tố quan trọng để đo lường hiệu suất. Thời gian trung bình này cần được kiểm soát để đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả và đúng lịch trình. Nếu thời gian trung bình quá cao, có thể cần xem xét cải tiến quy trình làm việc hoặc đào tạo nhân viên để tối ưu hóa thời gian hoàn thành công việc.

II. KPI đánh giá chi phí bảo trì

1. Dựa vào phần trăm giá trị tài sản thay thế (RAV)

RAV là giá trị ước tính của việc thay thế tài sản tại thời điểm hiện tại. Nó đo lường giá trị tổng cộng mà tổ chức hoặc doanh nghiệp cần bỏ ra để thay thế hoặc tái đầu tư tài sản hiện có. RAV là một chỉ số quan trọng vì nó liên quan trực tiếp đến việc duy trì và bảo trì tài sản của một tổ chức.

Khi sử dụng KPI RAV để đánh giá chi phí bảo trì, tổ chức hoặc doanh nghiệp sẽ theo dõi sự biến động của RAV theo thời gian. Nếu RAV tăng lên, điều này có thể cho thấy rằng giá trị tài sản thay thế tăng lên, và do đó, tổ chức cần phải cân nhắc đầu tư nhiều hơn vào bảo trì. Ngược lại, nếu RAV giảm, tổ chức có thể xem xét việc giảm bớt nguồn lực cho bảo trì mà vẫn duy trì mức độ an toàn và hiệu suất cần thiết.

Sử dụng KPI RAV trong việc đánh giá chi phí bảo trì có nhiều lợi ích. Đầu tiên, nó giúp tổ chức dự đoán và quản lý nguồn lực tốt hơn. Thay vì chỉ dựa vào số lượng và tuổi tài sản, KPI RAV cho phép tổ chức xác định mức độ cần đầu tư dựa trên giá trị thực sự của tài sản. Thứ hai, nó giúp tối ưu hóa quyết định về bảo trì, đảm bảo rằng tổ chức không tiêu tốn quá nhiều tài nguyên cho bảo trì không cần thiết.

Tuy nhiên, việc sử dụng KPI RAV cũng đòi hỏi sự quản lý cẩn thận và thông tin chính xác về giá trị tài sản thay thế. Điều này đòi hỏi tổ chức phải duy trì cơ sở dữ liệu tài sản hiện có và thường xuyên cập nhật thông tin về giá trị tài sản thay thế.

2. Chi phí bảo trì trên mỗi đơn vị tài sản hoặc sản phẩm

Chi phí bảo trì trên mỗi đơn vị tài sản hoặc sản phẩm, thường được gọi là CMU (Cost per Maintenance Unit), là một KPI quan trọng để đo lường hiệu quả của các hoạt động bảo trì. CMU tính toán bằng cách chia tổng chi phí bảo trì cho một khoản thời gian cụ thể cho số lượng đơn vị tài sản hoặc sản phẩm mà tổ chức quản lý. Dựa vào KPI này, các quản lý và người quyết định có thể có cái nhìn tổng quan về việc tiêu tốn nguồn lực bảo trì.

Sử dụng KPI CMU trong đánh giá chi phí bảo trì mang lại một số lợi ích quan trọng. Đầu tiên, nó giúp tổ chức xác định các mảng có chi phí bảo trì cao và cơ hội để cải thiện hiệu suất. Nếu CMU cao, đó có thể là dấu hiệu của việc sử dụng nguồn lực không hiệu quả hoặc việc thực hiện bảo trì quá thường xuyên. Thứ hai, KPI CMU giúp thúc đẩy tối ưu hóa nguồn lực bằng cách đảm bảo rằng chi phí bảo trì được phân bố một cách cân đối cho từng đơn vị tài sản hoặc sản phẩm.

Tuy nhiên, việc sử dụng KPI CMU đòi hỏi sự theo dõi và thu thập dữ liệu cẩn thận. Cần phải duy trì hệ thống thông tin quản lý tài sản và bảo trì chính xác và liên tục cập nhật dữ liệu về chi phí bảo trì. Ngoài ra, cần xác định các tiêu chuẩn hoặc ngưỡng CMU cho từng loại tài sản hoặc sản phẩm để có cái nhìn rõ ràng hơn về hiệu suất.

3. Mức sử dụng các công cụ/dụng cụ trên mỗi tài sản

KPI dựa vào mức sử dụng công cụ/dụng cụ trên mỗi tài sản thường được gọi là "Utilization Rate." Đây là tỷ lệ giữa thời gian thực sự sử dụng công cụ hoặc dụng cụ trên một tài sản so với tổng thời gian có sẵn để sử dụng. Sử dụng KPI này, tổ chức có thể đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản và tối ưu hóa nguồn lực.

Khi sử dụng KPI Utilization Rate trong việc đánh giá chi phí bảo trì, tổ chức có thể nhận ra các tài sản có tỷ lệ sử dụng thấp hơn so với tiềm năng. Điều này có thể đề xuất rằng việc đầu tư vào bảo trì cho tài sản đó cần được xem xét một cách kỹ lưỡng, và có thể có lợi nếu tài sản đó được sử dụng hiệu quả hơn. Ngược lại, các tài sản có Utilization Rate cao có thể chỉ ra rằng việc bảo trì đang được thực hiện một cách hiệu quả và có thể không cần sự can thiệp nhiều.

Tuy nhiên, để sử dụng KPI Utilization Rate một cách hiệu quả, tổ chức cần có hệ thống theo dõi và thu thập dữ liệu chính xác về sử dụng công cụ và dụng cụ. Ngoài ra, cần xác định ngưỡng Utilization Rate mục tiêu dự kiến cho từng loại tài sản hoặc công việc cụ thể để có cái nhìn rõ ràng về hiệu suất.

III. KPI đánh giá Hiệu quả công tác bảo trì

1. Phần trăm bảo trì theo kế hoạch (PMP)

PMP là một chỉ số quan trọng để đo lường hiệu suất của quá trình bảo trì trong dự án so với kế hoạch ban đầu. Nó đo lường sự tương quan giữa thời gian, nguồn lực, và tiền bạc mà dự án đã phải tiêu khi thực hiện các hoạt động bảo trì. Phần trăm Bảo trì theo Kế hoạch có thể được tính theo công thức:

PMP (%) = (Số giờ thực tế bảo trì / Số giờ kế hoạch bảo trì) * 100

Nếu PMP bằng 100%, có nghĩa rằng quá trình bảo trì đã được thực hiện đúng theo kế hoạch. Nếu PMP lớn hơn 100%, điều này có thể cho thấy quá trình bảo trì diễn ra nhanh hơn kế hoạch. Ngược lại, PMP dưới 100% cho thấy sự trễ trong quá trình bảo trì.

2. Tỷ lệ tuân thủ lịch trình

Tỷ lệ tuân thủ lịch trình là KPI đánh giá mức độ tài sản được bảo trì đúng theo lịch trình được đặt ra. Nó đo lường phần trăm công việc bảo trì được thực hiện đúng theo thời gian so với lịch trình định sẵn. Một tỷ lệ tuân thủ lịch trình cao cho thấy rằng tổ chức có khả năng quản lý thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả, giúp đảm bảo tình trạng tài sản luôn ổn định.

3. Tuân thủ bảo trì phòng ngừa (PMC)

PMC bao gồm các hoạt động dự phòng như kiểm tra định kỳ, bảo dưỡng định kỳ và thay thế linh kiện trước khi chúng hỏng hóc. Điều này giúp giảm nguy cơ hỏng hóc bất ngờ, giảm thiểu thời gian chết máy, tăng tuổi thọ của máy móc, và giảm chi phí sửa chữa. Tuy nhiên, để đảm bảo PMC được thực hiện một cách hiệu quả, cần phải xác định và theo dõi các KPIs thích hợp.

Các KPIs quan trọng gồm:

• Tỷ lệ máy móc được bảo dưỡng định kỳ: Đây là tỷ lệ máy móc được bảo dưỡng theo lịch trình so với tổng số máy móc trong hệ thống. Mức tỷ lệ này cao sẽ cho thấy sự tuân thủ PMC.

• Thời gian trung bình giữa các lần sửa chữa lớn: Đo lường khoảng thời gian trung bình giữa các lần máy móc cần sửa chữa lớn. Mục tiêu là tối ưu hóa thời gian này.

• Tỉ lệ hỏng hóc do thiếu bảo dưỡng định kỳ: Đây là tỷ lệ máy móc hỏng hóc do không được bảo dưỡng định kỳ so với tổng số hỏng hóc. Tỷ lệ này thấp là mục tiêu để hệ thống hoạt động ổn định.

• Hiệu suất sản xuất: Đo lường hiệu suất sản xuất tổng thể. PMC tốt sẽ dẫn đến tăng cường hiệu suất sản xuất.

• Chi phí bảo trì định kỳ: Đo lường tổng chi phí liên quan đến PMC. Sự kiểm soát chi phí PMC là mục tiêu quan trọng.

IV. KPI về an toàn và tuân thủ

1. Số vụ tai nạn và sự cố được báo cáo

KPI này theo dõi và đánh giá số lượng vụ tai nạn hoặc sự cố liên quan đến máy móc và thiết bị trong quá trình sản xuất. Các sự cố này có thể bao gồm việc hỏng hóc máy móc, thiết bị không hoạt động, hoặc thậm chí tai nạn lao động. Việc đánh giá số vụ tai nạn và sự cố này giúp tổ chức theo dõi mức độ an toàn trong môi trường làm việc và xác định các vấn đề cần được giải quyết để cải thiện an toàn lao động.

2. Tỷ lệ tần suất thương tật theo thời gian đã mất

KPI bảo trì máy móc thiết bị này đánh giá mức độ thương tật hoặc chấn thương xảy ra trên mỗi giờ làm việc, hoặc trên mỗi đơn vị thời gian đã mất do sự cố hoặc tai nạn. Tỷ lệ tần suất này là một chỉ số quan trọng để đo lường mức độ thương tật trên cơ sở thời gian hoặc sản xuất, cho phép tổ chức xác định liệu việc bảo trì máy móc và thiết bị đang đóng vai trò cần thiết trong việc giảm thiểu rủi ro cho người lao động.

V. KPI Hiệu suất hoạt động của tài sản

1. Hiệu suất tổng thể của thiết bị (OEE)

OEE (Overall Equipment Effectiveness) là một chỉ số đo lường khả năng tận dụng tối đa của thiết bị sản xuất trong quá trình sản xuất. Nó bao gồm ba yếu tố quan trọng: hiệu suất, chất lượng và thời gian hoạt động.

Khi OEE cao, tức là thiết bị hoạt động ổn định, sản phẩm đạt chất lượng cao và không có sự lãng phí thời gian. Điều này dẫn đến tăng năng suất, giảm thất thoát, và tăng lợi nhuận. Ngược lại, nếu OEE thấp, điều này có thể gây ra sự lãng phí về tài nguyên, làm giảm hiệu suất tổng thể và tạo áp lực đối với doanh nghiệp.

Để cải thiện OEE, cần thực hiện các biện pháp như bảo dưỡng định kỳ thiết bị, đào tạo nhân viên để làm việc hiệu quả hơn, tối ưu hóa lịch trình sản xuất, và theo dõi sát sao quá trình sản xuất để nắm bắt và giải quyết các vấn đề kịp thời.

OEE không chỉ giúp tăng cường hiệu suất sản xuất, mà còn giúp tạo ra môi trường làm việc có trách nhiệm và quản lý thông tin một cách chính xác. Qua việc theo dõi và cải thiện OEE, doanh nghiệp có thể thúc đẩy sự phát triển bền vững và cạnh tranh trên thị trường.

Xem thêm:  OEE là gì? Cách tính hiệu suất tổng thể thiết bị OEE trong bảo trì

2. Thời gian hoạt động của tài sản

Thời gian hoạt động của tài sản đo lường tỷ lệ thời gian mà một máy móc hoặc thiết bị hoạt động so với thời gian tổng cộng trong một khoảng thời gian cụ thể. Nó là một chỉ số quan trọng cho thấy mức độ sử dụng tối đa của tài sản. Khi thời gian hoạt động của tài sản cao, điều này thường đồng nghĩa với hiệu suất cao và lợi nhuận tốt. Ngược lại, nếu thời gian hoạt động thấp, có thể dẫn đến thất thoát và giảm hiệu suất sản xuất.

Các biện pháp để cải thiện thời gian hoạt động của tài sản bao gồm quản lý bảo dưỡng định kỳ, kiểm soát hiệu suất máy móc, và thực hiện các biện pháp phòng ngừa sự cố. Đồng thời, việc sử dụng công nghệ hỗ trợ như hệ thống theo dõi tình trạng tài sản (CMMS) cũng giúp giám sát và đánh giá hiệu suất của các tài sản một cách hiệu quả.

Bằng việc tập trung vào KPIs như thời gian hoạt động của tài sản, tổ chức có thể đảm bảo rằng họ sử dụng tài sản của mình một cách hiệu quả, tối ưu hóa hiệu suất và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

VI. KPI về thời gian ngừng máy

1. Phần trăm thời gian hoạt động sản xuất

Phần trăm thời gian hoạt động sản xuất là tỷ lệ giữa thời gian thực tế thiết bị hoạt động sản xuất so với thời gian tổng cộng trong một khoảng thời gian nhất định. Khi tỷ lệ này cao, nghĩa là sản xuất hoạt động ổn định và hiệu quả. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ này thấp, nó có thể đề cập đến sự gián đoạn thường xuyên, ngừng máy, hoặc vấn đề kỹ thuật.

Sự tăng cường của phần trăm thời gian hoạt động sản xuất có thể đạt được thông qua việc thực hiện bảo trì định kỳ, kiểm tra chất lượng của các bộ phận máy móc, và đào tạo nhân viên. Điều này sẽ giúp giảm thiểu sự cố và ngừng máy, đảm bảo rằng thiết bị luôn trong tình trạng hoạt động tốt.

2. Thời gian ngừng hoạt động của thiết bị

Thời gian ngừng hoạt động của thiết bị đo lường thời gian mà thiết bị không hoạt động hoặc phải dừng sản xuất do bảo trì, sự cố kỹ thuật, hoặc lý do khác. Điều này có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp. Khi thời gian ngừng máy là quá lớn, nó có thể dẫn đến giảm sản lượng và tăng chi phí sửa chữa.

Để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của thiết bị, doanh nghiệp cần tạo ra một kế hoạch bảo trì hiệu quả. Điều này bao gồm việc lên kế hoạch bảo trì định kỳ, đào tạo kỹ thuật viên, và theo dõi tình trạng của các thiết bị để dự đoán sự cố. Quản lý bảo trì đúng lúc và dự đoán sự cố sẽ giúp giảm thiểu thời gian ngừng máy và duy trì sự liên tục trong quá trình sản xuất.

VII. KPI về quản lý tồn kho phụ tùng

1. Độ chính xác của hàng tồn kho

Độ chính xác của hàng tồn kho là một KPI quan trọng để đánh giá mức độ chính xác trong việc quản lý và theo dõi phụ tùng và linh kiện sẵn có. Điều này đo lường sự khớp giữa thực tế và thông tin trong hệ thống quản lý tồn kho. Khi hàng tồn kho không chính xác, nghĩa là có sự sai lệch giữa những gì được ghi nhận và những gì thực sự tồn tại. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề như thiếu phụ tùng khi cần thiết hoặc tiêu thụ không cần thiết khi nguồn cung cấp không rõ ràng.

Để nâng cao độ chính xác của hàng tồn kho, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp như kiểm tra tồn kho định kỳ, áp dụng quy trình kiểm kê chính xác, và sử dụng công nghệ quản lý tồn kho hiện đại. Quản lý tồn kho chính xác sẽ giúp đảm bảo rằng phụ tùng luôn sẵn sàng khi cần, giảm thiểu thời gian ngừng máy, và tiết kiệm chi phí.

2. Tỷ lệ luân chuyển

Tỷ lệ luân chuyển đo lường tốc độ vận chuyển và tiêu thụ của hàng tồn kho phụ tùng. KPI này quan tâm đến việc phụ tùng được sử dụng và tái sử dụng một cách hiệu quả. Tỷ lệ luân chuyển cao thường ám chỉ rằng hàng tồn kho được quản lý tốt, và phụ tùng được sử dụng đúng lúc, không dẫn đến lãng phí hoặc trở nên lỗi thời.

Để tăng tỷ lệ luân chuyển, doanh nghiệp cần theo dõi và dự đoán nhu cầu của phụ tùng, duy trì các hệ thống đặt hàng và tái lập tồn kho phụ tùng dựa trên cơ sở tiêu dùng thực tế. Tỷ lệ luân chuyển cao giúp tối ưu hóa tồn kho và giảm nguy cơ lãng phí và thiếu hụt trong quá trình bảo trì.

VIII. Phần mềm CMMS giúp theo dõi KPIs bảo trì như thế nào?

Phần mềm CMMS (Computerized Maintenance Management System) đã trở thành một công cụ quan trọng không chỉ trong việc quản lý và bảo trì thiết bị, mà còn trong việc theo dõi các chỉ số quan trọng liên quan đến hiệu suất bảo trì. Một trong những khía cạnh quan trọng của việc sử dụng phần mềm CMMS là khả năng giúp theo dõi KPIs (Key Performance Indicators) của hoạt động bảo trì một cách hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách phần mềm CMMS đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi KPIs của bảo trì.

Theo dõi hiệu suất thiết bị: Bằng cách ghi lại thông tin về thời gian hoạt động, sự cố, thời gian dừng máy, và thời gian bảo trì, người quản lý có thể xác định được tỷ lệ hoạt động của thiết bị. KPIs như tỷ lệ sự cố, thời gian trung bình giữa các sự cố, và tỷ lệ thời gian bảo trì so với thời gian hoạt động có thể được tính toán một cách tự động.

Theo dõi chi phí bảo trì: Phần mềm CMMS giúp quản lý chi phí bảo trì bằng cách ghi lại thông tin về vật tư, lao động, và dịch vụ liên quan đến việc bảo trì. KPIs liên quan đến chi phí bao gồm tỷ lệ chi phí bảo trì so với doanh thu hoặc tỷ lệ chi phí bảo trì so với giá trị tài sản. Nhờ đó, người quản lý có thể theo dõi và đánh giá hiệu suất tài chính của hệ thống bảo trì.

Theo dõi tồn kho và quản lý linh kiện: Phần mềm cho phép theo dõi tồn kho các linh kiện và vật tư sử dụng trong quá trình bảo trì. KPIs liên quan đến tồn kho bao gồm tỷ lệ tồn kho đúng mức, thời gian dừng máy do thiếu vật tư, và tỷ lệ sử dụng lại linh kiện. Việc theo dõi tồn kho giúp tối ưu hóa quản lý nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.

Theo dõi thời gian bảo trì và đáp ứng yêu cầu bảo trì: KPIs liên quan đến thời gian bảo trì bao gồm thời gian đáp ứng yêu cầu bảo trì, thời gian hoàn thành công việc bảo trì, và thời gian dừng máy không kế hoạch. Điều này giúp đảm bảo rằng bảo trì được thực hiện đúng thời hạn và không gây ảnh hưởng đáng kể đến hoạt động sản xuất.

Theo dõi hiệu suất nhân viên và đào tạo: Phần mềm CMMS cũng có thể ghi lại thông tin về hiệu suất của nhân viên tham gia vào quá trình bảo trì. KPIs liên quan đến hiệu suất nhân viên bao gồm số lượng công việc đã hoàn thành, thời gian sửa chữa trung bình, và chất lượng công việc thực hiện. Điều này giúp người quản lý đánh giá và cải thiện hiệu suất lao động trong bộ phận bảo trì.

Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

IX. Ví dụ về ứng dụng KPIs bảo trì thiết bị máy móc

Chúng ta sẽ xem xét một ví dụ cụ thể về việc áp dụng các chỉ số này trong một nhà máy sản xuất ô tô.

MTBF (Mean Time Between Failures): MTBF là chỉ số đo khoảng thời gian trung bình giữa các lần thiết bị máy móc gặp sự cố hoặc hỏng hóc. Trong một nhà máy sản xuất ô tô, việc theo dõi MTBF có thể giúp xác định mức độ đáng tin cậy của các dây chuyền sản xuất. Ví dụ, nếu MTBF của một dây chuyền là 800 giờ, điều này có nghĩa rằng trung bình mỗi 800 giờ, dây chuyền này sẽ gặp sự cố hoặc hỏng. Các quản lý và kỹ thuật viên có thể sử dụng dữ liệu MTBF này để lên kế hoạch bảo dưỡng định kỳ và nâng cấp thiết bị, từ đó giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất không lập lời.

OEE (Overall Equipment Effectiveness): OEE là một chỉ số tổng hợp đo hiệu suất tổng thể của một dây chuyền sản xuất hoặc máy móc. Nó bao gồm ba yếu tố chính: hiệu suất (Performance), chất lượng (Quality) và thời gian hoạt động (Availability). Ví dụ, một dây chuyền sản xuất ô tô có OEE cao có nghĩa rằng nó hoạt động hiệu quả, không gây lãng phí thời gian hoặc nguồn lực. Khi OEE giảm xuống, quản lý có thể sử dụng dữ liệu này để xác định nguyên nhân và áp dụng các biện pháp cải tiến để tăng hiệu suất.

MTTR (Mean Time To Repair): MTTR là thời gian trung bình mà một máy móc hoặc dây chuyền cần để được sửa chữa sau khi gặp sự cố. Trong sản xuất ô tô, việc giảm MTTR là quan trọng để giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất. Nếu MTTR quá cao, sản xuất sẽ bị gián đoạn trong thời gian dài. Quản lý sử dụng chỉ số MTTR để theo dõi hiệu suất của đội kỹ thuật viên sửa chữa và đảm bảo rằng họ có khả năng nhanh chóng xử lý sự cố.

Việc sử dụng các chỉ số MTBF, OEE và MTTR trong trường hợp này giúp cải thiện quá trình sản xuất ô tô bằng cách tối ưu hóa sự đáng tin cậy, hiệu suất và thời gian hoạt động của các thiết bị máy móc, đồng thời giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất và tăng năng suất tổng thể của nhà máy.

D. KPI bảo trì và chỉ số hiệu suất bảo trì có giống nhau không?

1. Sự khác biệt

Yếu Tố	KPI Bảo Trì	Chỉ Số Hiệu Suất Bảo Trì
Định nghĩa	KPI (Key Performance Indicator) bảo trì là một thước đo quan trọng dùng để đánh giá hiệu suất và chất lượng của quá trình bảo trì. KPIs này có thể liên quan đến thời gian, chi phí, hoặc chất lượng công việc bảo trì.	Chỉ số hiệu suất bảo trì là một tập hợp các thước đo được sử dụng để đánh giá hiệu suất tổng thể của quá trình bảo trì.
Mục tiêu	Đo lường và theo dõi kết quả bảo trì dựa trên các mục tiêu hoặc yêu cầu cụ thể.	Đo lường khả năng của bộ phận bảo trì để thực hiện công việc bảo trì.
Loại chỉ số	Có thể bao gồm nhiều loại KPIs, như tỷ lệ hỏng, thời gian dừng máy móc, ngân sách, ….	Thường tập trung vào hiệu suất của các dự án, quy trình bảo trì, …
Mục tiêu định trước	Có thể có các mục tiêu cụ thể, chẳng hạn như giảm thiểu thời gian dừng máy móc xuống dưới một mức cố định.	Thường liên quan đến việc đạt được mục tiêu chất lượng hoặc thời gian.
Ứng dụng	Được sử dụng để đảm bảo rằng bảo trì được thực hiện hiệu quả và hiệu suất của hệ thống hoặc thiết bị duy trì cao.	Được sử dụng để đánh giá hiệu suất cụ thể của các hoạt động bảo trì.
Ví dụ	1. KPI tỷ lệ hỏng: Đo lường tỷ lệ hỏng trong thời gian cố định.	1. Chỉ số hiệu suất dự án: Đo lường khả năng của dự án bảo trì để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.
	2. KPI thời gian dừng máy móc: Đo lường thời gian mà máy móc bị ngừng hoạt động.	2. Chỉ số hiệu suất quy trình: Đo lường hiệu suất của một quy trình sản xuất sau khi bảo trì.

2. Mối quan hệ

Mối quan hệ giữa KPI (Key Performance Indicator) bảo trì và chỉ số hiệu suất bảo trì là sự liên kết chặt chẽ giữa các mục tiêu, thước đo và đánh giá trong lĩnh vực quản lý bảo trì. Dưới đây là cách mối quan hệ này hoạt động:

KPI bảo trì là tập hợp mục tiêu và thước đo: KPI bảo trì là một tập hợp các mục tiêu quan trọng và các chỉ số cụ thể được thiết lập để đánh giá hiệu suất tổng thể của bộ phận bảo trì hoặc tổ chức. Đây có thể bao gồm các chỉ số như tỷ lệ hỏng, thời gian dừng máy móc, ngân sách, chất lượng dịch vụ, và nhiều yếu tố khác liên quan đến bảo trì.

Chỉ số hiệu suất bảo trì là một phần của KPI bảo trì: Chỉ số hiệu suất bảo trì là một phần quan trọng của KPI bảo trì. Nó tập trung vào đo lường hiệu suất của các hoạt động bảo trì cụ thể, như dự án, quy trình bảo trì, hoặc các yếu tố cụ thể khác. Chỉ số hiệu suất bảo trì có thể giúp bạn đo lường hiệu quả của các công việc bảo trì và đảm bảo rằng chúng đạt được mục tiêu quy định.

Chỉ số hiệu suất bảo trì đóng góp vào KPI bảo trì: Khi đánh giá hiệu suất tổng thể của bộ phận bảo trì hoặc tổ chức, các chỉ số hiệu suất bảo trì cụ thể sẽ đóng góp vào KPI bảo trì. Chúng thể hiện mức độ đạt được của các mục tiêu cụ thể trong lĩnh vực bảo trì và có thể được sử dụng để đánh giá xem tổ chức đang thực hiện bảo trì một cách hiệu quả hay không.

Liên quan đến cải thiện hiệu suất và quản lý dự án: Chỉ số hiệu suất bảo trì thường liên quan chặt chẽ đến việc cải thiện hiệu suất và quản lý các dự án hoặc quy trình cụ thể liên quan đến bảo trì. Khi các chỉ số hiệu suất bảo trì được cải thiện, chúng có thể góp phần vào việc đạt được KPI bảo trì và tối ưu hóa hiệu suất tổng thể.

Trên đây là chi tiết những điều bạn cần biết về KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!