Triển khai CMMS: Cách xây dựng lòng tin và sự đồng tình từ nhân sự

Xây dựng lòng tin và sự đồng tình của cả một tập thể để triển khai phần mềm vốn chưa bao giờ là việc dễ dàng. Đặc biệt là phần mềm CMMS liên quan nhiều đến kỹ thuật và công nghệ. 

Vậy với những nhà lãnh đạo làm thế nào để thuyết phục nhân sự chấp nhận thay đổi và triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS thay vì phương thức truyền thống? Cùng IZISolution tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

I. Sự hợp tác từ nhân sự quan trọng như thế nào trong triển khai CMMS?

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là một công cụ quan trọng giúp các tổ chức theo dõi, bảo dưỡng và quản lý các tài sản cố định của họ. Để triển khai CMMS thành công, việc cộng tác của các thành viên nhân sự trong công ty là vô cùng quan trọng.
 

Theo thống kê cho thấy doanh nghiệp triển khai phần mềm CMMS thành công phụ thuộc vào hai yếu tố chính:

• Mức độ phù hợp của phần mềm đối với nhu cầu của doanh nghiệp

• Nhân sự có am hiểu công nghệ và mức độ sẵn sàng triển khai phần mềm

Đầu tiên, sự hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp là cần thiết. Các bộ phận như kỹ thuật, quản lý tài sản, IT, và nguồn nhân lực cần phối hợp để đảm bảo rằng phần mềm CMMS được triển khai một cách hiệu quả. Họ cần làm việc cùng nhau để định rõ mục tiêu, quy trình, và nhiệm vụ cụ thể cho việc triển khai CMMS.

Ngoài ra, việc đào tạo và hỗ trợ cho các nhân viên sử dụng CMMS cũng là một khía cạnh quan trọng. Đội ngũ nhân sự cần được đào tạo để sử dụng hiệu quả hệ thống này và phản hồi lại các sự cố hoặc cải tiến cần thiết. Sự hợp tác giữa người quản lý và người lao động là điều cần thiết để đảm bảo rằng CMMS được sử dụng đúng cách và mang lại giá trị thực sự cho tổ chức.

Sự hợp tác giữa các bộ phận và nguồn lực khác nhau trong tổ chức cũng giúp đảm bảo rằng việc triển khai CMMS diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả. Các bộ phận cần phối hợp để xác định ưu tiên, lên lịch bảo dưỡng, và quản lý các nguồn lực cần thiết. Sự đồng thuận và hợp tác giữa các bên đảm bảo rằng CMMS hoạt động như một hệ thống hoàn chỉnh và tích hợp vào quá trình làm việc hàng ngày của tổ chức.
Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

II. Cách xây dựng lòng tin và sự đồng tình từ nhân sự

1. Tìm hiểu nguyên nhân của sự kháng cự

Trước hết, để xây dựng lòng tin và sự đồng tình, chúng ta cần thấu hiểu nguyên nhân của sự kháng cự từ nhân sự. Điều này có thể bao gồm sự sợ hãi về thay đổi, không rõ về lợi ích cá nhân, hoặc thiếu thông tin về các quyết định và chiến lược của doanh nghiệp. Việc tạo cơ hội để người lao động nói lên ý kiến của họ, lắng nghe và cung cấp giải đáp cho mọi thắc mắc sẽ giúp giảm sự kháng cự và xây dựng lòng tin.

2. Nêu rõ lợi ích của CMMS với doanh nghiệp và đội ngũ kỹ thuật viên

Hệ thống quản lý bảo dưỡng máy móc (CMMS) là một công cụ quan trọng trong quản lý và bảo dưỡng thiết bị công nghiệp. Việc giải thích rõ ràng về lợi ích của CMMS có thể giúp xóa bỏ sự đối đầu và đạt được sự đồng tình của nhân sự. 

Theo thống kê, có đến  34% doanh nghiệp dành tới hơn 30 giờ mỗi tuần chỉ để hoàn thành các nhiệm vụ bảo trì thiết bị. Nhưng cũng là những doanh nghiệp này khi áp dụng phần mềm CMMS thì thời gian này có thể giảm xuống chỉ 19 giờ, chưa kể đến năng suất cao hơn, tiết kiệm chi phí hơn. Hãy nêu một số lợi ích của phần mềm CMMS cho nhân sự như:

• Tăng hiệu suất và tiết kiệm thời gian: CMMS giúp theo dõi và lên lịch bảo dưỡng, giúp máy móc hoạt động ổn định và giảm thời gian chết máy.

• Giảm rủi ro sự cố và chi phí sửa chữa: CMMS cho phép dự đoán và ngăn chặn sự cố trước khi chúng xảy ra, giúp giảm chi phí không lường trước.

• Tăng độ tin cậy và kiểm soát thiết bị: Điều này có thể giúp đảm bảo an toàn lao động và giảm rủi ro thất thoát sản phẩm.

• Nâng cao hiểu biết và kỹ năng của đội ngũ kỹ thuật viên: CMMS giúp cung cấp thông tin chi tiết và lịch sử thiết bị, giúp kỹ thuật viên làm việc hiệu quả hơn.

3. Các cam kết từ Ban lãnh đạo

Để xây dựng lòng tin và sự đồng tình, Ban lãnh đạo cần cam kết vào việc hỗ trợ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai CMMS. Điều này có thể bao gồm:

• Hỗ trợ tài chính: Cung cấp nguồn tài chính cần thiết để triển khai CMMS và đào tạo nhân sự.

• Làm việc cùng nhóm: Tham gia vào quá trình triển khai CMMS và tạo cơ hội cho sự góp ý và phản hồi từ nhân sự.

• Theo dõi và đánh giá: Theo dõi hiệu suất và lợi ích của CMMS, cùng với sự đóng góp của đội ngũ, và điều chỉnh theo cách phù hợp.

III. Ban lãnh đạo cần làm gì?

Ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và sự đồng tình từ nhân sự trong quá trình triển khai CMMS. Dưới đây là bốn điều Ban lãnh đạo có thể làm:

1. Quyết tâm triển khai phần mềm CMMS

Việc triển khai CMMS đòi hỏi quyết tâm mạnh mẽ từ ban lãnh đạo. Hãy xác định rõ lý do tại sao tổ chức cần phần mềm CMMS và những lợi ích mà nó mang lại. Ban lãnh đạo cần thể hiện sự cam kết của họ đối với dự án này bằng cách:

• Xác định mục tiêu cụ thể: Đặt ra các mục tiêu đo lường và định rõ những thành tựu cần đạt được thông qua việc triển khai CMMS.

• Tạo sự ủng hộ: Hãy tạo sự hiểu biết và ủng hộ từ tất cả các tầng lớp trong tổ chức. Giải thích tại sao CMMS quan trọng và cách nó sẽ cải thiện công việc.

• Cung cấp nguồn lực: Đảm bảo rằng có nguồn lực đủ để triển khai CMMS một cách suôn sẻ, bao gồm cả tài chính và nhân lực.

2. Xây dựng chiến lược đào tạo và hỗ trợ nhân sự

Một trong những yếu tố quan trọng nhất để xây dựng lòng tin là đào tạo và hỗ trợ cho nhân sự. Ban lãnh đạo cần:

• Xác định nhu cầu đào tạo: Xác định những kỹ năng và kiến thức mà nhân sự cần phát triển để sử dụng CMMS hiệu quả.

• Cung cấp đào tạo: Đảm bảo rằng có chương trình đào tạo phù hợp và hiệu quả, giúp nhân sự nắm vững việc sử dụng CMMS.

• Hỗ trợ liên tục: Đảm bảo rằng có sự hỗ trợ và tư vấn liên tục cho nhân sự trong quá trình triển khai và sau đó.

3. Đánh giá tác động của CMMS với doanh nghiệp

Việc đánh giá tác động của phần mềm CMMS đối với doanh nghiệp là một bước quan trọng để xây dựng lòng tin. 

• Đặt ra chỉ số và tiêu chí đánh giá: Xác định những chỉ số cụ thể để đo lường hiệu suất và hiệu quả của CMMS.

• Theo dõi và đánh giá: Theo dõi và đánh giá sự tác động của CMMS đối với hoạt động của doanh nghiệp, và chia sẻ kết quả với nhân sự.

4. Thu thập phản hồi và điều chỉnh

Cuối cùng, để xây dựng lòng tin, ban lãnh đạo cần lắng nghe ý kiến và phản hồi từ nhân sự:

• Tạo cơ hội phản hồi: Hãy tạo các kênh để nhân sự có thể chia sẻ ý kiến, góp ý và đề xuất cải tiến về CMMS.

• Điều chỉnh và cải tiến: Dựa trên phản hồi và đề xuất, điều chỉnh và cải tiến quy trình triển khai CMMS để đáp ứng nhu cầu và mong muốn của nhân sự.

Trong tất cả những bước trên, sự liên tục và lòng tin từ ban lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng lòng tin và đồng tình từ nhân sự khi triển khai phần mềm CMMS. Chỉ khi tất cả các bên cùng hợp tác và tập trung vào mục tiêu chung, việc triển khai CMMS mới thực sự đạt được hiệu quả và thành công.
Xem thêm: KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

Trên đây là Cách xây dựng lòng tin và sự đồng tình từ nhân sự triển khai CMMS. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!