Giải bài toán quản lý tài sản và bảo trì Cơ sở hạ tầng với phần mềm CMMS chuyên nghiệp

Tốc độ của đô thị hóa cộng với sự bùng nổ dân số trong những thập kỷ gần đây tạo nên nhu cầu khổng lồ cho nơi ở, công việc và kinh doanh. Tình trạng khan hiếm đất đai và quá tải dân số đã thúc đẩy sự xuất hiện của hàng ngàn tòa nhà, từ những tòa cao tầng đến những dự án nhỏ xuất hiện với tốc độ nhanh chóng như nấm mùa mưa. 

Trong khi đô thị hóa diễn ra với tốc độ nhanh chóng, mô hình quản lý máy móc, thiết bị và an ninh cơ sở hạ tầng và tòa nhà còn chậm trễ, lạc hậu và không đạt hiệu suất tối ưu. Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS xuất hiện như “cứu tính” của ngành này. Cùng IZISolution tìm hiểu cách giải bài toán quản lý tài sản và bảo trì Cơ sở hạ tầng với phần mềm CMMS chuyên nghiệp qua bài viết dưới đây.

I. Quản lý bảo trì trong ngành Cơ sở hạ tầng, tòa nhà

1. Vai trò của bảo trì trong Cơ sở hạ tầng, tòa nhà

Vai trò của bảo trì trong Cơ sở hạ tầng và quản lý tòa nhà rất quan trọng, vì nó đảm bảo sự an toàn và tiện nghi cho tất cả những người sinh sống hoặc làm việc trong tòa nhà. Ngoài ra, từ một góc độ kinh doanh, việc thực hiện bảo trì đúng cách có thể tiết kiệm chi phí cho chủ sở hữu và làm tăng giá trị của tài sản.

Đảm bảo an toàn trong tòa nhà

Tòa nhà mà không được bảo trì thường xuyên hoặc bị bảo trì kém có thể tạo ra các nguy cơ an toàn cho người làm việc hoặc cư trú tại đó. Điều này có thể xuất phát từ việc bề mặt sơn bong tróc, lối đi không phẳng, thiếu thông gió hoặc các vấn đề khác. Bảo trì định kỳ và thực hiện các quy tắc an toàn từ các tổ chức như Cục Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) và Hiệp hội Phòng cháy Chữa cháy Quốc gia (NFPA) có thể ngăn ngừa các vấn đề sức khỏe và an toàn nghiêm trọng và bảo vệ môi trường sống.

Giúp tiết kiệm chi phí

Chắc chắn rằng chi phí bảo trì và bảo dưỡng định kỳ thường ít tốn kém hơn so với việc phải thực hiện sửa chữa hoặc thay thế cấp bách. Điều này là lý do tại sao dịch vụ bảo trì tòa nhà được đánh giá cao và được chủ đầu tư và quản lý tòa nhà quan tâm đặc biệt.

Sửa chữa hoặc thay thế các hệ thống chính một cách khẩn cấp thường đòi hỏi một khoản chi phí đáng kể hơn là thực hiện bảo trì định kỳ. Việc thiết lập ngân sách cho bảo trì định kỳ cũng dễ dàng hơn so với việc phải xử lý sự cố đột ngột. Quy trình bảo trì đó không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đóng góp vào giá trị tổng thể của tài sản. Tòa nhà được bảo trì đúng cách sẽ mang lại giá trị lớn hơn cho chủ đầu tư và chủ sở hữu, và có thể tạo ra thu nhập cao hơn từ việc bán, cho thuê hoặc cho thuê mặt bằng.

2. Thách thức của quản lý bảo trì

Quản lý thủ công

Một vấn đề phổ biến trong việc quản lý tòa nhà là việc hàng tháng, các phòng ban kiểm tra và theo dõi từng thiết bị và tài sản của doanh nghiệp, sau đó ghi chép thông tin thủ công vào sổ sách để báo cáo cho ban quản lý.

Các hạn chế của phương pháp này bao gồm:

• Sự thiếu minh bạch trong việc kiểm tra của nhân viên kỹ thuật. Giao phó trách nhiệm kiểm tra một cách thủ công thường dẫn đến việc các nhân viên không chia sẻ thông tin một cách rõ ràng và có thể gây ra tình trạng "đối đầu" trong việc báo cáo cho cấp trên.

• Việc mất thời gian và tiền bạc. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có nhiều tài sản ở nhiều địa điểm khác nhau, việc thuê nhân viên để kiểm tra và theo dõi đòi hỏi một khoản chi phí đáng kể.

• Sự thiếu tính cập nhật. Trong thời đại kỹ thuật số như hiện nay, việc quản lý thủ công gây ra nhiều hạn chế. Điều này có thể dẫn đến khó khăn khi cần tra cứu thông tin về tài sản, thiết bị hoặc kiểm tra danh sách tài sản đã được nâng cấp hoặc thay mới.

Đội ngũ giám sát hạn chế

Thực tế hiện nay là sự thiếu hụt nhân lực kỹ thuật chuyên nghiệp. Trong trường hợp xảy ra sự cố tại các tòa nhà, căn hộ hoặc văn phòng, doanh nghiệp thường khó có đủ nguồn lực để xử lý tình huống kịp thời.

Việc không giải quyết sự cố kịp thời có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự an toàn của khách hàng cũng như giá trị của tài sản. Ví dụ, trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại tòa nhà, việc quản lý thủ công có thể dẫn đến nguy cơ đe dọa tính mạng của khách hàng và thiệt hại tài sản của doanh nghiệp.

Mất tài sản không rõ nguyên nhân

Vì quản lý tòa nhà không khoa học, việc mất tài sản và thiết bị xảy ra thường xuyên mà không rõ nguyên nhân cụ thể. Điều này thường xảy ra trong các chung cư, tòa nhà văn phòng, khi khách hàng mất tài sản như xe máy, thiết bị nội thất, máy tính làm việc, và có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của doanh nghiệp và sự an ninh tại các địa điểm cho thuê.

Tốn kém chi phí và thời gian của doanh nghiệp

Việc quản lý tòa nhà theo mô hình truyền thống đòi hỏi nhiều thời gian và tiền bạc để kiểm tra và theo dõi tài sản và thiết bị tại nhiều địa điểm khác nhau. Để khắc phục sự lãng phí này, doanh nghiệp cần không ngừng cập nhật với các xu hướng mới bằng cách tích hợp công nghệ và ứng dụng khoa học vào quản lý tòa nhà và bất động sản.

II. Giải pháp phần mềm CMMS cho ngành Cơ sở hạ tầng, tòa nhà

1. Lợi ích của phần mềm quản lý bảo trì

Hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý bảo trì đã trở thành một giải pháp phổ biến và được ưa chuộng trên thị trường, đặc biệt đối với các tập đoàn lớn trong lĩnh vực cơ sở hạ tầng, tòa nhà hay bất động sản. Các lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý bảo trì tòa nhà:

- Tối ưu hóa quản lý bảo trì tài sản

Sở hữu một lượng lớn tài sản là một lợi thế quan trọng, và việc quản lý chúng có thể tốn rất nhiều thời gian nếu thực hiện thủ công. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị, việc lên kế hoạch bảo trì và nâng cấp tài sản trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Phần mềm này dựa trên dữ liệu cung cấp về tài sản và thiết bị trong các tòa nhà, giúp nhà quản lý lên kế hoạch chăm sóc và nâng cấp chúng một cách khoa học. Đặc biệt, phần mềm cung cấp thông tin thời gian thực về tình trạng thực tế của tài sản, giúp quản lý đưa ra quyết định đúng đắn.

- Quản lý nhân sự hiệu quả

Phần mềm quản lý bảo trì tích hợp nhiều tính năng quan trọng như quản lý nhân sự, quy trình bảo trì, và gắn kết công việc với trách nhiệm của từng nhân viên. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và hiệu quả trong công việc của nhân viên kỹ thuật, bảo vệ, và những người liên quan tới bảo trì tại các tòa nhà.

- Quản lý dữ liệu khoa học

Sử dụng phần mềm giúp tránh sai sót và nhầm lẫn trong quá trình quản lý thông tin về máy móc và hồ sơ bảo trì. Tất cả dữ liệu liên quan đến máy móc và tài sản thiết bị được lưu trữ một cách khoa học trên phần mềm, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin khi cần.

- Lập kế hoạch nâng cấp bảo trì máy móc khoa học

Phần mềm quản lý bảo trì cho phép ban quản lý lên kế hoạch bảo trì định kỳ cho máy móc trực tiếp trên phần mềm. Ngoài ra, phần mềm cũng cung cấp tính năng đánh giá tình trạng và dự đoán tuổi thọ của thiết bị, giúp nhà quản lý lên kế hoạch mua mới máy móc khi cần, tránh tình trạng hỏng hóc đột ngột.

- Quản lý linh hoạt mọi lúc, mọi nơi

Phần mềm cho phép nhà quản lý theo dõi và giám sát tài sản và thiết bị từ xa thông qua thiết bị di động, giúp họ linh hoạt quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt tại tòa nhà.

- Đảm bảo an ninh hệ thống tài sản

Phần mềm với những thuật toán thông minh giúp đối phó với nguy cơ mất mát, cháy nổ, hư hỏng thiết bị. Thay vì phải quản lý từng thiết bị máy móc một, giờ đây nhà quản lý có thể theo dõi chúng trên màn hình số qua phần mềm. Điều này đảm bảo an ninh hệ thống tài sản, giảm nguy cơ hỏng hóc, mất mát và bảo vệ uy tín doanh nghiệp.

- Tiết kiệm chi phí

Phần mềm tích hợp nhiều tính năng quản lý như quản lý chi phí, thời gian bảo trì, cư dân và khách hàng, báo cáo kết quả công việc, và quản lý kỹ thuật. Điều này giúp giảm thiểu thời gian, tối ưu hóa tài nguyên nhân sự, và tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong quản lý.

Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

2. Phân tích đặc thù ngành

- Đa dạng của thiết bị và hệ thống

Một tòa nhà thường sở hữu một lượng lớn máy móc và thiết bị, do đó việc bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa, và thay thế chúng là một nhiệm vụ quan trọng. Dưới đây là một số cơ sở vật chất cần được bảo trì của tòa nhà:

• Bảo trì hệ thống điện.

• Bảo trì hệ thống cung cấp nước và thoát nước chung cư.

• Quản lý hệ thống Building Control and Management Systems (BCMS, BMS).

• Bảo trì thang máy và thang cuốn.

• Dịch vụ bảo trì hệ thống máy phát điện.

• Xử lý hệ thống chất thải.

• Quản lý hệ thống máy thông gió và điều hòa không khí.

• Bảo trì hệ thống chữa cháy PCCC (Phòng Cháy Chữa Cháy).

• Quản lý hệ thống an ninh của tòa nhà và hệ thống camera giám sát.

• Bảo trì các hạng mục xây dựng bên trong tòa nhà.

• …..

- Quy định và tiêu chuẩn an toàn

Ngành bảo trì tòa nhà phải tuân thủ nhiều quy định và tiêu chuẩn an toàn, đặc biệt là khi làm việc với các hệ thống như hệ thống PCCC (Phòng Cháy Chữa Cháy) và an ninh. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.

- Cần phản ứng nhanh

Trong trường hợp sự cố hoặc hỏng hóc trong tòa nhà, nhân viên bảo trì cần phải phản ứng nhanh chóng để đảm bảo an toàn và sự thoải mái của cư dân hoặc người làm việc trong tòa nhà. Sự cố có thể xuất phát từ hệ thống điện, thang máy hỏng, hoặc các vấn đề khác.

- Quản lý thời gian hiệu quả

Bảo trì tòa nhà đòi hỏi quản lý thời gian hiệu quả để đảm bảo rằng công việc không gây ảnh hưởng đến cư dân hoặc hoạt động trong tòa nhà. Điều này có thể yêu cầu lên kế hoạch các công việc bảo trì vào các thời điểm thích hợp, chẳng hạn như ngoài giờ làm việc hoặc vào các khoảng thời gian ít sử dụng.

- Tính linh hoạt

Ngành bảo trì tòa nhà thường phải đối mặt với các yêu cầu bảo trì khẩn cấp và phản ứng đối với sự cố. Sự linh hoạt trong việc quản lý tài sản và nguồn lực là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tòa nhà hoạt động an toàn và hiệu quả.

- Tương tác với cư dân và cơ quan quản lý

Người làm việc trong ngành bảo trì tòa nhà thường phải tương tác với cư dân và cơ quan quản lý tòa nhà. Điều này đòi hỏi kỹ năng giao tiếp và quản lý mối quan hệ khách hàng tốt.

3. Giải pháp quản lý bảo trì cho Cơ sở hạ tầng, tòa nhà

Giải pháp phần mềm quản lý bảo trì cho cơ sở hạ tầng và tòa nhà là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa quản lý và bảo trì hệ thống kỹ thuật trong các tòa nhà và cơ sở hạ tầng. Đây là một hệ thống thông tin thông minh tích hợp các tính năng quản lý và giám sát để đảm bảo sự an toàn, hiệu quả và linh hoạt trong việc quản lý tòa nhà và cơ sở hạ tầng.

Dưới đây là một số điểm nổi bật về giải pháp phần mềm quản lý bảo trì:

• Cho phép bạn theo dõi và quản lý toàn bộ tài sản và thiết bị trong tòa nhà hoặc cơ sở hạ tầng. Điều này bao gồm việc lưu trữ thông tin về thiết bị, vị trí, tuổi thọ dự kiến, và lịch trình bảo trì.

• Lập kế hoạch cho các hoạt động bảo trì định kỳ và kiểm tra định kỳ. Điều này đảm bảo rằng bạn có thể duy trì tình trạng hoạt động tốt của các hệ thống kỹ thuật và tránh những sự cố đột ngột.

• Bằng cách kết nối các cảm biến và hệ thống giám sát, phần mềm cho phép bạn theo dõi trạng thái của các thiết bị và hệ thống trực tiếp từ xa. Điều này giúp phát hiện sớm các sự cố và can thiệp kịp thời.

• Tích hợp với các hệ thống khác trong tòa nhà hoặc cơ sở hạ tầng như hệ thống điều hòa không khí, thang máy, hệ thống an ninh, và hệ thống quản lý năng lượng. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu suất và quản lý toàn diện.

• Cung cấp khả năng tạo báo cáo và phân tích dữ liệu, giúp bạn theo dõi hiệu suất và hiệu quả của các hoạt động bảo trì. Điều này giúp bạn ra quyết định thông minh về việc cải thiện quá trình quản lý bảo trì.

• Nhà quản lý theo dõi và quản lý tài sản từ xa thông qua thiết bị di động hoặc máy tính. Nó cũng cho phép tương tác với cư dân hoặc nhân viên một cách linh hoạt và hiệu quả.

Nhờ những tính năng và ưu điểm trên, giải pháp phần mềm quản lý bảo trì giúp tối ưu hóa quá trình quản lý cơ sở hạ tầng và tòa nhà, tăng cường an toàn và hiệu quả, và tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Đây là một công cụ quan trọng trong việc duy trì và quản lý tài sản kỹ thuật của một tòa nhà hoặc cơ sở hạ tầng.

III. Tương lai của quản lý bảo trì trong ngành Cơ sở hạ tầng, tòa nhà

Tương lai của quản lý bảo trì trong ngành cơ sở hạ tầng và tòa nhà đang trải qua một sự biến đổi đáng kể, do sự tiến bộ trong công nghệ và sự nhận thức về tầm quan trọng của bảo trì. Dưới đây là một số xu hướng và tương lai tiềm năng trong lĩnh vực này:

• Sự tập trung vào công nghệ và số hóa: Các công nghệ như Internet of Things (IoT), trí tuệ nhân tạo (AI), và công nghệ đám mây đang trở thành một phần quan trọng của quản lý bảo trì. Hệ thống cảm biến thông minh sẽ giúp giám sát liên tục tình trạng của các thiết bị và hệ thống kỹ thuật, cung cấp dữ liệu thời gian thực và phân tích dự đoán. Điều này giúp tối ưu hóa việc lên kế hoạch bảo trì và tránh sự cố đột ngột.

• Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS tiên tiến: Phần mềm quản lý bảo trì sẽ trở nên mạnh mẽ hơn, tích hợp nhiều tính năng như quản lý tài sản, lên kế hoạch bảo trì, giám sát thời gian thực, và tạo báo cáo phân tích. Những phần mềm này sẽ giúp giảm thời gian và công sức cần thiết để quản lý bảo trì và tối ưu hóa hiệu suất.

• Bảo trì dự đoán và dự đoán tuổi thọ thiết bị: Công nghệ AI và machine learning sẽ giúp dự đoán khi nào cần thực hiện bảo trì và khi nào cần thay thế thiết bị. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm nguy cơ sự cố đột ngột.

• Nâng cao quản lý tài sản và dữ liệu: Quản lý tài sản sẽ trở nên ngày càng quan trọng. Tự động hóa việc theo dõi, bảo trì, và cập nhật thông tin về tài sản sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa tài sản.

• Quản lý thay đổi và tác động của môi trường: Những yếu tố như biến đổi khí hậu và yêu cầu về tiết kiệm năng lượng sẽ đặt ra thách thức lớn trong quản lý bảo trì. Do đó, các phương pháp và công nghệ thân thiện với môi trường sẽ ngày càng được tích hợp vào quá trình bảo trì.

Tương lai của quản lý bảo trì trong ngành cơ sở hạ tầng và tòa nhà sẽ phụ thuộc mạnh mẽ vào sự tích hợp công nghệ, quản lý thông minh và dự đoán. Các doanh nghiệp và tổ chức cần đầu tư vào các giải pháp hiện đại để duy trì và tối ưu hóa hệ thống kỹ thuật của họ, đồng thời đảm bảo an toàn và hiệu quả.
Xem thêm: KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

IV. Lời khuyên từ chuyên gia

Quản lý bảo trì trong ngành cơ sở hạ tầng và tòa nhà đòi hỏi sự chú tâm đáng kể đến chi tiết, tích hợp công nghệ và đào tạo nhân lực. Điều này giúp đảm bảo an toàn, hiệu suất và sự bền vững của cơ sở hạ tầng và tòa nhà. Dưới đây là một số lời khuyên quan trọng cho quản lý bảo trì trong ngành cơ sở hạ tầng và tòa nhà:

• Đầu tư vào công nghệ và phần mềm quản lý: Hãy sử dụng công nghệ và phần mềm quản lý hiện đại để giám sát, lên kế hoạch và thực hiện bảo trì. Công nghệ IoT, AI và các phần mềm quản lý tài sản có thể giúp tối ưu hóa quá trình bảo trì và giảm nguy cơ sự cố đột ngột.

• Lập kế hoạch bảo trì định kỳ: Hãy xây dựng lịch trình bảo trì định kỳ cho tất cả các thiết bị và hệ thống trong cơ sở hạ tầng hoặc tòa nhà. Việc này giúp tránh sự cố bất ngờ và kéo dài tuổi thọ của tài sản.

• Quản lý dữ liệu và thông tin tài sản: Đảm bảo rằng thông tin về tài sản và quá trình bảo trì được lưu trữ một cách khoa học. Sử dụng phần mềm quản lý tài sản để theo dõi tình trạng, lịch sử bảo trì và dự đoán tuổi thọ của thiết bị.

• Đào tạo nhân lực: Đảm bảo rằng nhân viên tham gia vào quá trình bảo trì được đào tạo đầy đủ và có kiến thức cần thiết. Điều này giúp đảm bảo an toàn và hiệu suất trong quá trình bảo trì.

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp.  Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!