Tổng quan phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS

Tiếp cận lượng lớn giải pháp phần mềm quản lý bảo trì với chi phí đa dạng cùng chất lượng khác nhau khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết nên chọn phần mềm nào. Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS là một trong những nền tảng đang được ưu tiên ứng dụng bởi nhiều doanh nghiệp.

Vậy phần mềm iCMMS có những tính năng gì? Vì sao phần mềm này luôn được nhiều doanh nghiệp trong nước quan tâm và tin tưởng? Cùng tham khảo trong bài viết Tổng quan phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS dưới đây. 

I. Phần mềm iCMMS là gì?

Phần mềm Bảo trì thiết bị iCMMS là một giải pháp mạnh mẽ và hiệu quả được thiết kế để quản lý và bảo trì thiết bị trong môi trường doanh nghiệp. iCMMS là một công cụ quản lý bảo trì thiết bị đến từ Công ty TNHH IZISolution – Đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung ứng phần mềm quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam. 

iCMMS được phát triển và thiết kế để hoạt động trơn tru trên điện thoại di động, tablet và máy tính (laptop, PC), tạo nên một trong những giải pháp quản lý bảo trì thiết bị hiệu quả bậc nhất cho doanh nghiệp trong đa dạng ngành nghề.

II. Lợi ích của phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS

Phần mềm Bảo trì thiết bị iCMMS mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho tổ chức và doanh nghiệp trong việc quản lý và bảo trì thiết bị. Dưới đây là một số lợi ích chính của iCMMS:

• Hạn chế thất thoát: Phần mềm iCMMS giúp quản lý thiết bị một cách hiệu quả hơn, từ đó hạn chế thất thoát. Việc theo dõi và bảo trì định kỳ giúp máy móc, thiết bị luôn ở trạng thái tốt và kéo dài tuổi thọ, giảm thiểu cần phải thay thế sớm.

• Dễ dàng tra cứu thông tin: iCMMS cho phép người dùng dễ dàng tra cứu thông tin về thiết bị, nguồn gốc, và lịch sử luân chuyển của thiết bị. Điều này giúp quản lý hiểu rõ hơn về tài sản và có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin chính xác.

• Tự động - Bám sát: iCMMS tự động hóa quy trình bảo trì thiết bị, từ việc lên kế hoạch đến theo dõi thực hiện. Điều này đảm bảo việc tuân thủ kế hoạch bảo trì một cách chặt chẽ, giảm nguy cơ bỏ sót và trục trặc.

• Tăng hiệu suất sử dụng: Qua việc duy trì và bảo trì thiết bị đúng cách, iCMMS đảm bảo rằng máy móc luôn ở trạng thái hoạt động tốt nhất. Điều này dẫn đến tăng hiệu suất sử dụng máy móc, giúp tối ưu hóa sản xuất và gia tăng lợi nhuận.

• Liên kết dữ liệu: iCMMS kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận khác nhau của tổ chức, bao gồm vật tư, sản xuất, kế toán và quản trị. Điều này tạo điều kiện cho sự hiệu quả và liên thông giữa các hoạt động kinh doanh.

• Dễ dàng kiểm soát chi phí: Phần mềm cho phép dễ dàng thống kê chi tiết chi phí bảo trì cho từng thiết bị cụ thể. Việc theo dõi chi phí giúp quản lý tối ưu hóa nguồn lực và ngăn chặn việc tiêu tiền không cần thiết.

• Báo cáo chính xác: iCMMS cung cấp báo cáo chính xác và nhanh chóng theo thời gian thực. Điều này hỗ trợ nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tin cậy.

• Dễ dàng điều chỉnh: Phần mềm iCMMS giúp theo dõi và điều chỉnh khối lượng công việc dự kiến ở giai đoạn tiếp theo. Điều này giúp quản lý dự án và kiểm soát chi phí bảo trì một cách hiệu quả.

III. Bộ tính năng toàn diện của phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS

Quản lý Bảo trì thiết bị

Phần mềm Bảo trì thiết bị iCMMS cung cấp một loạt tính năng mạnh mẽ để quản lý và bảo trì thiết bị một cách hiệu quả. Dưới đây là các tính năng quan trọng của mô-đun Quản lý Bảo trì thiết bị:

• Tạo/duyệt & quản lý yêu cầu bảo trì thiết bị: Tính năng này cho phép người dùng tạo và duyệt yêu cầu bảo trì cho các thiết bị cụ thể. Điều này giúp theo dõi và quản lý các vấn đề bảo trì một cách hiệu quả.

• Tạo/duyệt kế hoạch bảo trì. Bảo trì định kỳ: iCMMS cho phép lập kế hoạch bảo trì định kỳ cho các thiết bị. Điều này đảm bảo rằng việc bảo trì được thực hiện đúng thời gian và giúp tối ưu hóa tuổi thọ của máy móc.

• Giám sát thiết bị. Cập nhật kế hoạch, thông số, giờ máy: Tính năng này cho phép giám sát trạng thái và hiệu suất của các thiết bị. Người dùng có thể cập nhật thông số và giờ máy để theo dõi hiệu suất và sử dụng thiết bị một cách hiệu quả.

• Quản lý danh sách, phân công công việc, nhắc việc: iCMMS giúp quản lý danh sách các thiết bị và phân công công việc bảo trì cho nhân viên. Hệ thống cũng có tính năng nhắc việc để đảm bảo các nhiệm vụ không bị bỏ sót.

• Quản lý chi phí liên quan đến bảo trì, sửa chữa: Tính năng này giúp theo dõi và quản lý chi phí liên quan đến bảo trì và sửa chữa. Điều này giúp quản lý tối ưu hóa nguồn lực và ngăn chặn lãng phí.

• Quản lý danh sách, thêm mới thiết bị. Cập nhật trạng thái khi tiến hành bảo trì: iCMMS cho phép quản lý danh sách thiết bị và thêm mới thiết bị vào hệ thống. Người dùng có thể cập nhật trạng thái của thiết bị khi tiến hành công việc bảo trì.

• Tra cứu lịch sử thông số: Tính năng này cho phép người dùng tra cứu lịch sử thông số của thiết bị, giúp theo dõi các thay đổi và cải thiện hiệu suất.

• Báo cáo hỗ trợ theo dõi bảo trì theo thời gian: iCMMS cung cấp tính năng báo cáo chính xác và hỗ trợ theo dõi quá trình bảo trì theo thời gian. Báo cáo này giúp nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực và tối ưu hóa quá trình bảo trì.

Xem thêm: KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

Quản lý Thiết bị

Tính năng này giúp doanh nghiệp quản lý thiết bị đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý nguồn lực máy móc của tổ chức với các tính năng sau:

• Quản lý danh mục, phân cấp thiết bị, máy móc: Tính năng này cho phép tổ chức xây dựng và quản lý danh mục tài sản, thiết bị một cách có hệ thống. Thiết bị có thể được phân cấp theo các danh mục khác nhau để dễ dàng theo dõi.

• Quản lý lập kế hoạch mua sắm: iCMMS cho phép lập kế hoạch mua sắm thiết bị mới. Điều này giúp tổ chức đảm bảo rằng họ luôn có đủ thiết bị để duy trì hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả.

• Yêu cầu cấp phát thiết bị: Tính năng này cho phép nhân viên yêu cầu cấp phát máy móc hoặc thiết bị cụ thể theo quy trình quản lý cấp phát.

• Luân chuyển thiết bị: Tính năng này giúp quản lý thiết bị theo dõi và ghi nhận việc luân chuyển thiết bị từ một đơn vị hoặc vị trí sang một đơn vị hoặc vị trí khác.

• Tách/ghi tăng/ghi giảm thiết bị: iCMMS cho phép tách thiết bị, ghi tăng số lượng hoặc ghi giảm số lượng thiết bị trong trường hợp cần thiết. Điều này đảm bảo thông tin về thiết bị luôn được cập nhật chính xác.

• Đánh giá thiết bị: Tính năng này cho phép tổ chức đánh giá tình trạng và giá trị của thiết bị. Điều này giúp quản lý quyết định liệu cần thay thế, sửa chữa hoặc thanh lý thiết bị.

• Khấu hao/kiểm kê/thanh lý thiết bị: iCMMS hỗ trợ quản lý quá trình khấu hao của nó theo thời gian. Nó cũng giúp tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản và quản lý quy trình thanh lý tài sản khi cần.

• Tra cứu thông tin, nguồn gốc, lịch sử luân chuyển, tách gộp: Tính năng tra cứu thông tin cho phép người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin về thiết bị, bao gồm nguồn gốc, lịch sử luân chuyển, và quá trình tách gộp thiết bị.

Quản lý Mua hàng

Đây là tính năng quan trọng trong quy trình quản lý thiết bị và mua sắm. Nó giúp tổ chức duyệt xem, quản lý và theo dõi tất cả các khía cạnh của quá trình mua sắm và đảm bảo tính hiệu quả và minh bạch trong quản lý nguồn lực thiết bị.

• Quản lý lập yêu cầu mua thiết bị: Tự động đề xuất mua dựa trên tồn kho. Tạo yêu cầu thủ công trên phần mềm hoặc import file dữ liệu.

• Quản lý đơn mua/hợp đồng: Thông tin nhà cung cấp, loại hàng, số lượng, ngày mua, giá bán, hợp đồng chi tiết,...

• Theo dõi đơn hàng: Tình trạng đơn hàng, số lượng hàng nhận, đang chờ giao, hàng đạt tiêu chuẩn, hàng lỗi,...

•  Quản lý hoá đơn: Tạo hoá đơn mua tự động, liên kết với phân hệ kế toán và giảm thiểu sai sót nhập dữ liệu thủ công.

Quản lý Kho

Mô-đun Quản lý kho trong phần mềm Bảo trì thiết bị iCMMS là một công cụ quan trọng để quản lý, theo dõi và tối ưu hóa kho lưu trữ của tổ chức. Tính năng này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về tài sản, linh kiện, và nguyên vật liệu của họ và đảm bảo rằng mọi thứ luôn sẵn sàng và hoạt động tối ưu.

• Xuất nhập kho: Quản lý xuất nhập kho thiết bị, máy móc các yêu cầu và tình trạng xuất nhập kho.

• Vị trí: Quản lý vị trí trang thiết bị vật tư trong từng kho

• Kiểm kê: Kiểm kê dễ dàng nhờ tích hợp thiết bị kiểm kê thông minh

• Lưu trữ - Tra cứu: Lưu trữ thông tin luân chuyển trang thiết bị giữa các kho. Dễ dàng tra cứu, rà soát.

Quản lý Kỹ thuật viên

Tính năng này cho phép tổ chức theo dõi và quản lý nhóm kỹ thuật viên một cách dễ dàng. Người quản lý có thể dễ dàng chỉ định nhiệm vụ cho từng kỹ thuật viên, xác định trạng thái công việc của họ, và theo dõi thời gian và nguồn lực mà họ đã tiêu tốn trong quá trình bảo trì. Điều này giúp tối ưu hóa việc phân công công việc, cải thiện hiệu suất làm việc, và đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Quản lý Phê duyệt

Tính năng Quản lý Phê duyệt của iCMMS cho phép quản lý và các người quyết định chấp thuận hoặc từ chối các yêu cầu bảo trì và sửa chữa. Nhờ vào tính năng này, quá trình quản lý và duyệt công việc trở nên minh bạch hơn, giúp giảm thiểu sự trễ tràng và đảm bảo rằng các công việc được thực hiện đúng thời hạn và theo các tiêu chuẩn chất lượng đề ra.

Mobile App

Mobile app của Phần mềm Bảo trì thiết bị iCMMS là một ứng dụng di động mạnh mẽ và tiện lợi được thiết kế để mở rộng tính năng và khả năng sử dụng của iCMMS ra ngoài văn phòng, công xưởng, nhà máy. Ứng dụng di động này mang đến sự linh hoạt và tiện ích cho người dùng bất kể họ đang ở đâu.

Ứng dụng Mobile với đầy đủ tính năng quản lý:

• Kiểm tra danh sách công việc theo phân loại

• Theo dõi và giao việc

• Tích hợp đủ công cụ hướng dẫn, thực hiện công việc

• Quản lý lịch làm việc

• Kiểm soát yêu cầu sửa chữa, báo cáo vấn đề phát sinh

• Lưu trữ dữ liệu công việc

• Tổng hợp, báo cáo trực quan ngay trên di động

Đặc biệt người dùng có thể dễ dàng truy cập và quản lý thiết bị và lịch sử bảo trì từ bất kỳ nơi nào, giúp họ cập nhật thông tin và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thời gian thực.

IV. Điểm khác biệt của phần mềm iCMMS so với các phần mềm quản lý bảo trì thiết bị khác

Phần mềm iCMMS luôn có sự khác biệt đáng kể so với các phần mềm quản lý bảo trì thiết bị khác trong nhiều khía cạnh quan trọng, cùng điểm qua những điểm khác biệt quan trọng sau đây:

• Quản lý toàn diện: iCMMS không chỉ giới hạn việc quản lý công việc bảo trì và sửa chữa, mà còn cung cấp một giao diện tập trung cho việc quản lý toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Tính toàn diện này đảm bảo tính đồng bộ trong quản lý và giúp các bộ phận khác nhau trong tổ chức làm việc một cách hiệu quả hơn.

• Tích hợp thông minh với hệ thống cảnh báo và các công cụ hỗ trợ công việc một cách thông minh. Điều này giúp tự động hóa quá trình nhận thông tin cảnh báo và phản ứng nhanh hơn đối với sự cố hoặc vấn đề bảo trì.

• Phân quyền chi tiết: Phần mềm này cung cấp tính năng phân quyền chi tiết cho người dùng, cho phép quản lý cấp quyền hạn cụ thể cho từng thành viên trong tổ chức. Nhân sự sẽ nắm rõ công việc và trách nhiệm của họ, giúp tăng tính minh bạch và đảm bảo an toàn.

• Tùy chỉnh linh hoạt: iCMMS cho phép doanh nghiệp dễ dàng tùy chỉnh phù hợp với nghiệp vụ cụ thể của họ. Điều này đồng nghĩa rằng họ có thể mở rộng và điều chỉnh hệ thống theo nhu cầu mà không gặp khó khăn.

• Tương thích mọi thiết bị: Phần mềm iCMMS không yêu cầu cài đặt phức tạp và có thể sử dụng trên mọi thiết bị như laptop, tablet, điện thoại thông minh. Điều này giúp đội ngũ bảo trì và sửa chữa tiếp cận thông tin một cách dễ dàng, bất kể ở đâu.

• Báo cáo trực quan: iCMMS tổng hợp thông tin tự động theo thời gian thực và cung cấp báo cáo trực quan giúp nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và dựa trên thông tin đáng tin cậy.

V. Doanh nghiệp đã lựa chọn iCMMS

Trong suốt thời gian giúp doanh nghiệp tiếp cận công nghệ số, phần mềm quản lý bảo trì iCMMS đã và đang được sử dụng bởi hơn hàng chục khách hàng là các doanh nghiệp lớn ở mọi lĩnh vực kinh doanh khác nhau. Khách hàng điển hình đã lựa chọn giải pháp iCMMS là: 

- Bà Nà Hills - Xây dựng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị phục vụ công tác bảo trì, quản lý, bảo dưỡng hệ thống cáp treo và các trang thiết bị tại các khu vui chơi tại Bà Nà Hills nói riêng và Sun Group nói chung.

Xem thêm: Case study triển khai Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị tại Bà Nà Hills

- Công ty Cổ phần Đầu tư và Du lịch Vạn Hương - triển khai Hệ thống Phần mềm Quản trị Tài sản & Bảo trì cho khu tổ hợp nhà nghỉ dưỡng, Nhà phố kinh doanh Shophouse, Mini Hotel, Biệt thự nghỉ dưỡng cao cấp,... 

Xem thêm: Case study triển khai hệ thống Phần mềm quản trị tài sản & bảo trì tại Vạn Hương

- Golden Gate - ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị cho mô hình chuỗi nhà hàng 

Xem thêm: Golden Gate tháo gỡ khó khăn nhờ phần mềm Quản lý bảo trì thiết bị & Quản lý tài sản

Có thể thấy rằng, những doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị iCMMS đều cảm thấy hài lòng vì đã đạt được hiệu quả cao. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!