Bảo trì sửa chữa khẩn cấp (EM) là gì? Tổng hợp thông tin chi tiết

Khi máy móc và thiết bị trong một doanh nghiệp gặp sự cố hoặc hỏng hóc, bảo trì sửa chữa khẩn cấp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. EM là một phần quan trọng của chiến lược quản lý bảo trì, giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể giải quyết ngay lập tức các tình huống khẩn cấp để duy trì hoạt động sản xuất mà không gặp gián đoạn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về loại bảo trì EM, từ nguyên tắc hoạt động đến lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp.

I. Bảo trì sửa chữa khẩn cấp (EM) là gì?

Bảo trì sửa chữa khẩn cấp (Emergency Maintenance) là một loại hoạt động bảo trì được thực hiện ngay sau khi máy móc hoặc thiết bị gặp sự cố hoặc lỗi mà cần sự can thiệp ngay lập tức để tránh gián đoạn trong hoạt động hoặc nguy cơ cho an toàn. Loại bảo trì này tập trung vào việc xử lý vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả để đảm bảo rằng thiết bị hoạt động bình thường lại càng sớm càng tốt.

Bảo trì sửa chữa khẩn cấp thường được kích hoạt bởi việc phát hiện sự cố đột ngột hoặc khi một vấn đề quan trọng xuất hiện mà không thể dự đoán trước. Các ví dụ bao gồm sự cố trong quá trình vận hành, nguy cơ gây hỏng hóc nghiêm trọng hoặc nguy hiểm, hoặc các lỗi kỹ thuật cần xử lý ngay lập tức để đảm bảo an toàn và duy trì hiệu suất của thiết bị.

II. Các loại yêu cầu và bảo trì khẩn cấp

 

1. Bảo trì tự động khẩn cấp

Điều này xảy ra khi một hệ thống tự động tắt hoặc bắt đầu một quá trình mà không có sự can thiệp của con người để ngăn ngừa thiệt hại, đặc biệt là khi hệ thống thực hiện cuộc gọi trợ giúp.

Ví dụ, khi một công ty cung cấp khí đốt tự nhiên phát hiện sự sụt giảm áp suất đột ngột trong thành phần phụ cung cấp khí đốt, các van sẽ đóng lại để ngăn chặn sự thoát ra ngoài không kiểm soát được. Tương tự, một công ty điện lực sẽ tắt các phần của lưới điện để tránh sự cố toàn bộ hệ thống.

2. Bảo trì phản hồi tự động

Điều này xảy ra khi các yêu cầu bảo trì điện tử được gửi đi để đáp ứng tình trạng trục trặc nghiêm trọng, chẳng hạn như khi thang máy trong tòa nhà cao tầng hoặc tòa tháp văn phòng bị hỏng.

3. Bảo trì có yêu cầu của con người

Đây là những yêu cầu từ những người có mặt tại địa điểm xảy ra trường hợp khẩn cấp và có thể xuất phát từ nhân viên tại cửa hàng khi hệ thống gặp sự cố đối với người thuê trong trường hợp lũ lụt hoặc mất điện. Các sự kiện như lỗi máy tính tại cơ sở ra vào không cần chìa khóa, nơi thẻ khóa ra vào tòa nhà không hoạt động cũng có thể dẫn đến yêu cầu bảo trì khẩn cấp của con người.

III. Lợi ích của bảo trì sửa chữa khẩn cấp

Thực hiện bảo trì khẩn cấp mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

Giảm thiểu thời gian gián đoạn sản xuất: Bảo trì khẩn cấp giúp giải quyết các sự cố kỹ thuật ngay lập tức, đảm bảo rằng quá trình sản xuất không bị tạm ngừng hoặc gián đoạn quá lâu. Điều này giúp duy trì lịch trình sản xuất và đáp ứng đúng thời gian giao hàng.

Bảo vệ tài sản và thiết bị quan trọng: Bảo trì sửa chữa khẩn cấp giúp ngăn chặn hoặc giảm thiểu thiệt hại cho tài sản và thiết bị quan trọng của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành công nghiệp sử dụng thiết bị đắt tiền hoặc quan trọng cho quá trình sản xuất.

Giảm thiểu rủi ro an toàn: Việc khắc phục sự cố kỹ thuật ngay lập tức giúp đảm bảo an toàn cho người lao động và môi trường làm việc. Các vấn đề như rò rỉ hóa chất, nguy cơ cháy nổ và nguy cơ về an toàn sẽ được xử lý kịp thời.

Tiết kiệm thời gian và tiền bạc: EM giúp giảm thiểu mất mát về doanh thu do gián đoạn sản xuất và giảm thiểu chi phí sửa chữa sau khi sự cố đã xảy ra. Các biện pháp ngăn ngừa sau cùng thường đắt đỏ hơn và tốn thời gian hơn.

Giảm sự cố lan rộng: Khắc phục sự cố kịp thời giúp ngăn chặn sự cố lan rộng và tránh tác động tiêu cực lớn hơn đến toàn bộ hệ thống.

IV. Nguyên tắc hoạt động của bảo trì sửa chữa khẩn cấp

Nguyên tắc hoạt động của bảo trì sửa chữa khẩn cấp (Emergency Maintenance - EM) tập trung vào việc đảm bảo sự an toàn và khắc phục nhanh chóng các sự cố hoặc hỏng hóc đối với máy móc và thiết bị. Dưới đây là các nguyên tắc quan trọng của bảo trì sửa chữa khẩn cấp:

• Ưu tiên an toàn.

• Tối ưu hóa thời gian.

• Khả năng thích nghi nhanh với tình hình và có kế hoạch sẵn sàng để xử lý mọi tình huống khẩn cấp.

• Thời gian quyết định nhanh chóng.

• Đánh giá nguyên nhân gốc rễ của sự cố và các biện pháp phòng ngừa cần được tiến hành để tránh sự cố tương tự xảy ra.

Những nguyên tắc này giúp đảm bảo rằng bảo trì EM được thực hiện một cách hiệu quả và an toàn, và giúp tái khởi đầu nhanh chóng hoạt động sản xuất và kinh doanh.

V. Ưu điểm và hạn chế của Bảo trì sửa chữa khẩn cấp (EM)

1. Ưu điểm

• Một trong những ưu điểm chính của bảo trì khẩn cấp là không cần lập kế hoạch ban đầu nên chi phí ban đầu để bảo trì thiết bị trước khi xảy ra sự cố là an toàn.

• Vì không cần lập kế hoạch nên số lượng thành viên trong nhóm cần giải quyết vấn đề sẽ ít hơn.

• EM thường hướng dẫn kỹ thuật viên thực hiện các biện pháp phòng ngừa để hệ thống không bị hư hỏng nặng hơn.

• EM cũng giúp xác định ngay nguyên nhân chính gây ra sự cố và sau đó khôi phục tài sản hoặc thiết bị về tình trạng hoạt động bình thường. Đổi lại, nó giảm thiểu tổn thất.

• Giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động bằng cách giải quyết nhanh chóng các vấn đề quan trọng

• Cải thiện chức năng, hiệu suất và độ tin cậy của hệ thống

• Giảm nguy cơ lỗi hệ thống và sự không hài lòng của khách hàng

• Linh hoạt trong việc giải quyết vấn đề dựa trên mức độ nghiêm trọng và cấp bách

2. Hạn chế

• Tính không thể đoán trước là một trong những nhược điểm chính của bảo trì khẩn cấp vì không thể dự đoán được khi sắp xảy ra sự cố. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong sản xuất, giảm chất lượng sản phẩm, tăng chi phí lao động, v.v.

• Không cần lập kế hoạch cũng như không thu thập các công cụ và nguồn lực cần thiết để giải quyết vấn đề vì những vấn đề đó xảy ra bất ngờ.

• Bảo trì khẩn cấp không làm tăng tuổi thọ của thiết bị. Trên thực tế, nó thường làm giảm tuổi thọ của thiết bị.

• Có thể tốn kém hơn chi phí thực hiện bảo trì phòng ngừa thường xuyên.

• Tăng thời gian ngừng hoạt động và mất năng suất

• Chi phí cao hơn về lâu dài vì các vấn đề có thể tái diễn mà không giải quyết được nguyên nhân gốc rễ

• Khó khăn trong việc dự đoán thời điểm và tần suất xảy ra sự cố

• Tăng nguy cơ lỗi hệ thống và sự không hài lòng của khách hàng

• Thiếu chủ động xác định và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn

• Khó khăn trong việc xác định nguyên nhân cốt lõi của vấn đề dẫn đến sự tái diễn của vấn đề

• Thiếu thời gian để thử nghiệm kỹ lưỡng và xác nhận giải pháp

VI. Quy trình bảo trì khẩn cấp 

Quy trình bảo trì khẩn cấp là một loạt các bước được thực hiện để giải quyết sự cố hoặc hỏng hóc ngay lập tức, đảm bảo an toàn và duy trì hiệu suất của thiết bị. Dưới đây là một ví dụ về quy trình bảo trì khẩn cấp:

Phát hiện sự cố: Bước đầu tiên là phát hiện và xác định sự cố hoặc hỏng hóc. Thông qua quá trình giám sát hoặc thông báo từ người vận hành, nhóm bảo trì xác định vấn đề cần được giải quyết ngay lập tức.

Đánh giá tình hình: Nhóm bảo trì tiến hành đánh giá tình hình để xác định mức độ nghiêm trọng của sự cố và xác định liệu nó có nguy hiểm cho an toàn, có ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất hay không.

Lập kế hoạch và triển khai: Dựa trên đánh giá, nhóm bảo trì lập kế hoạch để xử lý vấn đề. Nó bao gồm việc xác định các biện pháp cần thiết, tài liệu và nguồn lực. Sau đó, nhóm triển khai kế hoạch ngay lập tức.

Thực hiện bảo trì: Nhóm bảo trì thực hiện các công việc cần thiết để khắc phục sự cố hoặc hỏng hóc. Điều này có thể bao gồm việc thay thế các bộ phận, sửa chữa, hoặc điều chỉnh thiết bị.

Kiểm tra và xác nhận: Sau khi bảo trì khẩn cấp hoàn thành, một kiểm tra cuối cùng được thực hiện để đảm bảo rằng thiết bị hoạt động bình thường và an toàn.

Báo cáo và ghi lại: Mọi chi tiết liên quan đến sự cố, biện pháp sửa chữa và kết quả kiểm tra được ghi lại và báo cáo cho các bên liên quan trong tổ chức.

Đánh giá hậu quả: Cuối cùng, sau khi bảo trì khẩn cấp hoàn thành, một đánh giá hậu quả được thực hiện để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của sự cố và cách để ngăn chặn nó xảy ra trong tương lai.

Cần lưu ý rằng, việc có một chương trình bảo trì phòng ngừa được chuẩn bị và thực hiện đúng cách   sẽ loại bỏ hầu hết các hoạt động bảo trì khẩn cấp. 

VII. Cách giảm thiểu việc bảo trì khẩn cấp

 

1. Xây dựng kế hoạch cho trường hợp khẩn cấp

Lập danh sách các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra. Xác định sự khác biệt giữa bảo trì khẩn cấp và bảo trì khẩn cấp.

Phác thảo quy trình công việc. Thủ tục gửi yêu cầu bảo trì khẩn cấp là gì? Những kỹ thuật viên nào có đủ trình độ để xử lý các trường hợp khẩn cấp? Bạn có sẵn các bộ phận và công cụ cần thiết để thực hiện bảo trì khẩn cấp không? Bạn thực hiện phân tích nguyên nhân cốt lõi như thế nào để xác định bản chất của vấn đề và cách sửa chữa hệ thống?

Phác thảo các thủ tục bảo trì khẩn cấp. Đánh giá tình hình và thiệt hại, thông báo cho đúng người và cô lập mối nguy hiểm.

2. Tạo chiến lược bảo trì phòng ngừa

Bảo trì sửa chữa phòng ngừa giúp thiết bị luôn ở trạng thái hoạt động tối ưu bằng cách kiểm tra hoặc sửa chữa tài sản trước khi xảy ra sự cố dự kiến, từ đó giảm tỷ lệ xảy ra các trường hợp khẩn cấp. Tất cả các chiến lược bảo trì chủ động đều giảm thiểu các trường hợp khẩn cấp, bao gồm bảo trì dựa trên tình trạng, bảo trì dự đoán và Bảo trì năng suất tổng thể. Việc thực thi các chiến lược này bằng CMMS mang lại cho bạn toàn quyền kiểm soát việc bảo trì của mình và giảm nguy cơ hình thành tồn đọng bảo trì hoặc bỏ sót việc bảo trì.

Ví dụ, một nhà máy có nhiều loại đường ống nước lập kế hoạch bảo trì khẩn cấp cho các đường ống bị vỡ. Sự cần thiết của kế hoạch này là rõ ràng vì một đường ống bị vỡ trong một tầng chứa đầy thiết bị điện có thể gây ra mối nguy hiểm đáng kể về sức khỏe và lợi nhuận cho tổ chức và nhân viên của tổ chức. Song song với kế hoạch này, nhà máy quyết định tăng cường hơn nữa việc kiểm tra bảo trì phòng ngừa trên đường ống để giảm nguy cơ xảy ra trường hợp khẩn cấp.

3. Có kỹ thuật viên và người vận hành máy được đào tạo bài bản

Tránh thiếu nhân lực bằng mọi giá vì nó có thể dẫn đến tồn đọng bảo trì. Việc tồn đọng cho thấy thiết bị vốn đã cần bảo trì vẫn tiếp tục hoạt động, điều này có thể dẫn đến hỏng hóc sắp xảy ra. Việc không tồn đọng bảo trì sẽ giúp tăng tốc thời gian phản hồi khi cần bảo trì khẩn cấp vì việc tìm nhân công nhanh chóng sẽ dễ dàng hơn.

4. Xây dựng danh sách kiểm tra bảo trì để theo dõi

Hầu hết các trường hợp khẩn cấp đều xuất phát từ lỗi của con người. Kỹ thuật viên phải có hướng dẫn rõ ràng để tuân theo khi thực hiện các công việc bảo trì định kỳ. Đôi khi, những sai lầm mắc phải trong quá trình kiểm tra hoặc bỏ sót một chi tiết có thể dẫn đến thảm họa về sau. 

Danh sách kiểm tra bảo trì phải bao gồm danh sách từng mục các nhiệm vụ bảo trì riêng biệt cần thiết để khôi phục tài sản về điều kiện làm việc tối ưu. Danh sách kiểm tra chi tiết có thể yêu cầu bạn phải có chuyên gia đến tận nơi để đánh giá nhà máy của bạn và xem xét các bản vẽ xây dựng. Danh sách kiểm tra bảo trì được chuyển thành lịch bảo trì sau khi chúng được đưa vào lịch.

5. Sử dụng phụ kiện thay thế từ nhà sản xuất chính hãng

Sử dụng các bộ phận thay thế chất lượng cao là điều cần thiết để giữ cho thiết bị của bạn luôn ở tình trạng hoạt động tốt và tránh các tình huống bảo trì khẩn cấp nhiều nhất có thể. Một bộ phận bị lỗi, chẳng hạn như ổ trục bị lỏng, có thể gây ra nguy cơ hỏa hoạn hoặc các trách nhiệm cơ học khác. Các nhà sản xuất thường cố gắng giảm chi phí thay thế các bộ phận bằng cách sử dụng các nhà cung cấp không được nhà sản xuất phê duyệt trước, nhưng điều này có thể phản tác dụng vì các bộ phận đó có thể không được tối ưu hóa cho tài sản cụ thể đó.

VIII. Phần mềm CMMS có thể trợ giúp bảo trì sửa chữa khẩn cấp như thế nào?

Phần mềm Quản lý Bảo trì và Sửa chữa Máy móc (CMMS - Computerized Maintenance Management System) đóng một vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ bảo trì sửa chữa khẩn cấp (Emergency Maintenance - EM). Dưới đây là cách mà CMMS có thể giúp doanh nghiệp trong việc quản lý EM:

Theo dõi trạng thái và thông tin thiết bị: CMMS cho phép ghi chép và lưu trữ thông tin chi tiết về các thiết bị và máy móc, bao gồm lịch sử sửa chữa, tình trạng hiện tại và thông số kỹ thuật. Điều này giúp kỹ thuật viên và nhân viên hiểu rõ hơn về thiết bị, giúp họ nhanh chóng định dạng và xử lý vấn đề trong trường hợp EM.

Lên lịch bảo trì dự đoán: CMMS có khả năng tạo lịch trình bảo trì định kỳ dự đoán cho các thiết bị. Điều này giúp hạn chế rủi ro sự cố và giảm cơ hội cho EM.

Giám sát thời gian thực: Một số CMMS cung cấp tích hợp tính năng giám sát tình trạng thiết bị theo thời gian thực. Nó có thể cảnh báo người quản lý hoặc kỹ thuật viên khi thiết bị gặp sự cố hoặc vấn đề hiệu suất, cho phép họ can thiệp kịp thời.

Quản lý lịch trình và nguồn lực: CMMS giúp tối ưu hóa việc sắp xếp lịch trình bảo trì, giao việc cho các kỹ thuật viên có kỹ năng phù hợp và đảm bảo rằng họ có đầy đủ nguồn lực và trang thiết bị cần thiết trong trường hợp EM.

Tạo báo cáo và thống kê: CMMS cho phép tạo các báo cáo về tình trạng của thiết bị, sự cố thường xuyên, và các hoạt động bảo trì EM. Thông tin này có thể được sử dụng để đánh giá hiệu suất và cải thiện quá trình EM trong tương lai.

Tích hợp thiết bị và cảm biến thông minh: Nếu được kết hợp với các thiết bị và cảm biến thông minh, CMMS có thể cung cấp dữ liệu thời gian thực về tình trạng của thiết bị, giúp giảm nguy cơ sự cố bất ngờ và tối ưu hóa EM.

Bảo trì sửa chữa khẩn cấp là một phần quan trọng trong việc duy trì hiệu suất và an toàn của thiết bị, đảm bảo rằng sản xuất và hoạt động của doanh nghiệp không gặp sự gián đoạn lớn. Đòi hỏi sự tổ chức, hiệu quả và kịp thời, và sự hỗ trợ của các công cụ như phần mềm quản lý bảo trì và sửa chữa máy móc (CMMS) có thể giúp tối ưu hóa quá trình này. Liên hệ IZISolution để được tư vấn phần mềm bảo trì máy móc thiết bị tổng thể - toàn diện.

Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS