Phương pháp hiệu quả để quản lý bảo trì thiết bị trong doanh nghiệp

Quản lý bảo trì thiết bị đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Quy trình bảo trì hiệu quả giúp tăng tính sẵn sàng của máy móc, thiết bị, đảm bảo các hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra bình thường. Ngoài ra, việc bảo trì còn giúp giảm thiểu tình trạng máy móc tạm ngừng hoạt động, góp phần giảm thiểu các tổn thất đáng kể cho doanh nghiệp.
 

Bài viết dưới đây hãy cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về các Phương pháp hiệu quả để quản lý bảo trì tài sản, thiết bị trong doanh nghiệp nhé!

I. Ý nghĩa của quản lý bảo trì thiết bị trong doanh nghiệp

Mục đích chính của việc bảo trì thiết bị là tránh hỏng hóc máy móc và trang thiết bị, cùng với việc cải thiện hiệu suất hoạt động. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động như thay thế linh kiện, sửa chữa và bảo dưỡng để đảm bảo sự hoạt động bình thường của máy móc. Việc thực hiện đúng quy trình này là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp, bởi khi thiết bị và máy móc ngừng hoạt động thì doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro về tài chính và năng suất sản xuất.

Những hậu quả của việc không thực hiện đúng quy trình quản lý bảo trì thiết bị là rất nhiều và có thể gây tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Nó có thể dẫn đến tổn thất tài nguyên và năng suất sản xuất, gây ra sự cố bất ngờ và khiến nhân viên phải làm thêm giờ. Ngoài ra, còn có nguy cơ doanh nghiệp không hiểu chính xác và đầy đủ về vòng đời của máy, dẫn đến việc phải sắp xếp lại công việc và dự án.

Trong các doanh nghiệp, tài sản hữu hình như trang thiết bị và máy móc là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, không thể áp dụng cùng một quy trình bảo trì cho tất cả các thiết bị và máy móc, bởi chúng có đặc tính và yêu cầu khác nhau. Do đó, các doanh nghiệp cần áp dụng các tiếp cận khác nhau cho từng loại máy móc và thiết bị để đảm bảo hiệu quả tối đa cho quá trình bảo trì.
 

Bạn đang gặp khó khăn trong quản lý tài sản và thiết bị của doanh nghiệp một cách hiệu quả? Việc sử dụng các phương pháp thủ công như Zalo, giấy tờ, gọi điện thoại, bảng tính để báo cáo dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch, thất thoát thông tin và khiến cấp trên không thể nắm bắt kịp thời tình hình. 

Hơn nữa, việc sử dụng các phần mềm khác như quản lý nhân sự, kế toán, bán hàng... tuy hữu ích nhưng lại không đáp ứng đầy đủ nhu cầu chuyên sâu cho công tác quản lý Tài sản & Bảo trì. Doanh nghiệp có thể đã triển khai Phần mềm Quản lý tài sản, tuy nhiên, phần mềm này lại thiếu chức năng quản lý nhiệm vụ bảo trì cho từng thiết bị, tài sản cụ thể. 

MỌI KHÓ KHĂN trên sẽ được THÁO GỠ trong Webinar TỐI ƯU HOÁ VẬN HÀNH VỚI HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ TÀI SẢN & BẢO TRÌ THIẾT BỊ. Trong Webinar này, bạn sẽ có được một góc nhìn tổng quan về quản lý tài sản và bảo trì thiết bị. Bên cạnh đó là khám phá giải pháp toàn diện với Phần mềm Quản lý Tài sản và Bảo trì Thiết bị. Chia sẻ những câu chuyện ÁP DỤNG - THAY ĐỔI từ các doanh nghiệp đã áp dụng thành công phần mềm.

Xem thêm: Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là gì? Những điều doanh nghiệp cần nắm rõ

II. Các phương pháp hiệu quả để quản lý bảo trì thiết bị trong doanh nghiệp

1. Bảo trì phòng ngừa trực tiếp

Bảo trì phòng ngừa (Preventive maintenance – PM) là quy trình kiểm tra định kỳ nhằm phát hiện và giải quyết các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành các vấn đề lớn, nhằm đạt được kết quả lý tưởng là không xảy ra vấn đề gì. Mục đích chính của bảo trì phòng ngừa là đảm bảo máy móc và thiết bị hoạt động suôn sẻ, tránh hỏng hóc bất ngờ. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động bảo dưỡng như thay dầu, bôi trơn và các hoạt động khác thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định.

2. Bảo trì dự đoán

Bảo trì dự đoán là một hoạt động được thực hiện trước thời hạn nhằm giải quyết các vấn đề tiềm ẩn và tránh những hư hỏng xảy ra đột ngột. Nó tương đương với một biện pháp phòng ngừa để đảm bảo sự ổn định cho thiết bị và máy móc. Mục tiêu chính của hoạt động này là đánh giá tình trạng của thiết bị và máy móc để xác định thời điểm phù hợp cho các hoạt động bảo trì.

Bảo trì dự đoán là một trong những phương pháp bảo trì chi phí hiệu quả cho các doanh nghiệp. Nó giúp quản lý ước tính thời gian xuống cấp của tài sản, thiết bị và máy móc. Hoạt động bảo trì dự đoán có thể được thực hiện sau một khoảng thời gian nhất định, chẳng hạn như 30 ngày hoặc 45 ngày. Đặc biệt, hoạt động bảo trì này được thực hiện trước khi các vấn đề lớn có thể xảy ra.

3. Bảo trì khắc phục

Đây là một hoạt động phản ứng được thực hiện khi có bất kỳ sai sót hoặc trục trặc nào xảy ra trên tài sản, máy móc hoặc thiết bị. Bảo trì khắc phục phục hồi thiết bị dựa trên các hư hỏng. Quá trình này bao gồm các bước khác nhau như chẩn đoán nguyên nhân gây ra lỗi, đặt hàng các bộ phận thay thế và lắp đặt các bộ phận mới, sau đó kiểm tra chức năng và tiếp tục quy trình.

Bảo trì khắc phục có thể được chia thành hai phần: bảo trì khắc phục ngay lập tức và bảo dưỡng khắc phục sau. Với bảo trì khắc phục ngay lập tức, các hành động phải được thực hiện ngay sau khi xảy ra hỏng hóc. Tuy nhiên, bảo dưỡng khắc phục sau lại là việc trì hoãn quy trình bảo trì. Trong quá trình này, các hoạt động bảo trì được lên kế hoạch muộn hơn do nhiều lý do khác nhau, ví dụ như sự không có sẵn các bộ phận thay thế, mất nhiều thời gian hoặc yêu cầu kỹ thuật viên trong một số trường hợp ưu tiên cao khác.

4. Bảo trì định kỳ

Các hoạt động bảo dưỡng định kỳ nhằm mục đích làm sạch, tra dầu, bôi trơn, thay pin và dầu mới cho trang thiết bị máy móc. Thời gian thực hiện các hoạt động bảo dưỡng định kỳ có thể dao động hàng tuần hoặc nửa tháng, phụ thuộc vào mức độ và thời gian hoạt động của thiết bị. Việc bảo dưỡng định kỳ là một kế hoạch bảo trì chuyên nghiệp, trong đó việc bảo trì được đề cao hơn so với việc sửa chữa. Vì vậy, để thiết bị luôn hoạt động tốt, việc bảo dưỡng định kỳ thường xuyên là rất quan trọng.

5. Bảo trì khẩn cấp

Bảo trì khẩn cấp là một hoạt động quan trọng trong việc bảo vệ thiết bị phản ứng. Mục tiêu chính của hoạt động này là ngăn chặn các nguy hiểm đến tính mạng của nhân viên và tài sản của công ty. Bảo trì khẩn cấp được thực hiện để đảm bảo sự an toàn và liên tục hoạt động của tổ chức. Thường được áp dụng trong các ngành công nghiệp hóa chất, cho thuê tòa nhà và các lĩnh vực khác. Sửa chữa khẩn cấp cần được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả để đảm bảo an toàn cho mọi người và tài sản của công ty.

III. Công cụ quản lý bảo trì thiết bị đang được sử dụng hiện nay

1. Quản lý thiết bị bằng access

Trong quản lý thiết bị, tài sản của doanh nghiệp, việc sử dụng phần mềm Access là một trong những giải pháp hiệu quả và được áp dụng rộng rãi. Việc quản lý thiết bị bằng Access không chỉ dễ dàng sử dụng, mà còn giúp quản lý hồ sơ theo một hệ thống khoa học, tăng tính linh hoạt và thuận tiện trong việc tra cứu và sử dụng tài liệu.

Các ưu điểm của phương pháp quản lý tài liệu bằng Access bao gồm: 

• Tính dễ sử dụng và thuận tiện cho nhiều người dùng

• Khả năng bảo mật dữ liệu tốt, khả năng liên kết với nhiều nguồn dữ liệu bên ngoài như các hệ thống cơ sở dữ liệu, các tệp văn bản, bảng tính Excel

• Tính chính xác cao khi lọc, sắp xếp và phân tích dữ liệu

Tuy nhiên, cũng có những bất cập khi sử dụng phương pháp quản lý tài liệu bằng Access như: 

• Khi khối lượng tài liệu lớn và tính phức tạp cao, việc quản lý tài liệu sẽ kém hiệu quả và dễ dẫn tới sai lầm ảnh hưởng đến công việc

• Việc triển khai mô hình quản lý dữ liệu qua Internet cũng gặp khó khăn, đặc biệt trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, Internet trở nên phổ biến

• Khó khăn trong việc triển khai hệ thống qua Internet sẽ khiến hệ thống khó cải thiện và kém hiệu quả về lâu dài

• Việc xây dựng mô hình, hệ thống quản lý tài liệu bằng Access mất nhiều thời gian và công sức

• Access có hạn chế về kích thước cơ sở dữ liệu, chỉ hỗ trợ lưu trữ tối đa 2GB dữ liệu

Với các bất cập trên, việc quản lý thiết bị bằng Access cần được thực hiện một cách hợp lý và phù hợp với quy mô và mục đích của tổ chức, doanh nghiệp. Nếu được triển khai và sử dụng đúng cách, phương pháp quản lý tài liệu bằng Access sẽ mang lại nhiều lợi ích và giúp cho quản lý bảo trì thiết bị cho doanh nghiệp.

2. Quản lý thiết bị bằng excel

Excel là công cụ hữu ích cho việc quản lý tài sản và thiết bị trong các cơ quan, tổ chức. Nó cho phép theo dõi các thông tin quan trọng của các tài sản một cách dễ dàng. Vì Excel là phần mềm miễn phí và không phụ thuộc vào các nhà phát triển, nên các tổ chức có thể thiết lập hệ thống quản lý đơn giản một cách dễ dàng.

Ưu điểm của phương pháp quản lý tài sản, thiết bị bằng Excel:

• Tính đơn giản, dễ sử dụng và phù hợp với mọi người dùng

• Phổ biến và miễn phí, giúp tiết kiệm chi phí đầu tư

• Cung cấp các chức năng báo cáo và thống kê tài liệu linh hoạt

Tuy nhiên, việc quản lý thiết bị bằng excel cũng có những hạn chế. 

• Chỉ phù hợp với các tổ chức, doanh nghiệp vừa và nhỏ và khi khối lượng tài liệu tăng lên, tốc độ xử lý sẽ bị giảm

• Không phù hợp với các tổ chức cần báo cáo chi tiết các số liệu về quản lý tài liệu và tốn nhân lực và thời gian để quản lý

• Người dùng cần nắm được các hàm về Excel thì mới sử dụng hiệu quả và việc nhập liệu thủ công có thể mất thời gian và dễ bị sai sót hoặc nhầm lẫn

• Bảo mật thông tin cũng là một vấn đề, vì các thông tin có thể bị lộ ra ngoài nếu không được quản lý một cách nghiêm ngặt

• Với doanh nghiệp có nhiều tài liệu và lượng dữ liệu lớn, việc quản lý tài liệu trở nên khó khăn, vì các thông tin thường bị phân mảnh và dẫn đến khâu quản lý tài liệu kém hiệu quả

3. Quản lý bảo trì thiết bị bằng phần mềm chuyên nghiệp

Sự khác nhau giữa phần mềm quản lý chuyên nghiệp khác với quản lý bằng phần mềm riêng lẻ 

Hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản trị riêng lẻ trên thị trường, với nhiều chức năng khác nhau dành cho từng phòng ban. Tuy nhiên những phần mềm riêng lẻ sẽ dẫn đến hệ thống thông tin rời rạc, không đồng nhất và thiếu tính liên kết của dữ liệu.

Vấn đề càng trở nên nghiêm trọng hơn khi các báo cáo tổng hợp từ các phòng ban cần được đưa ra, các nhân viên phải dành nhiều công sức để phân tích dữ liệu và xử lý sai sót ở các bộ phận. Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động của công ty, đặc biệt là đối với các công ty quy mô lớn.

Tuy nhiên, hệ thống ERP đã giải quyết được vấn đề này bằng cách tạo ra một mạng lưới dữ liệu duy nhất. Điều này được thực hiện bằng cách tích hợp tất cả 6 phân hệ của nó vào một phần mềm duy nhất, có thể thay thế hoàn toàn các ứng dụng quản trị rời rạc. Với ERP, các phần mềm quản lý kế toán, mua hàng, kho hàng, bán hàng và nhiều hơn nữa đều có sẵn và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của doanh nghiệp.

ERP cũng có thể thay thế nhiều phần mềm khác, với gần 30 chức năng mở rộng và sử dụng công nghệ tiên tiến để đáp ứng mục tiêu số hóa của thế giới. Các tính năng của ERP được liên tục nâng cấp và mở rộng để tăng khả năng phân tích dữ liệu, tạo báo cáo tự động, lên lịch và gửi email chăm sóc khách hàng định kỳ.

Nghiệm vụ cơ bản của hệ thống phần mềm bảo trì thiết bị

Phần mềm bảo trì thiết bị đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Các tác vụ cơ bản của phần mềm bảo trì thiết bị gồm:

• Đảm bảo hoạt động hiệu quả của thiết bị.

• Giảm thiểu sự cố đột ngột và tăng năng suất của thiết bị.

• Tự động lên lịch bảo trì cho thiết bị và hạn chế sự can thiệp của con người.

• Quản lý thiết bị một cách hiệu quả, theo dõi giờ chạy thiết bị và tra cứu dữ liệu dễ dàng.

• Lập kế hoạch mua thiết bị theo thời gian phù hợp để đảm bảo hoạt động không bị gián đoạn.

• Đảm bảo thiết bị hoạt động tốt bằng cách bảo trì thường xuyên. Phần mềm bảo trì thiết bị đảm bảo các công việc bảo trì được thực hiện đúng thời gian.

• Phần mềm bảo trì thiết bị nâng cao chất lượng và tính năng của phần mềm, tăng hiệu suất hoạt động của thiết bị và thu hút khách hàng.

• Hỗ trợ nhân viên thực hiện các tác vụ bảo dưỡng và bảo trì, giúp nhân viên theo dõi và giám sát công việc hàng ngày. Tìm ra nguyên nhân của các lỗi thiết bị và khắc phục chúng một cách nhanh chóng để tránh gây thiệt hại.

• Quản lý toàn diện các thiết bị, bao gồm lưu trữ, sửa chữa linh kiện và theo dõi các quy trình làm việc cùng chi phí.

• Giảm thiểu sai sót và tiết kiệm nhân lực, tăng năng suất lao động và sản lượng để mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Thời điểm nào doanh nghiệp nên triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị?

Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị iCMMS

Trên đây là những thông tin hữu ích về phương pháp hiệu quả để quản lý bảo trì thiết bị trong doanh nghiệp mà bạn không thể bỏ qua. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bảo hành thiết bị. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/