Chi phí bảo trì và nâng cấp Phần mềm CMMS

Bảo trì và nâng cấp phần mềm đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì tính hiệu quả và sự liên tục của nó trong doanh nghiệp. Phần mềm CMMS cũng không phải trường hợp ngoại lệ. Tuy nhiên nhiều nhà quản lý chưa hiểu rõ về chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS. Cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết vấn đề này qua bài viết dưới đây.
 

I. Tìm hiểu về chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS

Bảo trì phần mềm là việc doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh, sửa chữa các lỗi hay nâng cấp  trong quá trình vận hành của phần mềm.

Khi hoàn thành giai đoạn triển khai và sử dụng phần mềm CMMS, doanh nghiệp cần xem xét việc bảo trì và hỗ trợ liên quan. Có những lúc doanh nghiệp dễ nhầm lẫn giữa "hỗ trợ vĩnh viễn" từ nhà cung cấp giải pháp, bao gồm việc đảm bảo hệ thống hoạt động mượt mà và cung cấp cập nhật tính năng và công nghệ mới. Tuy nhiên, thực tế cho thấy bảo hành và nâng cấp hệ thống là hai khía cạnh riêng biệt, đòi hỏi quản lý và cân nhắc đối với chi phí ban đầu.

1. Chi phí duy trì phần mềm

Chi phí duy trì phần mềm bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến việc khắc phục sự cố và lỗi xuất hiện trong phần mềm CMMS sau khi thời gian bảo hành kết thúc. Trong trường hợp doanh nghiệp mua giải pháp phần mềm CMMS từ nước ngoài và được triển khai bởi một đơn vị thứ ba, chi phí duy trì thường được chia thành hai phần: chi phí duy trì sản phẩm (thường được tích hợp vào giá trị bản quyền phần mềm và được quy định trước) và chi phí duy trì dịch vụ triển khai (bao gồm việc cải thiện sản phẩm theo yêu cầu của doanh nghiệp). Tùy thuộc vào nguồn gốc của sự cố (nhà cung cấp phần mềm hoặc nhà triển khai), người chịu trách nhiệm sẽ tiến hành sửa chữa.

Còn với các doanh nghiệp cung cấp phần mềm trong nước, họ thường đảm nhận cả vai trò phát triển phần mềm và triển khai, do đó chi phí duy trì thường được tích hợp vào một gói duy trì. Các chi phí duy trì có thể được tính dựa trên một gói thời gian như một năm hoặc các khoảng thời gian khác nhau (với số lượng hỗ trợ không giới hạn) hoặc dựa trên sự cố cụ thể (với việc thanh toán từng trường hợp).

Tùy thuộc vào hợp đồng thỏa thuận mua gói phần mềm giữa hai bên doanh nghiệp và nhà cung cấp mà chi phí bảo trì máy móc thiết bị sẽ khác nhau. Thông thường, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ 1 năm bảo trì miễn phí đầu tiên. Sau 1 năm, nếu muốn tiếp tục chế độ bảo trì, doanh nghiệp sẽ cần trả thêm 1 khoản chi phí hàng năm bằng khoảng 15 - 20 % chi phí phần mềm ban đầu. 

2. Chi phí nâng cấp phần mềm

Tương tự như việc duy trì, việc nâng cấp phần mềm CMMS được chia thành hai phần: nâng cấp phần mềm (bao gồm việc thêm tính năng, mở rộng quy mô và nâng cấp phiên bản) và các phần liên quan đến triển khai (bao gồm thay đổi chức năng, quy trình sử dụng và thêm yêu cầu mới). Khi doanh nghiệp có nhu cầu thêm yêu cầu mới, họ cần xác định xem việc này thuộc trách nhiệm của ai để xử lý.

Thường thì trong trường hợp nâng cấp lên phiên bản mới, chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra sẽ tương tự như việc mua phần mềm mới, tùy thuộc vào chính sách của nhà cung cấp. Trong thực tế, việc nâng cấp phiên bản thường bị hiểu lầm là một phần của trách nhiệm bảo hành và duy trì của nhà cung cấp. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần nhận biết rằng việc nâng cấp phần mềm tương tự như khi bạn muốn mua một chiếc áo mới để phù hợp với bộ sưu tập mới, và không có công ty thời trang nào có trách nhiệm "nâng cấp" chiếc áo mới cho bạn để theo kịp xu hướng mới.
Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

II. Chi phí hai hình thức bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS

1. Bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS từ xa

Việc thực hiện bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS từ xa đang trở thành xu hướng quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh công nghệ thông tin và Internet ngày càng phát triển.

Bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS từ xa đề cập đến việc quản lý và duy trì hệ thống phần mềm CMMS mà không yêu cầu sự có mặt của đội ngũ bảo trì tại doanh nghiệp khách hàng. Nó thường bao gồm việc cập nhật và nâng cấp phần mềm, sửa lỗi, và quản lý dữ liệu từ xa thông qua kết nối mạng Internet, Email, Fax,...

Ưu điểm

Bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS từ xa có nhiều ưu điểm quan trọng:

• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Không cần phải gửi nhân viên đến từng địa điểm cụ thể để thực hiện bảo trì và nâng cấp, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

• Tính linh hoạt: Khả năng thực hiện từ xa cho phép các cuộc can thiệp nhanh chóng và linh hoạt hơn, đặc biệt khi có sự cố hoặc cần thực hiện nâng cấp gấp.

• Quản lý tập trung: Dữ liệu và quy trình quản lý tập trung hơn, giúp tăng tính hiệu quả và hiệu suất của hệ thống bảo trì.

• Giảm nguy cơ lỗi: Loại bỏ yếu tố con người trong quá trình bảo trì và nâng cấp, giúp giảm nguy cơ lỗi phát sinh.

Nhược điểm

Tuy bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS từ xa có nhiều ưu điểm, nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm:

• An ninh: Một trong những vấn đề quan trọng nhất là về an ninh. Truy cập từ xa có thể tạo ra các điểm yếu trong bảo mật hệ thống, đặc biệt khi không được cấu hình và quản lý đúng cách.

• Kết nối mạng không ổn định: Phụ thuộc vào kết nối mạng có thể gây ra sự cố và gián đoạn trong quá trình bảo trì và nâng cấp.

• Khả năng truy cập hạn chế: Trong một số trường hợp, việc thực hiện từ xa có thể hạn chế do sự phụ thuộc vào mạng internet và cơ sở hạ tầng công nghệ.

2. Bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS sự tại chỗ

Bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS tại chỗ là việc thực hiện các hoạt động liên quan đến bảo trì và nâng cấp phần mềm tại vị trí vận hành của hệ thống, thường tại trung tâm dữ liệu hoặc trung tâm quản lý tại doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc cài đặt phần mềm mới, sửa lỗi, cập nhật, và quản lý dữ liệu tại chỗ.

Ưu điểm

• Kiểm soát toàn diện: Khả năng kiểm soát hoàn toàn các quy trình bảo trì và nâng cấp tại chỗ giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong việc thực hiện các công việc.

• Bảo mật tốt hơn: Môi trường vận hành tại chỗ có thể được quản lý và kiểm soát bảo mật tốt hơn so với truy cập từ xa, giúp bảo vệ dữ liệu quan trọng và ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài.

• Khả năng kiểm soát chất lượng: Việc thực hiện bảo trì và nâng cấp tại chỗ cho phép kiểm tra và đảm bảo chất lượng ngay tại thời điểm thực hiện công việc, từ đó giảm thiểu sai sót.

Nhược điểm

• Chi phí và thời gian: Phương thức này yêu cầu đầu tư lớn cho cơ sở hạ tầng và tạo ra sự ràng buộc về vị trí và thời gian, bao gồm việc đi lại đến nơi thực hiện công việc.

• Hạn chế trong việc linh hoạt và phản ứng nhanh: Sự phụ thuộc vào vị trí cụ thể có thể gây khó khăn trong việc phản ứng nhanh và linh hoạt đối với sự cố hoặc nhu cầu nâng cấp gấp.

• Sự gián đoạn trong hoạt động: Bảo trì và nâng cấp tại chỗ thường đòi hỏi dừng hoạt động của hệ thống trong thời gian ngắn, điều này có thể gây ra gián đoạn trong quá trình sản xuất hoặc quản lý.

Việc bảo trì và nâng cấp phần mềm CMMS tại chỗ có nhiều ưu điểm trong việc kiểm soát và bảo mật, nhưng cũng đặt ra một số thách thức, đặc biệt về chi phí và sự linh hoạt. Việc lựa chọn phương thức phù hợp sẽ phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức.

Trên đây là chi tiết về chi phí bảo trì và nâng cấp Phần mềm CMMS. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!