Tài liệu Business Intelligence: 7 bước xây dựng kế hoạch triển khai BI chi tiết từ A - Z

Xây dựng chiến lược Business Intelligence là một công cụ hoàn chỉnh cho phép doanh nghiệp giải quyết các vấn đề liên quan đến dữ liệu, nhu cầu thị trường và phát triển một hệ thống thống nhất. 
 

Với kinh nghiệm triển khai hệ thống BI cho nhiều doanh nghiệp thành công, IZISolution đã tổng hợp được tài liệu Business Intelligence gồm 7 bước xây dựng kế hoạch triển khai BI chi tiết từ A - Z giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong quá trình triển khai hệ thống.

BI Business Intelligence là gì?

Bước 1: Xác định mục tiêu và kế hoạch chi tiết

Bước đầu tiên trong quy trình triển khai hệ thống báo cáo thông minh BI bao gồm đánh giá chi tiết và ghi lại những thách thức kinh doanh, khối lượng công việc, nhu cầu cần giải quyết liên quan đến dữ liệu của trong công ty. Bước quan trọng này sẽ giúp doanh nghiệp nắm chắc về hệ thống BI cũng như xác định rõ mục tiêu của mình, phạm vi dự án. 

Mục tiêu cụ thể của một doanh nghiệp có thể thay đổi tùy thuộc vào đặc thù doanh nghiệp,  ngành nghề, quy mô tổ chức, và tình hình thị trường cụ thể. Do đó, mỗi doanh nghiệp cần xây dựng mục tiêu và kế hoạch triển khai dự án rõ ràng. 

Xem thêm: Cách xác định nhu cầu và mục tiêu triển khai BI tối ưu cho doanh nghiệp

Bước 2: Lựa chọn công cụ và phần mềm BI phù hợp

Sau khi đã xác định mục tiêu và kế hoạch cụ thể, doanh nghiệp cần bắt đầu đánh giá các nền tảng Business Intelligence (BI) để tìm ra nền tảng phù hợp nhất với hướng đi kinh doanh. Các nền tảng BI thường có một số tính năng chung, và doanh nghiệp cần xem xét mức độ quan trọng của các tính năng sau:

- Khả năng truy cập dữ liệu và các thông tin liên quan.

- Sự tương tác dễ dàng với dữ liệu thông qua giao diện trực quan.

- Khả năng hiểu sâu hơn về dữ liệu và khám phá những thông tin mới.

- Khuyến khích việc khám phá thông tin mới thông qua phương pháp tiếp cận từ dưới lên (bottom-up) trong quản lý dữ liệu.

- Tích hợp với các công cụ khác để phân tích dữ liệu và chia sẻ các bản phân tích trực quan.

Một số nền tảng BI đang được ưu tiên lựa chọn là Tableau, Power BI, Google Data Studio, Looker, Charito, Mode, Periscope Data,.... Bạn cần đánh giá chúng theo các tiêu chí trên để có thể lựa chọn nền tảng phù hợp nhất. 

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần chú ý đến những công cụ giúp hỗ trợ BI hiệu quả như:

• Data warehousing (Kho dữ liệu)

• Enterprise Resource Planning (ERP) systems (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

• Query and report writing technologies (Công nghệ truy vấn dữ liệu và thiết lập báo cáo)

• Data mining and analytics tools (Thiết bị khai thác và phân tích dữ liệu)

• Phân tích dữ liệu (Data Analyst - phân tích và mô hình hóa)

• Decision support systems (Hệ thống định hướng đưa ra quyết định)

• Customer relationship management (Quản lý quan hệ khách hàng)

Bước 3: Xây dựng hệ thống BI

Việc xây dựng và cài đặt hệ thống BI cũng là tiêu chí để đánh giá lại hoạt động phân tích dữ liệu và tái thiết kế lại quy trình kinh doanh thành các quy trình vận hành hiệu quả. Đơn vị phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống và xây dựng cơ sở hạ tầng. Tuy nhiên, giai đoạn này sẽ mất khá nhiều thời gian và chi phí.

Bước 4: Triển khai nhập dữ liệu hệ thống

BI yêu cầu sự rõ ràng trong nguồn dữ liệu để thực hiện phân tích hiệu quả. Thông thường, các hệ thống Business Intelligence (BI) sẽ nhập dữ liệu từ một kho lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, trong các hệ thống BI tiên tiến hơn, doanh nghiệp có khả năng phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Dữ liệu thường được chia thành hai loại: dữ liệu đáng tin cậy và dữ liệu không đáng tin cậy.

• Dữ liệu đáng tin cậy thường được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu hoặc có thể dễ dàng nhập vào cơ sở dữ liệu, như bảng tính, dữ liệu quản lý quan hệ khách hàng, dữ liệu tài chính và nhiều loại khác. Loại dữ liệu này thường đã được sử dụng trong các hoạt động phân tích kinh doanh của doanh nghiệp trước đây.

• Dữ liệu không đáng tin cậy bao gồm các thông tin như email, các cuộc giao tiếp với khách hàng, quy trình kinh doanh, hình ảnh, tin tức, tạp chí thương mại và nhiều dạng dữ liệu khác. Với các hệ thống BI hiện đại, doanh nghiệp hoàn toàn có khả năng tích hợp dữ liệu không đáng tin cậy vào một môi trường quản lý và an toàn để thực hiện phân tích.

Trước khi triển khai nền tảng BI, đội ngũ BI cần tiến hành khảo sát và hợp tác với các bên liên quan và khách hàng để xác định các nguồn dữ liệu cần phân tích.

Xem thêm: Cách chuẩn hoá dữ liệu cho hệ thống BI nhanh chóng và chính xác

Bước 5: Đào tạo người dùng BI

Theo nghiên cứu, có đến 56% nguyên nhân gây gián đoạn hoạt động sau khi triển khai hệ thống phần mềm là nằm ở vấn đề đào tạo của doanh nghiệp. Chính vì thế, quá trình này vô cùng quan trọng. Việc đào tạo người sử dụng đòi hỏi phải mất nhiều thời gian và nỗ lực đến từ phía doanh nghiệp. Một số nhà cung cấp phần mềm cũng đưa ra các khóa hỗ trợ, đào tạo người dùng qua những lớp học trực tiếp hoặc online. Chi phí đào tạo có thể đã được tính khi dịch vụ phần mềm hoặc cũng có thể là khoản phí bổ sung. Do đó, để chắc chắn, doanh nghiệp cần trao đổi trước với nhà cung cấp dịch vụ. Những đối tượng sử dụng báo cáo thông minh trong doanh nghiệp có thể kể đến:

• Hội đồng quản trị doanh nghiệp (Executives)

• Người ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers)

• Phân tích viên (Analysts)

• Hay khách hàng (Customer)

Bước 6: Triển khai và chạy thử nghiệm

Đội ngũ BI thiết lập một kế hoạch triển khai chiến dịch của doanh nghiệp, với những yếu tố quan trọng sau:

• Theo dõi và xác định mốc quan trọng cùng sự liên kết giữa các bộ phận: Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều hiểu và đóng góp vào chiến dịch BI một cách hiệu quả.

• Điều chỉnh lộ trình dựa trên thay đổi trong tương lai: Khả năng linh hoạt trong việc thay đổi lộ trình dựa trên thông tin mới giúp tối ưu hóa hiệu suất và kịp thời thích nghi với sự biến đổi của môi trường kinh doanh.

• Ngăn chặn rủi ro thay vì xử lý hậu quả: Từ việc đánh giá các tiềm năng rủi ro và đưa ra biện pháp phòng ngừa sớm, doanh nghiệp có thể tránh được những vấn đề không mong muốn.

Xem thêm: Cách kiểm thử hệ thống Business Intelligence chính xác cho doanh nghiệp

Để bắt đầu, cần xác định thời điểm khi nền tảng sẵn sàng để triển khai và khi kho dữ liệu đã sẵn sàng để hỗ trợ chiến dịch BI. Đồng thời, cần thiết lập phương án sẵn sàng để thích nghi với chiến lược BI khi cần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng toàn bộ tiềm năng của BI và đạt được lợi ích tối đa.

Nếu chiến lược triển khai BI chỉ tập trung vào xử lý các yêu cầu báo cáo đột xuất, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội quan trọng. Do đó, cần đảm bảo rằng việc triển khai BI được thiết lập để cung cấp thông tin liên tục và hỗ trợ quyết định chiến lược dài hạn.

Cuối cùng, trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cần luôn lưu ý đến các thay đổi gần đây như các xu hướng mới nổi, sự biến đổi trong thị trường và hành vi của khách hàng. Việc này giúp đảm bảo rằng chiến dịch BI luôn đáp ứng được với môi trường thay đổi liên tục.

Bước 7: Đánh giá và cải tiến

Hệ thống báo cáo thông minh BI chỉ có hiệu quả lâu dài khi doanh nghiệp tiếp tục đầu tư và cải thiện nó. Do đó, hãy kiểm tra hệ thống thường xuyên ít nhất mỗi năm một lần. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp xác định xem nên thay đổi, bổ sung chức năng nào để có được lợi ích tối đa từ hệ thống BI. 

Trên đây là tài liệu Business Intelligence gồm 7 bước xây dựng kế hoạch triển khai BI chi tiết từ A - Z. Nếu bạn cần tư vấn về hệ thống báo cáo thông minh BI hãy liên hệ với IZISolution đề được chuyên gia tư vấn chi tiết nhất nhé!