Khám phá tính năng BI (Business Intelligence): các ứng dụng và hoạt động chính nổi bật

Business Intelligence (BI) ra đời giúp doanh nghiệp thu thập, quản lý, và trích xuất thông tin từ dữ liệu hiệu quả. Bài viết dưới đây hãy cùng IZISolution khám phá các tính năng và các hoạt động chính của BI, và hiểu rõ tại sao nó trở thành một yếu tố quan trọng trong việc quản lý dữ liệu và định hình chiến lược kinh doanh.
 

Business Intelligence là gì?
 

1. Hỗ trợ quyết định (Decision support)

BI là một công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ quyết định tại các cấp độ trong tổ chức. Nó cung cấp thông tin thời gian thực và dự báo dựa trên dữ liệu lịch sử, giúp các quản lý và người ra quyết định hiểu rõ hơn về tình hình hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Các tính năng như trực quan hóa dữ liệu, khoa học dữ liệu (data analytics), và hệ thống báo cáo giúp họ đưa ra quyết định thông minh và hiệu quả hơn.

Hệ thống Business Intelligence (BI) có mối quan hệ mật thiết với các hệ thống khác như ERP, CRM, hệ thống tài chính của doanh nghiệp. Nhờ sự kết hợp với các hệ thống mà quá trình kinh doanh được tối ưu hiệu quả.

• BI và ERP (ERP BI): ERP cung cấp dữ liệu gốc và quản lý các quy trình cốt lõi như quản lý tài nguyên, quản lý tồn kho, quản lý sản xuất và quản lý hợp đồng của doanh nghiệp. Trong khi đó, BI sử dụng dữ liệu này để tạo ra báo cáo, biểu đồ và phân tích để giúp lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động của họ và đưa ra quyết định chiến lược.

• BI và CRM (CRM BI): CRM là hệ thống thiết kế để quản lý và tương tác với khách hàng. BI sử dụng dữ liệu từ CRM để phân tích thông tin về khách hàng, thói quen mua sắm, báo cáo về hiệu suất bán hàng, dự đoán nhu cầu của khách hàng và tạo ra chiến lược tiếp thị.

• BI Finance: Hệ thống tài chính quản lý các giao dịch tài chính, bao gồm kế toán, thanh toán và quản lý nguồn vốn. BI sử dụng dữ liệu tài chính để tạo ra báo cáo tài chính, dự đoán dòng tiền, và phân tích hiệu suất tài chính. Khi kết hợp BI với hệ thống tài chính, doanh nghiệp có khả năng nắm bắt kịp thời thông tin về tài chính, đưa ra quyết định tài chính thông minh hơn và tối ưu hóa quản lý tài sản.

Mối quan hệ giữa hệ thống BI và các hệ thống khác như ERP, CRM và hệ thống tài chính (ERP CRM BI Finance) giúp doanh nghiệp cải thiện quản lý, tối ưu hóa quy trình và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và thông tin chi tiết. Sự tích hợp giữa các hệ thống này giúp tạo ra sự hiểu biết sâu sắc và cái nhìn tổng quan về hoạt động doanh nghiệp.

2. Truy vấn và báo cáo (Query and reporting)

Truy vấn chéo

Truy vấn chéo trong BI là khả năng tạo các truy vấn chéo giữa các nguồn dữ liệu khác nhau. Tính năng truy vấn chéo cho phép doanh nghiệp tạo biểu đồ và đồ thị bằng cách sử dụng thông tin từ các tập dữ liệu khác nhau với giao diện kéo và thả trực quan. Vai trò của tính năng truy vấn chéo nằm ở chỗ doanh nghiệp có thể có tất cả dữ liệu sẵn có ở một nơi, cho phép bạn đưa ra quyết định đầy đủ thông tin mà không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Người dùng có thể tạo các truy vấn phức tạp để trích xuất thông tin cần thiết từ các nguồn dữ liệu khác nhau và tạo các báo cáo tùy chỉnh dựa trên yêu cầu cụ thể của họ. Điều này giúp họ có cái nhìn chi tiết về hoạt động của tổ chức và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định đúng đắn.

Báo cáo

Các phương tiện báo cáo truyền thống thường tốn nhiều thời gian. Do đó khi đầu tư vào phần mềm BI giúp doanh nghiệp có đủ thời gian để phân tích và trích xuất những thông tin chi tiết hữu ích nhằm cải thiện hiệu suất kinh doanh. Một số tính năng chính trong phần Báo cáo của BI gồm:

Tùy chọn Chia sẻ

Chia sẻ báo cáo là một trong những tính năng quan trọng nhất của trí tuệ kinh doanh. Mục tiêu chính của các giải pháp báo cáo hiện đại là nâng cao sự tương tác giữa các nhóm bằng cách trao quyền cho mọi người làm việc với dữ liệu, ngay cả khi họ không có kỹ năng kỹ thuật. Các tùy chọn chia sẻ tiêu chuẩn bao gồm việc xuất thủ công và gửi báo cáo qua email. Tuy nhiên, tính đám mây của các công cụ BI đưa trải nghiệm chia sẻ lên một tầm cao mới bằng cách cung cấp các tùy chọn hữu ích khác như gửi báo cáo tự động đến người nhận hoặc nhóm tùy chỉnh với các bộ lọc cụ thể.

Các tính năng chia sẻ tiện lợi khác được cung cấp bởi các công cụ Business Intelligence bao gồm chia sẻ trang tổng quan thông qua một URL trực tiếp được bảo vệ bằng mật khẩu để tăng thêm mức độ an toàn. Điều này rất hữu ích cho các dự án liên ngành nơi các nhóm cần làm việc từ các khu vực khác nhau trên thế giới, cho phép họ truy cập dữ liệu dễ dàng, từ đó tăng cường khả năng hợp tác.

Khả năng Nhúng

Phân tích nhúng là một trong những xu hướng BI mới nổi bắt đầu có hiệu lực từ năm 2021 và dự kiến sẽ tiếp tục phát triển vào năm 2022. Một cách đơn giản, tính năng Business Intelligence này cho phép tích hợp phần mềm phân tích vào hệ thống với tất cả các thuộc tính.

Báo cáo Khách hàng

Tự động tạo báo cáo cho khách hàng bên ngoài là một tính năng quan trọng khác của Business Intelligence mà bạn nên xem xét. Như đã đề cập trước đây, phương tiện báo cáo truyền thống có thể mất vài giờ hoặc thậm chí vài ngày, khiến không còn thời gian để thực hiện phân tích hoặc các nhiệm vụ khác như lập kế hoạch và thực hiện chiến lược. Công cụ báo cáo BI hiện đại cung cấp cho bạn các tính năng tự động để tạo bảng điều khiển khách hàng chuyên nghiệp chỉ với vài cú nhấp chuột. Bạn chỉ cần lên lịch báo cáo của mình sẽ tự động tạo trong một khoảng thời gian cụ thể và gửi đến những người nhận đã chọn.

Quyền Truy cập

Cuối cùng nhưng không kém quan trọng, tính bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu là một trong những đặc điểm quan trọng của Business Intelligence. Báo cáo chứa nhiều thông tin mật của công ty, cần được bảo vệ để tránh rò rỉ thông tin có thể gây hậu quả xấu. Dưới đây là 4 cấp quyền truy cập giúp chia sẻ bảng điều khiển một cách an toàn và hiệu quả hơn:

• Quản trị viên: Chế độ quản trị cho phép bạn quản lý báo cáo mà không có giới hạn, bao gồm thêm người chỉnh sửa hoặc người xem khác, cũng như truy cập vào tất cả các tính năng của phần mềm BI trong quy trình.

• Người xem: Vai trò này bị giới hạn trong việc xem bảng điều khiển và truy cập các tính năng tương tác đã đề cập ở trên. Người xem có thể lọc dữ liệu có sẵn để thực hiện phân tích tương tác hơn, nhưng không thể chỉnh sửa bất kỳ điều gì trong báo cáo.

• Người chỉnh sửa: Tương tự như vai trò quản trị viên, người chỉnh sửa có quyền truy cập hạn chế vào các tính năng của phần mềm Business Intelligence. Họ có thể chỉnh sửa bảng điều khiển đã được chia sẻ, nhưng không thể chỉnh sửa hoặc xóa cơ sở dữ liệu hiện có nào.

• Power View: Cuối cùng nhưng không kém quan trọng, Power View có quyền truy cập vào các trang tổng quan tương tác và có khả năng lọc trên chúng. Họ cũng có thể truy cập vào thư viện biểu đồ mà quản trị viên đã chỉ định trước đó và chỉnh sửa các trang tổng quan dựa trên các biểu đồ hiện có.

3. Phân tích xử lý trực tuyến (Online analytical processing (OLAP))

Xử lý Phân tích Trực tuyến (OLAP) là một trong những tính năng nổi bật của báo cáo BI. Đây là một công nghệ sử dụng để sắp xếp các cơ sở dữ liệu doanh nghiệp lớn và hỗ trợ nghiệp vụ thông minh. Cơ sở dữ liệu OLAP được chia thành một hoặc nhiều cube, đồng thời, mỗi cube được người quản trị cube sắp xếp và thiết kế sao cho phù hợp với cách doanh nghiệp muốn truy xuất và phân tích dữ liệu. Các tính năng trong OLAP thường thấy gồm:

• Truy xuất dữ liệu OLAP

• Hiển thị dữ liệu OLAP

• Tạo tệp cube để sử dụng ngoại tuyến

• KPIs (Key Performance Indicators): KPI là các số đo đặc biệt được tính toán trên máy chủ, cho phép theo dõi chỉ số hiệu suất then chốt bao gồm trạng thái và xu hướng. Khi hiển thị KPIs, máy chủ có thể gửi biểu tượng tương ứng để biểu thị trạng thái hoặc giá trị xu hướng lên hoặc xuống.

• Định dạng Máy chủ: Người quản trị cube có khả năng tạo số đo và các phần tử được tính với định dạng màu, phông chữ, và quy tắc định dạng có điều kiện. Ví dụ, có thể định dạng số liệu về lợi nhuận bằng màu sắc hoặc phông chữ theo quy tắc kinh doanh của công ty.

4. Phân tích thống kê (Statistical analysis)

BI cho phép người dùng thực hiện phân tích thống kê trên dữ liệu của họ để xác định các xu hướng, biểu đồ phân phối, và mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau. Phân tích thống kê giúp làm sáng tỏ dữ liệu và cung cấp thông tin quan trọng về hiệu suất tổ chức và thị trường. Điều này giúp người quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thống kê, chứ không phải dựa vào cảm tính.

5. Dự đoán (Forecasting)

Phân tích dự đoán 

là một trong những tính năng nổi bật của hệ thống BI và đang ngày càng trở nên phổ biến vì đóng một vai trò cơ bản trong việc giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và phát triển tiềm năng. 

Các mô hình dự đoán có thể sử dụng để ước tính doanh số bán hàng, lựa chọn chiến lược tiếp thị, dự đoán lợi nhuận, và thậm chí là phân tích rủi ro tài chính. Dự đoán giúp tổ chức chuẩn bị cho tương lai và tối ưu hóa kế hoạch kinh doanh của họ.

Phân tích xu hướng 

Đây là một tính năng quan trọng của Business Intelligence, cho phép bạn nhanh chóng xác định các xu hướng trong dữ liệu để luôn tiến xa hơn trong chiến lược. Các loại đường xu hướng bao gồm:

• Hàm mũ: Đây là một đường cong chủ yếu được sử dụng để biểu diễn sự tăng hoặc giảm của giá trị dữ liệu với tốc độ gia tăng đáng kể.

• Tuyến tính: Như tên gọi, đường xu hướng này là một đường thẳng thường được sử dụng với các tập dữ liệu tuyến tính đơn giản, thể hiện sự tăng hoặc giảm đều đặn của dữ liệu.

• Logarit: Đường xu hướng này thích hợp khi tốc độ thay đổi của dữ liệu tăng hoặc giảm nhanh chóng, sau đó giảm xuống mức thấp. Nó có thể sử dụng để biểu diễn cả giá trị âm và dương.

• Đa thức: Loại này là dạng hồi quy tuyến tính, thường được áp dụng để hiển thị sự biến đổi trong dữ liệu. Đặc biệt hữu ích khi bạn muốn phân tích lãi và lỗ trên các tập dữ liệu lớn hơn và điều chỉnh xu hướng theo biến động của dữ liệu.

6. Khai thác dữ liệu (Data mining)

Khai thác dữ liệu giúp xác định mối quan hệ phức tạp, xu hướng tiềm ẩn, và thậm chí là phát hiện ra cơ hội mới. Các công cụ khai thác dữ liệu có thể áp dụng các thuật toán máy học và học máy để tạo ra dự đoán, phân loại và phát hiện bất thường. Điều này giúp tổ chức tìm ra thông tin quý báu trong dữ liệu của họ và thúc đẩy sáng tạo trong quản lý và kinh doanh. Một số điểm quan trọng trong tính năng khai thác dữ liệu của báo cáo BI;

• Phát hiện kiến thức: Khai thác dữ liệu trong BI có thể giúp phát hiện các mẫu, quy luật, và thông tin ẩn bên trong dữ liệu. Điều này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hành vi của khách hàng, xu hướng thị trường, hoặc các yếu tố ảnh hưởng đến doanh nghiệp.

• Phân đoạn và phân loại: Giúp phân đoạn khách hàng hoặc sản phẩm vào các nhóm khác nhau dựa trên các đặc điểm chung. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về đối tượng mục tiêu và tạo ra chiến lược tiếp thị hoặc sản phẩm phù hợp hơn.

• Phân tích gợi ý: Cung cấp khả năng tạo ra các gợi ý dựa trên hành vi và sở thích của người dùng. Ví dụ, trong lĩnh vực thương mại điện tử, nó có thể đề xuất sản phẩm tương tự hoặc đồng loại mà khách hàng có thể quan tâm.

• Xác định gian lận và bảo mật: Giúp phát hiện các hoạt động gian lận hoặc bất thường bằng cách so sánh dữ liệu thực tế với các mẫu đã biết.

Trên đây là những tính năng và các hoạt động chính của BI (Business Intelligence). Nếu bạn cần tư vấn về hệ thống báo cáo thông minh BI hãy liên hệ với IZISolution đề được chuyên gia tư vấn chi tiết nhất nhé!