Cách xác định nhu cầu và mục tiêu triển khai BI tối ưu cho doanh nghiệp

Các công cụ thông minh trong báo cáo BI có khả năng phân tích dữ liệu, biểu đồ hóa thông tin chi tiết và đánh giúp quyết định hiệu quả. Tuy nhiên, trước khi đầu tư vào bất kỳ công cụ BI cụ thể nào, việc quyết định rõ mục tiêu và yêu cầu BI là điều rất quan trọng. Điều này sẽ giúp lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, tránh phí không cần thiết và tối ưu hóa giá trị của các dự án BI. 

Trong bài viết này, IZISolution sẽ hướng dẫn các bước để xác định mục tiêu và yêu cầu cụ thể cho hệ thống BI của doanh nghiệp.

Khám phá tính năng BI (Business Intelligence): các ứng dụng và hoạt động chính nổi bật

1. Đánh giá tình hình hiện tại 

Để bắt đầu hành trình với Business Intelligence, việc đánh giá tình hình hiện tại và xác định các khoảng trống cũng như thách thức phải vượt qua là điểm khởi đầu quan trọng. Hãy tự đặt ra những câu hỏi cơ bản như: 

• Mục tiêu chính và chiến lược kinh doanh là gì? 

• Bạn đang sử dụng những chỉ số KPI nào để theo dõi tiến trình và đánh giá thành công? 

• Hiện tại, có sẵn nguồn dữ liệu và hệ thống nào, và mức độ đáng tin cậy và tiếp cận của chúng như thế nào? 

• Bạn đã sử dụng những phương pháp và công cụ gì để thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu? 

Ngoài ra, cần xác định những khó khăn hoặc hạn chế nào liên quan đến khả năng phân tích và dữ liệu hiện có? Việc trả lời những câu hỏi này sẽ giúp xác định điểm khởi đầu và những cải tiến cần thiết cho hệ thống của mình.

2. Xác định kết quả mong muốn

Bước tiếp theo là xác định kết quả và lợi ích mong muốn đạt được từ việc triển khai Business Intelligence và đảm bảo rằng chúng phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi mục tiêu phải đáp ứng tiêu chí SMART, tức là cụ thể (Specific), có thể đo lường (Measurable), có thể đạt được (Achievable), phù hợp (Relevant), và có thời hạn (Time-bound). Ví dụ về những kết quả mong muốn có thể bao gồm:

• Tăng doanh thu bán hàng lên 10% trong quý tiếp theo bằng cách tập trung vào các phân khúc khách hàng mang lại lợi nhuận cao nhất.

• Giảm 15% chi phí hoạt động trong năm tới bằng cách tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho và dự báo nhu cầu.

• Cải thiện sự hài lòng của khách hàng thêm 20% trong sáu tháng tới bằng cách nâng cao chất lượng sản phẩm và cung cấp dịch vụ.

Điều quan trọng là đảm bảo rằng những kết quả này không chỉ phù hợp với mục tiêu kinh doanh mà còn có thể đo lường và theo dõi để đảm bảo sự thành công của dự án BI.

3. Xác định nguồn dữ liệu

Bước tiếp theo là xác định nguồn dữ liệu cho dự án và thu thập thông tin cơ bản về chúng. Quá trình này bao gồm việc xác định:

• Loại nguồn dữ liệu (ví dụ: nội bộ hoặc bên ngoài, cấu trúc hoặc không cấu trúc, quan trọng hoặc bổ sung).

• Định dạng dữ liệu (ví dụ: CSV, JSON, XML).

• Nhà cung cấp dữ liệu (ví dụ: tổ chức, bộ phận, nhà cung cấp, trang web).

• Phương thức truy cập dữ liệu (ví dụ: API, FTP, quét web).

• Giấy phép hoặc điều khoản sử dụng dữ liệu (ví dụ: mở, độc quyền, hạn chế).

Ngoài ra, cũng nên xem xét việc ghi lại lịch sử của dữ liệu, bao gồm cách dữ liệu được tạo ra, thu thập, xử lý và lưu trữ.

4. Đánh giá nguồn dữ liệu

Trong quá trình đánh giá nguồn dữ liệu, cần xây dựng hồ sơ dữ liệu để xác định các yếu tố quan trọng như cấu trúc, nội dung, chất lượng và siêu dữ liệu. Hồ sơ dữ liệu giúp hiểu rõ nguồn dữ liệu, bao gồm số lượng bản ghi, trường và giá trị, định dạng, và phạm vi dữ liệu. Nó cũng đánh giá sự nhất quán, đầy đủ và độ chính xác của thông tin, cũng như tần suất và mức độ cập nhật của nguồn dữ liệu. Cuối cùng, hồ sơ dữ liệu đánh giá mức độ liên quan và hữu ích của nguồn dữ liệu cho dự án của bạn.

Cũng có thể so sánh các nguồn dữ liệu khác nhau để xác định điểm mạnh và yếu của từng nguồn. Sau đó, có thể xếp hạng các nguồn dữ liệu dựa trên chất lượng và độ tin cậy của chúng và quyết định cách sử dụng, loại trừ hoặc kết hợp chúng trong dự án của mình. 

Hơn nữa, cân nhắc các chi phí và sự đánh đổi khi sử dụng các nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như thời gian, công sức và tài nguyên cần thiết để xử lý chúng. Cuối cùng, có thể lập kế hoạch cho các biện pháp cải thiện chất lượng dữ liệu, như làm sạch, xác thực, bổ sung thông tin hoặc chuyển đổi nguồn dữ liệu để tối ưu hóa giá trị và khả năng sử dụng của chúng.

5. Xác định các bên liên quan và người dùng

Bước tiếp theo là xác định các bên liên quan và người dùng mà dự án Business Intelligence sẽ ảnh hưởng hoặc tham gia. Các nhóm này có thể bao gồm:

• Lãnh đạo cấp cao và quản lý: Những người này cần thông tin chi tiết để định hình chiến lược và quản lý tổ chức. Họ sẽ định rõ hướng đi chiến lược.

• Nhà phân tích và nhà khoa học dữ liệu: Các chuyên gia này sẽ thao tác và khám phá dữ liệu để tạo ra thông tin giá trị. Họ có trách nhiệm tạo ra báo cáo và phân tích cụ thể.

• Người dùng doanh nghiệp và nhân viên tuyến đầu: Đây là những người cần truy cập và sử dụng thông tin từ công cụ BI để thực hiện công việc hàng ngày. Họ sẽ cần có sự hỗ trợ và hướng dẫn cụ thể để tận dụng dữ liệu và thông tin chi tiết.

Khi xác định những đối tượng này, quan trọng là phải xem xét vai trò, trách nhiệm, kỳ vọng, sở thích, kỹ năng và thách thức của họ, cũng như cách họ sẽ tương tác với công cụ BI. Điều này giúp hiểu rõ hơn về nhu cầu và yêu cầu của từng nhóm để có thể tùy chỉnh triển khai BI phù hợp.

6. Chỉ định các yêu cầu về chức năng và kỹ thuật

Hãy chỉ định các yêu cầu về chức năng và kỹ thuật đối với công cụ BI. Những yêu cầu này nên phản ánh:

• Kết quả mong muốn: Điều này liên quan đến mục tiêu và lợi ích bạn muốn đạt được bằng cách sử dụng BI, cần được đặt ra một cách cụ thể và có thể đo lường được.

• Tích hợp dữ liệu: Xem xét cách công cụ BI sẽ kết nối và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn và hệ thống khác nhau.

• Chất lượng dữ liệu: Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, nhất quán và kịp thời của dữ liệu là một yếu tố quan trọng.

• Phân tích: Hỗ trợ các loại phân tích như mô tả, chẩn đoán, dự đoán hoặc kê đơn.

• Trực quan hóa: Cung cấp các công cụ biểu đồ, đồ thị, bảng điều khiển hoặc báo cáo để hiển thị thông tin dưới dạng dễ hiểu.

• Bảo mật: Bảo vệ dữ liệu khỏi bị truy cập trái phép, sửa đổi hoặc mất mát.

• Quản trị: Quản lý chính sách, tiêu chuẩn, vai trò hoặc quyền dữ liệu để đảm bảo an toàn và tuân thủ.

• Khả năng mở rộng: Xử lý khối lượng lớn cũng như nhiều loại dữ liệu để hỗ trợ sự phát triển và thay đổi trong tương lai.

Xác định những yêu cầu này sẽ giúp tạo ra một hướng dẫn cụ thể cho việc triển khai công cụ BI phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.

7. Đánh giá và so sánh các công cụ BI

Khi lựa chọn phần mềm Business Intelligence (BI), quan trọng phải so sánh các tính năng và khả năng của chúng để đảm bảo phù hợp với yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều quan trọng cần xem xét bao gồm:

• Tích hợp dữ liệu: Phải an toàn và có khả năng kết nối với các nguồn dữ liệu của bạn.

• Chất lượng dữ liệu: Bao gồm làm sạch, xác nhận, chuyển đổi và làm phong phú dữ liệu.

• Phân tích dữ liệu: Cần phải có chức năng phân tích mạnh mẽ và linh hoạt.

• Trực quan hóa dữ liệu: Phải thân thiện với người dùng và có khả năng tùy chỉnh với biểu đồ, đồ thị, bản đồ và bảng.

• Chia sẻ dữ liệu: Phải hiệu quả và hiệu quả với trang tổng quan, báo cáo, cảnh báo hoặc xuất.

• Bảo mật dữ liệu: Cần phải có tính năng bảo mật mạnh mẽ như mã hóa, xác thực, ủy quyền và kiểm tra.

Ngoài ra, cần đánh giá khả năng sử dụng và hiệu suất của phần mềm BI. Hãy tìm kiếm phần mềm dễ sử dụng, dễ học và bảo trì, cũng như có tốc độ nhanh, khả năng mở rộng và ổn định. Giao diện người dùng cần phải trực quan và hấp dẫn, trải nghiệm người dùng phải mượt mà và hài lòng, và dịch vụ hỗ trợ người dùng phải dễ tiếp cận và hữu ích. 

Để so sánh phần mềm BI một cách hiệu quả, quá trình kiểm tra nên diễn ra trong môi trường của doanh nghiệp và với nguồn dữ liệu riêng. Hầu hết các nhà cung cấp cung cấp bản dùng thử hoặc phiên bản demo miễn phí, cho phép bạn khám phá các tính năng, khả năng, khả năng sử dụng và hiệu suất của phần mềm.

Ngoài ra, cũng có thể so sánh phần mềm BI bằng cách:

• Xem xét phản hồi và xếp hạng từ người dùng và chuyên gia khác thông qua bài đánh giá trên trang web, blog, mạng xã hội, video, podcast hoặc hội thảo trực tuyến.

• Đọc các nghiên cứu điển hình từ sách trắng, báo cáo hoặc bài viết để biết cách tổ chức khác đã sử dụng phần mềm BI để giải quyết vấn đề hoặc đạt được mục tiêu của họ.

• Kiểm tra các giải thưởng và xếp hạng từ các tạp chí, trang web hoặc tổ chức đánh giá để biết cách các phần mềm BI khác nhau được đánh giá dựa trên các tiêu chí và số liệu khác nhau.

So sánh phần mềm BI có thể đầy thách thức, nhưng nó mang lại lợi ích đáng kể. Bằng cách tuân theo các bước và tiêu chí này, có thể tìm ra phần mềm BI phù hợp nhất với nhu cầu và tối ưu hóa khả năng sử dụng dữ liệu chi tiết của bạn.