Các bước triển khai hệ thống Business Intelligence và kinh nghiệm thực tế

Việc triển khai hệ thống Business Intelligence là quy trình quan trọng đối với doanh nghiệp hướng tới khai thác thông tin và dữ liệu một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ đề cập đến các bước quan trọng trong quá trình triển khai BI. Đồng thời chia sẻ những bài học kinh nghiệm thực tế để đảm bảo sự thành công trong dự án BI của bạn.

I. Quy trình triển khai hệ thống Business Intelligence

A. Chuẩn bị dự án

1. Xác định phạm vi, mục tiêu và tiêu chí thành công

Các vấn đề doanh nghiệp cần xác định bao gồm:

• Hệ thống BI sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề gì?

• Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp đang ở mức nào?

• Những tính năng nào của hệ thống cần tập trung phát triển?

• Mức tăng trưởng lợi nhuận mong muốn sau khi ứng dụng giải pháp BI là gì?

2. Thành lập một nhóm dự án BI

Một kế hoạch triển khai hệ thống BI cần có một đội ngũ chủ chốt được tập hợp từ các vị trí khác nhau trong tổ chức, ở mọi cấp độ sâu. Đội ngũ này gồm giám đốc điều hành, người quản lý dự án, các chuyên gia đến từ các bộ phận khác trong doanh nghiệp, những người dùng cuối mà triển khai ảnh hưởng đến họ, và nhân viên thuộc bộ phận Công nghệ thông tin tham gia vào việc triển khai hoặc tùy chỉnh hệ thống.

Giám đốc dự án

• Chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ dự án BI.

• Lập kế hoạch, quản lý ngân sách, và đảm bảo tiến độ của dự án.

• Điều hành và theo dõi các hoạt động của nhóm dự án.

• Báo cáo tiến trình và kết quả cho lãnh đạo cấp cao và các bên liên quan khác.

Quản lý dự án

• Hỗ trợ giám đốc dự án trong quản lý dự án tổng thể.

• Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của dự án.

• Đảm bảo rằng dự án được triển khai đúng theo kế hoạch và ngân sách.

• Quản lý tài liệu dự án và giao tiếp với các thành viên của nhóm.

Kỹ sư BI

• Phát triển và quản lý hệ thống BI, bao gồm cơ sở dữ liệu, kho dữ liệu (data warehouse), và các công cụ và ứng dụng BI.

• Xây dựng và duy trì các báo cáo, truy vấn, và dashboard để cung cấp thông tin kinh doanh cho các phòng ban khác.

• Tối ưu hóa hiệu suất hệ thống BI và giải quyết các vấn đề kỹ thuật.

Nhà phân tích dữ liệu

• Tập hợp, phân tích và biên dịch dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thành thông tin hữu ích cho quản lý và ra quyết định.

• Phát triển và thực hiện các mô hình dữ liệu và phân tích thống kê để đưa ra cái nhìn sâu về tình hình kinh doanh.

• Hỗ trợ việc xây dựng báo cáo và dashboard bằng cách cung cấp dữ liệu và thông tin phân tích.

3. Lựa chọn nhà cung cấp giải pháp BI

Đối tác triển khai là các tổ chức chuyên cung cấp dịch vụ xây dựng và phát triển hệ thống, hướng tới cung cấp giải pháp báo cáo thông minh cho doanh nghiệp. Công ty thực hiện triển khai hệ thống này sẽ đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong mọi khía cạnh của quá trình triển khai. Đồng thời, họ cung cấp tư vấn và đề xuất các giải pháp BI phù hợp với đặc thù cụ thể của doanh nghiệp. Trước khi đưa ra quyết định cuối cùng, doanh nghiệp cần xem xét kỹ và lựa chọn các đối tác triển khai hệ thống BI có uy tín, chuyên nghiệp và đã tích lũy nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai các giải pháp tương tự. Điều này giúp đảm bảo sự thành công và tối ưu hóa hiệu quả cho hệ thống BI khi ứng dụng vào doanh nghiệp.

4. Dự tính chi phí - Lập ngân sách đầu tư

Dự án triển khai hệ thống BI sẽ tiêu tốn một nguồn tài chính đáng kể của doanh nghiệp, do đó, cần thiết phải lập kế hoạch chi tiết các khoản ngân sách cần thiết để chuẩn bị cho dự án. Các yếu tố dưới đây sẽ ảnh hưởng đến việc xác định chi phí triển khai:

• Phạm vi dự án

• Yêu cầu chức năng 

• Phần mềm và giấy phép

• Tích hợp hệ thống

• Tư vấn và đào tạo nhân sự

B. Khảo sát hiện trạng và xây dựng quy trình

1. Khảo sát hiện trạng doanh nghiệp

• Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng các quy trình, hệ thống và dữ liệu kinh doanh hiện có.

• Xác định các điểm đau, sự thiếu hiệu quả và các lĩnh vực cần cải thiện.

• Thu thập các yêu cầu từ các bên liên quan khác nhau để hiểu nhu cầu và mong đợi cụ thể của họ.

• Đánh giá mức độ sẵn sàng của tổ chức đối với việc triển khai hệ thống BI.

2. Thiết kế dự án (Blueprint)

• Chuẩn hóa quy trình phân tích dữ liệu và báo cáo. Quy trình chuẩn hóa sẽ được triển khai trong hệ thống BI.

• Xác định các chức năng báo cáo cần thiết trong hệ thống BI.

• Đề xuất mô hình triển khai.

• Xây dựng lộ trình triển khai phù hợp.

C. Thiết kế và triển khai

1. Phân tích thiết kế hệ thống

• Phân tích các yêu cầu kinh doanh và dịch chúng thành các thông số kỹ thuật thiết kế hệ thống.

• Xác định các tính năng cần thiết của hệ thống BI.

• Tiến hành phân tích lỗ hổng để xác định bất kỳ lỗ hổng chức năng hoặc kỹ thuật nào giữa các yêu cầu kinh doanh và hệ thống BI đã chọn.

• Thiết kế kiến trúc hệ thống tổng thể, bao gồm cấu trúc dữ liệu, điểm tích hợp và biện pháp bảo mật.

2. Phát triển và tùy chỉnh hệ thống

• Tùy chỉnh hoặc cấu hình hệ thống BI để đáp ứng các yêu cầu kinh doanh cụ thể.

• Phát triển bất kỳ giao diện, báo cáo hoặc bảng điều khiển cần thiết.

• Xác định vai trò người dùng, quyền và kiểm soát truy cập trong hệ thống.

• Nhập và di chuyển dữ liệu sang hệ thống BI, đảm bảo tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu.

3. Triển khai (Cài đặt đào tạo)

• Chuẩn bị cơ sở hạ tầng và phần cứng cần thiết cho hệ thống BI.

• Cài đặt và cấu hình phần mềm BI theo thông số kỹ thuật thiết kế.

• Phát triển và cung cấp các chương trình đào tạo toàn diện cho người dùng cuối để đảm bảo họ hiểu chức năng của hệ thống và cách thực hiện các nhiệm vụ của họ một cách hiệu quả.

• Cung cấp tài liệu người dùng và tài liệu hỗ trợ để tham khảo.

4. Vận hành thử

• Tiến hành nhiều loại thử nghiệm khác nhau, bao gồm thử nghiệm đơn vị, thử nghiệm tích hợp và thử nghiệm hệ thống, để đảm bảo hệ thống BI hoạt động như mong đợi.

• Xác thực độ chính xác của dữ liệu, hiệu suất hệ thống và trải nghiệm người dùng.

• Xác định và giải quyết mọi lỗi hoặc sự cố thông qua gỡ lỗi và khắc phục sự cố.

• Thu hút người dùng cuối tham gia thử nghiệm chấp nhận của người dùng (UAT) để xác thực khả năng sử dụng và tính phù hợp của hệ thống đối với nhu cầu của họ.

5. Go - live (Đưa hệ thống vào khai thác)

 

• Xây dựng chiến lược chuyển đổi để chuyển đổi từ các hệ thống hiện có sang hệ thống BI.

• Di chuyển và xác thực dữ liệu từ các hệ thống cũ sang hệ thống BI, đảm bảo tính toàn vẹn và đầy đủ của dữ liệu.

• Thông báo ngày đi vào hoạt động và cung cấp hỗ trợ cho người dùng trong quá trình chuyển đổi.

• Giám sát hiệu suất hệ thống và giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh trong giai đoạn triển khai ban đầu.

D. Nghiệm thu và bàn giao

• Tiến hành đánh giá sau triển khai để đánh giá tính hiệu quả của hệ thống BI trong việc đáp ứng các yêu cầu kinh doanh.

• Thu thập phản hồi từ người dùng cuối và các bên liên quan về hiệu suất, khả năng sử dụng và tác động của hệ thống đối với hoạt động kinh doanh.

• Giải quyết mọi vấn đề hoặc mối quan tâm còn lại và thực hiện các cải tiến cần thiết.

• Đo lường việc đạt được các mục đích và mục tiêu của dự án.

E. Bảo hành và hỗ trợ

• Thiết lập quy trình hỗ trợ và bảo trì hệ thống báo cáo thông minh.

• Cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục, sửa lỗi và cập nhật hệ thống.

• Giám sát hiệu suất hệ thống, bảo mật và toàn vẹn dữ liệu.

• Lập kế hoạch cải tiến, nâng cấp và mở rộng trong tương lai dựa trên nhu cầu kinh doanh và tiến bộ công nghệ.

II. Một số kinh nghiệm triển khai BI cho doanh nghiệp

 

1. Những sai lầm thường gặp của các doanh nghiệp khi triển khai BI

Trước khi triển khai

- Thiếu chiến lược rõ ràng: Một sai lầm phổ biến là thiếu một chiến lược định hướng rõ ràng cho việc triển khai BI. Các doanh nghiệp cần phải xác định mục tiêu cụ thể và lập kế hoạch tổng thể để đảm bảo rằng triển khai BI phù hợp với nhu cầu kinh doanh và tạo ra giá trị thực tế.

- Bị “ảo tưởng” về giá trị dữ liệu: Một khái niệm quan trọng trong triển khai BI là đảm bảo chất lượng dữ liệu. Nếu dữ liệu không chính xác, không đầy đủ hoặc không đáng tin cậy, các báo cáo và phân tích của BI sẽ không đáng tin cậy và không hữu ích. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường đánh giá sai khối lượng dữ liệu và giá trị thực sự của nó.

- Không biết nên đầu tư bao nhiêu: Việc xác định mức đầu tư phù hợp cho triển khai BI thường gặp khó khăn.

- Cho rằng tự triển khai được BI: Nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa BI và việc tạo ra các báo cáo đơn giản với nhiều biểu đồ.
 

Trong khi triển khai

- Yêu cầu triển khai các bài toán phức tạp sớm: Việc yêu cầu triển khai các bài toán phức tạp như dự đoán hoặc tối ưu từ sớm có thể gây ra sự không chính xác và tiêu tốn nhiều tài nguyên.

- Không tính đến chi phí nội bộ cho việc thay đổi hệ thống: Triển khai BI đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình kinh doanh, vận hành tổ chức và văn hóa làm việc của doanh nghiệp. Điều này có thể phát sinh các chi phí liên quan đến đào tạo, thay đổi, và làm mới quy trình.
 

Sau khi triển khai

- Không hình thành được văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu: Xây dựng hệ thống BI mà không hình thành văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu sẽ không tận dụng được tối đa lợi ích của BI.

- Không quản lý và duy trì được chất lượng dữ liệu: Chất lượng dữ liệu đầu vào là vô cùng quan trọng.

- Thiếu sự phản hồi và điều chỉnh: Việc không cung cấp phản hồi và điều chỉnh liên tục về hiệu quả của hệ thống BI sẽ không giúp cải thiện và phù hợp với nhu cầu từ phía doanh nghiệp.

2. Lời khuyên cho các doanh nghiệp muốn triển khai BI

- Đầu tư vào tìm hiểu và xây dựng BI sớm nhất có thể.

- Định rõ chiến lược và cách khai thác trước khi đầu tư vào BI.

- Bắt đầu xây dựng hệ thống BI với mức đầu tư không quá 2% doanh thu/năm.

- Đầu tư vào đào tạo nhân sự và tạo môi trường làm việc minh bạch và không cảm tính.

- Tạo văn hóa làm việc dựa trên dữ liệu trong doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về quy trình triển khai hệ thống Business Intelligence và những kinh nghiệm mà doanh nghiệp có thể học hỏi từ đó. Quá trình triển khai hệ thống BI có thể phức tạp, nhưng nó đem lại lợi ích lớn cho sự phát triển và quản lý thông tin kinh doanh.
Nếu doanh nghiệp bạn đang xem xét triển khai hoặc nâng cấp hệ thống BI của mình, có thể tham khảo dịch vụ tư vấn triển khai hệ thống BI của IZISolution. Với sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm trong lĩnh vực này, IZISolution có thể giúp bạn thiết lập và tối ưu hóa hệ thống BI của mình để tận dụng tối đa thông tin dữ liệu, từ đó giúp bạn đưa ra các quyết định kinh doanh thông minh và hiệu quả hơn. Hãy liên hệ với IZISolution ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết.