Phương pháp triển khai hệ thống BI (Business Intelligence)

Để tận dụng tối đa giá trị từ dữ liệu, các doanh nghiệp cần triển khai các dự án Business Intelligence (BI) hiệu quả. Bài viết dưới đây hãy cùng IZISolution tìm hiểu những phương pháp triển khai hệ thống BI mà doanh nghiệp thường dùng.
 

BI là làm gì?

Tại sao hệ thống BI lại quan trọng với doanh nghiệp?
 

I. Triển khai dự án BI theo phương pháp đồng loạt (Big bang)

1. Triển khai dự án BI theo phương pháp đồng loạt (Big bang) là gì?

Phương pháp đồng loạt (Big Bang) trong triển khai dự án BI là một quyết định triển khai đột ngột một hệ thống BI mới, thay thế hoàn toàn hệ thống cũ trong một khoảng thời gian ngắn. Thay vì triển khai từng phần hoặc dần dần, Big Bang đưa toàn bộ hệ thống vào hoạt động của doanh nghiệp cùng một lúc. Quá trình này thường diễn ra sau giai đoạn lập kế hoạch và phát triển dự án BI.
 

2. Ưu điểm của phương pháp Big bang trong triển khai hệ thống BI

Tiết kiệm thời gian và nguồn lực

Phương pháp Big Bang cho phép triển khai nhanh chóng và hiệu quả hơn so với các phương pháp triển khai dự án BI khác. Việc triển khai đồng loạt giúp tránh được sự phân tán của nguồn lực và tập trung tài nguyên vào một giai đoạn cụ thể.

Giảm sự phức tạp quản lý

Khi triển khai đồng loạt, quản lý và duy trì hệ thống BI trở nên đơn giản hơn. Không cần phải quản lý nhiều phiên bản song song hoặc tích hợp từng phần, do đó giảm thiểu sự phức tạp trong việc quản lý hệ thống.

Kích thích sự thay đổi nhanh chóng

Phương pháp Big Bang thúc đẩy sự thay đổi và sự chấp nhận trong tổ chức nhanh chóng hơn. Khi mọi người sử dụng hệ thống mới cùng một lúc, họ buộc phải thích nghi và học cách sử dụng nó, giúp tạo ra môi trường thúc đẩy sự phát triển và cải tiến liên tục.

3. Nhược điểm của phương pháp Big bang trong triển khai hệ thống BI

Rủi ro lớn

Phương pháp Big Bang mang theo rủi ro lớn hơn so với các phương pháp triển khai dự án BI khác. Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình triển khai, nó có thể ảnh hưởng lớn đến toàn bộ tổ chức, gây ra sự gián đoạn và mất ổn định.

Đòi hỏi sự chuẩn bị cẩn thận

Triển khai đồng loạt yêu cầu sự chuẩn bị cẩn thận và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi thực hiện. Nếu không có sự chuẩn bị tốt, có thể gặp khó khăn trong việc quản lý sự chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.

4. Phương pháp triển khai BI theo Big bang phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phương pháp đồng loạt (Big Bang) thích hợp cho các doanh nghiệp có các yếu tố sau:

- Cần triển khai BI nhanh chóng để nắm bắt cơ hội thị trường.

- Đã chuẩn bị tốt và đã kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống trước triển khai.

- Có khả năng quản lý và kiểm soát rủi ro trong quá trình triển khai.

- Tổ chức đã sẵn sàng thay đổi và đảm bảo sự hỗ trợ từ toàn bộ nhóm làm việc.

Phương pháp đồng loạt (Big Bang) có thể mang lại lợi ích lớn nếu được triển khai đúng cách và phù hợp với tình hình cụ thể của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nó cũng đi kèm với những rủi ro cần được xem xét và quản lý cẩn thận để đảm bảo thành công của dự án.

II. Triển khai dự án BI theo phương pháp giai đoạn (Phased Rollout)

1. Triển khai dự án BI theo phương pháp giai đoạn (Phased Rollout)là gì?

Triển khai dự án BI theo phương pháp giai đoạn (Phased Rollout) là một chiến lược triển khai mà dự án được thực hiện theo từng giai đoạn hoặc phần mềm BI được triển khai từng phần, chứ không triển khai toàn bộ cùng một lúc. Điều này cho phép tổ chức triển khai dự án một cách có hệ thống và linh hoạt hơn, giúp giảm rủi ro và cải thiện khả năng quản lý dự án.

2. Ưu điểm của cách triển khai theo giai đoạn trong triển khai hệ thống BI

• Quản lý rủi ro tốt hơn: Giai đoạn cho phép tổ chức tập trung vào từng phần của dự án một, giúp nhận diện và giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn.

• Tính linh hoạt: Các phần mềm BI và tính năng mới có thể được triển khai khi cần thiết, không cần chờ đợi cho dự án hoàn thành.

• Phản hồi nhanh: Những thay đổi có thể được thực hiện dựa trên phản hồi từ người dùng ngay khi một giai đoạn hoàn thành.

• Tối ưu hóa tài nguyên: Tài nguyên như nguồn lực và ngân sách có thể được quản lý tốt hơn, tránh lãng phí.

3. Nhược điểm của phương pháp Phased Rollout trong triển khai hệ thống BI

• Khả năng tương tác giữa các phần không cao: Có thể xảy ra vấn đề về tích hợp và tương tác giữa các phần mềm BI nếu không được quản lý cẩn thận.

• Tạo ra sự phân chia trong tổ chức: Một số phòng ban hoặc nhóm có thể cảm thấy ưu tiên không công bằng khi dự án triển khai theo giai đoạn và họ không nhận được lợi ích từ dự án ngay từ đầu.

• Khó khăn trong việc duy trì sự tập trung: Khi triển khai kéo dài qua nhiều giai đoạn, có thể khó để duy trì sự tập trung và động viên từ nhóm dự án và người dùng cuối.

4. Phương pháp Phased Rollout phù hợp với doanh nghiệp nào?

Phương pháp giai đoạn thường phù hợp với các doanh nghiệp có các đặc điểm sau:

• Doanh nghiệp lớn: Các tổ chức lớn thường có nhiều hệ thống và quy trình phức tạp, và triển khai toàn bộ BI cùng một lúc có thể quá rủi ro và phức tạp.

• Yêu cầu biểu đồ thời gian linh hoạt: Các doanh nghiệp cần triển khai BI nhanh chóng trong một số lĩnh vực cụ thể như tiếp thị hoặc quản lý rủi ro có thể hưởng lợi từ việc triển khai giai đoạn.

• Không chắc chắn về yêu cầu: Khi yêu cầu cụ thể không rõ ràng, việc triển khai giai đoạn giúp tổ chức thích nghi với thay đổi một cách dễ dàng.

Tuy nhiên, quá trình triển khai giai đoạn cũng cần phải được quản lý cẩn thận để tránh các vấn đề liên quan đến tích hợp và sự phân chia trong tổ chức.

III. Triển khai dự án BI theo phương pháp linh hoạt Agile

1. Triển khai dự án BI theo phương pháp linh hoạt Agile là gì?

Phương pháp linh hoạt Agile trong triển khai dự án BI là một quy trình phát triển linh hoạt, chia dự án thành các vòng lặp ngắn gọi là "sprints." Mỗi sprint có thời gian cố định và kết thúc với sản phẩm hoặc tính năng đã hoàn thiện. Quá trình này tiếp tục cho đến khi toàn bộ dự án hoàn thành.

2. Ưu điểm của phương pháp Agile trong triển khai hệ thống BI

 Linh hoạt và thích ứng

Phương pháp Agile cho phép thay đổi yêu cầu dự án dễ dàng trong suốt quá trình triển khai. Doanh nghiệp có thể phản hồi nhanh chóng đối với các thay đổi trong môi trường hoặc yêu cầu của khách hàng.

Tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc

Agile thường kết hợp việc phát triển dự án và tích hợp dữ liệu cùng một lúc, giúp đảm bảo rằng hệ thống BI hoạt động hiệu quả và hỗ trợ quy trình làm việc của doanh nghiệp.

 Phản hồi thường xuyên

Việc thực hiện các sprint ngắn giúp tạo ra các phiên bản tạm thời của sản phẩm, cho phép người dùng và nhóm dự án cung cấp phản hồi sớm và liên tục. Điều này giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng phù hợp với yêu cầu và mong đợi của người dùng.

3. Nhược điểm của phương pháp triển khai Agile trong triển khai hệ thống BI

Đòi hỏi sự cam kết

Phương pháp Agile đòi hỏi sự cam kết mạnh mẽ từ phía đội ngũ dự án và người dùng cuối. Việc phải tham gia đánh giá và phản hồi đòi hỏi sự tham gia tích cực và liên tục từ tất cả các bên liên quan.

Đánh giá khó khăn về tiến độ

Có thể khó khăn trong việc đánh giá tiến độ và dự đoán thời gian hoàn thành của dự án trong mô hình Agile. Điều này đặc biệt đúng khi có sự thay đổi thường xuyên trong yêu cầu hoặc ưu tiên.

4. Doanh nghiệp nào phù hợp với phương pháp triển khai Agile?

Phương pháp linh hoạt Agile phù hợp với các doanh nghiệp có các đặc điểm sau:

• Yêu cầu dự án có tính chất biến đổi và không rõ ràng từ đầu.

• Cần triển khai BI một cách nhanh chóng và thường xuyên thích ứng với sự thay đổi.

• Sẵn sàng cung cấp sự tham gia tích cực từ tất cả các bên liên quan, bao gồm cả người dùng cuối.

• Muốn có khả năng kiểm soát và thay đổi yêu cầu dự án dễ dàng.

Phương pháp linh hoạt Agile là một lựa chọn mạnh mẽ cho triển khai dự án BI trong các môi trường yêu cầu sự linh hoạt, tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc, và sự tham gia tích cực của tất cả các bên liên quan. Tuy nhiên, nó đòi hỏi sự cam kết và quản lý tiến độ thận trọng để đảm bảo thành công của dự án.

IV. Triển khai dự án BI theo phương pháp song song (Parallel)

1. Triển khai dự án BI theo phương pháp song song (Parallel) là gì?

Phương pháp song song (Parallel) trong triển khai dự án BI là quá trình triển khai song song hai hệ thống: hệ thống cũ (hiện tại) và hệ thống mới (sẽ triển khai). Trong quá trình này, dữ liệu và quy trình làm việc được sao chép và duy trì trên cả hai hệ thống, cho đến khi hệ thống mới đã chứng minh được tính ổn định và hoạt động một cách đáng tin cậy. Sau đó, hệ thống cũ sẽ được loại bỏ.

2. Ưu điểm của phương pháp Parallel trong triển khai hệ thống BI

Bảo đảm tính ổn định

Phương pháp song song đảm bảo rằng hệ thống cũ vẫn hoạt động và sẵn sàng cho việc sử dụng trong suốt quá trình triển khai hệ thống mới. Điều này giúp đảm bảo tính ổn định và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Dễ quản lý rủi ro

Doanh nghiệp có thể kiểm soát rủi ro và xử lý vấn đề nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình triển khai. Nếu hệ thống mới gặp vấn đề, hệ thống cũ vẫn có thể được sử dụng để đảm bảo không có gián đoạn đối với hoạt động kinh doanh.

Kiểm tra và so sánh

Phương pháp này cung cấp cơ hội để kiểm tra và so sánh hiệu suất giữa hệ thống cũ và hệ thống mới, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của dự án BI.

3. Nhược điểm của phương pháp triển khai Parallel trong triển khai hệ thống BI

Tăng chi phí

Triển khai song song yêu cầu duy trì và hoạt động cả hai hệ thống trong một thời gian dài. Điều này có thể tăng chi phí về cơ sở hạ tầng, quản lý và duy trì hệ thống.

Phức tạp hóa quy trình

Việc duy trì và quản lý song song hai hệ thống có thể làm phức tạp hóa quy trình làm việc và đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận để đảm bảo tính hiệu quả và tính ổn định.

4. Doanh nghiệp nào phù hợp với phương pháp triển khai Parallel?

Phương pháp song song (Parallel) thường phù hợp với các doanh nghiệp có các đặc điểm sau:

• Cần đảm bảo tính ổn định và không gián đoạn trong hoạt động kinh doanh trong suốt quá trình triển khai.

• Đánh giá cao tính hiệu quả và chính xác của dự án BI và muốn có cơ hội kiểm tra và so sánh giữa hệ thống cũ và mới.

• Sẵn sàng đầu tư thêm vào cơ sở hạ tầng và quản lý để duy trì song song hai hệ thống.

Phương pháp song song (Parallel) là một lựa chọn hợp lý cho các doanh nghiệp cần đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của dự án BI trong suốt quá trình triển khai. Tuy nhiên, nó đi kèm với việc tăng chi phí và phức tạp hóa quy trình làm việc, do đó cần được đánh giá cẩn thận trước khi triển khai.

V. Triển khai dự án BI theo mô hình thác nước (Waterfall Approach)

1. Triển khai dự án BI theo mô hình thác nước (Waterfall Approach) là gì?

Phương pháp Thác nước là một phương pháp truyền thống, dựa trên quy trình phát triển tuần tự trong đó tiến trình trải qua các giai đoạn khác nhau (xác định yêu cầu, phân tích, thiết kế, xây dựng,…). Phương pháp này dựa trên việc ghi lại từng bước và thực hiện trước từng giai đoạn, đồng thời mỗi giai đoạn sẽ có tiêu chí nhất định và buộc phải cam kết trước khi bắt đầu giai đoạn tiếp theo. Yếu điểm lớn nhất của của phương pháp này là người dùng không thể tương tác với giải pháp phần mềm cho đến phần cuối cùng của dự án được hoàn thành.

 

Một ví dụ điển hình về việc triển khai dự án bằng phương pháp Thác nước là Phương pháp vòng đời của Kimball DW/BI (Ralph Kimball là một trong những người quan trọng trong lĩnh vực lưu trữ dữ liệu cũng như thiết kế và khái niệm hóa BI).

 

2. Ưu điểm của mô hình thác nước (Waterfall Approach)

• Dễ dàng quản lý

• Quy trình có thể mở rộng

• Kiến thức được ghi chép đầy đủ

• Sử dụng đúng nguồn tài nguyên

• Xác định rõ ràng các giai đoạn của dự án

• Kỳ vọng được xác định rõ ràng về toàn bộ chi phí và thời gian của dự án

3. Nhược điểm của mô hình thác nước (Waterfall Approach) trong triển khai hệ thống BI

• Sự tham gia thấp của người dùng doanh nghiệp trong quá trình này

• Sự phụ thuộc vào giai đoạn thu thập yêu cầu

• Không giao hàng cho đến khi kết thúc dự án (thời gian đưa ra thị trường rất lâu)

• Quản lý thay đổi tốn kém

• Khó áp dụng sửa đổi ở giai đoạn cuối

• Rủi ro về chất lượng do sự tách biệt giữa giai đoạn xây dựng và thử nghiệm với lượng sản phẩm bàn giao lớn để xác nhận (dự án hoàn chỉnh)

4. Doanh nghiệp nào phù hợp với mô hình thác nước (Waterfall Approach)

Mô hình thác nước (Waterfall Approach) thường phù hợp với các loại dự án và doanh nghiệp có các đặc điểm sau:

• Yêu cầu ổn định: Mô hình thác nước thích hợp cho các dự án và doanh nghiệp có yêu cầu ổn định, tức là yêu cầu dự án được định rõ và ít thay đổi trong quá trình triển khai. Nếu yêu cầu thay đổi thường xuyên, mô hình này có thể gây khó khăn.

• Dự án lớn và phức tạp: Waterfall thường hiệu quả cho các dự án lớn và phức tạp với nhiều phần tử và chức năng phải phát triển và tích hợp.

• Yêu cầu bảo mật và tuân thủ quy định: Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật hoặc tuân thủ quy định (ví dụ: lĩnh vực tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe), mô hình thác nước có thể giúp kiểm soát và bảo mật dự án một cách hiệu quả.

Lưu ý rằng mô hình thác nước không phải lúc nào cũng phù hợp cho tất cả các loại dự án và doanh nghiệp. Trong trường hợp yêu cầu thay đổi thường xuyên, hoặc doanh nghiệp hoạt động trong môi trường thay đổi nhanh, các mô hình quản lý dự án linh hoạt hơn như Agile hoặc Scrum có thể phù hợp hơn. Điều quan trọng là lựa chọn mô hình quản lý dự án phù hợp với đặc điểm cụ thể của dự án và môi trường làm việc của doanh nghiệp.

VI. Triển khai dự án BI theo phương pháp nước rút (SCRUM)

1. Triển khai dự án BI theo phương pháp nước rút (SCRUM) là gì?

Scrum được hiểu là phương pháp giúp các công ty, tổ chức chia nhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn, để quản lý dễ dàng hơn và được hoàn thành bởi một nhóm liên chức năng (cross-function) trong một khoảng thời gian quy định. Phương pháp Scrum sẽ cho phép giải pháp BI được triển khai nhanh hơn, theo từng phần nhỏ hơn, không giống như giải pháp triển khai “tất cả cùng một lúc”. Phương pháp này dựa trên việc xác định một khoảng thời gian (lặp lại) với kế hoạch làm việc được xác định rõ ràng và không thể thay đổi vào đầu mỗi chu kỳ. Sau mỗi lần lặp lại, nhóm sẽ góp phần làm tăng giá trị của sản phẩm. Cần có phiên demo với người dùng cuối để nhận phản hồi và sau đó nó sẽ được chuyển sang sản xuất nếu kết quả đáp ứng được mong đợi của người dùng cuối.
 

Đây là một trong những phương pháp khác của Agile được sử dụng trong dự án BI. Agile nhấn mạnh mối quan hệ chặt chẽ giữa người dùng cuối và nhóm phát triển; tăng cường sự chấp nhận của người dùng đối với sự thay đổi. 

2. Ưu điểm của nước rút (SCRUM) trong triển khai hệ thống BI

• Nhanh hơn để hoàn thành các bản phát hành ban đầu (thời gian đưa ra thị trường ngắn)

• Sự tham gia liên tục của người dùng và sự chấp nhận của người dùng cao

• Dễ dàng kiểm tra hơn và đảm bảo chất lượng tốt hơn do thời gian lặp lại ngắn hơn

• ROI cao

• Linh hoạt hơn và ít tốn kém hơn khi thay đổi phạm vi và yêu cầu (xem xét liên tục)

3. Nhược điểm của nước rút (SCRUM) trong triển khai hệ thống BI

• Ít chi tiết hơn về mặt tài liệu và phân tích

• Có thể tập trung vào những yêu cầu dễ dàng nhất ngay từ đầu, thay vì ưu tiên chức năng

• Tất cả các vai trò tham gia vào quy trình cần phải phối hợp tốt với nhau để đảm bảo hiệu suất tốt nhất

4. Phương pháp triển khai BI theo SCRUM phù hợp với doanh nghiệp nào?

- Các doanh nghiệp đòi hỏi tính linh hoạt: SCRUM là phương pháp Agile, tạo điều kiện cho tính linh hoạt trong quá trình phát triển dự án. Doanh nghiệp cần phải thích nghi nhanh chóng với sự thay đổi trong yêu cầu của khách hàng hoặc môi trường kinh doanh thì có thể hưởng lợi từ việc áp dụng SCRUM trong triển khai BI.

- Doanh nghiệp có dự án BI phức tạp: Khi dự án BI có nhiều yêu cầu phức tạp và cần sự cập nhật định kỳ, SCRUM có thể giúp quản lý tốt hơn quá trình này bằng cách chia thành các sprint ngắn hạn để ưu tiên và thực hiện từng phần của dự án.

- Yêu cầu thay đổi thường xuyên: Các doanh nghiệp hoạt động trong các ngành như thương mại điện tử, dịch vụ trực tuyến hoặc lĩnh vực có môi trường dữ liệu biến đổi nhanh chóng thường có nhu cầu liên tục thay đổi trong dự án BI. SCRUM cho phép họ linh hoạt thích ứng với những thay đổi này.

- Doanh nghiệp muốn thấy kết quả nhanh chóng: SCRUM giúp dự án BI có thể tạo ra giá trị đầu tư nhanh chóng với việc cung cấp các tính năng có thể sử dụng sau mỗi sprint. Điều này giúp doanh nghiệp thấy rõ sự tiến triển và có thể thử nghiệm sản phẩm sớm.

- Tích hợp chặt chẽ với người dùng cuối: SCRUM đặt khách hàng hoặc người dùng cuối vào trung tâm quá trình phát triển. Doanh nghiệp muốn đảm bảo tích hợp chặt chẽ và phản hồi nhanh chóng từ phía người dùng cuối có thể lựa chọn SCRUM.

- Doanh nghiệp có đội ngũ phát triển phân tán: SCRUM có thể hoạt động tốt trong mô hình đội ngũ phát triển phân tán, cho phép các thành viên làm việc từ xa và duyệt qua mạng.

Trên đây là Phương pháp triển khai hệ thống BI (Business Intelligence). Nếu bạn cần tư vấn về hệ thống báo cáo thông minh BI hãy liên hệ với IZISolution đề được chuyên gia tư vấn chi tiết nhất nhé!