Hướng dẫn xây dựng hệ thống Business Intelligence: Các bước cụ thể nhất

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ hiện nay đang làm thay đổi cách thức kinh doanh và quản lý các công ty, bao gồm cả các tổ chức nhỏ. Chúng ta đã chứng kiến một sự gia tăng đáng kể trong việc thu thập dữ liệu liên quan đến khách hàng và sở thích của họ. Trong bối cảnh này, Business Intelligence (BI) cho phép người dùng tận dụng dữ liệu và thực hiện phân tích. Các chuyên gia sẽ xử lý và phân tích dữ liệu cùng với việc nghiên cứu các chi tiết cụ thể thông qua việc sử dụng số liệu thống kê và các phương pháp phân tích dự đoán tiên tiến. Tất cả những điều này giúp xác định các mẫu hiện tại và dự đoán các mẫu trong tương lai.
Trong bài viết này, IZISolution sẽ tập trung vào việc thực hiện các bước cụ thể để tích hợp thông tin kinh doanh vào cơ sở hạ tầng hiện tại của doanh nghiệp của doanh nghiệp. Đồng thời sẽ hướng dẫn bạn các bước xây dựng hệ thống Báo cáo thông minh BI và tích hợp các công cụ này vào quy trình làm việc của tổ chức, doanh nghiệp.

I. Lợi ích từ việc xây dựng hệ thống Business Intelligence phù hợp

Khi xây dựng hệ thống BI có thể giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn, dưới đây là một số lợi ích cụ thể:

Hiệu quả và trực quan hóa dữ liệu: Hệ thống BI biến việc theo dõi bảng tính thành một trải nghiệm dễ dàng hơn. Thay vì phải xem qua hàng loạt dữ liệu số, nó chuyển đổi kết quả phân tích thành biểu đồ và đồ thị trực quan, giúp đưa ra quyết định chiến lược kinh doanh nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tự động hóa quá trình này cũng giúp tiết kiệm thời gian đáng kể và giảm nguy cơ sai sót của con người.

Quyết định dựa trên dữ liệu: Báo cáo thông minh BI dựa vào dữ liệu để đảm bảo tính đúng đắn của quyết định. Ví dụ, các công cụ thông tin kinh doanh có thể tự động tạo báo cáo dựa trên dữ liệu bán hàng để cảnh báo về sản phẩm đang bán kém và đề xuất biện pháp cần thực hiện như ngừng sản xuất hoặc điều chỉnh.

Tác động tích cực đối với nhân viên: BI giúp dễ dàng tiếp cận và phân tích dữ liệu, giải phóng thời gian mà các nhóm CNTT và nhà phân tích dữ liệu trước đây phải dành để đáp ứng yêu cầu từ người dùng. Điều này cung cấp quyền cho nhân viên để tự mình tiến hành phân tích và thu được thông tin quan trọng từ dữ liệu.

Tăng hài lòng của khách hàng: Một tác động quan trọng của BI là cải thiện sự hài lòng của khách hàng. Việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu giúp tùy chỉnh sản phẩm và dịch vụ dựa trên nhu cầu của khách hàng, từ đó làm cho quá trình đáp ứng nhu cầu của họ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.

Ví dụ về Business Intelligence trong phân tích và thấu hiểu khách hàng

II. Các bước để xây dựng hệ thống Business Intelligence hoàn chỉnh

1. Xây dựng chiến lược triển khai nghiệp vụ thông minh

Nếu không có một chiến lược được xác định rõ ràng, nguy cơ xảy ra sự phân mảng và sự hiểu sai về dữ liệu là điều không thể tránh khỏi. Nhân viên có thể tham khảo các nguồn dữ liệu khác biệt, tuân theo các hướng dẫn mâu thuẫn, và đặt ra những câu hỏi không rõ ràng với các định nghĩa khác nhau. Tình huống tồi tệ hơn cả là trong sự hỗn loạn như vậy, chất lượng của dữ liệu trở nên đáng lo ngại.

Khi bạn đang phát triển lộ trình, hãy cân nhắc ba câu hỏi quan trọng: "Chúng ta có những gì?", "Mục tiêu của chúng ta là gì?", và "Chúng ta cần gì?"

Trước hết, hãy liệt kê các nguồn dữ liệu hiện có và xác định bộ phận hoặc hệ thống lưu trữ dữ liệu của chúng. Tiếp theo, xác định rõ ràng các loại dữ liệu mà bạn cần và xác định cách bạn sẽ thu thập dữ liệu đó từ các hệ thống tương ứng.

Thứ hai, hãy định rõ mục tiêu. Hãy xác định nơi sử dụng thông tin từ Business Intelligence. Ví dụ, mục tiêu cải thiện quy trình làm việc hay tăng tỷ lệ khách hàng không? Bạn muốn tối ưu hóa chi phí hoặc tăng doanh số bán hàng? Bằng cách xác định rõ mục tiêu, có thể ưu tiên các hoạt động để đạt được mục tiêu đó.

Thứ ba, hãy hình dung tầm nhìn về hệ thống Business Intelligence trong tương lai. Hệ thống này có thể tích hợp các cấu trúc hiện có hay cần thay thế hoàn toàn chúng? Doanh nghiệp muốn nó có những tính năng cụ thể nào? Nó sẽ hoạt động trong môi trường cục bộ hay sẽ sử dụng dịch vụ đám mây?

2. Chỉ định nhóm chịu trách nhiệm triển khai BI 

Bước tiếp theo là hình thành một đội ngũ đa dạng, bao gồm các thành viên chịu trách nhiệm thực hiện chiến lược triển khai Business Intelligence. Đội ngũ BI cần có các thành phần sau:

Quản lý dự án BI: Vị trí này yêu cầu kiến thức sâu về lĩnh vực Business Intelligence, kiến thức thực tế về quy trình kinh doanh và kỹ năng kỹ thuật để hỗ trợ việc triển khai chiến lược và các công cụ thực tế. Vị trí này có thể là một giám đốc điều hành có hiểu biết về Business Intelligence và khả năng tiếp cận các nguồn dữ liệu. Quản lý dự án BI. đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra quyết định để thúc đẩy việc triển khai.

Kỹ sư BI: Đây là thành viên chuyên về mặt kỹ thuật trong nhóm, người chịu trách nhiệm xây dựng, triển khai và cấu hình hệ thống BI. Thường thì các kỹ sư BI có nền tảng trong phát triển phần mềm và kiến thức về cơ sở dữ liệu. Họ cũng phải thành thạo các phương pháp và kỹ thuật tích hợp dữ liệu. Kỹ sư BI có thể đảm nhận vai trò lãnh đạo trong bộ phận CNTT của bạn trong việc triển khai các công cụ BI.

Nhà phân tích dữ liệu: Cá nhân này có chuyên môn về xác thực, xử lý và trực quan hóa dữ liệu. Họ cung cấp kiến ​​thức chuyên sâu và chuyên môn cho các thành viên khác về cách làm việc với dữ liệu.

3. Xác định KPI cần áp dụng BI 

Các công cụ phần mềm hiện đại có khả năng tạo ra hàng chục, thậm chí hàng trăm chỉ số khác nhau. Tuy nhiên, thay vì cố gắng xử lý tất cả chúng, hãy tập trung vào việc xác định những KPI (Chỉ số hiệu suất chính) quan trọng nhất dựa trên điểm yếu và mục tiêu kinh doanh cụ thể của công ty.

Để đơn giản hóa quá trình lựa chọn KPI, hãy phân loại chúng thành các danh mục như sau: KPI quản lý dự án (ROI và năng suất), KPI tiếp thị (tỷ lệ chuyển đổi, chi phí thu hút khách hàng, chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng), KPI tài chính (thu nhập ròng, tỷ lệ thanh khoản, tăng trưởng doanh số), KPI khách hàng (giá trị trọn đời của khách hàng, số lượng khách hàng mới hàng tháng, lưu lượng truy cập trên mạng xã hội), KPI nhân sự (chi phí mỗi lần thuế, thu nhập ròng trên mỗi nhân viên), và nhiều danh mục khác.

Ngoài ra, quan trọng là bạn cũng cần xác định rõ KPI nào sẽ được đánh giá trên toàn tổ chức và KPI nào sẽ được theo dõi cụ thể trong từng phòng ban. Điều này giúp tập trung vào những KPI quan trọng nhất và làm cho quá trình đánh giá hiệu suất trở nên hiệu quả hơn.

4. Tìm nhà cung cấp phần mềm BI có năng lực 

Hoạt động kinh doanh hiện đại ngày nay chịu sự ảnh hưởng lớn từ công nghệ thông tin, và để triển khai hiệu quả các hoạt động kinh doanh thông minh, việc sử dụng các công cụ phần mềm phù hợp là không thể thiếu. Tuy nhiên, có thể sẽ gặp khó khăn khi tự mình thực hiện điều này và phụ thuộc vào đội ngũ nội bộ. Trong trường hợp này, đội ngũ triển khai phải bao gồm các vai trò như kiến trúc sư cơ sở hạ tầng BI, quản trị viên dữ liệu và cơ sở dữ liệu, chuyên gia khai thác dữ liệu, trưởng nhóm ứng dụng và trưởng nhóm phát triển ETL, nhà phân tích chất lượng dữ liệu và người quản lý dự án. Liệu bạn có đủ tài nguyên này trong tổ chức của mình không?

Rõ ràng, các dự án quy mô lớn như vậy thường không hưởng lợi từ việc tự thực hiện (DIY) mà thường cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia ngoại vi. Vì vậy, việc thuê ngoài để triển khai các dự án BI là một giải pháp thông minh.

Khi tìm kiếm một nhà cung cấp phù hợp, hãy đảm bảo rằng công ty bạn chọn có đủ kinh nghiệm trong lĩnh vực này, đội ngũ chuyên gia có trình độ và hiểu biết sâu về nền tảng công nghệ cần thiết, và cung cấp các dịch vụ chất lượng với giá cả hợp lý.

5. Chọn công cụ BI phù hợp 

Biên soạn tài liệu yêu cầu cho hệ thống thông minh kinh doanh của bạn là bước quan trọng để xác định những công cụ cần thiết. Đối với các doanh nghiệp lớn, việc xây dựng một hệ thống Business Intelligence tùy chỉnh riêng có thể được xem xét vì nhiều lý do quan trọng.

• Kiểm soát Dữ liệu: Một số tổ chức doanh nghiệp không muốn chia sẻ dữ liệu quý giá của họ với bên thứ ba và muốn giữ kiểm soát hoàn toàn.

• Tùy chỉnh theo Nhu cầu: Các giải pháp tùy chỉnh thường linh hoạt hơn và có khả năng phù hợp tốt hơn với các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng khi không có giải pháp sẵn có phù hợp với ngành của bạn.

• Lựa chọn Cơ sở hạ tầng Đám mây: Xây dựng tùy chỉnh cung cấp sự linh hoạt cao hơn trong việc lựa chọn nhà cung cấp cơ sở hạ tầng đám mây cho hệ thống BI của bạn.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng có nhược điểm rõ ràng khi xây dựng một hệ thống BI tùy chỉnh, đó là chi phí và thời gian triển khai.

Dựa trên yêu cầu, ngành công nghiệp, quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp, có thể xác định xem liệu doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư vào một công cụ BI tùy chỉnh hay chưa. Nếu chưa, có thể chọn một nhà cung cấp có sẵn sẽ đảm nhiệm quá trình triển khai và tích hợp. Thị trường BI hiện nay cung cấp nhiều tùy chọn, bao gồm cả phiên bản on-premises và dựa trên đám mây (SaaS), với nhiều tính năng linh hoạt. Các tiêu chí như dễ sử dụng, khả năng báo cáo và trực quan hóa, tích hợp AI, khả năng kết nối, tính linh hoạt trong triển khai, khả năng chia sẻ dữ liệu và nhiều yếu tố khác nên được xem xét khi chọn công cụ phù hợp.

6. Chuẩn bị cơ sở hạ tầng dữ liệu

Cơ sở hạ tầng dữ liệu bao gồm ba phần chính: kiến ​​trúc nghiệp vụ thông minh, dữ liệu đã chuẩn bị và kế hoạch tích hợp dữ liệu. Trong môi trường Business Intelligence hiện đại, người dùng có khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, không chỉ giới hạn trong một kho dữ liệu duy nhất. 

Việc phát triển kiến ​​trúc dựa trên các nguồn dữ liệu kinh doanh là quan trọng. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về cách dữ liệu này sẽ được kết hợp với nhau và tạo thành một hệ thống tổng hợp thông tin đồng nhất. Kiến thức này sẽ hỗ trợ trong việc chuẩn bị và tích hợp các hệ thống và bộ dữ liệu đa dạng một cách hiệu quả.
 

7. Thực hiện di chuyển dữ liệu

Triển khai dữ liệu trong Business Intelligence là quá trình di chuyển dữ liệu từ nguồn dữ liệu ban đầu đến hệ thống Business Intelligence để phân tích và tạo ra báo cáo, biểu đồ và thông tin hữu ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số tùy chọn để thực hiện di chuyển dữ liệu trong triển khai Business Intelligence:

ETL (Extract, Transform, Load): ETL là một quy trình quan trọng trong triển khai Business Intelligence. Nó bao gồm việc trích xuất dữ liệu từ nguồn, biến đổi dữ liệu để phù hợp với cấu trúc và định dạng của hệ thống Business Intelligence, và cuối cùng là tải dữ liệu vào hệ thống. Các công cụ ETL phổ biến bao gồm SQL Server Integration Services (SSIS), Informatica, và Talend.

API và kết nối trực tiếp: Một số hệ thống Business Intelligence cho phép kết nối trực tiếp đến nguồn dữ liệu thông qua API. Điều này cho phép dữ liệu được truy cập và cập nhật trực tiếp từ nguồn dữ liệu gốc mà không cần sao chép hoặc di chuyển dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể sử dụng API của Salesforce để truy cập dữ liệu từ Salesforce CRM và phân tích nó trong hệ thống Business Intelligence.

Data Warehouse: Một data warehouse là một kho dữ liệu được tạo ra từ việc tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Trong triển khai Business Intelligence, dữ liệu có thể được di chuyển vào data warehouse để phục vụ cho việc phân tích và báo cáo. Các công cụ như SQL Server, Oracle và Snowflake cung cấp các giải pháp data warehouse.

Data Integration: Data integration là quá trình kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau thành một nguồn dữ liệu duy nhất. Các công cụ data integration như Apache Kafka, Apache Nifi và Talend có thể được sử dụng để di chuyển và tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn vào hệ thống Business Intelligence.

Real-time Data Streaming: Trong một số trường hợp, việc di chuyển dữ liệu trong thời gian thực là cần thiết để cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác. Công nghệ như Apache Kafka và Apache Flink cho phép di chuyển dữ liệu trong thời gian thực từ nguồn dữ liệu đến hệ thống Business Intelligence.

8. Thiết kế lộ trình và triển khai hệ thống BI

Trong quá trình thực hiện kế hoạch triển khai dự án Business Intelligence, việc tạo lập một lộ trình là rất quan trọng. Lộ trình là một biểu đồ thông tin trực quan, cho thấy các hoạt động công việc được xác định theo thời gian, các chỉ số hiệu suất quan trọng (KPI), sản phẩm đầu ra và các cột mốc quan trọng theo đúng lịch trình.

Ở giai đoạn này, bạn đã có sẵn tất cả dữ liệu cần thiết để tổ chức quy trình. Bây giờ, cần đặt thời hạn và xác định mục tiêu cụ thể cho từng nhiệm vụ. Lộ trình phải được biểu diễn một cách rõ ràng và dễ hiểu, bao gồm cả các chi tiết kỹ thuật. Lộ trình triển khai Business Intelligence có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng như tìm kiếm phần mềm, hoặc có thể tập trung vào các yếu tố ít quan trọng hơn. Tuy nhiên, một cái nhìn tổng quan đơn giản cũng rất quan trọng để theo dõi tiến độ tổng thể.

Ngoài ra, quan trọng là xem xét dòng thời gian và các yếu tố phụ thuộc, và theo dõi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong suốt quá trình triển khai. Lộ trình phải linh hoạt và sẵn sàng để thích ứng với bất kỳ thay đổi nào. Business Intelligence thường phát huy hiệu quả tốt nhất khi nó được áp dụng và cải tiến liên tục. Nếu chiến lược chỉ tập trung vào việc đáp ứng các yêu cầu báo cáo cụ thể mà không cập nhật theo thời gian, thì tiềm năng của nó sẽ bị hạn chế. Hãy điều chỉnh lộ trình và thêm các sự kiện mới, như thay đổi trên thị trường hoặc hành vi của khách hàng, để đảm bảo Business Intelligence luôn phản ánh tình hình thực tế và đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.

9. Đào tạo người dùng

Để đảm bảo quá trình hội nhập của nhân viên diễn ra một cách thuận lợi, nên tổ chức các buổi đào tạo. Các phiên đào tạo có thể được thiết kế theo nhiều hình thức khác nhau. Ví dụ, nếu bạn sử dụng công cụ phân tích tích hợp trong CRM hoặc ERP, có thể áp dụng phương pháp đào tạo bằng video hoặc sử dụng các công cụ đào tạo tương tác để hướng dẫn người dùng qua các bước cần thiết.

Nếu doanh nghiệp đang phải xem xét ngân sách và không có khả năng tự động hóa quá trình đào tạo, vẫn rất quan trọng phải đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đúng cách. Điều này có thể thực hiện thông qua sự hỗ trợ từ người quản lý hoặc các thành viên trong nhóm Business Intelligence. Nếu không, có nguy cơ nhân viên không thể sử dụng các công cụ BI một cách hiệu quả và không thể trích xuất giá trị từ dữ liệu - điều này có thể ảnh hưởng đến mục tiêu áp dụng hệ thống BI.

10. Đánh giá hàng năm về chiến lược BI

Hãy thường xuyên đánh giá mô hình Business Intelligence để đảm bảo rằng hệ thống đang tiến vào giai đoạn kỳ vọng. Nghiên cứu các chỉ số định lượng như số lượng yêu cầu dữ liệu được thực hiện trên hệ thống và các quy trình mới. Đồng thời, tương tác với người dùng để thảo luận về các khía cạnh định tính, ví dụ như liệu hệ thống có cải thiện quy trình làm việc của họ hay không. Điều này giúp đảm bảo rằng mô hình BI luôn tiến bộ và đáp ứng được mong đợi trong quá trình phát triển.
 

III. Cách chọn giải pháp BI

Dễ sử dụng: Để giảm thất vọng, hãy lựa chọn một công cụ có giao diện rõ ràng và dễ dàng điều hướng. Ví dụ, Google Data Studio giúp duy trì tính rõ ràng và tổ chức của báo cáo, đồng thời cho phép bạn tùy chỉnh giao diện một cách dễ dàng.

Tích hợp AI: AI có thể cải thiện trải nghiệm người dùng bằng cách tạo âm thanh giống con người và đưa ra đề xuất kinh doanh cụ thể. Hãy xem xét Einstein Analytics của Salesforce, sử dụng trí tuệ nhân tạo để tăng cường khả năng Business Intelligence.

Khả năng tích hợp, mở rộng: Nâng cao quy trình BI của bạn bằng cách sử dụng tích hợp. Với Zapier, bạn có thể kết nối Zoho Analytics với hàng nghìn ứng dụng phổ biến, biến BI trở nên mượt mà hơn.

Tùy chọn trực quan hóa dữ liệu mở rộng: Mặc dù hầu hết các giải pháp BI có khả năng trực quan hóa dữ liệu, nhưng không phải tất cả đều vượt trội. Qlik là một lựa chọn chuyên sâu về trực quan hóa, biến đổi dữ liệu của bạn thành các bảng điều khiển thú vị và hấp dẫn.

Giải pháp Business Intelligence của IZISolution có thể hoàn thành tất cả các yêu cầu trên. Chúng tôi có khả năng xử lý các dự án triển khai BI ở mọi mức độ phức tạp và mang lại kết quả xuất sắc trong khung thời gian và ngân sách quy định. Liên hệ với IZISolution để được các chuyên gia BI tư vấn cụ thể.