Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên một cách hiệu quả và chính xác là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu hóa năng suất và giảm thiểu chi phí vận hành. Các phương pháp chấm công truyền thống, như ghi chép thủ công hay máy quét thẻ, không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót và thiếu minh bạch. Để giải quyết những thách thức này, Odoo Attendance ra đời như một giải pháp quản lý chấm công hiện đại, tự động hóa toàn bộ quy trình và tích hợp liền mạch với các phân hệ khác trong hệ sinh thái Odoo.

I. Giới thiệu về Odoo Attendance

Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý thời gian làm việc của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Các phương pháp chấm công truyền thống như ghi sổ tay, máy quét thẻ hoặc nhập liệu thủ công thường gây mất thời gian và dễ xảy ra sai sót. Để giải quyết vấn đề này, Odoo Attendance ra đời như một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình chấm công và quản lý thời gian làm việc.

Odoo Attendance là một phân hệ thuộc nền tảng ERP mã nguồn mở Odoo – một trong những hệ thống quản trị doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay. Phân hệ này không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình chấm công mà còn tích hợp liền mạch với các module khác như quản lý nhân sự (HR), tính lương (Payroll) và quản lý nghỉ phép (Leaves).

II. Các tính năng nổi bật của Odoo Attendance

1.Chấm công tự động
Odoo Attendance cho phép doanh nghiệp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng. Nhân viên có thể chấm công thông qua nhiều phương pháp hiện đại như: Thẻ RFID, Mã PIN cá nhân, Quét mã QR, Ứng dụng di động hoặc trình duyệt web. Điều này giúp loại bỏ hoàn toàn sai sót do phương pháp ghi nhận thủ công, đồng thời tiết kiệm thời gian cho cả nhân viên và quản lý.
2.Quản lý ca làm việc linh hoạt
Odoo Attendance hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập lịch làm việc và ca kíp cho từng nhân viên hoặc phòng ban. Quản lý có thể dễ dàng cập nhật hoặc thay đổi lịch làm việc, đồng thời theo dõi thời gian làm thêm giờ (overtime) hoặc các trường hợp đi trễ, về sớm.
3.Báo cáo và phân tích dữ liệu
Một trong những điểm mạnh của Odoo Attendance là khả năng tạo báo cáo chi tiết về thời gian làm việc của nhân viên. Các báo cáo này bao gồm:

• Tổng số giờ làm việc.
• Thống kê thời gian đi trễ, về sớm.
• Hiệu suất làm việc theo ngày, tuần, tháng.
• Dữ liệu từ các báo cáo này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên và đưa ra các quyết định quản lý phù hợp.

4.Tích hợp với các phân hệ khác
Odoo Attendance được thiết kế để tích hợp liền mạch với các phân hệ khác trong hệ sinh thái Odoo, bao gồm:

• Payroll (tính lương): Tự động tính toán lương dựa trên thời gian làm việc thực tế.
• Leaves (nghỉ phép): Đồng bộ dữ liệu nghỉ phép với thời gian chấm công.
• HR (quản lý nhân sự): Hỗ trợ quản lý nhân sự toàn diện.

5.Hỗ trợ đa nền tảng
Odoo Attendance có thể sử dụng trên cả trình duyệt web và ứng dụng di động. Điều này cho phép nhân viên và quản lý dễ dàng truy cập và theo dõi thông tin chấm công mọi lúc, mọi nơi.

III. Hướng dẫn sử dụng Odoo Attendance

Bước 1: Cài đặt Attendance trên Odoo
Sau khi đăng nhập vào tài khoản Odoo, bạn hãy click đúp chuột vào Apps để mở cửa hàng module.

Tại đây click chuột vào thanh tìm kiếm và gõ Attendance.

Sau đó bạn chọn Install hoặc Activate.

Bước 2: Thêm tài khoản nhân viên
Tại menu, lựa chọn module Employees. Tại đây, bạn sẽ thấy được danh sách các nhân viên hiện tại.

Để add một nhân viên mới, nhấn chuột vào nút New.

Điền hết các trường thông tin cần thiết về nhân viên mới, như Tên, Vị trí công việc, Email, Số điện thoại… và đổi trạng thái thành Working.

Sau đó ấn Save để lưu.
Bước 3: Kết nối Attendance Odoo cho tài khoản nhân viên mới
Truy cập vào module Attendances trên Menu. Sau đó, chọn Configuration.

Để cho phép một nhân viên đăng ký thời gian làm việc của mình, hãy điều hướng đến tab Check-In/Out in Kiosk Mode và chọn 1 trong 3 cách: Chấm công bằng máy chấm công sử dụng mã vạch/tần số vô tuyến (Barcode/RFID), hoặc thủ công (Manual Selection), hoặc kết hợp cả 2.

Tại đây, bạn có thể lựa chọn sử dụng máy chấm công đã cài đặt tại mục Barcode Source. Bạn có thể thiết lập một thiết bị như máy chấm công bằng khuôn mặt, dấu vân tay hoặc thẻ ra vào để có thể tự động hóa quá trình chấm công này. Bên cạnh đó, bạn có thể lựa chọn cho nhân viên nhập mã nhân viên (Employee PIN) để chấm công.

Bước 4: Thiết lập cách chấm công phù hợp trên Odoo Attendance
Vẫn tại mục Configuration trong Attendances, chọn Employees
Tại đây, bạn sẽ có thể lựa chọn các cách chấm công và các bổ sung tính năng như chấm công theo địa điểm hoặc chấm công dựa theo định vị hoặc dựa vào địa chỉ IP.
Khi đã lựa chọn xong, ấn Save để lưu

Bước 5: Cấp quyền trên của Odoo Attendance cho nhân viên
Từ màn hình chính của Odoo, lựa chọn module Settings > Users & Companies > Users.
Chick vào tên của nhân sự, tìm kiếm các tùy chọn về Human Resources bên trong hộp thoại Access Rights, tại đây thống sẽ đưa ra các lực chọn. Bạn có thể lựa chọn để các nhân sự cấp quản lý, nhân viên thuộc phòng Nhân sự và các nhân sự liên quan có thể theo dõi được bảng tổng hợp số liệu của Odoo Attendance, cũng như cho phép nhân sự check in và check out thủ công với chức năng Manual Attendance.

Bước 6: Kiểm tra và chạy thử
Sau khi đã cài đặt và thiết lập xong, giờ là lúc chạy thử nhằm đảm bảo mọi thứ hoạt động bình thường.
Bạn có thể tiến hành một số thử nghiệm với vai trò nhân viên – thử kiểm tra check in và check out. Sau đó, với vai trò quản lý, hãy thử xem các bản ghi chấm công.

IV. Lợi ích thực tiễn khi sử dụng Odoo Attendance

1. Đối với doanh nghiệp
a) Tăng cường hiệu quả quản lý nhân sự
Odoo Attendance tự động hóa quy trình chấm công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn lực so với các phương pháp thủ công. Hệ thống giúp theo dõi chính xác thời gian làm việc, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhân sự.
b) Giảm chi phí vận hành và xử lý dữ liệu
Với khả năng tự động ghi nhận và xử lý dữ liệu, doanh nghiệp không cần đầu tư vào các hệ thống chấm công phức tạp hoặc thuê nhân viên nhập liệu thủ công. Điều này không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn giảm thiểu các rủi ro liên quan đến sai sót trong quá trình nhập liệu.
c) Tích hợp toàn diện với các phân hệ khác
Odoo Attendance không chỉ là một công cụ chấm công mà còn là một phần của hệ sinh thái Odoo. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tích hợp hệ thống này với các phân hệ khác như Payroll (tính lương), HR (quản lý nhân sự), và Leaves (nghỉ phép). Điều này giúp tạo ra một quy trình quản lý liền mạch, từ việc chấm công đến tính lương và xử lý các chế độ phúc lợi.
d) Hỗ trợ ra quyết định chiến lược
Nhờ các báo cáo và phân tích chi tiết, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu suất làm việc của từng cá nhân hoặc phòng ban. Dữ liệu này là cơ sở để đưa ra các quyết định chiến lược như phân bổ nguồn lực, điều chỉnh lịch làm việc hoặc cải thiện chính sách nhân sự.
2. Đối với nhân viên
a) Minh bạch và công bằng trong chấm công
Nhân viên có thể dễ dàng theo dõi thời gian làm việc của mình thông qua ứng dụng di động hoặc hệ thống web. Điều này đảm bảo tính minh bạch trong việc ghi nhận giờ làm việc, làm thêm giờ (overtime) và các trường hợp nghỉ phép.
b) Tiện lợi và dễ sử dụng
Odoo Attendance hỗ trợ nhiều phương thức chấm công hiện đại như quét mã QR, sử dụng thẻ RFID hoặc ứng dụng di động. Nhân viên không cần phải lo lắng về việc quên chấm công hoặc gặp khó khăn khi sử dụng hệ thống.
c) Đảm bảo quyền lợi cá nhân
Nhờ vào dữ liệu chấm công chính xác, nhân viên được đảm bảo quyền lợi đầy đủ, từ việc tính lương chính xác đến các chế độ làm thêm giờ hoặc nghỉ phép. Điều này tạo ra sự hài lòng và tin tưởng giữa nhân viên và doanh nghiệp.
d) Dễ dàng quản lý lịch làm việc cá nhân
Nhân viên có thể truy cập lịch làm việc của mình, biết trước ca làm việc, các ngày nghỉ hoặc thời gian làm thêm giờ. Điều này giúp họ dễ dàng lập kế hoạch cá nhân mà không gặp trở ngại.
3. Đối với quản lý nhân sự
a) Đơn giản hóa công việc quản lý
Quản lý nhân sự không còn phải xử lý hàng loạt bảng chấm công thủ công hoặc đối mặt với các sai sót trong dữ liệu. Odoo Attendance tự động tổng hợp và xử lý dữ liệu chấm công, giúp công việc quản lý trở nên nhẹ nhàng và hiệu quả hơn.
b) Theo dõi và đánh giá hiệu suất nhân viên
Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về thời gian làm việc, tình trạng đi trễ, về sớm hoặc làm thêm giờ của từng nhân viên. Điều này giúp quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất làm việc và có cơ sở để khen thưởng hoặc điều chỉnh chính sách phù hợp.
c) Nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh
Trong trường hợp nhân viên quên chấm công hoặc có sai sót trong dữ liệu, quản lý có thể dễ dàng chỉnh sửa trực tiếp trên hệ thống. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quản lý.
d) Tăng cường khả năng giám sát và kiểm soát
Quản lý có thể theo dõi thời gian làm việc của nhân viên theo thời gian thực. Điều này đặc biệt hữu ích trong các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đội ngũ nhân viên làm việc từ xa, giúp đảm bảo mọi hoạt động được thực hiện đúng kế hoạch.

Kết luận
Odoo Attendance là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp hiện đại hóa quy trình quản lý chấm công và thời gian làm việc. Với các tính năng tự động hóa, báo cáo chi tiết và tích hợp linh hoạt, phân hệ này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện để quản lý chấm công, Odoo Attendance chắc chắn là lựa chọn lý tưởng. Liên hệ IZISolution để trải nghiệm ngay hôm nay để khám phá những lợi ích mà hệ thống này mang lại cho doanh nghiệp của bạn!