Những điều doanh nghiệp cần biết về Odoo Inventory: Khái niệm, lợi ích, tính năng, hướng dẫn sử dụng

Hiện nay, quản lý hàng tồn kho là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu đối với hoạt động kinh doanh hàng hóa của một doanh nghiệp. Đối với nhiều công ty, đặc biệt như công ty thương mại điện tử, nhà phân phối hoặc nhà bán lẻ, giải pháp quản lý hàng tồn kho sẽ hỗ trợ họ kiểm soát các địa điểm bán lẻ, địa điểm sản phẩm cũng như kho hàng một cách hiệu quả. 
 

Nhìn chung, hàng hóa thường chiếm một số lượng lớn trong tài sản của công ty. Nếu không sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho, bạn có thể đối mặt với nhiều khó khăn như hết hàng, vấn đề về truy xuất nguồn gốc sản phẩm và mức độ dịch vụ khách hàng thấp. Do đó, các doanh nghiệp sẽ tìm giải pháp để kiểm soát kho hàng. Một trong những phương pháp được sử dụng nhiều nhất là giải pháp quản lý tồn kho Odoo Inventory. Cùng IZSolution tìm hiểu về khái niệm, lợi ích, tính năng hữu ích của Odoo Inventory nhé!

I. Odoo Inventory (Odoo Kho vận) là gì?

Odoo Inventory là giải pháp cung cấp các tính năng quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp. Nó cho phép theo dõi và kiểm soát hàng tồn kho, quản lý đặt hàng và giao hàng, tối ưu hóa quy trình nhận, kiểm tra và điều chỉnh kho hàng.

Với Odoo Inventory, bạn có thể theo dõi số lượng hàng tồn kho, định vị vị trí của các mặt hàng trong kho, quản lý các đơn hàng và đặt hàng, tạo báo cáo và thống kê về tình trạng hàng tồn kho, và tích hợp với các phần mềm và ứng dụng khác trong hệ thống doanh nghiệp của bạn.

II. Ưu điểm của việc sử dụng Odoo Inventory

1. Module phong phú

Odoo được biết đến như một hệ thống ERP dành cho mọi doanh nghiệp. Với nguồn module phong phú này Odoo có thể đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp về quản lý hàng tồn kho. Ngoài ra, các phân hệ này hoàn toàn có thể tích hợp với nhiều ứng dụng như bán hàng, mua hàng, kế toán,… để nâng cao hiệu quả.

2. Cải thiện quá trình quản lý hàng tồn kho

Một lợi ích nổi bật khác của quản lý hàng tồn kho Odoo Inventory là hợp lý hóa toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho và quản lý trạng thái tốt. Ngoài ra, còn nhiều tính năng như chuẩn bị số lượng hàng tồn kho, theo dõi và quản lý việc nhấm nháp, đóng gói quản lý kho. Thay vì kiểm soát trực tiếp tất cả các hoạt động kiểm kê, người quản lý sẽ theo dõi quy trình thông qua module kiểm kê toàn diện.

3. Thân thiện và linh hoạt với người dùng

Thiết kế và giao diện của hệ thống kiểm kê Odoo Inventory cực kỳ hiện đại và dễ sử dụng. Do đó, các công ty có thể dễ dàng thực hiện mà không cần máy quét mã vạch. Bằng cách sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho Odoo, bạn có thể dễ dàng theo dõi dòng chảy và tình hình hàng tồn kho bất cứ khi nào bạn muốn. Ngoài ra, quản lý hàng tồn kho kép của Odoo sẽ cho phép bạn truy xuất nguồn gốc đầy đủ từ bộ phận hỗ trợ đến khách hàng.

4. Cập nhật báo cáo và phân tích theo thời gian thực

Các thay đổi của Kho hàng sẽ được cập nhật nhanh chóng. Do đó, doanh nghiệp sẽ có thông tin chính xác và theo thời gian thực hỗ trợ tạo báo cáo. Nhờ bảng điều khiển có thể tùy chỉnh do Odoo cung cấp, bạn sẽ mất vài giờ để tạo và chia sẻ báo cáo theo các biểu mẫu mà bạn yêu cầu. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định cấp truy cập cho các bản ghi này. Do đó, chỉ người được phê duyệt mới có thể xem báo cáo về thông tin chi tiết của công ty.

Odoo Inventory là công cụ tối ưu để doanh nghiệp của bạn có các phân tích được cải thiện. Bằng cách sử dụng báo cáo tổng hợp, bạn có thể dễ dàng phân tích tình hình hàng tồn kho, tìm ra các vấn đề tồn kho, phân tích nguyên nhân và đưa ra giải pháp. Do đó, bạn có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề về hàng tồn kho, dự báo tình trạng sẵn có của sản phẩm và lên kế hoạch hoàn hảo cho giai đoạn tiếp theo.

5. Nâng cao năng suất

Thay vì chờ đợi để nhận dữ liệu, Odoo sẽ cho phép nhân viên thu mua truy cập thông tin một cách nhanh chóng. Ngoài ra, nó cũng sẽ cho phép chỉnh sửa và sửa đổi các đơn đặt hàng nhanh chóng trong kho, nâng cao độ chính xác của dữ liệu và cải thiện luồng tài liệu. Nhờ hệ thống kiểm kê của Odoo, nhân viên có thể đăng ký tất cả các tương tác, tài liệu và hồ sơ quan trọng khác của hàng tồn kho ở bất kỳ giai đoạn nào của quy trình kho hàng.

III. Các tính năng chính trong Odoo Inventory

1. Vận hành quản lý tồn kho cơ bản

Vận hành quản lý tồn kho cơ bản bao gồm những tính năng chính của quản lý hàng tồn kho. 

• Đóng gói đơn hàng và giao hàng có hoặc  không cần máy quét mã vạch

• Kiểm kê đơn hàng cho một khu vực, một sản phẩm cụ thể, theo lô hoặc từng hộp bằng tính năng đếm chu kỳ của Odoo.

• Dựa vào vị trí để phân cấp kho hàng theo khu, hàng, kệ, v.v.

• Quản lý Sản xuất, sửa chữa

• Kiểm soát quá trình giao nhận hàng

• Đóng gói sản phẩm chỉ bằng một cú nhấp chuột và dễ dàng gắn mã vạch cho các gói hàng để theo dõi đơn hàng.

• Nhận được báo cáo rõ ràng về việc dỡ bỏ: chi phí, lý do và số lượng.

• Chuyển nhượng hàng trong kho

2. Định tuyến từ cơ bản đến nâng cao

• Cross-docking: với tính năng này, các công ty có thể bốc dỡ các vật liệu đến và chuyển trực tiếp chúng đến các cửa khẩu bên ngoài mà không cần lưu trữ hoặc lưu trữ ít.

• Chiến lược loại bỏ: người dùng không chỉ tạo, chọn dung lượng lưu trữ mà còn có thể loại bỏ các chiến lược như FIFO (Nhập trước xuất trước), LIFO (Nhập trước xuất trước), v.v…

• Các tuyến đẩy và kéo: người dùng có thể tạo các tuyến sản phẩm để tự động chuyển đơn hàng giữa các kho đến các địa điểm.

• Pick-Pack-Ship: Tính năng này sẽ hỗ trợ thiết kế luồng quy trình đặt hàng riêng lẻ. Nó sẽ cung cấp các sản phẩm cho khách hàng không chỉ trong một bước – đặt hàng giao hàng, mà còn trong nhiều bước, bao gồm lấy hàng, đóng gói và vận chuyển.

3. Quản lý đa kho

Quản lý nhiều kho là tính năng cho phép người dùng kiểm soát nhiều kho của cùng một công ty tại nhiều địa điểm khác nhau. Trong trường hợp bạn có một công ty đa quốc gia có nhiều kho hàng tại nhiều địa điểm khác nhau trên toàn cầu, bạn có thể nhanh chóng thêm nhiều vị trí kho khác nhau trong hệ thống Odoo và sau đó xử lý hiệu quả việc luân chuyển sản phẩm từ kho này sang kho khác.

4. Quản lý số lượng lớn lô hàng trong kho

Đối với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, hệ thống quản lý hàng tồn kho Odoo ERP sẽ cho phép người dùng nhận một số lượng lớn lô hàng trong ngày và mua sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể hoàn thành số lượng vận chuyển không giới hạn và dự đoán bằng cách sử dụng quản lý kho của Odoo. Dựa trên tính khả dụng của quản lý hàng tồn kho riêng biệt trong nền tảng Odoo, người dùng có thể nhanh chóng thực hiện các hoạt động không có lỗi cho tất cả các lô hàng và đơn đặt hàng. Với sự hỗ trợ của kiểm tra ban đầu về tình trạng sẵn có của hàng tồn kho, người bán có thể xử lý tất cả các lô hàng và mua hàng một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, thương nhân cũng có thể thông báo số lượng sản phẩm còn hàng cho khách hàng khi họ xem hàng từ website trực tuyến của công ty. Trên cửa sổ bán hàng của máy bán lẻ, các sản phẩm tương tự sẽ được hiển thị.

5. Tạo quy tắc sắp xếp lại

Hệ thống quản lý hàng tồn kho do Odoo cung cấp sẽ cho phép người dùng đặt các quy định sắp xếp lại đối với các sản phẩm có sẵn. Ngoài ra, điều này sẽ đảm bảo rằng kho hàng của công ty không thể bị hết sản phẩm và xảy ra bất kỳ vấn đề nào liên quan đến việc tồn kho quá mức. Nhờ các thông báo cảnh báo, hệ thống Odoo sẽ đảm bảo cung cấp thông tin về lượng hàng sắp hết. Ngoài ra, việc mua hàng tự động có thể được sắp xếp thành các quy tắc tồn kho thấp nhất trong quản lý hàng tồn kho của Odoo. Với tính năng này, nền tảng Odoo sẽ cấp cho người dùng quyền đặt số lượng hàng tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng sản phẩm tuân theo quy tắc này.

6. Tích hợp quét mã vạch

Tích hợp mã vạch được cung cấp bởi tính năng quản lý kho Odoo Inventory, có thể hỗ trợ tích hợp trong menu cài đặt. Nhờ tính năng này, nó có thể được cấu hình cho số thu nhập của các sản phẩm trong kho và đăng ký tất cả các chuyển động của kho ở nhiều giai đoạn hoạt động. Ngoài ra, hệ thống Odoo cũng có thể cho phép người dùng tạo mã vạch cho từng sản phẩm dựa trên danh pháp. Hệ thống cũng có thể giúp người dùng in ra hình ảnh mẫu mã vạch của sản phẩm.

7. Truy xuất nguồn gốc hàng hóa

Bằng cách tích hợp với hệ thống máy quét mã vạch, Odoo có thể thúc đẩy khả năng truy xuất nguồn gốc của sản phẩm và chuyển động của kho hàng. Ngoài ra, ứng dụng mã vạch có thể sử dụng việc quản lý chuyển động của hàng tồn kho thông qua theo dõi số lô và số sê-ri. Những con số đó sẽ đính kèm với các sản phẩm được xác định trong khi chấp nhận đơn đặt hàng từ các nhà cung cấp tại kho. Ngoài ra, mô-đun Odoo sẽ ghi lại và lưu trữ lịch sử của tất cả các hoạt động liên quan đến mọi tài liệu để truy xuất nguồn gốc 360 độ.

8. Quản lý sản phẩm

Với tính năng này, các công ty sẽ dễ dàng quản lý sản phẩm của mình tùy thuộc vào chủng loại và biến thể. Ngoài ra, bạn có thể tùy chỉnh các trường của riêng mình để xử lý các sản phẩm của mình một cách dễ dàng và hiệu quả. Odoo cũng có thể tích hợp nhiều mã vạch với mã cụ thể cho các sản phẩm này. Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát hàng hóa hiệu quả, tránh lãng phí.

Bên cạnh đó, định giá hàng tồn kho đóng một phần quan trọng trong quản lý sản phẩm Odoo. Nhờ đó, công ty có thể quản lý chi phí và hàng tồn kho mà không cần tốn nhiều công sức hơn nhờ kỹ thuật định giá và kỹ thuật chi phí.

9. Báo cáo chuyên dụng

Hai nhiệm vụ chính của chức năng báo cáo là tạo báo cáo và dự báo. Mọi dữ liệu hàng hóa sẽ được cập nhật và lưu trữ thường xuyên. Do đó, bạn có thể dễ dàng thu thập dữ liệu và tạo báo cáo nếu muốn. Các doanh nghiệp thường tham khảo để chọn bảng điều khiển được xác định trước hoặc tùy chỉnh biểu mẫu báo cáo bằng công cụ báo cáo được cập nhật. Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi tham số lọc theo hóa đơn công ty, ngày tháng,… Bên cạnh đó, bạn cũng có thể phân nhóm theo chức năng trong menu báo cáo hỗ trợ người dùng phân nhóm hoạt động kho hàng dựa trên sản phẩm, ngày tháng, công ty, chủng loại sản phẩm, … Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng chia sẻ bộ lọc với nhóm của mình.

Ngoài ra, mô-đun Odoo này sẽ giúp bạn dự báo tình trạng sẵn có của sản phẩm dựa trên doanh số bán hàng, đơn đặt hàng và đơn đặt hàng sản xuất. Do đó, người dùng có thể trực quan hóa toàn bộ dữ liệu của báo cáo dưới dạng biểu đồ thanh, biểu đồ tròn, biểu đồ đường,…

IV. Hướng dẫn sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho của Odoo cơ bản

Bước đầu tiên là tạo cơ sở dữ liệu. Tiếp theo truy cập ứng dụng cài đặt app và cài đặt module Hàng tồn kho (Inventory).

 

Khi bạn đã cài đặt ứng dụng Inventory, hãy nhấp vào thanh tiến trình trên cùng bên phải để truy cập vào hướng dẫn triển khai.
 

Hướng dẫn triển khai giúp bạn thực hiện các bước sau:

• Thiết lập kho của bạn

• Nhập nhà cung cấp của bạn

• Nhập sản phẩm của bạn

• Lập bản kiểm kê ban đầu

• Định cấu hình luồng bán hàng và mua hàng của bạn

• Thiết lập cơ chế bổ sung

• Định cấu hình các tính năng nâng cao như gói, truy xuất nguồn gốc, định tuyến và định giá hàng tồn kho.

Trên đây là những thông tin chia sẻ về Odoo Inventory và các tính năng. Để cập nhật những thông tin mới nhất về Odoo, bạn có thể để lại thông tin hoặc liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và quá trình triển khai mô hình ERP cho doanh nghiệp nhé!