Mô hình OKR là gì? Các bước triển khai mô hình quản lý mục tiêu OKR

OKR là công cụ lãnh đạo và thiết lập mục tiêu hiệu quả để truyền đạt những gì bạn muốn đạt được và những cột mốc quan trọng nào bạn cần phải đáp ứng để đạt được mục tiêu đó. OKR được một số tổ chức hàng đầu thế giới sử dụng để thiết lập và thực thi các chiến lược của họ. Trong bài viết này, IZISolution sẽ giới thiệu tổng quan và hướng dẫn các bước để triển khai mô hình OKR hiệu quả trong doanh nghiệp.

I. Tổng quan mô hình OKR

1. Định nghĩa mô hình OKR là gì? 

Mô hình OKR (Objective and Key Results) là một hệ thống quản lý mục tiêu được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp để xác định và đo lường mục tiêu và kết quả quan trọng. Mô hình OKR giúp tổ chức thiết lập mục tiêu cụ thể và đo lường sự tiến bộ trong việc đạt được những mục tiêu đó. 

2. Đặc điểm chính của mô hình OKR

Mô hình OKR có những đặc trưng cơ bản riêng biệt so với các mô hình quản trị mục tiêu khác. Điểm đặc trưng này dựa trên một hệ thống niềm tin, bao gồm bốn yếu tố quan trọng:

Tính tham vọng: Các mục tiêu trong mô hình OKR thường được đặt ra vượt xa ngưỡng năng lực hiện tại. Điều này thúc đẩy nhân viên và tổ chức đạt được những thành tựu đáng kể.

Tính đo lường được: OKR đòi hỏi rằng các kết quả quan trọng phải được đo lường bằng các dữ liệu cụ thể. Điều này giúp xác định tiến độ và đảm bảo sự minh bạch.

Tính minh bạch: Mô hình OKR tạo ra một văn hóa minh bạch trong tổ chức, nơi mọi người từ lãnh đạo đến nhân viên mới đều có quyền truy cập thông tin và theo dõi OKR của tổ chức.

Tính liên kết: Khác với chỉ số KPI (Key Performance Indicator), OKR có tính liên kết chặt chẽ. Nó kết nối mục tiêu của từng cấp độ trong tổ chức với mục tiêu cấp cao hơn. Mục tiêu của mỗi cá nhân và phòng ban đều phụ thuộc vào mục tiêu và kết quả then chốt của cấp cao hơn.

Cụ thể, OKR cấp độ cao nhất, tức OKR của toàn doanh nghiệp, luôn được ưu tiên. Sau đó là OKR cấp độ bộ phận, và cuối cùng là OKR cá nhân, tương ứng với công việc của từng nhân viên. Điều này tạo ra một hệ thống kết nối mạch lạc giữa mục tiêu và kết quả ở mọi cấp độ trong tổ chức.

3. Lợi ích của mô hình OKR

OKR mang đến cho hoạt động quản trị doanh nghiệp nhiều lợi ích chính:

Liên kết nội bộ chặt chẽ: OKR kết nối hiệu suất làm việc của từng cá nhân và phòng ban với mục tiêu chung của công ty. Điều này giúp đội ngũ quản trị đảm bảo sự đồng nhất trong định hướng của toàn công ty.

Tập trung vào vấn đề quan trọng: Mô hình OKR chỉ định 3-5 mục tiêu quan trọng cho mỗi cấp độ trong tổ chức, giúp công ty và nhân viên tập trung vào những mục tiêu quan trọng nhất.

Tăng tính minh bạch: OKR xây dựng một văn hóa minh bạch trong công ty, đảm bảo rằng tất cả nhân viên có khả năng nắm rõ công việc và kế hoạch của mỗi cá nhân và phòng ban.

Trao quyền cho nhân viên: Thông qua việc nắm rõ hoạt động của công ty, ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định chuẩn xác và tạo cơ hội cho nhân viên theo dõi tiến độ công việc và kết quả.

Đo lường tiến độ: OKR sử dụng các chỉ số để phản ánh tiến độ hoàn thiện mục tiêu. Điều này giúp theo dõi được độ tiến của từng cá nhân, phòng ban và công ty trong việc hoàn thành mục tiêu.

Đạt kết quả vượt trội: OKR cho phép người quản lý lãnh đạo tối ưu hóa hiệu suất làm việc, giúp công ty đạt được những kết quả ấn tượng và vượt qua các thách thức.

4. So sánh OKR với các mô hình quản lý mục tiêu khác

OKR (Objectives and Key Results) là mô hình quản lý mục tiêu có những điểm khác biệt so với các mô hình quản lý mục tiêu khác như MBO (Management by Objectives) và KPI (Key Performance Indicators). Dưới đây là một số so sánh chính:

Tính linh hoạt:

• OKR: OKR thường linh hoạt và phản ánh sự thay đổi trong môi trường kinh doanh. Các mục tiêu và kết quả then chốt có thể được điều chỉnh hàng quý hoặc hàng tháng.

• MBO: MBO thường tĩnh lặng hơn và yêu cầu lập kế hoạch chi tiết trước khi bắt đầu giai đoạn thực hiện. Thay đổi thường xảy ra sau khi giai đoạn này kết thúc.

• KPI: KPI là các chỉ số cố định mà công ty theo dõi theo thời gian, thay đổi ít khi xảy ra.

Tính kỳ vọng:

• OKR: OKR thường có tính tham vọng cao hơn, thúc đẩy nhân viên và tổ chức đạt được những mục tiêu lớn hơn.

• MBO: MBO thường tập trung vào mục tiêu cụ thể và đo lường kết quả cụ thể, không nhất thiết phải tham vọng.

Tính đo lường được:

• OKR: OKR yêu cầu các kết quả then chốt được đo lường bằng các chỉ số cụ thể, giúp đo lường tiến độ và hiệu suất.

• MBO: MBO thường đặt các mục tiêu không có sự đo lường cụ thể hoặc không được đánh giá bằng các chỉ số cụ thể.

• KPI: KPI tập trung vào các chỉ số cụ thể để đánh giá hiệu suất.

Tính minh bạch:

• OKR: OKR thường tạo ra một văn hoá minh bạch trong tổ chức, nơi mọi người có quyền truy cập thông tin và theo dõi OKR của tổ chức.

• MBO: MBO thường không có tính minh bạch cao, và thông tin về mục tiêu và kết quả thường được giữ bí mật trong phạm vi phòng ban hoặc cá nhân.

• KPI: KPI thường tập trung vào việc đo lường các chỉ số hiệu suất cố định.

Tính liên kết:

• OKR: OKR có tính liên kết chặt chẽ, kết nối mục tiêu của từng cấp độ trong tổ chức với mục tiêu cấp cao hơn.

• MBO: MBO thường không có mức liên kết cao giữa các mục tiêu ở các cấp độ khác nhau.

• KPI: KPI tập trung vào việc theo dõi các chỉ số cố định, không có mức liên kết giữa các chỉ số này.

Tóm lại, OKR thường linh hoạt, tham vọng, đo lường được, minh bạch và có tính liên kết cao hơn so với MBO và KPI. Mỗi mô hình có ứng dụng và điểm mạnh riêng, và sự lựa chọn giữa chúng phụ thuộc vào mục tiêu và tình hình cụ thể của tổ chức.

II. Các thành phần của mô hình OKR

 

1. Mục tiêu (Objectives) 

Mục tiêu là những mục tiêu lớn, tổng quan mà bạn hoặc tổ chức của bạn muốn đạt được trong khoảng thời gian cụ thể. Mục tiêu thường được sắp xếp dưới dạng câu hỏi 

• Chúng ta muốn đạt được điều gì?

• Mục tiêu cuối cùng của chúng ta là gì?

Mục tiêu này thường là mục tiêu tham vọng và có tính chất hướng dẫn.

2. Kết quả chính (Key Results)

Kết quả chính là các chỉ số cụ thể và đo lường được được sử dụng để đánh giá việc đạt được mục tiêu. Kết quả chính cung cấp một cách đo lường rõ ràng về hiệu suất và tiến độ. Thường có 2-5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu. Các kết quả chính này phải cụ thể, đo lường được, và có thể xác định được khi mục tiêu đã đạt được.

Các mục tiêu và kết quả chính trong mô hình OKR thường phải thỏa mãn các tiêu chí SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound), giúp đảm bảo tính cụ thể, đo lường được, và thúc đẩy sự tập trung vào việc đạt được chúng.

III. Các bước triển khai mô hình OKR

 

1. Xác định mục tiêu chính (Identify Objectives)

Xác định mục tiêu quan trọng: Bạn cần xác định những Mục tiêu quan trọng nhất cho tổ chức hoặc nhóm làm việc. Mục tiêu này thường liên quan đến chiến lược tổng thể của công ty hoặc các ưu tiên hàng đầu.

Phân chia mục tiêu lớn thành mục tiêu con: Đôi khi, mục tiêu lớn cần được phân chia thành các mục tiêu con cụ thể hơn. Điều này giúp làm rõ hơn về những gì cần đạt được để hoàn thành mục tiêu lớn hơn.

2. Thiết lập key results (Set Key Results)

Xác định chỉ số cụ thể: Để thiết lập Key Results, bạn cần xác định các chỉ số cụ thể và đo lường được mà bạn sẽ sử dụng để đánh giá việc đạt được mục tiêu. Ví dụ, nếu Mục tiêu là "Tăng doanh số bán hàng," thì Key Results có thể bao gồm "Tăng doanh số bán hàng tháng ít nhất 10% so với tháng trước."

Cân nhắc về số lượng Key Results: Hạn chế Key Results trong khoảng 2-5 cho mỗi mục tiêu để đảm bảo sự tập trung và theo dõi hiệu quả.

3. Đánh giá và đo lường (Measure and Evaluate)

Chọn các dữ liệu phù hợp: Xác định những dữ liệu cần thiết để đánh giá tiến độ và hiệu suất của Key Results. Điều này có thể bao gồm số liệu tài chính, số liệu về doanh số bán hàng, số lượng sản phẩm hoàn thành, hoặc bất kỳ số liệu nào phản ánh tiến trình công việc.

Thiết lập chu kỳ đo lường: Xác định thời điểm và tần suất bạn sẽ đo lường Key Results. Điều này có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc theo bất kỳ chu kỳ nào phù hợp với Mục tiêu và hoạt động của bạn.

4. Tạo kế hoạch hành động (Create Action Plans)

Giao việc và lập lịch: Dựa trên Key Results, tạo kế hoạch cụ thể về những công việc cần thực hiện để đạt được kết quả. Giao việc cho các thành viên và đảm bảo rằng có lịch trình thực hiện.

Phân phối tài nguyên: Xác định các tài nguyên cần thiết để thực hiện kế hoạch, bao gồm nguồn nhân lực, nguồn tài chính và công cụ hoặc công nghệ cần thiết.

5. Theo dõi và điều chỉnh (Monitor and Adjust)

Theo dõi tiến trình: Định kỳ kiểm tra tiến trình của bạn đối với Key Results. Sử dụng dữ liệu và chỉ số bạn đã xác định trong bước Đánh giá và đo lường để đánh giá tiến độ.

Điều chỉnh kế hoạch (Adjust Action Plans): Nếu cần, điều chỉnh kế hoạch và hành động để đảm bảo rằng bạn đang tiến về hướng đúng để đạt được Key Results và Mục tiêu.

OKR không chỉ giúp tổ chức xác định mục tiêu quan trọng mà còn định hình cách thức đo lường tiến trình và kết quả. Bằng cách thực hiện các bước triển khai OKR, tổ chức có thể tạo ra một môi trường làm việc cấu trúc và phát triển sự tập trung đối với mục tiêu chung. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều đóng góp vào việc đạt được những thành tựu to lớn.

IV. Mô hình OKR và quản lý nhân sự

Mô hình OKR có mối liên quan sâu sắc tới quản lý nhân sự và quản trị nhân sự trong doanh nghiệp. Có thể ứng dụng Mô hình OKR trong quản lý nhân sự như sau:

Thiết lập mục tiêu và kết quả chủ chốt (OKRs) cho nhân sự

Mô hình OKR yêu cầu việc thiết lập mục tiêu và kết quả chủ chốt cho mỗi cá nhân và nhóm làm việc. Điều này giúp trong việc quản lý hiệu suất và đánh giá công việc của từng nhân viên dựa trên sự đóng góp của họ đối với mục tiêu tổng thể của tổ chức.

Định rõ vai trò và trách nhiệm

OKRs xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng nhân viên trong việc đạt được mục tiêu tổng thể của công ty. Điều này giúp rõ ràng hóa kỳ vọng và nhiệm vụ của họ, đồng thời tạo điều kiện cho họ tham gia vào quá trình lập kế hoạch và đánh giá hiệu suất.

Đánh giá hiệu suất và phát triển cá nhân

OKRs cung cấp một cơ hội để đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên việc đạt được hoặc không đạt được kết quả. Điều này có thể dẫn đến việc phát triển cá nhân, bằng cách xác định các kỹ năng cần phải cải thiện hoặc phát triển để đạt được mục tiêu.

Tạo tinh thần đồng đội và hợp tác

Mô hình OKR khuyến khích sự hợp tác và tinh thần đồng đội. Việc thiết lập OKRs chung cho các nhóm làm việc đòi hỏi họ phải làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu tổng thể, thúc đẩy sự kết nối và hợp tác trong tổ chức.

Liên kết với chiến lược tổng thể

OKRs được thiết lập dựa trên mục tiêu và chiến lược tổng thể của công ty. Điều này đảm bảo rằng các hoạt động của nhân sự được liên kết với mục tiêu và phương hướng chiến lược của tổ chức.

OKRs là một công cụ quản lý hiệu suất mạnh mẽ có thể giúp tối ưu hóa quản lý nhân sự, đánh giá hiệu suất, phát triển nhân viên và đảm bảo rằng mọi người đóng góp vào việc đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.