Employee Data Platform (EDP) là gì? Cách áp dụng EDP vào quản lý nhân sự hiệu quả

Employee Data Platform (EDP) là một công cụ mạnh mẽ đang được các tổ chức và doanh nghiệp trên khắp thế giới sử dụng để cải thiện quản lý dữ liệu nhân sự. Cùng tìm hiểu Employee Data Platform (EDP) là gì?  Cách áp dụng EDP vào quản lý nhân sự hiệu quả qua bài viết dưới đây. 

 

I. Nền tảng dữ liệu nhân sự Employee Data Platform (EDP) là gì?

1. Định nghĩa Employee Data Platform (EDP)

Nền tảng dữ liệu nhân viên (EDP), hay còn được gọi là hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự hoặc nền tảng phân tích con người, là một công nghệ tiên tiến được tạo ra để tập trung và quản lý toàn bộ thông tin liên quan đến nhân viên. EDP thu thập, phân tích, và tạo ra các báo cáo chi tiết trên một giao diện tương tác, giúp các đội ngũ khác nhau có thể truy cập dễ dàng. Mục tiêu của EDP là hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường hiệu suất trong quá trình tuyển dụng, duy trì và phát triển tài năng, và giảm thiểu chi phí liên quan đến tuyển dụng và đào tạo.

Hệ thống này xử lý một loạt các hoạt động nhân sự, bao gồm tuyển dụng, quản lý lương thưởng và phúc lợi, theo dõi thời gian làm việc, quản lý quan hệ với nhân viên, thực hiện đánh giá hiệu suất, và quản lý việc chấm dứt hợp đồng lao động. Từ thông tin thu thập được qua EDP, doanh nghiệp có thể đạt được cái nhìn sâu sắc về các khía cạnh khác nhau của hoạt động nhân sự và dựa vào dữ liệu này để ra quyết định chiến lược.

Bằng cách ứng dụng Employee Data Platform,doanh nghiệp có thể trả lời các câu hỏi sau:

• Tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự (turnover rate) là bao nhiêu?

• Nhân viên nào sẽ rời tổ chức trong vòng một năm tới?

• Mất bao lâu để một nhân sự hoàn vốn cho công ty?

Không chỉ giới hạn trong việc lưu trữ dữ liệu, EDP cung cấp nhiều công cụ phân tích, từ việc sử dụng các bảng tính Excel truyền thống để thu thập dữ liệu thủ công, đến các ứng dụng thông minh được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp để tổng hợp và phân tích dữ liệu. EDP cũng sử dụng các thuật toán phân tích để dự đoán hành vi và cung cấp thông tin dưới dạng bảng điều khiển trực quan. Tóm lại, EDP không chỉ đóng vai trò là một nơi lưu trữ thông tin, mà còn là một giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tài nguyên nhân sự của mình.

2. Cơ chế hoạt động của nền tảng dữ liệu nhân sự Employee Data Platform

Giả sử doanh nghiệp muốn cá nhân hóa quá trình giới thiệu nhân viên mới, bạn sẽ sử dụng EDP để truy cập dữ liệu từ nhiều nguồn. Dữ liệu này được thu thập trực tiếp từ nhân viên hoặc được thu thập từ Hệ thống theo dõi người nộp đơn,... EDP ​​sẽ kết hợp tất cả dữ liệu “khác biệt” này đến từ các nguồn khác nhau để tạo ra một hồ sơ thống nhất về từng nhân viên, sau đó có thể được sử dụng để tạo các hành trình giới thiệu được cá nhân hóa.

EDP ​​thực hiện theo ba bước:

- Thu thập và quản lý dữ liệu nhân viên

EDP thu thập dữ liệu nhân viên từ nhiều nguồn khác nhau. Nguồn dữ liệu có thể bao gồm thông tin đầu vào trực tiếp từ nhân viên, tích hợp API từ hệ thống và thậm chí cả nhà cung cấp bên thứ ba. Các loại dữ liệu có thể bao gồm dữ liệu nhân khẩu học, sự kiện, hiệu suất và hành vi. Sau khi tất cả dữ liệu này được thu thập, dữ liệu sẽ được chuẩn bị trước để tạo thành một hồ sơ thống nhất duy nhất của mỗi nhân viên.

- Phân loại và xử lý

Hồ sơ nhân viên thống nhất sau đó sẽ trở thành nền tảng để thúc đẩy mọi hình thức cá nhân hóa. Dữ liệu nhân viên có thể được phân đoạn theo nhiều cách để tạo ra các diện mạo. Những cá tính này có thể được sử dụng để cá nhân hóa bất kỳ trải nghiệm nào ngay từ khi bắt đầu cho đến lúc rời khỏi. Xác định các nhóm và phân khúc quan trọng nhất của bạn, đồng thời tối ưu hóa nhắm mục tiêu để có kênh, thời gian, tần suất và thông điệp tốt nhất cho từng nhân viên.

- Ra quyết định + cá nhân hóa

EDP ​​giúp thúc đẩy các hành trình được cá nhân hóa này bằng các công cụ tích hợp sẵn để truyền tải thông điệp phù hợp, thiết kế các hoạt động tương tác nhiều bước, tự động hóa hành động và sắp xếp các kết quả mà bạn mong muốn. Lời nhắc và leo thang giúp xây dựng sự hợp tác và trách nhiệm giải trình giữa các nhóm. Hơn nữa, EDP phù hợp cũng sẽ thúc đẩy những hiểu biết sâu sắc, phân tích và các tín hiệu cảnh báo sớm để giúp lập kế hoạch lực lượng lao động tốt hơn cũng như đưa ra quyết định nhanh hơn và thông minh hơn.

II. Lợi ích của việc sử dụng Employee Data Platform

Tầm quan trọng của Employee Data Platform (EDP) là không thể chối cãi. Sử dụng EDP cho phép các nhà lãnh đạo nhân sự theo dõi các chỉ số quan trọng và đo lường hiệu suất của các chiến dịch, từ đó thúc đẩy ba yếu tố chính mà bất kỳ tổ chức nào cũng khao khát cải thiện: năng suất làm việc, mức độ gắn kết và tỷ lệ giữ chân nhân sự. Cụ thể, EDP giúp:

1. Quản lý dữ liệu nhân sự một cách hiệu quả hơn

EDP cho phép tổ chức quản lý dữ liệu nhân sự một cách hiệu quả hơn thông qua việc tự động hóa quá trình thu thập, lưu trữ và cập nhật thông tin về nhân viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của những người làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự.

2. Cải thiện quy trình tuyển dụng và nhân sự

Cải thiện quy trình tuyển dụng bằng cách cung cấp thông tin về số lượng ứng viên nộp CV, tỷ lệ ứng viên rời bỏ quá trình ứng tuyển, và số lượng liên hệ cần thiết để đầy một vị trí. Điều này giúp xác định rõ các vấn đề gây cản trở trong quy trình tuyển dụng.

3. Tối ưu hóa việc quản lý hiệu suất và phát triển nhân viên

.Giảm tỷ lệ nghỉ việc: Bằng cách thu thập dữ liệu từ các cuộc phỏng vấn nghỉ việc và xác định những nguyên nhân gây ra sự tiêu hao nhân lực. EDP cung cấp thông tin để đề xuất các biện pháp kiểm soát tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong tương lai.

Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Theo dõi mọi điểm chạm và tương tác với ứng viên từ giai đoạn tuyển dụng. EDP hỗ trợ trong việc lưu giữ thông tin về trải nghiệm của ứng viên.

Tăng năng suất làm việc: Bằng cách thu thập dữ liệu về các yếu tố ảnh hưởng đến năng suất nhân sự, chẳng hạn như cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc, quản lý, sự hài lòng trong công việc và nhiều yếu tố khác. Dữ liệu này cung cấp insight để thực hiện các biện pháp khắc phục.

Quản lý hiệu suất nhân viên: EDP cho phép theo dõi và đánh giá hiệu suất của nhân viên dựa trên dữ liệu khách quan. Các hệ thống này có thể tạo ra báo cáo tự động về hiệu suất cá nhân và nhóm, giúp tổ chức xác định điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên để cải thiện hiệu suất làm việc.

4. Nâng cao sự tin tưởng của nhân viên

Thúc đẩy sự tin tưởng của nhân viên bằng cách giúp công ty và nhân viên nắm rõ sự phát triển cá nhân và cơ hội tài chính. EDP tạo điều kiện cho môi trường làm việc minh bạch và công bằng, giúp tạo dựng và duy trì lòng tin của nhân viên, điều quan trọng để đạt được mức độ gắn kết và tỷ lệ giữ chân nhân sự cao.

5. Cải thiện bảo mật dữ liệu

Bảo vệ dữ liệu nhân viên của doanh nghiệp là việc quan trọng hơn bao giờ hết. Dữ liệu nhân viên thường được chia sẻ giữa các phòng ban và với các nhà cung cấp bên ngoài qua email và các kênh không an toàn khác, khiến dữ liệu này dễ bị tội phạm mạng và vi phạm.

Nền tảng dữ liệu nhân viên giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu với cấu hình truy cập nhiều cấp cho người dùng. Ví dụ: nhà cung cấp hàng hóa / quà tặng của bạn chỉ có thể truy cập thông tin liên hệ của nhân viên và thông tin về kích cỡ áo sơ mi. Điều này trong số các biện pháp bảo mật cấp doanh nghiệp khác làm cho EDP trở thành nguồn an toàn để quản lý dữ liệu nhân viên của bạn.

III. Cách áp dụng Employee Data Platform hiệu quả

1. Xây dựng mục tiêu và chiến lược sử dụng EDP

Trước khi triển khai EDP, bạn cần xác định rõ mục tiêu và chiến lược của mình. Điều này bao gồm việc xác định những gì bạn muốn đạt được thông qua EDP, chẳng hạn như tối ưu hóa quản lý nhân sự, tăng cường trải nghiệm nhân viên, hoặc cải thiện hiệu suất làm việc. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào việc thu thập và sử dụng dữ liệu phù hợp để đáp ứng mục tiêu này.

2. Thu thập, tổ chức và cập nhật dữ liệu

Thu thập dữ liệu: Bắt đầu bằng việc xác định những nguồn dữ liệu cần thiết như hồ sơ nhân viên, thông tin về hiệu suất, thăm dò ý kiến nhân viên và dữ liệu liên quan khác. EDP ​​có thể thu thập dữ liệu theo hai cách. Đầu tiên, trực tiếp từ nhân viên thông qua Biểu mẫu thông minh và thứ hai, bằng cách kết nối với các nền tảng công nghệ khác như HRMS, ATS, Bộ phận trợ giúp CNTT,... 

Tổ chức dữ liệu: Quan trọng để dữ liệu được tổ chức một cách có hệ thống để dễ dàng truy cập và phân tích. Sử dụng các hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS) và tiêu chuẩn hóa cấu trúc dữ liệu. 

Cập nhật định kỳ: Đảm bảo rằng dữ liệu luôn được cập nhật và bảo trì thường xuyên để đảm bảo tính chính xác và tươi mới.

3. Sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo để đưa ra quyết định thông minh

• Chọn công cụ phân tích: Lựa chọn các công cụ phân tích dữ liệu phù hợp với nhu cầu của bạn, chẳng hạn như Power BI, Tableau hoặc các giải pháp tùy chỉnh.

• Tạo báo cáo: Sử dụng dữ liệu để tạo các báo cáo và trực quan hóa thông tin quan trọng. Điều này giúp bạn và các nhóm quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì dựa vào trực giác.

4. Đào tạo nhân viên và nhóm quản lý về việc sử dụng EDP

• Đào tạo cơ bản: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên được đào tạo cơ bản về cách sử dụng EDP, cách truy cập dữ liệu và báo cáo cần thiết cho công việc của họ.

• Đào tạo nâng cao: Cung cấp đào tạo nâng cao cho các nhóm quản lý để họ có khả năng sử dụng dữ liệu từ EDP để đưa ra các quyết định chiến lược và tối ưu hóa hiệu suất nhóm.

Áp dụng Employee Data Platform là một quá trình liên tục và đòi hỏi sự cam kết không ngừng nghỉ để cải thiện và tối ưu hóa việc sử dụng dữ liệu nhân sự trong tổ chức. Việc áp dụng các bước trên có thể giúp bạn tận dụng EDP một cách hiệu quả để đảm bảo sự phát triển và quản lý tốt nhất cho nguồn nhân lực của mình.

Câu hỏi: Vậy Nền tảng dữ liệu nhân viên (Employee Data Platform) có thay thế HRMS hoặc HRIS không? Câu trả lời là không. 

EDP ​​kết nối dữ liệu trên mọi hệ thống đã có trong ngăn xếp công nghệ của bạn, giúp dữ liệu trở nên hữu dụng hơn.

HRMS và HRIS, mặc dù tên được sử dụng thay thế cho nhau nhưng lại rất khác nhau về chức năng. Nói ngắn gọn, Hệ thống quản lý nhân sự hay HRMS đề cập đến một giải pháp phần mềm quản lý thông tin nhân viên bao gồm bảng lương, phúc lợi, tuyển dụng, v.v. HRIS (Hệ thống thông tin nguồn nhân lực) chủ yếu là một hệ thống cơ sở dữ liệu theo dõi dữ liệu nhân viên.

Nền tảng dữ liệu nhân viên (EDP) kết hợp nhiều loại dữ liệu bao gồm dữ liệu nhân viên từ HRMS, dữ liệu hành vi trên các quy trình, dữ liệu sự kiện trên các hệ thống và dữ liệu hiệu suất để phục vụ như một nguồn sự thật duy nhất cho nhân viên.

Trên đây là khái niệm Employee Data Platform (EDP) là gì? Cách áp dụng EDP vào quản lý nhân sự hiệu quả. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp toàn diện cho hệ thống quản trị nhân sự cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!