Hướng dẫn Xây dựng văn hóa doanh nghiệp từ các case study điển hình

Chiến lược và văn hóa là một trong những đòn bẩy chính mà các nhà lãnh đạo cấp cao có thể sử dụng trong nỗ lực không ngừng nghỉ nhằm duy trì khả năng tồn tại và hiệu quả của tổ chức. Mỗi tổ chức doanh nghiệp là duy nhất và khác nhau, vì vậy có rất nhiều cách để thiết lập định nghĩa văn hóa doanh nghiệp phù hợp. Hãy cùng IZISolution xem xét các đặc điểm của văn hóa doanh nghiệp và xem cách xây dựng văn hoá tổ chức của bạn đã hiệu quả hay chưa?

I. Văn hóa doanh nghiệp là gì?

1. Khái niệm văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là một tập hợp các giá trị, tín ngưỡng, quy tắc và thái độ mà doanh nghiệp thúc đẩy và thể hiện thông qua hành vi của nhân viên và lãnh đạo. Nó định hình cách làm việc, quyết định, và tương tác trong tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp có thể bao gồm các yếu tố như lòng trung thành, đổi mới, tôn trọng, đoàn kết, và sự cam kết đối với mục tiêu chung của công ty.

2. Các cấp độ trong văn hóa doanh nghiệp

Khi ta nắm vững các yếu tố của văn hóa doanh nghiệp và đặc điểm độc đáo của chúng, ta có thể xây dựng chiến lược phát triển phù hợp trong các giai đoạn khác nhau của doanh nghiệp, đặc biệt là trong văn hóa đặt con người vào trung tâm.

Theo nhà nghiên cứu về phát triển tổ chức và văn hóa doanh nghiệp nổi tiếng, ông Edgar Henry Schein, văn hóa doanh nghiệp có thể chia thành ba cấp độ:

Cấp độ thứ nhất – Cơ cấu hữu hình của doanh nghiệp: Đây là những yếu tố văn hóa hữu hình, những thứ có thể được thấy và cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức. Tuy nhiên, chúng thường ít thể hiện giá trị thực sự của văn hóa doanh nghiệp. Ví dụ, cơ cấu tổ chức của các phòng ban, các tài liệu chính sách, bố trí văn phòng, logo và khẩu hiệu, thiết kế sản phẩm, đồng phục nhân viên, và nhiều yếu tố khác.

Cấp độ thứ hai – Các giá trị được tuyên bố/ chấp nhận: Ở cấp độ này, văn hóa doanh nghiệp bao gồm các giá trị mà doanh nghiệp tự quảng bá và công nhận. Đây là những giá trị có thể thấy qua tài liệu, cách diễn đạt và thể hiện của nhân viên. Điều này bao gồm tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, chiến lược và mục tiêu. Các yếu tố này định hình hành vi của toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp.

Cấp độ thứ ba – Các quan niệm chung: Cấp độ này là khó nhận biết và khó thay đổi, bởi vì nó nằm sâu bên trong doanh nghiệp, thấm vào tư duy của hầu hết thành viên và trở thành thói quen ảnh hưởng đến hành vi. Điều này có thể bao gồm văn hóa dân tộc, văn hóa kinh doanh, và văn hóa doanh nghiệp cụ thể. Khi mọi người chia sẻ và tuân theo văn hóa chung này, họ sẽ khó chấp nhận hành vi trái với nó.

Việc hiểu và quản lý các cấp độ này trong văn hóa doanh nghiệp giúp tổ chức xây dựng và duy trì một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy đổi mới, sáng tạo và thành công bền vững.

II. Vai trò của văn hóa là gì?

Thu hút ứng viên cho tuyển dụng: Văn hóa doanh nghiệp phản ánh bản sắc và giá trị của tổ chức. Một văn hóa tích cực và hấp dẫn có thể thu hút các ứng viên ưu tú. Người ta muốn làm việc trong một môi trường làm việc có giá trị và niềm đam mê, và văn hóa đó sẽ thúc đẩy sự quyết định của họ khi xem xét vị trí làm việc.

Xây dựng lòng trung thành của nhân viên: Một văn hóa mà nhân viên yêu thích và tôn trọng thúc đẩy lòng trung thành và cam kết. Những người làm việc trong một môi trường mà họ cảm thấy được đánh giá và được đối xử công bằng có xu hướng ở lại lâu dài và đóng góp tích cực cho tổ chức.

Hạn chế xung đột: Văn hóa doanh nghiệp có thể định hình cách nhân viên tương tác và giải quyết xung đột. Một văn hóa thúc đẩy sự hợp tác, lắng nghe và thấu hiểu có thể giúp giảm xung đột và tạo ra môi trường làm việc hòa thuận.

Đẩy mạnh hiệu suất làm việc: Văn hóa doanh nghiệp có thể thúc đẩy hiệu suất làm việc thông qua việc tạo ra môi trường nơi mọi người cảm thấy được động viên, hỗ trợ và được thúc đẩy để đạt được mục tiêu cá nhân và tổ chức. Các nhân viên có thể cảm thấy tự động hóa trong việc nỗ lực và đóng góp hơn khi họ làm việc trong một môi trường có văn hóa tích cực.

III. Hướng dẫn 6 bước xây dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả

Bước 1: Phân tích và đánh giá văn hóa hiện tại của doanh nghiệp 

Phân tích và đánh giá văn hóa hiện tại của doanh nghiệp là một bước quan trọng trong việc xác định các giá trị, thái độ và tập quán đang tồn tại trong tổ chức. Bằng việc nắm rõ những yếu điểm và điểm mạnh của văn hóa hiện tại, doanh nghiệp có thể xây dựng một chiến lược để cải thiện và phát triển văn hóa doanh nghiệp sao cho phù hợp với mục tiêu và sứ mệnh của họ.

Bước 2: Xác định kỳ vọng và mục tiêu về văn hóa doanh nghiệp 

Khi bắt đầu xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp, quan trọng hơn hết là xem xét kỹ về những gì bạn muốn tạo ra. Hãy khai thác những điểm mạnh và đặc điểm riêng của công ty của bạn. Thường, việc phát triển văn hóa doanh nghiệp bằng cách tận dụng những điểm mạnh sẵn có sẽ giúp bạn biết được cần phải làm gì và làm như thế nào để mọi thứ được hoàn thiện một cách tốt nhất.

Bạn có thể tham khảo 8 loại hình văn hóa doanh nghiệp được phân loại dựa trên sự tương tác giữa con người và khả năng thích nghi với thay đổi. Cùng với mỗi loại hình là phần trăm doanh nghiệp quan tâm tới từng khuynh hướng văn hóa doanh nghiệp này:

• Quan tâm (caring-culture): 63%

• Mục tiêu (purpose-cultural): 9%

• Học tập (learning-culture): 7%

• Tận hưởng (enjoyment-culture): 2%

• Kết quả (results-culture): 89%

• Chuyên chế (authority-culture): 4%

• Trật tự (order-culture): 15%

Bước 3: Xác định yếu tố cần thiết để xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Có nhiều công ty hiện nay sử dụng những ngôn từ lôi cuốn và quảng cáo hoa mỹ để nói về giá trị cốt lõi của họ. Một ví dụ đáng chú ý là Enron, một tập đoàn năng lượng mạnh mẽ của Mỹ đã sử dụng bốn từ: Liêm chính (Integrity), Kết nối (Communication), Tôn trọng (Respect), Xuất sắc (Excellence) để miêu tả giá trị cốt lõi của họ. Kết quả cuối cùng là sụp đổ của tập đoàn vào năm 2002 do việc che giấu, gian lận sổ sách và lừa đảo, tạo ra một trong những vụ án kinh tế gây chấn động nhất trong lịch sử Mỹ.

Vì vậy, việc xác định giá trị cốt lõi của doanh nghiệp nên dựa trên những thứ thực sự quan trọng đối với công ty của bạn. Có một số câu hỏi giúp bạn xác định các giá trị cốt lõi của doanh nghiệp:

• Sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu dài hạn của công ty là gì?

• Bạn muốn công ty của mình nổi tiếng với hình ảnh như thế nào?

• Mục tiêu kinh doanh của công ty có phù hợp với giá trị cá nhân của nhân viên?

• Mục tiêu về văn hóa doanh nghiệp là gì? (Ví dụ: tinh thần làm việc nhóm được thúc đẩy, công lao của nhân viên được công nhận...)

Bước 4: Lên kế hoạch xây dựng và truyền thông giá trị cốt lõi cho tổ chức

Sau khi bạn đã xác định được một văn hóa lý tưởng cho doanh nghiệp và đã thấu hiểu về văn hoá hiện tại trong tổ chức của mình, bước tiếp theo là suy nghĩ về cách thu hẹp khoảng cách giữa chúng. Khoảng cách này có thể được đánh giá dựa trên bốn tiêu chí quan trọng: phong cách làm việc, ra quyết định, giao tiếp và đối xử.

Kế hoạch hành động của doanh nghiệp nên bao gồm các yếu tố quan trọng như mục tiêu cụ thể, các hoạt động cần thực hiện, thời gian, điểm mốc quan trọng và phân phối trách nhiệm rõ ràng. 

• Điều gì được ưu tiên? 

• Những khía cạnh nào cần tập trung nỗ lực? 

• Cần có những nguồn lực gì để thực hiện kế hoạch? 

• Ai chịu trách nhiệm cho từng công việc cụ thể? 

• Thời hạn hoàn thành là bao lâu?

Bước 5: Tiến hành triển khai văn hóa doanh nghiệp

1. Thành lập một đơn vị chịu trách nhiệm về văn hóa doanh nghiệp: Ban lãnh đạo của doanh nghiệp nên đảm bảo rằng có một đội ngũ cụ thể được giao trách nhiệm quản lý và thực hiện về văn hóa trong tổ chức. Ban phụ trách này có thể bao gồm các đại diện từ các bộ phận quản lý cấp cao và một số trợ lý hỗ trợ. Đôi khi, doanh nghiệp có thể giao phần lớn trách nhiệm này cho bộ phận Nhân sự và Truyền thông nội bộ.

2. Công bố và truyền đạt văn hóa doanh nghiệp cho toàn bộ nhân viên: Sau khi các quy định và quy chế chung được ban hành, quan trọng là tổ chức các buổi giao lưu giữa lãnh đạo và nhân viên để giới thiệu giá trị và văn hóa của công ty và khuyến khích họ tham gia tích cực. Điều quan trọng là hiểu được góc nhìn của nhân viên và giải quyết mọi khó khăn trong quá trình thay đổi.

3. Ổn định và phát triển văn hóa: Phát triển văn hóa doanh nghiệp là một quá trình liên tục và cần được duy trì trong thời gian dài. Điều này có thể bắt đầu từ việc tích hợp giá trị của bạn vào các hoạt động hàng ngày, đặt văn hóa và giá trị cốt lõi vào sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp. Hãy xem xét triển khai các hoạt động cụ thể như kiến trúc văn phòng, đồng phục, nghi thức công ty, sự kiện team building và hệ thống khen thưởng phù hợp với văn hóa doanh nghiệp. Đặc biệt, việc tuyển dụng nhân viên phải dựa trên sự phù hợp với giá trị và văn hóa công ty hơn là chỉ tập trung vào năng lực chuyên môn.

Bước 6: Đo lường hiệu quả sau khi triển khai văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp, tương tự như doanh số bán hàng hay ROI, cần được đánh giá thường xuyên để đảm bảo sự lành mạnh và phát triển của nó. Có hai phương pháp chính để đo lường văn hóa doanh nghiệp:

1. Khảo sát: Một phương pháp phổ biến là tổ chức khảo sát hàng năm để thu thập phản hồi từ nhân viên về giá trị cốt lõi của công ty. Khảo sát này giúp đánh giá sự phù hợp của giá trị cốt lõi với hoạt động hàng ngày và sự hài lòng của nhân viên. Các khảo sát có thể được thực hiện qua email hoặc các công cụ trực tuyến khác để thu thập ý kiến của nhân viên.

2. Đo lường bằng các chỉ số: Trong thời đại số hóa, các chỉ số và con số có thể sử dụng để đo lường hiệu quả của văn hóa doanh nghiệp. Dưới đây là ba chỉ số KPI (Key Performance Indicators) quan trọng để đánh giá và theo dõi văn hóa doanh nghiệp:

Tỷ lệ nhân viên nghỉ việc (Employee Turnover Rate - ETR): Đo lường tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong một khoảng thời gian nhất định. Tỷ lệ cao có thể cho thấy vấn đề về văn hóa hoặc sự không hài lòng của nhân viên.

Chỉ số Net Promoter Scores của nhân viên (Employee Net Promoter Scores - eNPS): Đánh giá mức độ gắn kết và sự hài lòng của nhân viên đối với công ty. Nó dựa trên việc đặt câu hỏi: "Bạn có muốn giới thiệu công ty này cho người khác không?" Câu trả lời của nhân viên giúp xác định sự hài lòng và độ hụt hẫng.

Chỉ số Hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index - ESI): Đo lường mức độ hài lòng của nhân viên đối với công việc và môi trường làm việc. ESI có thể dựa trên khảo sát và câu hỏi đánh giá như chất lượng công việc, cơ hội phát triển, và mức độ hỗ trợ từ công ty.

IV. Những ví dụ điển hình về xây dựng văn hóa doanh nghiệp trên thế giới

Dưới đây là một số ví dụ về các công ty hàng đầu trên thế giới đã thành công trong việc xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực:

Google: Văn hóa sáng tạo của Google thúc đẩy nhân viên tìm kiếm giải pháp đột phá và dám thử nghiệm. Chính sách "20% thời gian tự do" cho phép nhân viên dành một phần thời gian làm việc trên các dự án riêng của họ, thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển sản phẩm mới. Google cũng tổ chức các buổi họp nhóm thường xuyên để thúc đẩy trao đổi ý tưởng.

Zappos: Zappos coi trọng giá trị cá nhân và tạo điều kiện cho nhân viên thể hiện bản thân mình. Họ khuyến khích sự tự do và sáng tạo trong cách làm việc và chú trọng vào mối quan hệ với khách hàng. Cuốn sách "Delivering Happiness" của CEO Tony Hsieh là một ví dụ điển hình về cách Zappos xây dựng văn hóa doanh nghiệp của mình.

Netflix: Netflix đặt mục tiêu là tạo ra nội dung giải trí chất lượng cao. Họ tạo điều kiện cho nhân viên thử nghiệm và sáng tạo, thậm chí chấp nhận thất bại. Mô hình lãnh đạo của họ thúc đẩy sự đổi mới liên tục và không ngừng tìm kiếm cách cải thiện.

Apple: Với tập trung vào thiết kế đẹp và đơn giản, Apple đã xây dựng văn hóa sáng tạo và chất lượng. Từ cấp cao nhất đến cơ sở, tất cả đều chia sẻ cam kết với sự đổi mới và làm việc cật lực để đảm bảo sản phẩm đáng tin cậy và thú vị cho khách hàng.

Southwest Airlines: Với khẩu hiệu "The LUV Airline" (LUV là mã cổ phiếu của họ), Southwest Airlines tạo ra một văn hóa làm việc vui vẻ và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm. Họ coi trọng sự tự do và khả năng đóng góp của nhân viên và tạo điều kiện để họ trở thành đội ngũ tận tâm với khách hàng.

Amazon: Mặc dù đã trở nên lớn mạnh, Amazon vẫn duy trì tinh thần khởi nghiệp. Họ khuyến khích nhân viên đề xuất ý tưởng và phát triển các dự án riêng của họ thông qua chương trình "Door Desk."

Facebook: Facebook tạo ra môi trường làm việc thúc đẩy kết nối và sự đổi mới. Mô hình làm việc mở cửa, mối quan tâm đến sự phát triển cá nhân và khả năng làm việc trong một môi trường động và sáng tạo.

Những ví dụ này thể hiện rằng văn hóa doanh nghiệp không chỉ ảnh hưởng đến cách làm việc mà còn định hình cách các công ty tương tác với khách hàng và xã hội. Việc xây dựng văn hóa đặc trưng và tích cực có thể là một lợi thế cạnh tranh quan trọng và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Tóm lại, văn hóa doanh nghiệp không chỉ là chìa khóa quan trọng để thu hút và giữ chân nhân viên. Nó cũng có thể hỗ trợ hiệu suất làm việc của nhân viên chất lượng cao, thành tích liên tục và sự tồn tại lâu dài của công ty. Vì vậy, doanh nghiệp chú trọng xây dựng một môi trường văn hoá công sở lành mạnh, văn minh cũng là một cách để nâng cao sự hài lòng của nhân sự.