Cách lựa chọn Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS phù hợp

Chỉ cần gõ từ khóa “phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS” bạn có thể tìm kiếm được rất nhiều phần mềm quản lý bảo trì trong và ngoài nước cùng với hàng loạt các tính năng vượt trôi khác nhau. Tuy nhiên để tìm được một giải pháp phù hợp cần có rất nhiều tiêu chí. Bài viết dưới đây IZISolution sẽ giới thiệu với bạn Cách lựa chọn Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. 

I. Giới thiệu

Việc quản lý bảo trì thiết bị là một khía cạnh quan trọng trong hoạt động của hầu hết các doanh nghiệp, đặc biệt là ngành sản xuất, cơ sở hạ tầng, y tế,.... Quản lý bảo trì thiết bị đảm bảo rằng chúng hoạt động một cách hiệu quả, tránh hỏng hóc và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động. Nhờ đó gia tăng lợi nhuận, năng suất, và duy trì uy tín của tổ chức.

Để giúp quá trình quản lý này trở nên hiệu quả hơn, phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS đã trở thành một công cụ quan trọng trong thời đại công nghệ số. Phần mềm này cung cấp các tính năng hỗ trợ việc theo dõi và quản lý lịch trình bảo trì, quản lý các thông tin liên quan đến thiết bị, lên kế hoạch công việc bảo trì, theo dõi chi phí, cung cấp dữ liệu phân tích,... Giúp tối ưu hóa quy trình bảo trì, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động không cần thiết và tiết kiệm nguồn lực.

Có rất nhiều yếu tố quan trọng Doanh nghiệp cần xem xét trước đi đưa ra lựa chọn Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS phù hợp như:

• Lựa chọn Nhà cung cấp uy tín

• Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS có đáp ứng đúng nhu cầu doanh nghiệp?

• Thời gian triển khai công cụ quản lý bảo trì thiết bị và các dịch vụ đi kèm

• Khả năng tùy chỉnh, mở rộng của Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS 

• Phần mềm đóng gói hay phần mềm thiết kế theo yêu cầu

• Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS có đảm bảo an toàn dữ liệu

• Giá cả

Cuối cùng, đừng quên xem xét đánh giá và đề xuất từ người dùng khác hoặc từ các nguồn đáng tin cậy để đảm bảo rằng bạn chọn phần mềm CMMS có thể đáp ứng tốt nhất các nhu cầu. Để tiến hành lựa chọn phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS phù hợp cùng tìm hiểu các bước dưới đây.

II. Xác định Nhu cầu và Mục tiêu

1. Đặt câu hỏi

Trước khi lựa chọn một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS), tổ chức cần trả lời câu hỏi quan trọng: "Tại sao chúng ta cần một hệ thống quản lý bảo trì thiết bị?" Câu hỏi này giúp xác định rõ mục tiêu mà CMMS cần đáp ứng. Dưới đây là một số mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp hướng tới khi sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS:

• Tối ưu hóa Hiệu suất: Mục tiêu của Doanh nghiệp có thể là tối ưu hóa hiệu suất các thiết bị để đảm bảo sản xuất hoạt động mượt mà và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.

• Quản lý Chi phí: Doanh nghiệp có thể cần kiểm soát chi phí bảo trì và thay thế thiết bị bằng cách theo dõi ngân sách và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản.

• Đảm bảo An toàn và Tuân thủ: Đối với một số lĩnh vực như trong ngành dầu khí hoặc y tế, mục tiêu có thể là đảm bảo an toàn và tuân thủ với quy định và tiêu chuẩn ngành.

• Lên kế hoạch Bảo trì: Mục tiêu của việc sử dụng CMMS có thể liên quan đến lên kế hoạch bảo trì định kỳ để tránh hỏng hóc và giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động.

• Tăng cường Dự báo và Phân tích: Một mục tiêu quan trọng có thể là cung cấp khả năng dự đoán khi thiết bị cần được bảo trì hoặc thay thế dựa trên dữ liệu và phân tích.

2. Xác định các yếu tố quan trọng

Quy trình làm việc hiện tại: Trước khi chọn phần mềm CMMS, cần hiểu rõ quy trình làm việc hiện tại của doanh nghiệp có liên quan đến bảo trì thiết bị. Điều này bao gồm việc xác định các bước bảo trì, vai trò của từng người trong quá trình này và các điểm yếu cần cải thiện.

Dữ liệu: Xác định loại dữ liệu mà tổ chức cần thu thập và quản lý, chẳng hạn như thông tin về thiết bị, lịch trình bảo trì, lịch sử sự cố, và tài liệu kỹ thuật. Điều này sẽ giúp xác định phạm vi chức năng của phần mềm CMMS cần hỗ trợ.

Quy mô: Quy mô doanh nghiệp hay, số lượng thiết bị cần sử dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS cũng quyết định phạm vi và tính năng cần thiết phần mềm. Các tổ chức lớn có thể cần một hệ thống phức tạp hơn để quản lý hàng nghìn thiết bị, trong khi tổ chức nhỏ có thể tìm kiếm giải pháp đơn giản và hiệu quả về chi phí.

III. Lập Danh sách Ưu tiên và Chức năng Cần Thiết

1. Đánh giá các chức năng quan trọng

Việc đánh giá các chức năng quan trọng là bước quan trọng để đảm bảo rằng CMMS sẽ đáp ứng các nhu cầu cụ thể của tổ chức. Điều này đòi hỏi xác định những chức năng cần thiết dựa trên mục tiêu và quy trình làm việc hiện tại của tổ chức. Dưới đây là một số ví dụ về các chức năng quan trọng có thể cần doanh nghiệp có thể xem xét ở một phần mềm CMMS cần thiết:

• Quản lý lịch trình bảo trì: Chức năng này cho phép lên kế hoạch và theo dõi công việc bảo trì định kỳ, đảm bảo rằng thiết bị được bảo trì đúng thời điểm.

• Quản lý thiết bị và thông tin kỹ thuật: CMMS cần cung cấp khả năng theo dõi chi tiết về từng thiết bị, bao gồm thông tin kỹ thuật, lịch sử sự cố, và tài liệu liên quan.

• Báo cáo và phân tích: Khả năng tạo báo cáo dựa trên dữ liệu thu thập từ CMMS giúp tổ chức theo dõi hiệu suất và chi phí bảo trì.

• Tích hợp hệ thống khác: CMMS cần có khả năng tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như hệ thống quản lý tài sản (EAM) hoặc hệ thống ERP, để chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả.

• Một số tính năng khác như: Quản lý Mua hàng, Quản lý Kho, Quản lý Kỹ thuật viên,  Quản lý Phê duyệt,  Mobile App…
  
  Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

2. Lập danh sách ưu tiên

Sau khi xác định các chức năng cần thiết, việc lập danh sách ưu tiên các tính năng quan trọng là bước tiếp theo quan trọng. Điều này giúp tổ chức xác định các tính năng quan trọng nhất và xếp hạng chúng theo mức độ phù hợp. Bằng cách xem xét các mục tiêu cụ thể mà phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS cần đáp ứng và xác định các tính năng có liên quan đến việc đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ, nếu mục tiêu chính của tổ chức là tối ưu hóa hiệu suất thiết bị, thì tính năng quản lý lịch trình bảo trì và phân tích hiệu suất có thể được đặt ở hàng đầu danh sách ưu tiên. Nếu mục tiêu là quản lý chi phí, thì tính năng theo dõi chi phí bảo trì có thể có mức độ ưu tiên cao.

Lập danh sách ưu tiên giúp tổ chức tập trung vào những tính năng quan trọng nhất và đảm bảo rằng CMMS được lựa chọn sẽ đáp ứng được những nhu cầu quan trọng nhất của họ trong quản lý bảo trì thiết bị.

IV. Nghiên Cứu và Tìm hiểu

1. Tìm hiểu thị trường

Tìm hiểu về nhà cung cấp: Xác định và nghiên cứu các nhà cung cấp CMMS uy tín. Điều này bao gồm việc xem xét về lịch sử của họ, danh tiếng, và khả năng hỗ trợ kỹ thuật. Một số nhà cung cấp uy tín trên thị trường có thể kể đến: Công ty TNHH IZISolution  với Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị iCMMS, Công ty Vietsoft, Công ty Quasoft, Công ty SpeedMaint,...

So sánh các sản phẩm phần mềm: Tìm hiểu về các sản phẩm CMMS mà những nhà cung cấp này cung cấp. Xem xét sự phong phú của tính năng, khả năng tùy chỉnh, và tính khả quan trọng của chúng đối với tổ chức của bạn.

Xem xét xu hướng thị trường: Đảm bảo bạn nắm rõ các xu hướng mới nhất trong lĩnh vực quản lý bảo trì thiết bị. Các tính năng mới, công nghệ mới, hoặc thách thức hiện tại có thể ảnh hưởng đến quyết định của bạn.

2. Đánh giá các phần mềm

Sau khi đã nắm rõ thị trường CMMS, bước tiếp theo là đánh giá các sản phẩm CMMS dựa trên nhiều yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm:

• Tính năng: So sánh các tính năng mà các sản phẩm CMMS cung cấp. Điều này đòi hỏi xác định rõ những tính năng quan trọng như quản lý lịch trình bảo trì, quản lý thiết bị, báo cáo, và tích hợp hệ thống.

• Đánh giá từ người dùng: Tìm hiểu về đánh giá và phản hồi từ người dùng hiện tại hoặc trước đây của các sản phẩm CMMS. Những ý kiến này có thể cung cấp thông tin quý báu về hiệu suất và sự hài lòng từ người dùng thực tế.

• Khả năng tích hợp: Xem xét khả năng tích hợp của sản phẩm với các hệ thống và ứng dụng khác mà tổ chức của bạn sử dụng. Tích hợp dễ dàng có thể giảm thiểu sự gặp khó khăn trong việc triển khai và sử dụng CMMS.

V. Kiểm tra Tính Khả thi và Ngân sách

1. Xác định khả năng tài chính

Xem xét ngân sách hiện có: Tổ chức cần xác định mức đầu tư có thể dành cho triển khai và sử dụng CMMS. Điều này bao gồm cả chi phí mua bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, cài đặt, đào tạo, và bất kỳ chi phí liên quan nào.

Ước tính chi phí dự kiến: Đánh giá chi phí dự kiến trong suốt quá trình triển khai và sử dụng CMMS. Điều này bao gồm chi phí duy trì, cập nhật, và hỗ trợ kỹ thuật.

So sánh với lợi ích kỳ vọng: Xem xét lợi ích kỳ vọng từ việc sử dụng CMMS và đảm bảo rằng chi phí sẽ hợp lý so với những lợi ích dự kiến, chẳng hạn như tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu chi phí bảo trì.

2. Đánh giá khả năng triển khai

Khả năng triển khai thành công của phần mềm CMMS là một yếu tố quan trọng khác cần xem xét. Điều này đòi hỏi tổ chức xem xét liệu họ có khả năng triển khai phần mềm CMMS một cách hiệu quả không. Các bước cụ thể có thể bao gồm:

• Nhân lực: Đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn nhân lực và kiến thức để triển khai CMMS. Nếu cần, xem xét việc đào tạo nhân viên hoặc thuê các chuyên gia để hỗ trợ quá trình triển khai.

• Cơ sở hạ tầng công nghệ: Đảm bảo rằng hệ thống công nghệ hiện có của tổ chức có khả năng tương thích với CMMS và đáp ứng yêu cầu hệ thống.

• Lên kế hoạch triển khai: Xác định kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm lịch trình, nguồn lực, và các bước cụ thể để đảm bảo rằng triển khai diễn ra một cách suôn sẻ.

• Đánh giá rủi ro: Xem xét các yếu tố rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai và lên kế hoạch để xử lý chúng.
  Xem thêm: KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

VI. Thử nghiệm và Đánh Giá

1. Thử nghiệm sản phẩm

Một bước quan trọng trong việc lựa chọn phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS) phù hợp là thực hiện thử nghiệm sản phẩm. Thử nghiệm này giúp đảm bảo rằng CMMS đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu của tổ chức. Quá trình thử nghiệm có thể bao gồm:

Tạo môi trường thử nghiệm: Xác định một môi trường thử nghiệm trong tổ chức, mà CMMS sẽ được triển khai. Điều này có thể là môi trường giả lập hoặc một bộ phận nhỏ của tổ chức.

Thử nghiệm tính năng: Sử dụng CMMS để thực hiện các nhiệm vụ và quy trình quản lý bảo trì thiết bị. Đảm bảo kiểm tra tính năng quan trọng như quản lý lịch trình bảo trì, quản lý thiết bị, và tạo báo cáo.

Đánh giá hiệu suất: Đánh giá hiệu suất của CMMS trong việc đạt được mục tiêu cụ thể của tổ chức. Xem xét liệu CMMS có thể tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, và cải thiện quản lý chi phí hay không.

Xem xét giao diện và trải nghiệm người dùng: Đánh giá giao diện người dùng của CMMS và trải nghiệm người dùng. Một giao diện dễ sử dụng và hiệu quả có thể giúp người dùng tận dụng tối đa tính năng của phần mềm.

2. Đánh giá các ứng viên

Sau khi thử nghiệm sản phẩm, tiếp theo là tạo danh sách ngắn các ứng viên phần mềm CMMS tiềm năng và đánh giá chúng dựa trên các yếu tố quan trọng. Điều này bao gồm:

So sánh tính năng: Xác định các tính năng quan trọng và so sánh chúng giữa các sản phẩm CMMS. Điều này bao gồm việc đánh giá khả năng của chúng trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức.

Đánh giá chi phí: Xem xét chi phí liên quan đến mua bản quyền, triển khai, duy trì, và hỗ trợ kỹ thuật của mỗi sản phẩm CMMS. Đảm bảo rằng chi phí là hợp lý và nằm trong ngân sách của tổ chức.

Tham khảo ý kiến: Tìm hiểu ý kiến từ người dùng hiện tại hoặc trước đây của các sản phẩm CMMS tiềm năng. Đánh giá phản hồi và đánh giá từ người dùng có thể cung cấp thông tin quý báu về hiệu suất và sự hài lòng từ người dùng thực tế.

VII. Quyết định Cuối cùng và Triển Khai

1. Lựa chọn sản phẩm

Sau quá trình nghiên cứu, đánh giá, và thử nghiệm, quyết định lựa chọn sản phẩm phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS) là một bước quan trọng và tác động lớn đến hiệu suất và thành công của tổ chức. Việc này bao gồm chọn phần mềm CMMS phù hợp nhất dựa trên tất cả các yếu tố đã xem xét. Điều quan trọng là xem xét cả khả năng tài chính, khả năng triển khai, tính năng, và sự đánh giá từ người dùng. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo rằng phần mềm CMMS lựa chọn có khả năng đáp ứng được các mục tiêu và yêu cầu cụ thể của tổ chức, và rằng nó đáp ứng được ngân sách và sự sẵn sàng triển khai.

2. Triển khai và Đào tạo

Sau khi đã đưa ra quyết định lựa chọn sản phẩm CMMS, bước tiếp theo là triển khai và đào tạo. Quá trình triển khai đòi hỏi kế hoạch cụ thể về việc cài đặt và tích hợp phần mềm vào môi trường làm việc của tổ chức. Điều này bao gồm việc cài đặt hệ thống, nhập dữ liệu ban đầu, và xác định quy trình làm việc.

Đặc biệt quan trọng là đảm bảo rằng nhân viên của tổ chức được đào tạo một cách hiệu quả trong việc sử dụng CMMS. Đào tạo giúp họ hiểu cách sử dụng phần mềm, quản lý lịch trình bảo trì, tạo báo cáo, và theo dõi hiệu suất thiết bị. Điều này đảm bảo rằng CMMS sẽ được sử dụng một cách hiệu quả và sẽ đáp ứng được mục tiêu của tổ chức trong việc quản lý bảo trì thiết bị.

Trên đây là Cách lựa chọn Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!