7 Lưu ý quan trọng về Báo cáo BI quyết định sự thành công của doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường sử dụng công cụ Business Intelligence (BI) để phân tích và trình bày thông tin quan trọng. Bài viết dưới đây, IZISolution tổng hợp những lưu ý quan trọng về báo cáo BI, những khía cạnh mà mọi tổ chức cần xem xét để đảm bảo rằng họ tận dụng tối đa giá trị của dữ liệu thông qua BI.
 

1. Xác định rõ mục tiêu và mục đích của báo cáo BI

Một trong những điểm quan trọng nhất khi tạo báo cáo BI là xác định rõ mục tiêu và mục đích báo cáo BI. Bạn cần phải biết rõ rằng báo cáo này được tạo ra để giúp bạn giải quyết vấn đề cụ thể hoặc hỗ trợ quyết định nào đó. 

Khi bạn xác định được mục tiêu và mục đích, việc xây dựng báo cáo BI sẽ dễ dàng hơn và kết quả sẽ hữu ích hơn cho tổ chức. Hãy đảm bảo rằng mục tiêu và mục đích của báo cáo BI đáp ứng tiêu chí như:

• Mục tiêu cần phải có mốc thời gian, không gian thực hiện cụ thể

• Mục tiêu có thể đo lường, đánh giá kết quả đạt được

• Tính thách thức và vừa khả năng cần được đề ra trong mục tiêu

2. Xác định ai sẽ là người sử dụng báo cáo

Báo cáo BI không phải lúc nào cũng phù hợp cho tất cả mọi người trong tổ chức. Để đảm bảo hiệu quả, bạn cần xác định rõ ai sẽ là người sử dụng báo cáo. Có thể có nhiều đối tượng khác nhau, từ quản lý cấp cao đến nhân viên cơ sở, và mỗi đối tượng có những yêu cầu và nhu cầu riêng biệt đối với thông tin.

Khi bạn biết ai sẽ là người sử dụng, bạn có thể tùy chỉnh nội dung và định dạng của báo cáo để đáp ứng được nhu cầu cụ thể của họ. Điều này giúp tăng cường sự hài lòng và sử dụng báo cáo BI một cách hiệu quả.

Những Đối tượng phù hợp khi áp dụng BI vào hệ thống kinh doanh là:

– Ban quản trị (Executives)

– Người đưa ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers)

– Phân tích viên (Analysts)

– Khách hàng (Customer)

3. Tránh các thiết kế báo cáo có cấu trúc khó hiểu

Một trong những lỗi phổ biến khi tạo báo cáo BI là làm cho chúng quá phức tạp và khó hiểu cho người dùng. Điều này có thể khiến người sử dụng báo cáo cảm thấy bối rối và không thể trích xuất thông tin quan trọng.

Cấu trúc rõ ràng của một báo cáo BI giúp người đọc dễ dàng tiếp thu thông tin và hiểu rõ sâu hơn về tình hình. Một cấu trúc logic và rõ ràng giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian, tránh sự bối rối, và tập trung vào những thông tin quan trọng. Điều này có thể dẫn đến quyết định tốt hơn và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh.

Lưu ý khi thiết kế báo cáo BI

• Xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng giúp xác định được nội dung cần bao gồm và cách sắp xếp thông tin một cách logic.

• Sử dụng biểu đồ và đồ họa để minh họa các xu hướng, mối quan hệ và thay đổi trong dữ liệu.

• Thiết kế theo trình tự logic từ những thông tin tổng quan đến chi tiết cụ thể

• Sử dụng tiêu đề và ghi chú để giải thích dữ liệu và thông tin

• Kiểm tra và đánh giá nó từ góc độ của người đọc giúp bạn phát hiện và sửa lỗi cũng như đảm bảo tính nhất quán và dễ hiểu.

4. Đảm bảo dữ liệu được tích hợp từ các nguồn chính xác và liên tục

Một phần quan trọng của quá trình tạo báo cáo BI là đảm bảo dữ liệu được tích hợp từ các nguồn chính xác và liên tục. Dữ liệu là cơ sở của mọi báo cáo BI, và nếu dữ liệu không chính xác hoặc lỗi thời, báo cáo sẽ trở nên vô dụng và có thể dẫn đến quyết định sai lầm.

Để đảm bảo tích hợp dữ liệu chính xác, bạn cần thiết lập quy trình kiểm tra và cập nhật dữ liệu định kỳ. Sử dụng các công cụ và hệ thống tự động để giảm thiểu lỗi nhập sai và đảm bảo tính liên tục của dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn kết hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), hệ thống quản lý tồn kho (ERP), và các nguồn dữ liệu bên ngoài.

5. Đảm bảo người dùng sử dụng cùng một nguồn dữ liệu và một phiên bản, tránh sự nhầm lẫn

Khi nhiều người sử dụng báo cáo BI trong tổ chức doanh nghiệp thường có nguy cơ xảy ra sự nhầm lẫn về phiên bản dữ liệu hoặc nguồn dữ liệu được sử dụng. Điều này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong quyết định và phân tích. Để tránh sự nhầm lẫn này, bạn cần thực hiện các biện pháp sau:

• Đảm bảo rằng tất cả người dùng sử dụng cùng một phiên bản của báo cáo BI. Hãy tạo một trung tâm quản lý báo cáo để duyệt và phê duyệt các phiên bản mới và ngừng sử dụng các phiên bản cũ.

•  Đảm bảo rằng tất cả người dùng sử dụng cùng một nguồn dữ liệu. Tạo hướng dẫn và quy tắc rõ ràng về việc chọn nguồn dữ liệu và cung cấp hỗ trợ khi cần.

• Sử dụng các công cụ quản lý phiên bản và phiên bản dữ liệu để theo dõi và kiểm soát quá trình cập nhật và thay đổi.

6. Kiểm tra, sửa lỗi và cập nhật khi cần thiết

Để đảm bảo rằng báo cáo BI luôn cung cấp thông tin chính xác và hữu ích, bạn cần thường xuyên kiểm tra, sửa lỗi và cập nhật chúng khi cần thiết. Điều này đặc biệt quan trọng khi có sự thay đổi trong dữ liệu nguồn hoặc khi xuất hiện các yêu cầu mới từ người dùng.

Thiết lập một lịch trình kiểm tra định kỳ để đảm bảo rằng các báo cáo được cập nhật theo thời gian và không chứa thông tin lỗi thời. Hãy cung cấp một kênh phản hồi cho người dùng để họ có thể báo cáo về các vấn đề hoặc cần cải thiện. Điều này giúp bạn duyệt xét và sửa lỗi nhanh chóng, giữ cho báo cáo luôn hiệu quả và hữu ích.

7. Thiết lập các chỉ số thành công để đánh giá hiệu suất của báo cáo BI

Để đảm bảo hiệu suất và giá trị của báo cáo BI, bạn cần thiết lập các chỉ số thành công để đánh giá nó. Các chỉ số này có thể bao gồm:

• Tỷ lệ sử dụng: Đo lường số lượng người dùng sử dụng báo cáo so với tổng số người dùng có quyền truy cập.

• Thời gian truy cập báo cáo: Đo lường thời gian mà người dùng tiêu để xem và sử dụng báo cáo.

• Tốc độ truy cập dữ liệu: Đo lường tốc độ mà báo cáo truy cập và trích xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu.

• Sự hài lòng của người dùng: Thu thập phản hồi từ người dùng để đánh giá mức độ hài lòng về nội dung và thiết kế của báo cáo.

• Các quyết định dựa trên báo cáo: Theo dõi các quyết định hoặc hành động được thực hiện dựa trên thông tin từ báo cáo.

Các chỉ số này giúp bạn đánh giá hiệu suất của báo cáo và xác định cần điều chỉnh hay cải thiện gì để tối ưu hóa giá trị của nó đối với tổ chức.

Trên đây là 7 Lưu ý quan trọng về Báo cáo BI quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Nếu bạn cần tư vấn về hệ thống báo cáo thông minh BI hãy liên hệ với IZISolution đề được chuyên gia tư vấn chi tiết nhất nhé!