Ứng dụng của báo cáo thông minh BI trong quản lý chuỗi cung ứng và logistics

Trong bối cảnh thị trường biến động hiện nay, Business Intelligence (BI) đã trở thành một công cụ quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng và logistics. Dưới đây là những ứng dụng của báo cáo thông minh BI trong quản lý chuỗi cung ứng và logistics.
 

I. Tổng hợp những báo cáo BI trong quản trị logistics giúp theo dõi và đánh giá hiệu quả vận hành

1. Báo cáo vận tải (Transportation Dashboard)

Trong mẫu báo cáo này, chúng ta có năm chỉ số quan trọng, mỗi chỉ số cung cấp thông tin quý báu cho việc quản lý vận tải. Trong số này, việc theo dõi thời gian xếp hàng và trọng lượng (Loading Time & Weight) đóng vai trò quan trọng nhất, vì chúng có tác động lớn đến tất cả các khía cạnh của hiệu suất vận chuyển. 

Hiểu rõ thời gian xếp hàng và trọng lượng tương ứng sẽ giúp đánh giá mức thời gian cần cho từng tấn hàng, từ đó xác định mục tiêu thời gian bốc hàng hợp lý. Tối ưu hóa quá trình này có thể dẫn đến khả năng xếp và vận chuyển nhiều lô hàng hơn. Tuy nhiên, luôn cần duy trì mục tiêu thực tế để tránh tình trạng gấp rút, có thể dẫn đến sự cố và rủi ro không mong muốn. 

Theo dõi những chỉ số này cũng giúp bạn phát hiện các xu hướng tích cực hoặc tiêu cực có thể ảnh hưởng đến hiệu suất vận chuyển tổng thể. Ngoài ra, khi chuyển đổi thông tin này, bạn có thể giải quyết một số câu hỏi quan trọng, chẳng hạn như: Nơi nào đòi hỏi thời gian xếp hàng và công việc xếp hàng nhiều hơn do tải trọng lớn? Có trường hợp nào thời gian xếp hàng dài đáng ngạc nhiên mặc dù tải trọng nhẹ? Dựa trên phân tích này, bạn có thể thực hiện điều chỉnh cần thiết cho hệ thống vận chuyển và chuỗi cung ứng của bạn.

Đội xe và nhân sự vận chuyển đóng vai trò quan trọng nhất trong tài sản của Lan. Để duy trì hiệu quả, bạn cần tối ưu hóa việc sử dụng xe và đồng thời giảm lượng khí thải CO2 và tiêu thụ nhiên liệu. Quản lý tuyến đường cũng là một khía cạnh quan trọng khác. Việc giao hàng, bước cuối cùng trong quá trình, thể hiện rõ nhất sự hiệu quả và danh tiếng của công ty. Hàng phải được giao nguyên vẹn, không bị hỏng hoặc trễ hẹn so với cam kết đối với khách hàng. Chỉ cần một trong những tiêu chí này không được đáp ứng trong doanh nghiệp của bạn có thể gây tổn hại đáng kể.

2. Báo cáo Quản lý kho hàng (Warehouse KPI Dashboard)

Trong báo cáo này, chúng ta sẽ tập trung vào một số chỉ số quan trọng mà bạn cần theo dõi để quản lý kho hàng một cách hiệu quả.

Tỷ lệ Giao hàng đúng giờ (On-time Shipments)

Đây là chỉ số quan trọng vì nếu chuyến hàng không được giao đúng giờ, có thể ảnh hưởng đến việc xếp hàng và giao hàng sau này. Tỷ lệ này đo lường số lượng đơn hàng được giao đúng trong khung thời gian quy định. Đối với hiệu suất tốt, bạn cần tối ưu hóa tỷ lệ này, gần đạt 100%. Nếu tỷ lệ này thấp, có thể có vấn đề trong quá trình đặt hàng và giao hàng.

Độ chính xác của đơn hàng (Order Accuracy)

Chỉ số này liên quan đến sự hài lòng của khách hàng. Độ chính xác đo lường tỷ lệ đơn hàng được xử lý, vận chuyển và giao đúng mà không gặp sự cố. Đơn hàng hoàn hảo giúp bạn tránh chi phí khi hàng bị trả hoặc phải vận chuyển lại.

Chi phí vận hành (Operating Costs)

Điều này bao gồm các khía cạnh khác nhau của quản lý kho bãi, từ tiêu thụ năng lượng và nguyên vật liệu cho đến chi phí nhân công, vận chuyển và giao hàng. Thông tin này giúp bạn hiểu tổng chi phí cần thiết để xử lý một đơn đặt hàng và thực hiện điều chỉnh cần thiết.

So sánh chi phí và sự phát triển theo thời gian

Dựa trên dữ liệu về chi phí vận hành, bạn có thể so sánh chi phí hiện tại với các thời điểm trước đó, đem lại cái nhìn về sự phát triển của các khoản chi phí theo thời gian.

Tổng số chuyến hàng (Total Number Shipments)

Chỉ số này cho biết số lượng chuyến hàng được xử lý trong kho. Nắm vững xu hướng thay đổi của nó giúp bạn dự đoán các khoảng thời gian cao điểm và thấp điểm tương lai, từ đó phân bố tài nguyên và hàng tồn kho một cách hiệu quả.

Tóm lại, thông qua việc theo dõi và phân tích các chỉ số này, bạn có thể tối ưu hóa quản lý kho hàng, cải thiện hiệu suất và tăng doanh thu của công ty.

3. Báo cáo Quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Dashboard)

Chúng ta sẽ khám phá một số chỉ số quan trọng trong việc quản trị chuỗi cung ứng và lưu trữ hàng tồn kho.

Tỷ lệ Hàng tồn kho so với Đơn hàng (Inventory-to-Sales)

Chỉ số này đo lường tỷ lệ giữa giá trị hàng tồn kho và tổng giá trị đơn hàng của bạn. Thường, bạn muốn duy trì tỷ lệ này ở mức thấp để tránh chi phí không cần thiết. Kết hợp với chỉ số Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover), bạn có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của doanh nghiệp. 

Sự xoay vòng hàng tồn kho thể hiện mức độ hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, bao gồm cả đặt hàng và vận chuyển. Tỷ lệ quay vòng càng cao càng tốt, còn tỷ lệ thấp có thể đề xuất rằng bạn đang đối mặt với các vấn đề về chuyển đổi hàng tồn kho thành doanh thu.

Chi phí Lưu trữ hàng tồn kho (Carry Cost of Inventory)

Đây là tỷ lệ chi phí lưu trữ và bảo trì hàng tồn kho của bạn. Nó bao gồm các chi phí về vốn, không gian lưu trữ, dịch vụ và rủi ro của hàng tồn kho. Tổng chi phí hàng năm được tính bằng cách cộng tổng chi phí này và chia cho giá trị trung bình của hàng tồn kho. Thông thường, tỷ lệ này nằm trong khoảng 20 - 25%. Mục tiêu của bạn là giảm thiểu các chi phí này trong khi vẫn duy trì tỷ lệ quay vòng hàng tồn kho cao.

Tỷ lệ Hết hàng (Out-of-Stock Rate)

Đây là tỷ lệ hàng đã bị bán khi có đơn đặt hàng và số lượng hàng tồn kho hiện có trong kho. Duy trì tỷ lệ thấp (tối thiểu là 35) giúp tránh thất vọng của khách hàng. Tuy nhiên, quan trọng không kém là chỉ số Chính xác hàng tồn kho (Inventory Accuracy) - đo lường độ chính xác của việc quản lý hàng tồn kho. Nếu thông tin điện tử về hàng tồn kho không phản ánh chính xác thực tế, doanh nghiệp của bạn có thể gặp khó khăn. Đảm bảo độ chính xác là cao nhất có thể giúp nâng cao uy tín và tránh chi phí không cần thiết.

Nhìn chung, mục tiêu của mẫu dashboard này là tối ưu hóa quản lý chuỗi cung ứng, giảm chi phí và tăng hiệu suất của doanh nghiệp.

4. Theo dõi quá trình xử lý đơn hàng (Pick Pack Scorecard)

Mẫu dashboard này là công cụ quan trọng để theo dõi và cải thiện quá trình xử lý đơn hàng, từ việc tìm kiếm sản phẩm trong kho, đóng gói sản phẩm, đến việc giao hàng cho khách hàng. Các công nghệ hiện đại đã làm cho quá trình này trở nên hiệu quả và tiết kiệm hơn.

Dashboard này được chia thành bốn khía cạnh chính: tài chính, hiệu quả, tối ưu hóa, và chất lượng.

Tài chính (Financial)

Bạn có thể theo dõi chi phí chọn hàng và đóng gói (Pick & Pack Costs) - bao gồm tất cả các chi phí liên quan đến quá trình này. Cũng có số liệu về chi phí trả hàng (Cost of Returns) - mức phí mà doanh nghiệp phải trả khi khách hàng hoàn trả hàng. Điều quan trọng là giữ chi phí này ở mức thấp nhất có thể. Dashboard chia chi phí thành ba dòng (Line A, Line B, Line C) để bạn có thể phân tích chi tiết và tìm ra cách tối ưu hóa chúng.

Tối ưu hóa (Utilization)

 Bạn cần theo dõi chi phí vật liệu đóng gói (Cost of Packaging Materials) để đảm bảo bạn không sử dụng quá nhiều vật liệu so với cần thiết. Các vấn đề liên quan đến môi trường cũng cần được quan tâm. Bên cạnh đó, chỉ số tối ưu hóa thiết bị (Equipment Utilization) đo lường hiệu suất của thiết bị trong kho. Nếu tỷ lệ này cao, có thể cần xem xét thêm thiết bị để đảm bảo hiệu suất của nhân viên không bị ảnh hưởng.

Hiệu quả (Effectiveness)

Đây bao gồm chỉ số lựa chọn hàng chính xác và đóng gói trung bình. Những con số này giúp bạn đo lường năng suất của nhân viên và hệ thống logistics của bạn.

Chất lượng (Quality)

Bao gồm tỷ lệ chọn hàng chính xác (Picking Accuracy) và tỷ lệ hoàn trả (Return rate). Tỷ lệ chọn hàng chính xác thể hiện phần trăm đơn hàng được chọn đúng, trong khi tỷ lệ hoàn trả thể hiện phần trăm sản phẩm được trả lại do vấn đề về chọn hàng. Sử dụng các kỹ thuật chọn hàng chính xác có thể giúp giảm tỷ lệ hoàn trả và chi phí liên quan.

Tổng cộng, mục tiêu của mẫu dashboard này là cải thiện quá trình xử lý đơn hàng, giảm chi phí, và đảm bảo chất lượng, từ đó tăng hiệu suất và hiệu quả của doanh nghiệp.

II. Ứng dụng của báo cáo BI trong quản lý chuỗi cung ứng và logistics

1. Dự báo cung ứng và lập kế hoạch

 - Báo cáo BI cho phép theo dõi dữ liệu liên quan đến tồn kho, tỷ lệ tiêu thụ và tình trạng đơn hàng. Dựa trên dữ liệu này, hệ thống có thể thực hiện dự báo cung ứng và đề xuất lịch trình cung ứng tự động.

 - Quản lý chuỗi cung ứng có thể sử dụng báo cáo BI để dự đoán nhu cầu của thị trường, đánh giá khả năng cung ứng và thiết kế kế hoạch sản xuất dựa trên dữ liệu thời gian thực.

2. Quản lý tồn kho

Sự quản lý không hiệu quả của hàng tồn kho có thể dẫn đến tình trạng cả thiếu hàng và lưu trữ quá nhiều hàng, điều này không có lợi ích gì cho doanh nghiệp. Khi có quá nhiều hàng tồn kho, chi phí vận chuyển và lưu trữ tăng cao, trong khi khi thiếu hàng, sẽ dẫn đến mất cơ hội kinh doanh.

Sử dụng BI, các công ty có thể đạt được sự cân bằng lý tưởng cho hàng tồn kho của họ, đảm bảo rằng họ không chỉ giảm thiểu chi phí mà còn tránh được tình trạng thiếu hàng. Bên cạnh đó, việc theo dõi xu hướng bán hàng có thể giúp bộ phận vận hành xác định cụ thể những mặt hàng cần thêm không gian lưu trữ và những mặt hàng có thể giảm bớt hoặc loại bỏ dần. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa chi phí hàng tồn kho và giúp doanh nghiệp duy trì sự cân bằng lợi nhuận.

3. Theo dõi và quản lý vận chuyển

- Theo dõi vận chuyển hàng hóa: Công nghệ BI đã thúc đẩy ngành logistics vượt qua các phương pháp theo dõi thông thường để đạt đến một mức độ mới trong việc quản lý và theo dõi chuỗi cung ứng. Khách hàng và các công ty vận chuyển có khả năng theo dõi vận chuyển hàng hóa của họ trong thời gian thực, nhận thông báo qua email mỗi khi xe vận chuyển tạm dừng trong quá trình giao hàng. 

Sử dụng các thiết bị như GPS, thẻ RFID và mã vạch, công nghệ hệ thống BI thu thập dữ liệu về tình trạng giao thông thời gian thực, giúp quản lý logistics lên kế hoạch giao hàng một cách hiệu quả hơn. Công nghệ này cũng có khả năng tự động thông báo cho quản lý cơ sở nhận hàng khi giao hàng chỉ còn cách đích 1 dặm, giúp họ có đủ thời gian để lập kế hoạch và tránh những sự cố không mong muốn. 

Một trong những ứng dụng tiên tiến nhất của hệ thống BI trong lĩnh vực logistics là sử dụng các cảm biến Internet of Things (IoT) trên các rơ-moóc để giám sát và báo cáo về nhiệt độ, độ ẩm và các yếu tố quan trọng khác trong thời gian thực. Điều này cho phép nhân viên giao hàng xử lý các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành những vấn đề lớn hơn.

- Kế hoạch năng lực vận hành: Lập kế hoạch năng lực vận hành logistics là một thách thức mới trong lĩnh vực quản lý chuỗi cung ứng. Người chịu trách nhiệm lập kế hoạch năng lực phải đối mặt với các vấn đề liên quan đến dữ liệu. Họ cần có truy cập vào nhiều nguồn thông tin đa dạng để tối ưu hóa kế hoạch của họ, bao gồm cả thông tin về xu hướng nhu cầu và phân phối từ khách hàng. 

Nếu dữ liệu đầu vào không chính xác, toàn bộ quy trình lập kế hoạch có thể bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, nhờ vào sự kết hợp của công nghệ hệ thống BI và trí tuệ nhân tạo, việc lập kế hoạch năng lực vận hành trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Công cụ nhận biết nhu cầu (demand sensing tools), ví dụ, có khả năng hiển thị các xu hướng thị trường trong thời gian thực, giúp các công ty logistics xây dựng kế hoạch vận chuyển và lưu trữ dựa trên dữ liệu thực tế, không phải dựa trên dữ liệu mô phỏng.

4. Quản lý chi phí

- Báo cáo BI cho phép doanh nghiệp theo dõi chi phí trong quá trình chuỗi cung ứng và logistics. Các báo cáo này có thể phân tích chi phí vận chuyển, lưu kho, quản lý kho, và các yếu tố khác.

- Bằng cách hiểu rõ hơn về cơ cấu chi phí, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực và áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả.

5. Đảm bảo chất lượng

- Báo cáo BI giúp theo dõi chất lượng hàng hóa và dịch vụ trong chuỗi cung ứng. Các chỉ số chất lượng có thể được theo dõi và so sánh để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định.

- Nếu có sự cố về chất lượng, hệ thống BI có thể tạo ra báo cáo tức thì để quản lý có thể can thiệp kịp thời và giải quyết vấn đề.

6. Phân tích biểu đồ và xu hướng

BI là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình dự báo nhu cầu (Demand Planning). Để có kế hoạch hoạt động hiệu quả, các nhà quản lý cần phân tích thông tin từ dữ liệu lịch sử, theo dõi xu hướng và xem xét nhiều yếu tố khác để tạo ra dự báo chính xác về nhu cầu thực tế. Thực hiện điều này giúp họ lập kế hoạch sản xuất, quản lý tài nguyên, và thực hiện vận chuyển một cách hiệu quả hơn. Nhờ đó, họ có thể tránh tình trạng tồn kho quá nhiều hoặc thiếu hụt, từ đó tối ưu hóa sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với yêu cầu của thị trường.

Trên đây là những ứng dụng của báo cáo thông minh BI trong quản lý chuỗi cung ứng và logistics. Nếu bạn cần tư vấn về hệ thống báo cáo thông minh BI hãy liên hệ với IZISolution đề được chuyên gia tư vấn chi tiết nhất nhé!