6 lời khuyên từ chuyên gia trong ứng dụng hệ thống BI vào doanh nghiệp

Hệ thống Business Intelligence đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và phân tích dữ liệu để hỗ trợ quyết định trong doanh nghiệp. Để tham khảo và áp dụng hiệu quả hệ thống BI vào doanh nghiệp của bạn, dưới đây là 6 lời khuyên hữu ích từ chuyên gia:

1. Hãy để mắt tới bức tranh toàn cảnh

Khi có một vấn đề cụ thể cần giải quyết, việc sử dụng Business Intelligence để giải quyết vấn đề này có thể mang lại giải pháp ngắn hạn. Tuy nhiên, quá trình này cũng đặt ra một câu hỏi quan trọng về sự bền vững và tính hiệu quả của BI trong tương lai.

Một phần quan trọng của chiến lược kinh doanh thông minh là tập trung vào việc xây dựng các giải pháp có khả năng đáp ứng nhiều câu hỏi theo thời gian. Thông tin kinh doanh cần linh hoạt và có khả năng thích ứng khi doanh nghiệp phát triển và mục tiêu thay đổi. Điều quan trọng nhất, thông tin này phải liên quan chặt chẽ đến chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp.

Cho dù doanh nghiệp đang nỗ lực để cải thiện hoạt động, tăng doanh số bán hàng, hay cung cấp dịch vụ hiệu quả hơn cho khách hàng của mình, phân tích thông tin kinh doanh nên được xây dựng để cung cấp những dữ liệu liên quan và giải pháp cho mục tiêu dài hạn. Điều này đảm bảo rằng việc sử dụng hệ thống BI không chỉ là một giải pháp ngắn hạn, mà còn là một phần quan trọng của chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

2. Thu hút đúng người

Dù quy mô của nhóm Business Intelligence của doanh nghiệp là như thế nào, việc có một đội ngũ sẵn sàng áp dụng các thay đổi vào thực tế là vô cùng quan trọng. Đội ngũ của bạn cần phải có những vai trò cụ thể để đảm bảo sự thành công của chiến lược BI:

• Những người là chuyên gia sử dụng công cụ BI: Đây là những người chuyên về việc sử dụng các công cụ để truy xuất và hiển thị dữ liệu.

• Những người có hiểu biết sâu sắc về dữ liệu: Đây là những người có khả năng giải thích dữ liệu và hiểu sâu về nó.

• Những người có khả năng đưa dữ liệu vào thực tế: Đây là những người có thể hỗ trợ tổ chức bằng cách áp dụng dữ liệu vào các quy trình và quyết định thực tế.

Tùy thuộc vào tổ chức, có thể có sự chồng chéo giữa các vai trò này hoặc một số người có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Để đảm bảo sự hiểu biết và chấp nhận từ các bộ phận khác, việc đào tạo là rất quan trọng. Các nhân viên kinh doanh cần phải nhận biết rằng dữ liệu sẽ giúp họ đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn. Một tương tác mạnh mẽ giữa nhân viên kinh doanh và nhóm BI sẽ giúp đạt được nhiều thành công nhất từ chiến lược BI. Đôi khi, cần hỗ trợ từ một nhà tư vấn ngoại bên chuyên sâu về thông tin kinh doanh để có sự hướng dẫn chuyên nghiệp về dữ liệu.

3. Có tư duy linh hoạt

Tư duy linh hoạt là một yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai dự án Business Intelligence. Thay vì đặt ra một kế hoạch BI dài hạn và chờ đợi đến sau nhiều tháng, việc áp dụng tiếp cận "Chúng ta có thể đạt được điều gì trong 2-3 tuần tới?" có thể giúp chia nhỏ dự án thành các giai đoạn nhỏ hơn, dễ quản lý hơn và nhanh chóng đáp ứng được nhu cầu kinh doanh cụ thể.

Tiếp cận này thường được gọi là "chạy nước rút" hoặc sprint, trong đó tập trung vào việc tạo ra các sản phẩm nhỏ trong khoảng thời gian ngắn hạn. Phương pháp quản lý dự án linh hoạt cho phép nhận phản hồi liên tục từ nhân viên kinh doanh. Nếu có bất kỳ vấn đề gì không đáp ứng được nhu cầu kinh doanh, nó có thể được xác định và khắc phục ngay lập tức, tránh việc tiêu tốn thời gian và công sức vào những điều không hiệu quả.

Việc sử dụng cách tiếp cận linh hoạt này yêu cầu sự cộng tác giữa nhóm BI và nhân viên kinh doanh. Trong mỗi sprint, quyết định về sản phẩm bàn giao sẽ được đưa ra dựa trên mức độ ưu tiên, và những chiến thắng nhỏ trong quá trình này sẽ xây dựng sự tự tin và động lực cho cả hai nhóm. Kết quả sẽ được thấy rõ nhanh chóng và hỗ trợ chiến lược kinh doanh thông minh tổng thể của bạn.

4. Xác định điểm yếu của nhân viên kinh doanh

Một số nhân viên kinh doanh có thể đã tự chuẩn bị dữ liệu hoặc tạo báo cáo trong Excel hoặc các công cụ tương tự mà họ quen thuộc. Tuy nhiên, nếu không có sự chú ý từ nhóm Business Intelligence, các cải tiến có thể không được thực hiện. Để tận dụng tối đa tiềm năng của BI, nhóm BI nên thường xuyên tương tác với các lãnh đạo và nhân viên trong từng bộ phận để hiểu rõ những thách thức và câu hỏi mà họ đang đối mặt và xác định cách mà các giải pháp BI có thể hỗ trợ.

Nếu có các giải pháp tự tạo ("giải pháp thay thế") mà nhân viên đang sử dụng và chúng đóng vai trò quan trọng trong công việc hoặc mục tiêu tổng thể của công ty, thì những giải pháp này nên được tích hợp vào chiến lược BI. Đồng thời, có thể có những cơ hội để thay thế những phương pháp dùng một lần này bằng các phương pháp phân tích và báo cáo mạnh mẽ hơn trong khía cạnh đáp ứng nhu cầu kinh doanh một cách hiệu quả hơn.

5. Tìm công nghệ phù hợp

Công nghệ luôn tiến bộ và do đó, chiến lược báo cáo thông minh cần phải đi đôi với việc cập nhật các công cụ và giải pháp. Một giải pháp hiệu quả ngày hôm nay có thể đã trở nên cũ kỹ và có thể được thay thế bằng một giải pháp mới mẻ, mạnh mẽ hơn trong một thời gian ngắn. Các công cụ thông minh sử dụng trong lĩnh vực Business Intelligence có thể bao gồm:

• Kho dữ liệu: Nơi lưu trữ tất cả dữ liệu kinh doanh.

• Phân tích dữ liệu: Cung cấp khả năng phân tích và xử lý dữ liệu để trích xuất thông tin quan trọng.

• Trang tổng quan: Được sử dụng để hiển thị dữ liệu dưới dạng biểu đồ, biểu đồ và thông tin trực quan.

• Báo cáo đột xuất: Cung cấp báo cáo tức thì và thông tin quan trọng khi cần thiết.

• Khám phá dữ liệu hoặc khai thác dữ liệu: Giúp tìm hiểu sâu hơn vào dữ liệu và tìm ra thông tin tiềm ẩn.

Các công cụ và giải pháp cần được tích hợp một cách hiệu quả để đảm bảo rằng dữ liệu không bị phân tán và lưu trữ tại nhiều nơi. Điều này đòi hỏi xem xét khả năng mở rộng của hệ thống và cách chúng tương tác với nhân viên kinh doanh. Một tư vấn viên Business Intelligence có kinh nghiệm có thể làm việc để tìm hiểu cách kết hợp các công cụ và dịch vụ này một cách tốt nhất để đảm bảo sự thành công của nhóm phân tích thông tin kinh doanh.

6. Thực hành với dữ liệu thực

Thực hành với dữ liệu thực là một phần quan trọng trong việc phát triển kỹ năng trong lĩnh vực Business Intelligence và phân tích dữ liệu. Dưới đây là một số cách có thể thực hành với dữ liệu thực:

Tìm và sử dụng dữ liệu công cộng: Internet cung cấp nhiều nguồn dữ liệu công cộng có sẵn, chẳng hạn như dữ liệu tài chính, dữ liệu dân số, dữ liệu thời tiết và nhiều loại dữ liệu khác. Bạn có thể tìm kiếm và tải xuống dữ liệu này để thực hành.

Tham gia khóa học trực tuyến: Có nhiều khóa học trực tuyến miễn phí hoặc có phí về phân tích dữ liệu và BI. Trong các khóa học này, thường sẽ được cung cấp dữ liệu thực để làm việc.

Dự án cá nhân hoặc dự án thực tế tại công ty: Nếu bạn làm việc trong một công ty, bạn có thể đề xuất và thực hiện một dự án phân tích dữ liệu thực tế. Điều này có thể giúp bạn áp dụng kiến thức và kỹ năng BI vào công việc thực tế.

Sử dụng công cụ BI: Nhiều công cụ BI cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí hoặc phiên bản cơ bản với giới hạn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng các công cụ này để thực hành tạo báo cáo, biểu đồ và trang tổng quan với dữ liệu thực.

Tham gia dự án mã nguồn mở: Cộng đồng mã nguồn mở có nhiều dự án liên quan đến phân tích dữ liệu và BI. Bạn có thể tham gia và đóng góp vào các dự án này để thực hành và học hỏi từ cộng đồng.

Giải quyết vấn đề thực tế của bạn: Nếu bạn đang gặp một vấn đề cụ thể trong công việc hoặc cuộc sống, bạn có thể áp dụng phân tích dữ liệu để giải quyết vấn đề đó. Điều này sẽ giúp bạn thấy giá trị thực sự của BI và phân tích dữ liệu.

Trên đây là 6 lời khuyên từ chuyên gia trong việc ứng dụng hệ thống Business Intelligence vào doanh nghiệp của bạn. Hy vọng rằng những gợi ý này sẽ giúp bạn nắm bắt được cách tận dụng hệ thống BI một cách hiệu quả và mang lại lợi ích đáng kể cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Liên hệ IZISolution theo số hotline để được các chuyên gia BI tư vấn chi tiết.