Kỹ thuật quản lý dự án BI và cách giải quyết sự cố phát sinh trong quá trình triển khai

Quá trình triển khai dự án BI thường phức tạp và tốn nhiều thời gian nên thường xảy ra những sự cố khiến quá trình triển khai có thể không đạt được kết quả như mong muốn. Những sự việc xảy ra không nằm trong kế hoạch dự án BI và có thể ảnh hưởng đến tiến độ triển khai, do đó cả hai phía phải điều chỉnh lại kế hoạch triển khai hoặc hợp đồng buộc phải thanh lý giữa chừng. 
 

Cùng IZISolution tìm hiểu Kỹ thuật quản lý dự án BI và cách giải quyết sự cố phát sinh trong quá trình triển khai qua bài viết dưới đây. 

I. Kỹ thuật quản lý dự án BI

1. Kỹ thuật quản lý dự án BI là gì?

Kỹ thuật quản lý dự án Business Intelligence (BI) là những phương pháp, quy trình và công cụ được sử dụng để quản lý và triển khai các dự án liên quan đến Business Intelligence. Kỹ thuật quản lý dự án BI giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và mang lại giá trị thực sự cho tổ chức thông qua việc sử dụng thông tin trong quyết định kinh doanh.

Tùy vào từng đặc thù ngành nghề và kế hoạch kinh doanh của mà doanh nghiệp sẽ đưa ra lựa chọn sử dụng kỹ thuật quản lý dự án nào phù hợp. 

2. Một số kỹ thuật quản lý dự án BI quan trọng

Phương pháp quản lý dự án luôn đóng một vai trò không thể thiếu trong quản lý dự án BI toàn diện. Một số phương pháp quản lý dự án Bi tiêu biểu:

• Phương pháp đồng loạt (Big bang)

• Phương pháp giai đoạn (Phased Rollout)

• Phương pháp linh hoạt Agile

• Phương pháp song song (Parallel)

• Mô hình thác nước (Waterfall Approach)

• Phương pháp quản lý dự án nước rút SCRUM

Xem chi tiết tại đây: Phương pháp triển khai hệ thống BI (Business Intelligence)

II. Cách giải quyết sự cố trong quá trình triển khai Dự án BI

Các nguyên nhân của khủng hoảng rất đa dạng như: thiếu hụt nguồn tài chính, vấn đề liên quan đến an ninh mạng và bảo mật thông tin, quan hệ công chúng, không đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật hay quá tải trong công việc do thiếu công cụ quản lý thích hợp,... Khi một sự cố xuất hiện, người quản lý cần phải duy trì tư duy sáng suốt và sở hữu đủ kỹ năng để đối phó, nếu không dự án sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng, gây tổn thất cho uy tín của doanh nghiệp với cả khách hàng lẫn nhân viên. 

1. Xác định và đánh giá sự cố

Trước hết, bạn cần xác định và đánh giá sự cố một cách cẩn thận. Bao gồm:

• Thu thập thông tin: Ghi lại thông tin chi tiết về sự cố, bao gồm thời gian xảy ra, người dùng bị ảnh hưởng, loại sự cố (ví dụ: lỗi dữ liệu, hiệu suất yếu), và mức độ ảnh hưởng.

• Phân tích sự cố: Đánh giá tác động của sự cố đối với mục tiêu của dự án BI. Xác định xem liệu sự cố có ảnh hưởng đến khả năng tổng hợp, phân tích dữ liệu hay báo cáo không.

2. Phân loại ưu tiên sự cố

Sau khi xác định sự cố, bạn cần phân loại chúng theo mức độ ưu tiên. Các tiêu chí sau đây có thể giúp bạn phân loại:

• Mức độ ảnh hưởng: Điều này liên quan đến việc sự cố có ảnh hưởng lớn đến hoạt động hàng ngày của hệ thống hay không.

• Ưu tiên kinh doanh: Xem xét xem sự cố có ảnh hưởng đến các quy trình kinh doanh hay dự đoán chiến lược của doanh nghiệp không.

• Thời hạn: Cân nhắc thời gian mà bạn có để giải quyết sự cố. Có những sự cố cần giải quyết ngay lập tức, trong khi có những sự cố có thể được xử lý sau.

3. Lập kế hoạch và triển khai biện pháp khắc phục

Sau khi phân loại sự cố, hãy lập kế hoạch để giải quyết chúng:

• Xác định nguyên nhân gốc rễ: Tìm hiểu nguyên nhân chính của sự cố. Có thể liên quan đến lỗi phần mềm, cơ sở dữ liệu, hoặc dữ liệu không chính xác.

• Phát triển biện pháp khắc phục: Dựa trên nguyên nhân, xây dựng một chiến lược giải quyết sự cố. Điều này có thể bao gồm việc sửa lỗi, tối ưu hóa hiệu suất hệ thống, hoặc tối ưu hóa dữ liệu.

• Triển khai biện pháp: Thực hiện biện pháp khắc phục một cách thận trọng. Đảm bảo rằng các thay đổi được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi triển khai để tránh gây ra sự cố mới.

4. Quản lý rủi ro và dự phòng sự cố trong tương lai

Sau khi sự cố đã được giải quyết, quản lý rủi ro và dự phòng sự cố trong tương lai là quan trọng. Điều này bao gồm việc xác định các biện pháp dự phòng để tránh sự cố tái diễn và xây dựng một hệ thống giám sát để theo dõi hiệu suất của hệ thống BI. Cần thiết phải thường xuyên đào tạo nhân viên và cập nhật tài liệu để đảm bảo sự hiểu biết và chuẩn bị cho việc xử lý sự cố trong tương lai.

Trên đây là kỹ thuật quản lý dự án BI và cách giải quyết sự cố phát sinh trong quá trình triển khai. Nếu bạn cần tư vấn về hệ thống báo cáo thông minh BI hãy liên hệ với IZISolution đề được chuyên gia tư vấn chi tiết nhất nhé!