Phát sinh chi phí khi triển khai phần mềm nhân sự: Nguyên nhân là gì?

Phần mềm nhân sự là một trong những giải pháp mà nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn sử dụng để tối ưu hiệu quả nguồn nhân lực. Tuy nhiên, chi phí triển khai và những chi phí phát sinh cũng là một vấn đề khiến nhiều lãnh đạo băn khoăn. Chi phí triển khai phần mềm nhân sự có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Cùng IZSolution tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Các nguyên nhân phát sinh chi phí triển khai phần mềm nhân sự

1. Phát triển thêm tính năng nằm ngoài phạm vi dự án

Một trong những nguyên nhân phổ biến dẫn đến tăng chi phí triển khai phần mềm nhân sự là việc phát triển thêm các tính năng mà ban đầu không được xác định trong phạm vi dự án. Đôi khi, trong quá trình triển khai, do nhu cầu thay đổi hoặc sự hiểu sai lầm về yêu cầu của khách hàng, các tính năng mới sẽ được thêm vào hệ thống phần mềm. Điều này có thể làm tăng thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Các yêu cầu bổ sung này thường dẫn đến việc phát sinh chi phí, bao gồm việc thuê thêm nhân sự hoặc phát triển các tính năng mới.

2. Thời gian triển khai dự án kéo dài

Khi dự án kéo dài ra ngoài kế hoạch ban đầu do các vấn đề kỹ thuật, sự chậm trễ trong việc thu thập yêu cầu hoặc vấn đề khác, chi phí triển khai cũng sẽ tăng lên. Trong quá trình kéo dài này, doanh nghiệp phải tiếp tục duy trì các tài nguyên và gánh thêm các chi phí liên quan đến việc duy trì dự án như lương bổ sung cho nhân viên, hạng mục tiêu thụ, và các chi phí hoạt động khác.

3. Doanh nghiệp muốn tăng cường nguồn lực, đẩy nhanh dự án

Sự áp lực từ doanh nghiệp để triển khai phần mềm nhân sự nhanh chóng có thể dẫn đến việc tăng cường nguồn lực, chẳng hạn như thuê thêm nhân sự hoặc sử dụng các công nghệ và dịch vụ tối ưu hóa quy trình làm việc. Mặc dù việc này có thể giúp tăng tốc tiến độ triển khai, nhưng nó cũng đồng nghĩa với việc tăng chi phí do phải trả lương, mua thêm phần cứng hoặc phần mềm, và đảm bảo rằng các tài nguyên mới có thể tích hợp vào dự án hiện tại.

4. Mời thêm chuyên gia, cố vấn

Khi triển khai một phần mềm nhân sự, đôi khi doanh nghiệp cần sự hỗ trợ từ các chuyên gia hoặc cố vấn bên ngoài để giúp họ hiểu rõ về hệ thống, cách sử dụng và tối ưu hóa quy trình công việc. Sự hiện diện của các chuyên gia này có thể giúp giải quyết các vấn đề phức tạp và đảm bảo rằng hệ thống được triển khai một cách hiệu quả. Tuy nhiên, việc thuê các chuyên gia và cố vấn này đồng nghĩa với việc tăng chi phí dự án, bao gồm tiền công, phí dịch vụ, và các chi phí khác liên quan.

5. Tăng thời gian đào tạo người dùng

Một phần quan trọng của quá trình triển khai phần mềm nhân sự là đào tạo người dùng cuối. Thời gian cần thiết để đào tạo người dùng có thể tăng lên nếu phần mềm có tính phức tạp hoặc nếu người dùng không quen thuộc với nền tảng mới. Việc kéo dài thời gian đào tạo có thể tạo ra sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh hàng ngày và làm tăng chi phí, bao gồm thời gian của người dùng và nguồn lực cần thiết để thực hiện quá trình đào tạo.

6. Tích hợp phần mềm bên thứ ba vào hệ thống

Khi triển khai một phần mềm nhân sự, thường cần tích hợp nó với các phần mềm hoặc hệ thống sẵn có trong tổ chức. Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn cần sử dụng các ứng dụng hoặc dịch vụ bên thứ ba để bổ sung tính năng hoặc tích hợp dữ liệu. Tuy nhiên, việc tích hợp này có thể phức tạp và đòi hỏi sự hiểu biết chuyên sâu về các hệ thống và giao thức. Nếu không thực hiện đúng cách, nó có thể dẫn đến sự cố và lỗi, cần thời gian và nguồn lực để khắc phục. Việc tích hợp phần mềm bên thứ ba vào hệ thống thường đòi hỏi chi phí cho việc thuê chuyên gia hoặc mua các giải pháp phần mềm bổ sung.

7. Khắc phục các vấn đề kỹ thuật không mong muốn

Trong quá trình triển khai phần mềm nhân sự, có thể xảy ra các vấn đề kỹ thuật không mong muốn như lỗi phần mềm, xung đột giữa các thành phần hệ thống, hoặc vấn đề về hiệu suất. Việc phải khắc phục các vấn đề này đòi hỏi thời gian và nguồn lực đáng kể. Các chi phí có thể phát sinh từ việc thuê các chuyên gia để tìm hiểu và sửa lỗi, cung cấp hỗ trợ kỹ thuật cho người dùng cuối, và có thể đòi hỏi phải phát triển các bản vá hoặc bản cập nhật để khắc phục lỗi.

II. Giải pháp xử lý phát sinh chi phí để tránh gián đoạn triển khai

Lập kế hoạch chi phí chi tiết từ trước:

Trước khi bắt đầu dự án triển khai, hãy lập kế hoạch chi tiêu chi tiết và cụ thể. Điều này bao gồm việc xác định rõ các khoản chi tiêu dự kiến cho mỗi phần của dự án, bao gồm tiền lương, phần cứng, phần mềm, đào tạo, chi phí tích hợp, và nhiều yếu tố khác. Kế hoạch này sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm soát chi phí trong suốt quá trình triển khai.

Xem thêm: Quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự: Các bước thực hiện

Quản lý phạm vi dự án cẩn thận:

Hãy đảm bảo rằng phạm vi dự án được xác định rõ ràng và không thay đổi một cách ngẫu nhiên. Việc phát triển thêm tính năng nằm ngoài phạm vi dự án thường là nguyên nhân gây tăng chi phí. Hãy duyệt và kiểm tra kỹ các yêu cầu trước khi bắt đầu và tuân thủ chặt chẽ phạm vi đã định.

Quản lý thời gian và tiến độ:

Triển khai dự án theo kế hoạch thời gian có thể giảm chi phí. Đảm bảo rằng các giai đoạn dự án được thực hiện đúng hạn và không kéo dài quá kỳ vọng. Việc thời gian kéo dài có thể dẫn đến tăng chi phí do cần phải duy trì các tài nguyên thêm và thậm chí làm thay đổi kế hoạch dự án.

Xem thêm: Phương pháp quản lý và triển khai phần mềm HRM hiệu quả

Chọn nhà cung cấp phần mềm và dịch vụ đáng tin cậy:

Lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm và dịch vụ có uy tín và đáng tin cậy có thể giảm thiểu rủi ro về các vấn đề kỹ thuật không mong muốn và giúp tránh phải chi tiêu không cần thiết để khắc phục sự cố.

Hợp nhất và tối ưu hóa nguồn lực:

Nếu doanh nghiệp muốn tăng cường nguồn lực để đẩy nhanh dự án, hãy xem xét cách sử dụng hiệu quả nhân viên hiện có, thuê các chuyên gia tạm thời khi cần thiết và sử dụng công nghệ và công cụ để tối ưu hóa quy trình làm việc.

Quản lý tích hợp phần mềm bên thứ ba và xử lý vấn đề kỹ thuật một cách cẩn thận:

Để giảm nguy cơ phát sinh chi phí từ việc tích hợp phần mềm bên thứ ba và khắc phục các vấn đề kỹ thuật không mong muốn, hãy thực hiện kiểm tra thường xuyên và kiểm tra tích hợp kỹ thuật. Đảm bảo rằng các nhà cung cấp hoặc đội ngũ kỹ thuật có đủ kinh nghiệm và kỹ năng để xử lý các tình huống khẩn cấp.

Đánh giá và cải thiện liên tục:

Cuối cùng, quản lý dự án cần liên tục đánh giá và cải thiện quy trình để tối ưu hóa chi phí và hiệu suất. Học hỏi từ các dự án trước và áp dụng những bài học này vào các dự án sau có thể giúp giảm thiểu rủi ro và tối ưu hóa nguồn lực.

Trên đây là những nguyên nhân phát sinh chi phí khi triển khai phần mềm nhân sự. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!