Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự

Việc bảo trì và nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc duy trì tính hiệu quả và sự liên tục của quá trình quản lý nhân sự trong một tổ chức. Để đảm bảo rằng phần mềm quản lý nhân sự luôn hoạt động ổn định, bảo mật và đáp ứng được những thay đổi trong môi trường kinh doanh, các hoạt động bảo trì và nâng cấp là không thể thiếu.

Hãy cùng IZISolution tìm hiểu về chi phí bảo trì phần mềm quản lý nhân sự và hai hình thức bảo trì thường gặp trong nội dung dưới đây.

I. Tìm hiểu về chi phí bảo trì phần mềm quản lý nhân sự

1. Chi phí bảo trì

Chi phí bảo trì phần mềm quản lý nhân sự bao gồm các phí liên quan đến việc duy trì và sửa lỗi hệ thống sau khi hết thời gian bảo hành. Một khi phần mềm quản lý nhân sự đã được triển khai chính thức trong tổ chức, nhà cung cấp sẽ đảm bảo hỗ trợ và bảo hành hệ thống trong khoảng thời gian từ 12 đến 24 tháng, tùy thuộc vào các điều khoản của hợp đồng triển khai.

Thông thường khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự, bạn sẽ được miễn phí 1 năm maintenance đầu tiên. Sau 1 năm, nếu muốn tiếp tục chế độ bảo trì, bạn sẽ cần trả thêm 1 khoản chi phí hàng năm bằng khoảng 15% chi phí phần mềm. 

Khoản phí này là cần thiết để đảm bảo rằng hệ thống luôn duy trì sự ổn định và khắc phục vấn đề kịp thời, cho dù đó là lỗi xuất phát từ các yếu tố khách quan hoặc do tác động từ tổ chức.

2. Chi phí nâng cấp

Chi phí nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự là các khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đáp ứng các yêu cầu mới phát sinh hoặc để nâng cấp lên phiên bản phần mềm quản lý nhân sự mới, làm thay đổi hệ thống ban đầu:

• Phần nâng cấp phần mềm: Bao gồm việc thêm chức năng, mở rộng quy mô, và cập nhật phiên bản để cung cấp các tính năng mới.

• Phần phát sinh trong quá trình triển khai: Bao gồm các yêu cầu thay đổi chức năng của sản phẩm, quy trình sử dụng, và việc thêm các yêu cầu mới theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần phải thực hiện một cuộc đánh giá kỹ lưỡng về nhu cầu và mục tiêu của mình trước khi quyết định nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự. Dựa vào những tính năng cụ thể hoặc yêu cầu tùy chỉnh/ tích hợp/ mở rộng theo nhu cầu riêng của từng công ty mà sẽ có mức tính chi phí khác nhau. Điều này tương tự doanh nghiệp triển khai tính năng của phần mềm. Vì thế có thể tham khảo chi phí tại:

Cập nhật Bảng báo giá phần mềm quản lý nhân sự mới nhất hiện nay

II. Hai hình thức bảo trì và nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự

 

1. Bảo trì và nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự từ xa

Đây là một phương thức bảo trì và nâng cấp hệ thống phần mềm quản lý nhân sự phổ biến mà hiện nay nhiều nhà cung cấp phần mềm sử dụng. Thông qua các công cụ trực tuyến như trang web, điện thoại, hoặc fax, nhà cung cấp cung cấp hỗ trợ từ xa cho việc nâng cấp và bảo trì phần mềm của họ.

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển: Bảo trì và nâng cấp từ xa cho phép các chuyên gia có thể làm việc từ bất kỳ đâu, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí liên quan đến di chuyển.

• Tính linh hoạt: Các cuộc họp và sửa lỗi có thể được thực hiện trong thời gian thuận tiện của từng bên, không cần phải đồng bộ thời gian và địa điểm.

• Dễ dàng tiếp cận chuyên gia: Tổ chức có thể tận dụng sự chuyên nghiệp của các chuyên gia từ xa một cách dễ dàng, không bị ràng buộc bởi vị trí địa lý.

Nhược điểm:

• Mất sự hiện diện trực tiếp: Bất kể việc sử dụng các công nghệ trực tuyến, việc làm việc từ xa có thể làm mất đi sự giao tiếp trực tiếp và gắn kết trong nhóm làm việc.

• Thách thức về bảo mật: Cần có biện pháp bảo mật mạnh mẽ để đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu trong quá trình truyền tải qua mạng.

2. Bảo trì và nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự tại chỗ

Nếu phần mềm quản lý nhân sự gặp phải lỗi nghiêm trọng không thể giải quyết qua hỗ trợ từ xa, nhà cung cấp phần mềm sẽ phải thực hiện hỗ trợ tại chỗ. Tuy nhiên, trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể phải chịu thêm các chi phí bổ sung như chi phí ăn uống, lưu trú, và di chuyển.

Ưu điểm:

• Giao tiếp trực tiếp: Có thể tạo điều kiện cho sự giao tiếp trực tiếp giữa đội ngũ bảo trì và nhân viên trong tổ chức, giúp hiểu rõ hơn về các vấn đề và yêu cầu cụ thể.

• Giải quyết vấn đề nhanh chóng: Bảo trì tại chỗ cho phép giải quyết các vấn đề ngay khi chúng xảy ra, không cần phải chờ đợi cho đến khi có thể truy cập từ xa.

Nhược điểm:

• Chi phí và thời gian di chuyển: Việc di chuyển đội ngũ bảo trì đến tại chỗ có thể tốn kém về mặt chi phí và thời gian.

• Giới hạn về sự linh hoạt: Việc thực hiện bảo trì tại chỗ có thể hạn chế tính linh hoạt và sự đáp ứng nhanh chóng đối với các yêu cầu khẩn cấp.

Việc đảm bảo rằng phần mềm quản lý nhân sự luôn hoạt động một cách tối ưu và được nâng cấp để đáp ứng các yêu cầu mới là một phần quan trọng của thành công tổ chức. Hy vọng rằng thông qua bài viết này, doanh nghiệp đã có cái nhìn tổng quan về chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm quản lý nhân sự. Với việc quản lý chi phí một cách thông minh, tổ chức của bạn sẽ có cơ hội lớn để nâng cao hiệu suất, hiệu quả và sự cạnh tranh trong thế giới kinh doanh ngày nay. Liên hệ ngay IZISolution để được báo giá chi phí phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với đặc thù doanh nghiệp nhất!