Cách tối ưu, cắt giảm chi phí trong triển khai phần mềm HRM

Việc triển khai phần mềm HRM để nâng cao quản lý nguồn nhân lực đã trở thành một ưu tiên hàng đầu cho nhiều tổ chức. Tuy nhiên, quá trình triển khai phần mềm HRM có thể đi kèm với chi phí đáng kể. Hãy cùng IZISolution khám phá cách tối ưu hóa và cắt giảm chi phí trong quá trình triển khai phần mềm HRM. Đâu sẽ là biện pháp hữu hiệu để đảm bảo rằng việc đầu tư vào HRM không chỉ hiệu quả mà còn mang lại lợi ích kinh tế cho tổ chức? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây.

I. Tại sao cần tối ưu chi phí triển khai phần mềm HRM?

Tối ưu hóa chi phí trong việc triển khai phần mềm Quản lý Nhân sự (HRM) là một yếu tố quan trọng vì nó có nhiều tác động tích cực lên sự thành công của dự án và sự phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do tại sao cần tối ưu chi phí trong việc triển khai phần mềm HRM:

Tránh lãng phí tài nguyên: Chi phí triển khai không kiểm soát có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên quý báu như thời gian và tiền bạc. Sự lãng phí này không chỉ làm gia tăng ngân sách mà còn có thể dẫn đến sự trì trệ trong dự án.

Đảm bảo cân đối chi phí: Tối ưu hóa chi phí giúp doanh nghiệp duy trì sự cân đối giữa nguồn lực và lợi ích. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với nguồn lực hạn chế.

Đảm bảo hiệu quả triển khai: Đảm bảo rằng mỗi đồng tiền được đầu tư vào triển khai phần mềm HRM mang lại lợi ích cao nhất cho tổ chức. Chi phí không nên vượt quá giá trị và hiệu suất của dự án.

Tránh thất bại trong triển khai: Khi chi phí không được sử dụng một cách hợp lý, có thể gây thiếu hụt chi phí triển khai, làm chậm tiến độ, thậm chí phải dừng triển khai hoặc đưa phần mềm HRM vào hoạt động khi chưa được hoàn thiện. Từ đó gây ra những khó khăn trong việc vận hành và quản lý nhân sự, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh tổ chức.

Tập trung vào các tính năng quan trọng: Ngăn chặn việc phát triển hoặc triển khai các tính năng không quan trọng và không có giá trị thực sự cho tổ chức, gây ra sự lãng phí nguồn lực và khiến phần mềm HRM trở nên phức tạp với người dùng.

II. Cách tối ưu chi phí triển khai phần mềm HRM

 

1. Đánh giá cẩn thận nhu cầu

Trước khi đầu tư vào bất kỳ phần mềm nhân sự nào, bạn cần đánh giá nhu cầu hiện tại và tương lai của mình. Mục tiêu và thách thức chính trong hoạt động nhân sự của bạn là gì? Những khoảng trống và điểm yếu trong các quy trình và hệ thống hiện tại của bạn là gì? Các tính năng và chức năng mà bạn yêu cầu và ưa thích là gì? Bạn cần hỗ trợ bao nhiêu người dùng và dữ liệu? Bằng cách trả lời những câu hỏi này, bạn có thể xác định các ưu tiên và tiêu chí của mình để lựa chọn và đánh giá phần mềm nhân sự.ư

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng hệ thống phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với đặc thù doanh nghiệp

2. Lựa chọn phần mềm phù hợp

Khi đã xác định nhu cầu, tổ chức cần tiến hành một cuộc đánh giá kỹ lưỡng về các phần mềm HRM có sẵn trên thị trường. Việc này bao gồm việc so sánh các yếu tố quan trọng như tính năng, hiệu suất, tích hợp, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật. Bằng cách so sánh cẩn thận các tùy chọn này, bạn có thể xác định được phần mềm nào đáp ứng tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu đã đặt ra. Điều này giúp đảm bảo rằng tiền bạc được đầu tư vào phần mềm HRM là có giá trị và hiệu quả.

Xem thêm: Cách lựa chọn công cụ quản lý nhân sự hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp

3. Tích hợp các quy trình hiện có

Một cách để tối ưu hóa chi phí và tài nguyên phần mềm nhân sự là hợp nhất và tích hợp với các quy trình hiện có của doanh nghiệp. Bạn có thể loại bỏ mọi phần mềm dư thừa, lỗi thời hoặc không tương thích có thể gây lãng phí tiền bạc và thời gian. Doanh nghiệp cũng có thể tích hợp phần mềm của mình với các nền tảng và công cụ khác có thể nâng cao chức năng và hiệu quả. Ví dụ: tích hợp phần mềm tính lương với phần mềm kế toán hoặc phần mềm tuyển dụng với các nền tảng truyền thông xã hội của bạn.

4. Quản lý thời gian triển khai

Để tối ưu hóa chi phí triển khai phần mềm HRM, việc lập kế hoạch chi tiết là một yếu tố không thể thiếu. Lập kế hoạch giúp tránh lãng phí thời gian và tài nguyên do việc làm mất thời gian hoặc chuyển đổi ngữ cảnh. Kế hoạch nên xác định rõ người chịu trách nhiệm, các bước cần thực hiện, và thời hạn hoàn thành để tiến trình triển khai được theo dõi chặt chẽ.

Đồng thời, để quản lý tốt thời gian triển khai phần mềm HRM cần xác định và ưu tiên công việc quan trọng. Bằng cách ưu tiên công việc quan trọng, bạn đảm bảo rằng những yếu tố quan trọng nhất của dự án được hoàn thành trước, giúp đảm bảo tính ổn định và hiệu quả của hệ thống HRM.

Quản lý thời gian cũng bao gồm việc phân phối công việc thông minh. Phân phối công việc dựa trên sự phù hợp giữa nhiệm vụ và người thực hiện giúp đảm bảo mọi người đóng góp tối đa và không phải thực hiện lại công việc. Điều này có thể giảm thiểu thời gian và nỗ lực không cần thiết.

Xem thêm: Phương pháp quản lý và triển khai phần mềm HRM hiệu quả

5. Sử dụng giải pháp giám sát

Bằng cách tích hợp các công cụ giám sát hiệu suất ứng dụng, tài nguyên máy tính, tải lưu lượng mạng, bảo mật, cơ sở dữ liệu, hệ thống và máy chủ, cùng với giám sát sự cố và log, tổ chức có thể theo dõi và kiểm soát quá trình triển khai HRM một cách hiệu quả. Nhờ đó, họ có khả năng phát hiện sớm các vấn đề, tối ưu hóa tài nguyên, và đảm bảo hiệu suất ổn định của hệ thống, từ đó giảm thiểu các chi phí không cần thiết và đảm bảo rằng triển khai HRM diễn ra một cách thành công.

6. Cloud HRM

Sử dụng mô hình Cloud HRM (Quản lý Nhân sự dựa trên đám mây) là một giải pháp tối ưu giúp kiểm soát chi phí trong việc triển khai phần mềm Quản lý Nhân sự (HRM). Thay vì đầu tư đáng kể vào cơ sở hạ tầng vật lý và phần cứng, Cloud HRM cho phép tổ chức tận dụng tài nguyên đám mây có sẵn. Điều này giúp giảm bớt rủi ro tài chính và tối ưu hóa nguồn lực.

Một trong những ưu điểm quan trọng của Cloud HRM là mô hình thanh toán dựa trên sử dụng thực tế. Tổ chức chỉ phải trả tiền cho những tính năng và nguồn lực mà họ thực sự sử dụng, giúp họ duy trì sự linh hoạt trong quản lý ngân sách. Không còn lo lắng về việc đầu tư tiền vào tài sản cố định không cần thiết, và bạn có thể dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp tài nguyên theo nhu cầu thực tế.

Mô hình Cloud HRM không chỉ giúp kiểm soát chi phí triển khai một cách hiệu quả mà còn tạo ra một môi trường linh hoạt và an toàn cho quản lý dữ liệu nhân sự, giúp tổ chức tập trung vào việc nâng cao hiệu suất và chất lượng dịch vụ HRM mà không lo lắng về vấn đề kỹ thuật và chi phí liên quan đến hạ tầng.

7. Theo dõi và đánh giá ROI

Theo dõi và đánh giá ROI (Return on Investment - Lợi nhuận đầu tư) trong quá trình triển khai phần mềm HRM là một bước quan trọng để tối ưu hóa chi phí và đảm bảo rằng việc đầu tư vào HRM đem lại giá trị thực sự cho tổ chức. Cần thu thập dữ liệu cơ sở trước và sau khi triển khai HRM để đo lường sự thay đổi. Dữ liệu này có thể liên quan đến thời gian làm việc, hiệu suất công việc, thái độ của nhân viên và các yếu tố khác có thể bị ảnh hưởng bởi hệ thống HRM. Dựa trên dữ liệu này, tính toán lợi nhuận đã đạt được sau khi triển khai và xác định tỷ lệ ROI.

Kết quả ROI sẽ cho biết tỷ lệ lợi nhuận so với chi phí đầu tư ban đầu. Nếu ROI là dương, điều này chỉ ra rằng bạn đã có lợi nhuận từ việc triển khai phần mềm HRM. Nếu ROI âm, bạn cần xem xét lại chiến lược triển khai hoặc cải thiện hiệu suất để đạt được ROI dương.

Tuyệt đối cần xem xét toàn bộ chi phí liên quan đến triển khai, bao gồm cả chi phí phần mềm, cài đặt, đào tạo nhân viên và các chi phí hoạt động và duy trì. Cuối cùng, tính toán ROI bằng cách sử dụng công thức ROI cổ điển. Tuy ROI không phải là mọi thứ, nhưng nó là một công cụ hữu ích để đánh giá mức độ thành công của dự án HRM và đảm bảo rằng việc đầu tư vào nó đem lại lợi ích kinh tế. 

8. Thành lập đội triển khai giỏi

Đội ngũ này cần được xây dựng dựa trên nhu cầu cụ thể của tổ chức và phải bao gồm những thành viên có kiến thức sâu về lĩnh vực HRM và kỹ năng chuyên môn về triển khai phần mềm. Việc tuyển dụng và lựa chọn thành viên phải được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo tính chất lượng và chuyên nghiệp. Sau đó, đội ngũ cần được đào tạo và phát triển liên tục để cập nhật kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực HRM và công nghệ thông tin.

Tạo ra quy trình và chiến lược triển khai chi tiết giúp đảm bảo rằng mọi người trong đội triển khai có hướng dẫn rõ ràng và định hình mục tiêu cụ thể. Tương tác và hợp tác trong đội triển khai là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng mọi thành viên làm việc hiệu quả cùng nhau và đối mặt với các thách thức một cách đồng đều.

Việc tối ưu và cắt giảm chi phí trong quá trình triển khai phần mềm Quản lý Nhân sự là một thách thức đối với nhiều tổ chức. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp triển khai HRM tối ưu chi phí nhất cho tổ chức của mình, hãy liên hệ với chuyên gia của IZISolution qua số hotline 0964-578-234. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn để đảm bảo rằng dự án của bạn đạt được hiệu suất cao và chi phí thấp nhất.