Những sai lầm phổ biến khi Doanh nghiệp triển khai phần mềm nhân sự

Trong quá trình triển khai phần mềm Quản lý Nhân sự (HRM) cho doanh nghiệp, có một số sai lầm phổ biến mà nhiều tổ chức có thể gặp phải. Những sai lầm này có thể ảnh hưởng đến hiệu quả của dự án và gây ra các khó khăn không đáng có. Trong bài viết này, IZISolution sẽ điểm qua những sai lầm phổ biến này và cách để tránh chúng, giúp doanh nghiệp triển khai phần mềm HRM một cách suôn sẻ và hiệu quả hơn.

I. Sai lầm trong triển khai phần mềm nhân sự

1. Không nghiên cứu nhu cầu sử dụng phần mềm HRM của doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu và nhu cầu cụ thể của họ trong việc quản lý nhân sự. Điều này bao gồm việc xác định các quy trình HR hiện tại, các vấn đề cụ thể mà họ muốn giải quyết bằng phần mềm HRM, và các tính năng cần thiết để đáp ứng nhu cầu này.

Nếu không nghiên cứu kỹ nhu cầu, doanh nghiệp có thể chọn một phần mềm không phù hợp, quá nhiều tính năng không cần thiết hoặc thiếu những tính năng quan trọng. Điều này có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và không đạt được kết quả mong muốn.

Vì vậy, trước khi triển khai phần mềm HRM, doanh nghiệp nên thực hiện một đánh giá kỹ lưỡng về nhu cầu và mục tiêu của mình, và sau đó lựa chọn phần mềm phù hợp nhất để đảm bảo sự hiệu quả và thành công của dự án.

2. Không lựa chọn một phần mềm quản lý nhân sự phù hợp 

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phần mềm HRM bao gồm quy trình làm việc của doanh nghiệp, số lượng nhân viên, tính năng cần thiết (như quản lý lương, chấm công, quản lý hồ sơ nhân viên), tích hợp với các hệ thống khác, và kinh phí cho dự án.

Nếu doanh nghiệp không lựa chọn phần mềm phù hợp, dẫn đến việc sử dụng một giải pháp không đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, gây ra các vấn đề về hiệu quả và tính khả dụng của phần mềm. Doanh nghiệp có thể phải thực hiện các điều chỉnh, tùy chỉnh hoặc thậm chí phải chuyển đổi sang một giải pháp khác sau khi triển khai. Điều này không chỉ tốn thời gian và nguồn lực mà còn có thể tạo ra sự bất tiện cho nhân viên và gây ra các chi phí không cần thiết.

Vì vậy, việc lựa chọn một phần mềm HRM phù hợp với nhu cầu và đặc thù của doanh nghiệp là một bước quan trọng để đảm bảo sự thành công của dự án quản lý nhân sự.

Xem thêm: Cách lựa chọn công cụ quản lý nhân sự hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp

3. Lựa chọn sai nhà cung cấp phần mềm

Sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp triển khai phần mềm Quản lý Nhân sự (HRM) là lựa chọn sai nhà cung cấp phần mềm. Điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề và khó khăn trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp:

Không nghiên cứu kỹ nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể quyết định mua phần mềm HRM mà không thực hiện nghiên cứu kỹ về nhà cung cấp. Điều này có thể dẫn đến việc lựa chọn một nhà cung cấp không đáng tin cậy hoặc không có kinh nghiệm trong ngành.

Không kiểm tra tính năng phần mềm: Đôi khi, doanh nghiệp chỉ dựa vào lời hứa của nhà cung cấp mà không kiểm tra thực tế tính năng của phần mềm. Kết quả có thể là sử dụng một giải pháp không đáp ứng được yêu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Không xem xét tích hợp hệ thống: Một sai lầm phổ biến khác là không xem xét khả năng tích hợp của phần mềm HRM với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này có thể tạo ra sự phức tạp và gây ra sự không hiệu quả trong quản lý dữ liệu.

Bỏ qua dịch vụ hỗ trợ: Mua phần mềm không chỉ đơn giản là mua sản phẩm mà còn liên quan đến dịch vụ hỗ trợ của nhà cung cấp. Để đảm bảo một dự án triển khai suôn sẻ và vận hành ổn định, doanh nghiệp cần xem xét chất lượng và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp.

Không thực hiện bước kiểm thử: Việc không thực hiện kiểm thử đúng cách trước khi triển khai có thể dẫn đến việc phát hiện lỗi sau khi hệ thống đã đi vào vận hành, tạo ra sự bất tiện và tốn kém.

Xem thêm: Bật mí 5 Công ty cung cấp phần mềm quản lý nhân sự uy tín

4. Không quan tâm đến công nghệ và không đầu tư cơ sở hạ tầng

Doanh nghiệp có thể bỏ qua việc cập nhật công nghệ và sử dụng các giải pháp HRM cổ điển, không đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn hiện đại. Điều này có thể khiến hệ thống HRM trở nên lạc hậu và không thể cung cấp các tính năng và dịch vụ mới nhất.

Việc triển khai phần mềm HRM đòi hỏi một cơ sở hạ tầng IT tốt để đảm bảo hiệu suất và bảo mật. Một sai lầm thường gặp là doanh nghiệp không đầu tư đủ vào cơ sở hạ tầng IT, dẫn đến việc hệ thống HRM hoạt động không ổn định và có nguy cơ bị tấn công mạng.

Phần mềm HRM cần tích hợp tốt với các hệ thống khác trong doanh nghiệp để chia sẻ dữ liệu một cách hiệu quả. Sai lầm phổ biến là không xem xét tích hợp hệ thống và gây ra sự cách biệt dữ liệu.

5. Thiếu sự sát sao từ ban lãnh đạo

Một sai lầm phổ biến khi doanh nghiệp triển khai phần mềm Quản lý Nhân sự (HRM) là thiếu sự sát sao và hỗ trợ đầy đủ từ ban lãnh đạo. Điều này có thể dẫn đến nhiều vấn đề trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm HRM. Dưới đây là một số điểm mà ban lãnh đạo cần xem xét để tránh sai lầm này:

Thiếu cam kết và hỗ trợ: Ban lãnh đạo cần thể hiện cam kết đối với việc triển khai phần mềm HRM và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết. Nếu họ không thể hiện sự ủng hộ và sự quan tâm đối với dự án, nhân viên khác trong tổ chức có thể không chấp nhận dự án và không hợp tác.

Không hiểu rõ giá trị của HRM: Ban lãnh đạo cần hiểu rõ giá trị mà phần mềm HRM mang lại cho tổ chức, bao gồm việc tối ưu hóa quản lý nhân sự, cải thiện hiệu suất làm việc, và tạo điều kiện thuận lợi cho sự phát triển bền vững. Nếu họ không hiểu rõ giá trị này, họ có thể không thúc đẩy mạnh dự án HRM.

Thiếu sự tham gia trong quá trình lựa chọn và triển khai: Ban lãnh đạo cần tham gia vào quá trình lựa chọn phần mềm HRM và định hình chiến lược triển khai. Nếu họ không tham gia hoặc không thể hiện sự quan tâm, quyết định có thể không phản ánh đúng nhu cầu của tổ chức.

Không theo dõi và đánh giá: Ban lãnh đạo cần thiết lập cơ chế theo dõi và đánh giá hiệu suất của phần mềm HRM sau khi triển khai. Nếu họ không theo dõi và đánh giá, họ không thể biết được liệu dự án có đem lại giá trị hay không và cách để cải thiện.

6. Không có ngân sách dự phòng

Khả năng xử lý sự cố: Trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm HRM, có thể xảy ra sự cố hoặc vấn đề không mong muốn. Nếu không có ngân sách dự phòng, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý những vấn đề này, gây gián đoạn hoạt động và tăng chi phí sửa chữa.

Nâng cấp và cải tiến: Hệ thống HRM cần được nâng cấp và cải tiến theo thời gian để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp và thị trường. Nếu không có ngân sách dự phòng, việc thực hiện những cải tiến này sẽ khó khăn hoặc bị hoãn lại, làm giảm tính hiệu quả của hệ thống.

Bảo trì và hỗ trợ: Hệ thống HRM cần được bảo trì và cung cấp hỗ trợ liên tục. Nếu không có ngân sách dự phòng, doanh nghiệp có thể không đảm bảo được việc bảo trì và hỗ trợ đúng thời hạn, dẫn đến sự cố hoặc sự giảm hiệu suất.

Phát triển sự linh hoạt: Doanh nghiệp cần có khả năng thích nghi và phản ứng nhanh chóng trước các thay đổi hoặc khó khăn. Ngân sách dự phòng có thể được sử dụng để phát triển sự linh hoạt và sẵn sàng đối phó với các tình huống bất thường.

Đảm bảo tính ổn định: Có một ngân sách dự phòng có thể giúp đảm bảo tính ổn định của hệ thống HRM và tránh tình trạng tài chính bị áp lực do sự cố hoặc vấn đề xuất hiện.

II. Lời khuyên từ chuyên gia

Để tránh mắc phải những sai lầm phổ biến khi triển khai phần mềm HRM kể trên, các chuyên gia đã đưa ra những lời khuyên dưới đây: 

Nghiên cứu và xác định rõ nhu cầu: Để tránh sai lầm đầu tiên, hãy bắt đầu bằng việc nghiên cứu và hiểu rõ nhu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Thảo luận với các bộ phận liên quan và đặt ra câu hỏi quan trọng như "Chúng ta cần gì từ phần mềm HRM?" và "Mục tiêu chúng ta là gì?" Điều này giúp bạn chọn giải pháp phù hợp.

Lựa chọn phần mềm nhân sự phù hợp: Sau khi xác định được nhu cầu, hãy tìm kiếm và lựa chọn phần mềm HRM có tính năng và khả năng tuỳ chỉnh phù hợp với tổ chức của bạn. Hãy xem xét tính linh hoạt và tích hợp của nó với các hệ thống khác mà bạn đang sử dụng.

Chọn nhà cung cấp uy tín: Hãy dành thời gian nghiên cứu và xem xét các nhà cung cấp phần mềm HRM. Đảm bảo rằng nhà cung cấp bạn chọn có danh tiếng tốt, được đánh giá cao và có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

Quan tâm đến công nghệ và cơ sở hạ tầng: Đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng là quan trọng để đảm bảo phần mềm HRM hoạt động một cách ổn định và hiệu quả. Hãy đảm bảo rằng hệ thống mạng và máy chủ của bạn đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm này. Đồng thời, nhân viên cần được đào tạo đúng cách và duy trì sự cập nhật của phần mềm HRM để đảm bảo tính hiệu quả và an toàn của hệ thống.

Thúc đẩy sự sát sao từ ban lãnh đạo: Lãnh đạo trong tổ chức phải thể hiện sự cam kết và sát sao đối với quá trình triển khai phần mềm HRM. Họ cần hiểu rõ lợi ích và tầm quan trọng của việc này đối với tổ chức.

Tạo ngân sách dự phòng: Không nên tiết kiệm quá mức trong ngân sách triển khai. Hãy dành một phần ngân sách dự phòng để đối phó với các vấn đề bất ngờ hoặc thay đổi trong quá trình triển khai. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án sẽ không bị gián đoạn vì thiếu kinh phí.

Như vậy, chúng ta đã điểm qua một loạt các sai lầm phổ biến mà doanh nghiệp có thể gặp phải khi triển khai phần mềm Quản lý Nhân sự HRM. Để đảm bảo sự thành công của dự án và tối ưu hóa lợi ích từ việc sử dụng HRM, hãy tham khảo lời khuyên của chuyên gia. Hãy luôn chú ý và chuẩn bị kỹ càng trước khi bước vào quá trình triển khai HRM để đảm bảo sự suôn sẻ và hiệu quả của dự án. 

Nếu bạn cần sự hỗ trợ hoặc tư vấn thêm về việc triển khai phần mềm HRM, đừng ngần ngại liên hệ với IZISolution để chúng ta có thể cùng nhau tìm ra giải pháp phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.