Cách lựa chọn công cụ quản lý nhân sự hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp

Chỉ cần gõ từ khóa “phần mềm quản lý nhân sự” bạn có thể tìm kiếm được rất nhiều phần mềm nhân sự trong và ngoài nước cùng với hàng loạt các tính năng vượt trội. Tuy nhiên để tìm được một giải pháp phù hợp cần có rất nhiều tiêu chí. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu với bạn Cách lựa chọn công cụ quản lý nhân sự hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp.

I. Tiêu chí lựa chọn công cụ quản lý nhân sự hiệu quả

1. Nhà cung cấp uy tín

Đơn vị cung cấp phần mềm quản lý nhân sự xuất sắc ngoài giàu kinh nghiệm, thời gian hoạt động ấn tượng và danh tiếng vững chắc, cần thỏa mãn một loạt các tiêu chí quan trọng sau đây:

• Tuân thủ thời gian hoàn thành dự án theo đúng yêu cầu của khách hàng mà không gặp nhiều vấn đề phát sinh.

• Thực hiện việc xây dựng hoặc điều chỉnh phần mềm theo quy trình và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp một cách chặt chẽ.

• Có khả năng tư vấn về quy trình nếu doanh nghiệp chưa thiết lập quy trình quản lý nhân sự hoặc cần sự cải thiện.

• Đề xuất quy trình tối ưu hơn nếu cần thiết để nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp.

• Cung cấp hỗ trợ bảo trì định kỳ và cam kết hỗ trợ trọn đời để đảm bảo rằng phần mềm luôn hoạt động một cách trơn tru và ổn định.

Doanh nghiệp cần sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm kiếm nhà cung cấp uy tín như: tham khảo từ nguồn thông tin uy tín, người quen giới thiệu hay qua trao đổi với công ty cung cấp phần mềm,... – để tạo danh sách các nhà cung cấp phù hợp. Sau đó, thu hẹp nó xuống còn 5 đến 10 nhà cung cấp để tiếp cận để biết thêm thông tin.

Xem thêm: Bật mí 5 Công ty cung cấp phần mềm quản lý nhân sự uy tín

2. Công cụ quản lý nhân sự đáp ứng đúng nhu cầu doanh nghiệp

Nhân sự trong mỗi doanh nghiệp thường trải qua biến động hay khó khăn khác nhau, dẫn đến sự đa dạng trong yêu cầu về công cụ quản lý nhân sự. Nhiệm vụ của phần mềm và nhà cung cấp phần mềm là đáp ứng những yêu cầu này theo từng giai đoạn cụ thể.

Để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, phần mềm cần phải thể hiện tính đa năng, linh hoạt và khả năng tùy chỉnh. Điều này cho phép người dùng thực hiện các điều chỉnh liên quan đến chức năng và phương pháp quản lý nhân sự để phù hợp với các chính sách doanh nghiệp. Hơn nữa, phần mềm cũng cần dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác như ERP, phần mềm kế toán,... để tối ưu hóa quá trình hoạt động của doanh nghiệp.

Xem thêm: Chức năng của hệ thống quản lý nhân sự: Tích hợp module tính năng theo yêu cầu doanh nghiệp

3. Thời gian triển khai công cụ quản lý nhân sự và các dịch vụ đi kèm

Đội ngũ quản lý cần xem xét thời gian cần thiết để triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Điều này bao gồm cả quá trình cài đặt, đào tạo nhân viên và chuyển đổi từ hệ thống cũ (nếu có).

Điều quan trọng là công cụ cần phải được triển khai một cách nhanh chóng để tránh gián đoạn quá lâu trong quá trình quản lý nhân sự. Thời gian triển khai cần được ưu tiên và quản lý cần đảm bảo rằng nhà cung cấp có khả năng thực hiện theo thời gian đề ra.

4. Khả năng tùy chỉnh, mở rộng của công cụ quản lý nhân sự

Một công cụ quản lý nhân sự hiệu quả cần có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc và nhu cầu đặc thù của tổ chức. Khả năng này cho phép tổ chức thích nghi với thay đổi và tối ưu hóa quản lý nhân sự.

Khả năng mở rộng cũng quan trọng để đảm bảo rằng công cụ có thể đáp ứng được sự phát triển của tổ chức. Tính linh hoạt trong việc mở rộng giúp tránh việc phải thay đổi công cụ quản lý nhân sự trong tương lai.

5. Phần mềm đóng gói hay phần mềm thiết kế theo yêu cầu

Quyết định lựa chọn giữa phần mềm đóng gói và phần mềm thiết kế theo yêu cầu phụ thuộc vào nhu cầu cụ thể của tổ chức. Phần mềm đóng gói thường có giá thành thấp hơn và triển khai nhanh hơn, nhưng có thể không hoàn toàn phù hợp với quy trình làm việc riêng của tổ chức.

Phần mềm thiết kế theo yêu cầu có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực hơn, nhưng nó cho phép tổ chức có một công cụ quản lý nhân sự hoàn toàn phù hợp với nhu cầu và quy trình làm việc của họ.

6. Công cụ quản lý nhân sự đảm bảo an toàn dữ liệu

Dữ liệu liên quan đến nhân sự, thông tin người dùng và tài liệu, hồ sơ công ty đều đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Để bảo vệ dữ liệu khỏi những nguy cơ như làm giả thông tin, đánh lừa hệ thống, hoặc rò rỉ dữ liệu, tính bảo mật của công cụ quản lý nhân sự cần được đảm bảo tối đa.

Tiêu chí bảo mật thông tin và đảm bảo an toàn cho dữ liệu nhân sự là vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp phải phân biệt được phần mềm quản lý nhân sự nào có tính bảo mật thông tin cao, đặc biệt khi có nhiều loại phần mềm từ hàng trăm nhà cung cấp khác nhau trên thị trường.

Khi lựa chọn công cụ quản lý nhân sự, quan trọng nhất là bạn cần xem xét về đơn vị cung cấp. Thời gian hoạt động, kinh nghiệm tích lũy, và danh tiếng trong ngành là những chỉ số quan trọng để đánh giá uy tín của họ. Hơn nữa, các phần mềm đã đạt chuẩn bảo mật cao như ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, CMMI DEV 2.0 Level 3,... cũng nên được xem xét để đảm bảo tính an toàn và bảo mật của hệ thống.

7. Giá cả

Trên thị trường hiện nay, có đa dạng loại phần mềm quản lý nhân sự với mức giá khác nhau. Quy mô và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng đến sự phức tạp của phần mềm và mức chi phí tương ứng.

Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của mình để quyết định đầu tư bao nhiêu tiền vào phần mềm. Để làm điều này, nên nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về các loại phần mềm và các nhà cung cấp. Sau đó, hãy so sánh giá cả của từng nhà cung cấp để tìm ra sự kết hợp giữa giá và chất lượng phù hợp với ngân sách của công ty.

Tuy giá cả là yếu tố quan trọng, nhưng không nên chọn phần mềm quản lý nhân sự chỉ dựa trên giá rẻ mà bỏ qua tính năng quan trọng hoặc giao diện không linh hoạt. Đồng thời, cũng không nên mắc kẹt vào tư tưởng rằng sản phẩm đắt nhất tự động là tốt nhất, mà thay vào đó, cân nhắc xem liệu việc đầu tư lớn đúng với khả năng tài chính của công ty hay không.

II. Ví dụ công cụ quản lý nhân sự phù hợp doanh nghiệp

Để chọn công cụ quản lý nhân sự phù hợp cho một doanh nghiệp, cần xem xét nhiều yếu tố khác nhau để đảm bảo rằng công cụ này sẽ đáp ứng đúng nhu cầu và điều kiện cụ thể của doanh nghiệp.

Giả sử công ty bạn là một doanh nghiệp đang gặp phải các vấn đề sau trong quản lý nhân sự như:

• Sự tăng trưởng nhanh chóng: Công ty đang mở rộng và cần một giải pháp quản lý nhân sự để theo kịp quy mô mới.

• Phân tán địa lý: Công ty có các văn phòng ở nhiều địa điểm khác nhau, hay nhiều chi nhánh cửa hàng. Vì vậy cần một công cụ có khả năng quản lý từ xa và truy cập dữ liệu từ bất kỳ đâu.

• Yêu cầu tùy chỉnh cao: Công ty muốn tùy chỉnh quy trình quản lý nhân sự theo nhu cầu cụ thể của họ.

• Bảo mật dữ liệu quan trọng: Với thông tin nhân sự và tài liệu quan trọng, công ty cần đảm bảo an toàn dữ liệu

Dựa vào tình huống trên, công ty có thể chọn phần mềm quản lý nhân sự dựa vào các tiêu chí như sau:

• Nhà cung cấp uy tín: Lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm có danh tiếng tốt trong ngành và được đánh giá cao về bảo mật và chất lượng dịch vụ. Có kinh nghiệm triển khai phần mềm cho doanh nghiệp ở lĩnh vực và tình huống tương tự (Tham khảo case study).

• Công cụ quản lý nhân sự đáp ứng đúng nhu cầu doanh nghiệp: Chọn một phần mềm có tính năng phù hợp với việc quản lý nhân sự tại nhiều địa điểm, cho phép truy cập từ xa và hỗ trợ tùy chỉnh cao.

• Thời gian triển khai công cụ quản lý nhân sự và các dịch vụ đi kèm: Ưu tiên những phần mềm có thời gian triển khai nhanh chóng và hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng tốt.

• Khả năng tùy chỉnh, mở rộng của công cụ quản lý nhân sự: Chọn một phần mềm có khả năng tùy chỉnh cao để phù hợp với quy trình riêng của công ty ABC và có khả năng mở rộng khi công ty phát triển.

• Phần mềm đóng gói hay phần mềm thiết kế theo yêu cầu: Tùy theo ngân sách và thời gian, công ty có thể xem xét lựa chọn phần mềm đóng gói hoặc thiết kế theo yêu cầu.

• Công cụ quản lý nhân sự đảm bảo an toàn dữ liệu: Đảm bảo rằng phần mềm được chọn tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật và có các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu quan trọng của công ty.

• Giá cả: So sánh giá cả của các phần mềm và đảm bảo rằng giá phù hợp với ngân sách của công ty, đồng thời không làm giảm đi chất lượng và tính năng.

Trên đây là những tiêu chí để lựa chọn công cụ quản lý nhân sự hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!