Triển khai phần mềm HRM thất bại: Nguyên nhân và cách khắc phục

Triển khai phần mềm Quản lý Nhân sự HRM là một quy trình phức tạp, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và sự đầu tư đúng đắn từ các tổ chức. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể đạt được thành công. Trong thực tế, nhiều dự án triển khai HRM đã gặp phải những khó khăn và thất bại đáng tiếc. Bài viết sẽ đi sâu vào tìm hiểu về những nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại trong quá trình triển khai phần mềm, đồng thời đề xuất các cách khắc phục, giúp đảm bảo rằng dự án triển khai HRM của bạn sẽ tiến hành một cách suôn sẻ và thành công.

I. Nguyên nhân phổ biến dẫn đến thất bại trong triển khai phần mềm HRM

1. Thiếu sự hiểu biết về nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp

Nếu bạn không xác định chức năng phần mềm nào bạn cần, bạn có thể chọn phần mềm không tạo ra sự khác biệt đáng kể cho doanh nghiệp của bạn.

Việc lựa chọn phần mềm HRM mới đòi hỏi sự hiểu biết về quy trình kinh doanh của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, bạn sẽ cần cải thiện quy trình của mình trước khi lựa chọn phần mềm, vì vậy hãy đảm bảo bạn hiểu rõ trạng thái tương lai của mình trước khi đi sâu vào việc thu thập yêu cầu.

2. Lựa chọn phần mềm không phù hợp với tổ chức

Đây có thể là kết quả của việc không tham gia với các bên liên quan và yêu cầu của họ. Mặc dù hệ thống vẫn có thể sử dụng được nhưng việc bỏ qua các yêu cầu sẽ khiến bạn có một hệ thống không phù hợp với mục đích. Điều tương tự có thể dẫn đến việc hệ thống không phù hợp với tiêu chí lựa chọn của bạn, có lẽ bản demo của nhà cung cấp đủ ấn tượng để che giấu một lỗ hổng hoặc thiếu sót nghiêm trọng. Có lẽ những ưu tiên của công ty đã thay đổi một cách bất ngờ. Tất cả những gì còn lại là quay lại hợp đồng và nhà cung cấp và tìm kiếm cơ hội tùy chỉnh, thay đổi hoặc trao đổi hệ thống đã mua (giả sử không thể hủy hợp đồng).

Trên thực tế, thậm chí có thể bạn không cần HRMS mới. Có thể hệ thống trước đó đã được nâng cấp hoặc cải tiến với ít sự gián đoạn hơn và với chi phí thấp hơn.

Xem thêm: Cách lựa chọn công cụ quản lý nhân sự hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp

3. Yếu kém trong quá trình lựa chọn và đào tạo nhân viên

Một yếu tố thành công quan trọng khác trong việc triển khai HRMS, đặc biệt là đối với việc áp dụng của người dùng, là chương trình đào tạo của bạn. Thông thường tỷ lệ sử dụng thấp là do mọi người không nhận ra rằng có các tính năng mới hoặc không biết cách sử dụng chúng; Ngoài ra, họ có thể chỉ đơn giản là bám vào cách thực hiện các giao dịch nhân sự cũ, tất cả đều có thể là vấn đề về đào tạo.

Điều đó nói lên rằng, vấn đề có thể không phải là thiếu đào tạo mà là đào tạo sai. Có vẻ hấp dẫn (ít nhất là về mặt ngân sách và tính đơn giản) đối với mọi người trong cùng một gói đào tạo, nên thực hiện một số phân tích nhu cầu đào tạo liên quan đến vai trò và trách nhiệm như một phần trong quá trình thu thập yêu cầu và sự tham gia của các bên liên quan. Có thể bạn cung cấp gói đào tạo khác nhau cho từng nhóm bên liên quan chính, phù hợp với nhu cầu cụ thể của họ.

Tương tự, nội dung đào tạo có thể ổn nhưng phương pháp giảng dạy không quá nhiều. Mặc dù học tập trực tuyến có thể tương đối thân thiện với ngân sách nhưng một số người dùng (tùy thuộc vào vai trò và/hoặc kinh nghiệm và kỹ năng) có thể cần một cách tiếp cận trực tiếp hơn (hoặc các mô-đun trực tuyến có quy mô vừa phải, hoặc hướng dẫn sử dụng hoặc chuyên gia). huấn luyện viên, v.v.) để nắm bắt toàn diện hơn cách hưởng lợi từ HRMS mới của bạn.

4. Thiếu hỗ trợ và quản lý dự án không hiệu quả

Nguyên nhân này thường xuất phát từ việc không cung cấp đủ nguồn lực, nhân sự hoặc tài chính cho dự án triển khai phần mềm HRM. Điều này có thể dẫn đến việc không có đủ người chuyên nghiệp để thực hiện và quản lý dự án.

Quản lý dự án không hiệu quả có thể làm cho công việc trở nên mơ hồ, không có sự định hướng, và không tuân theo tiến độ. Khi không có sự hỗ trợ đủ lớn từ ban lãnh đạo và các bộ phận liên quan, việc triển khai phần mềm HRM có thể bị gián đoạn và thất bại.

Một quản lý dự án không hiệu quả hoặc không có kỹ năng trong việc quản lý dự án triển khai HRM có thể dẫn đến thiếu kế hoạch, kiểm soát kém, và việc triển khai không theo kế hoạch.

5. Vấn đề về tích hợp và dữ liệu không đồng nhất

Khi triển khai phần mềm HRM, việc tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính, hệ thống quản lý khách hàng, hoặc hệ thống quản lý sản xuất, có thể gây ra sự cắt rời trong luồng công việc và làm giảm hiệu suất làm việc. Ngoài ra, dữ liệu không đồng nhất trong các hệ thống khác nhau cũng có thể gây ra sự cố và ảnh hưởng đến hiệu suất của phần mềm HRM. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng có một quy trình tích hợp dữ liệu chặt chẽ và đồng nhất, cũng như kiểm tra và xử lý các vấn đề dữ liệu kịp thời.

II. Cách khắc phục và đảm bảo thành công trong triển khai phần mềm HRM

 

1. Đảm bảo sự hiểu biết đầy đủ về nhu cầu và quy trình làm việc của doanh nghiệp

• Thực hiện cuộc khảo sát và phân tích nhu cầu một cách chi tiết với sự tham gia của các bộ phận khác nhau trong tổ chức.

• Xác định các quy trình làm việc hiện tại và những cải tiến cần thiết để tối ưu hóa chúng thông qua phần mềm HRM.

2. Lựa chọn phần mềm HRM phù hợp và tùy chỉnh nếu cần

• Tìm hiểu kỹ về các phần mềm HRM có sẵn trên thị trường và so sánh chúng dựa trên các yêu cầu cụ thể của tổ chức.

• Tùy chỉnh phần mềm HRM để phù hợp hoàn toàn với quy trình làm việc của tổ chức, đồng thời đảm bảo rằng sự tùy chỉnh không gây ra sự phức tạp không cần thiết.

3. Đầu tư đúng mức vào đào tạo và phát triển nhân viên

• Phát triển chương trình đào tạo chi tiết cho các nhóm công việc khác nhau, tập trung vào việc sử dụng phần mềm HRM.

• Cung cấp hỗ trợ liên tục, bao gồm cả tài liệu hướng dẫn và phiên hỗ trợ trực tuyến, để giúp nhân viên giải quyết các vấn đề và tận dụng tối đa tính năng của phần mềm.

4. Quản lý dự án chặt chẽ và hỗ trợ liên tục

• Thực hiện quản lý dự án kỹ lưỡng để đảm bảo rằng triển khai diễn ra theo tiến độ và trong ngân sách. Điều này bao gồm việc xác định rõ các vai trò và trách nhiệm, theo dõi tiến trình, và giải quyết sự cố kịp thời.

• Cung cấp hỗ trợ liên tục sau khi triển khai để giải quyết các vấn đề kỹ thuật, cung cấp hướng dẫn và giúp đỡ cho nhân viên khi họ gặp khó khăn.

5. Tối ưu hóa tích hợp và quản lý dữ liệu

• Thực hiện kiểm tra tích hợp cẩn thận để đảm bảo rằng phần mềm HRM liên kết tốt với các hệ thống khác trong tổ chức.

• Xây dựng các quy tắc và quy trình rõ ràng cho việc quản lý dữ liệu nhân sự để đảm bảo tính nhất quán và bảo mật dữ liệu.

Trong thực tế, việc triển khai phần mềm quản lý nhân sự HRM không phải lúc nào cũng dễ dàng, có thể gặp phải nhiều khó khăn và thách thức. Tuy nhiên, điều quan trọng là không để những thất bại này đặt nền tảng cho một hệ thống HRM không hiệu quả. 

IZISolution sẽ là đối tác tin cậy giúp doanh nghiệp giải quyết hết những khó khăn khi triển khai. Chúng tôi xây dựng những giải pháp HRM linh hoạt và tùy chỉnh, đảm bảo tích hợp tốt với quy trình làm việc của từng tổ chức riêng biệt. Đồng thời, IZISolution cũng cam kết đào tạo và hỗ trợ liên tục, giúp bạn và nhân viên của bạn hiểu rõ và tận dụng tối đa tính năng của phần mềm.

Nhưng quan trọng hơn, IZISolution cung cấp một hệ thống dự án chặt chẽ và chuyên nghiệp, đảm bảo rằng quá trình triển khai diễn ra theo tiến độ và trong ngân sách. Họ luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi tình huống, từ tùy chỉnh phần mềm đến giải quyết các vấn đề kỹ thuật.

Với sự hợp tác cùng IZISolution, doanh nghiệp có thể tạo ra một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả và đáng tin cậy, giúp tổ chức phát triển và thành công. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn chi tiết.