Quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự: Các bước thực hiện

Triển khai phần mềm quản lý nhân sự chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng. Để dự án này thành công, doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị cung cấp và nhóm tư vấn trong suốt quá trình lên chiến lược cũng như triển khai. Với kinh nghiệm triển khai hệ phần mềm quản lý nhân sự tại nhiều dự án lớn nhỏ, IZISolution đưa ra quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa rủi ro khi triển khai phần mềm.

I. Quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự

A. Chuẩn bị dự án

1. Phạm vi, mục tiêu, kế hoạch

Trước khi bắt đầu phát triển phần mềm quản lý nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện một quá trình phân tích mục tiêu và nhu cầu của quản lý nhân sự một cách tổng thể. Điều này đặt nền tảng cho việc xác định các chức năng quan trọng mà phần mềm cần phải tích hợp.

Để thực hiện phân tích này, quan trọng là phải đánh giá cẩn thận mục tiêu và nhu cầu cụ thể của công tác quản lý nhân sự, dựa trên các vấn đề thực tế mà doanh nghiệp và bộ phận quản lý nhân sự của họ đang phải đối mặt. Ví dụ, nếu công ty đang gặp vấn đề về tỷ lệ nghỉ việc cao và vòng đời ngắn của nhân viên, phần mềm cần tập trung vào việc tối ưu hóa quá trình tuyển dụng và hướng dẫn thâm nhập (onboarding) để cải thiện hiệu suất làm việc.

Ngoài ra, mục tiêu của hệ thống quản lý nhân sự cũng phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong từng giai đoạn cụ thể. Đối với các doanh nghiệp mới nổi đang trong giai đoạn phát triển, yêu cầu cho phần mềm quản lý nhân sự có thể đơn giản, tập trung vào việc quản lý thông tin hồ sơ nhân sự và tính công để tính lương.

Trong khi đó, đối với các doanh nghiệp đang trên đà tăng trưởng và mở rộng, việc phát triển và duy trì một nguồn lực nhân sự chất lượng và mạnh mẽ trở thành ưu tiên hàng đầu. Do đó, phần mềm quản lý nhân sự trong trường hợp này sẽ tập trung vào các tính năng liên quan đến đào tạo và đánh giá nhân viên.

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng hệ thống phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với đặc thù doanh nghiệp

2. Thành lập nhóm triển khai

Xây dựng nhóm triển khai dự án

Xây dựng nhóm triển khai dự án phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp cần dựa trên các tiêu chí như: quan điểm, kinh nghiệm, thâm niên trong ngành của từng thành viên. Đảm bảo mục tiêu và nhu cầu triển khai phần mềm đều có thể đáp ứng.

Trước khi bắt đầu triển khai dự án, doanh nghiệp cần xác định vai trò cũng như trách nhiệm của từng thành viên.

• Về phía doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần một người làm quản lý dự án trực tiếp báo cáo cho Ban chỉ đạo và là người điều hành chính của doanh nghiệp. Vai trò của chủ nhiệm dự án sẽ thiết lập các đối thoại, theo dõi tiến độ, điều phối ngân sách dự án, điều động nguồn lực,…

Đội triển khai phía doanh nghiệp thường bao gồm: Giám đốc dự án, quản lý dự án, kỹ thuật viên CNTT, trưởng phòng/chuyên viên nghiệp vụ, key users.

• Về phía nhà triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Để triển khai phần mềm quản lý nhân sự, đơn vị triển khai cần thành lập một nhóm chuyên gia với các vai trò quan trọng như sau: Tư vấn chính, tư vấn quản lý, tư vấn hệ thống, tư vấn kỹ thuật và nhiều vai trò khác. Tư vấn chính có nhiệm vụ chủ đạo là lập kế hoạch triển khai dự án, và họ sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc hướng dẫn quá trình triển khai. Trong suốt quá trình triển khai, tư vấn chính sẽ đảm bảo rằng các hoạt động của nhóm tư vấn, bao gồm quản lý, hệ thống và kỹ thuật, đang được thực hiện một cách hiệu quả để đáp ứng các mục tiêu đã được doanh nghiệp đề ra trong bản định nghĩa yêu cầu và để đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng theo kế hoạch đã đề ra.

Đội triển khai từ đơn vị triển khai thường bao gồm: Giám đốc dự án, quản lý dự án, BA, tester, lập trình viên, cố vấn chuyên môn/nghiệp vụ.

Thiết kế hồ sơ cơ cấu tổ chức

Thiết kế sơ đồ cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển phần mềm quản lý nhân sự. Sơ đồ này có chức năng điều chỉnh và phân định mối quan hệ giữa các bộ phận và chức vụ trong công ty, đồng thời đề cập đến việc phát triển hệ thống phân cấp trong phần mềm.

Ngoài ra, cấu trúc tổ chức cũng là nền tảng quan trọng cho việc thiết lập quyền hạn trong phần mềm và xác định rõ quyền và trách nhiệm của các thực thể tham gia trong quy trình xin phép và phê duyệt nội bộ.

3. Chọn phần mềm quản lý nhân sự, chọn nhà cung cấp

Để lựa chọn một phần mềm nhân sự và nhà cung cấp phù hợp, cần tiến hành tìm kiếm và đánh giá dựa trên các yếu tố liên quan đến nhu cầu kinh doanh và các chức năng cần thiết mà doanh nghiệp đã xác định.

Dưới đây là các yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự:

• Phân tích chi phí của các phần mềm trên thị trường và so sánh chúng với ngân sách dự án của bạn.

• So sánh các tính năng được cung cấp bởi các sản phẩm khác nhau dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn.

• Đánh giá các giải pháp phần mềm từ các khía cạnh như mức độ tùy chỉnh, khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có và những hạn chế có thể xuất hiện khi tích hợp.

• Xem xét các dịch vụ hỗ trợ khách hàng mà nhà cung cấp phần mềm cung cấp và xác định mức độ hỗ trợ này có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không.

Xem thêm: Cách lựa chọn công cụ quản lý nhân sự hiệu quả phù hợp với doanh nghiệp

4. Dự tính chi phí - lập ngân sách

Cân đối ngân sách luôn là một bước quan trọng để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Dự tính chi phí và lập ngân sách không chỉ giúp đảm bảo tài chính của dự án mà còn giúp quản lý rủi ro và đưa ra quyết định hợp lý trong quá trình triển khai.

Để bắt đầu quá trình dự tính chi phí cần xác định các yếu tố quan trọng như chi phí cho phần mềm chính, cơ sở hạ tầng phần cứng và phần mềm, dịch vụ tư vấn và đào tạo nhân viên. Đồng thời, cũng cần xem xét các yếu tố biến đổi như các chi phí bổ sung, phí duy trì và nâng cấp phần mềm trong tương lai.

Việc lập ngân sách cũng đòi hỏi sự cân nhắc cẩn thận về nguồn tài chính và sự ưu tiên trong tổ chức. Dự án phần mềm quản lý nhân sự có thể phát sinh nhiều chi phí khác nhau, từ cước phí phần mềm đến chi phí nhân công. Thông qua việc lập ngân sách, tổ chức có thể xác định nguồn tài chính cần thiết và xác định rõ những ưu tiên quan trọng trong dự án.

Hơn nữa, việc dự tính chi phí và lập ngân sách cũng giúp trong việc quản lý rủi ro. Bằng việc xác định trước các khả năng xảy ra vấn đề và thiết lập dự trù nguồn tài chính dự phòng, tổ chức có thể giảm thiểu tác động tiêu cực của các sự cố không mong muốn.

B. Khảo sát và xây dựng quy trình

1. Khảo sát hiện trạng quản lý nhân sự

Đây là bước bắt buộc trước khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự và tạo nền móng cho các bước tiếp theo. Do đó, nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình triển khai, hoặc triển khai dự án bị lệch hướng.

Điều này bao gồm việc xác định rõ những vấn đề mà phần mềm cần giải quyết, như việc quản lý thông tin nhân viên, quy trình tuyển dụng, quản lý lương, hoặc tích hợp dữ liệu từ các nguồn khác.

Sau đó, tổ chức tiến hành thu thập thông tin về hiện trạng của hệ thống quản lý nhân sự hiện tại. Điều này có thể bao gồm xem xét quy trình, hệ thống và cơ cấu tổ chức hiện tại, đánh giá hiệu suất và khả năng tích hợp dữ liệu. Thông qua việc thu thập thông tin, tổ chức có thể xác định được những thách thức và cơ hội mà hệ thống phải đối mặt.

2. Thiết kế dự án (Blueprint)

Giai đoạn thiết kế dự án (Blueprint) là một bước quan trọng trong quá trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Nó giúp tổ chức xác định cụ thể về cách phần mềm sẽ hoạt động và được tùy chỉnh, đồng thời đảm bảo tích hợp mượt mà với các hệ thống khác. Điều này đóng vai trò quyết định trong việc đảm bảo sự thành công của dự án.

Trước hết, trong giai đoạn này, nhóm dự án cần thiết kế một bản thiết kế tổng quan (high-level design) để mô tả cách phần mềm sẽ hoạt động trong tổ chức. Bản thiết kế này bao gồm cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc, và các tính năng quan trọng. Nó cũng định rõ sự tương tác giữa các phần khác nhau của phần mềm và cách dữ liệu sẽ được di chuyển và xử lý.

Sau đó, tổ chức cần xác định và xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết, bao gồm lịch trình, nguồn lực cần thiết và người tham gia. Điều này giúp đảm bảo rằng triển khai sẽ diễn ra đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

Giai đoạn thiết kế dự án cũng bao gồm việc xác định cụ thể về tùy chỉnh phần mềm để phù hợp với nhu cầu của tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc tạo các biểu mẫu tùy chỉnh, bảng điều khiển quản trị, hoặc các quy trình làm việc đặc biệt.

Một phần quan trọng trong giai đoạn này là xác định các yêu cầu tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức. Phần mềm quản lý nhân sự thường phải tương tác với các hệ thống khác như hệ thống quản lý tài chính hoặc hệ thống quản lý dự án. Việc đảm bảo tích hợp hoạt động mượt mà là một phần quan trọng để đảm bảo thông tin được truyền đổi một cách hiệu quả giữa các hệ thống.

Xem thêm: Phương pháp triển khai phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

C. Thiết kế và triển khai

1. Phân tích thiết kế hệ thống

Sau khi nhà cung cấp phần mềm và doanh nghiệp đã đồng thuận về tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng (URD) và quy trình nghiệp vụ, đội phát triển (DEV) sẽ bắt đầu quá trình thiết kế và lập trình phần mềm theo tài liệu mô tả này. Khi công việc lập trình đã hoàn tất, nhiệm vụ kiểm tra các lỗi trên hệ thống phần mềm quản lý nhân sự sẽ được chuyển sang đội kiểm thử (Test).

2. Phát triển và tùy chỉnh

Trong giai đoạn này, cần xác định cụ thể những yêu cầu tùy chỉnh của tổ chức. Điều này có thể bao gồm việc thêm hoặc sửa đổi các chức năng, giao diện người dùng, báo cáo tùy chỉnh và tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức.

Sau đó, nhóm phát triển phần mềm sẽ tiến hành các công việc lập trình và thử nghiệm để đảm bảo rằng các yêu cầu tùy chỉnh được thực hiện đúng cách và không gây ra các tác động phụ không mong muốn. Quá trình này thường liên tục và đòi hỏi sự tương tác chặt chẽ giữa các bên liên quan, bao gồm cả người dùng cuối và nhóm phát triển.

Giai đoạn này cũng là thời điểm để đảm bảo rằng dữ liệu hiện có của tổ chức có thể được nhập vào hệ thống một cách mượt mà. Điều này đòi hỏi quá trình chuyển đổi dữ liệu có kế hoạch và được kiểm soát chặt chẽ để tránh mất mát thông tin quan trọng.

3. Triển khai (Cài đặt đào tạo)

Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế và phát triển, phần mềm quản lý nhân sự sẽ bước vào quá trình triển khai vào thực tế trong quản lý nguồn nhân lực. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các hoạt động để đảm bảo sự thành công của việc triển khai.

Các hình thức hỗ trợ triển khai và đào tạo cơ bản gồm: Hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến văn phòng của khách hàng để hỗ trợ. Trong suốt quá trình sử dụng phần mềm quản lý nhân sự người dùng có thể thường xuyên trao đổi với nhân viên để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.

Để đảm bảo sự hòa nhập của toàn bộ đội ngũ nhân sự với phần mềm mới, doanh nghiệp cần tiến hành thông báo rộng rãi và tổ chức các buổi đào tạo để hướng dẫn sử dụng phần mềm. Trong quá trình đào tạo, nhân viên sẽ được hướng dẫn về các tính năng cơ bản của phần mềm như tạo đơn xin nghỉ, ghi nhận ngày công, cập nhật hồ sơ cá nhân, và nhiều chức năng khác.

Đối với cấp quản lý, sẽ có các khóa đào tạo liên quan đến quy trình quản lý hồ sơ nhân sự và xử lý các đơn từ trên phần mềm. Họ cũng sẽ được hướng dẫn về cách phân tích dữ liệu, lập báo cáo, và các kỹ năng quản lý khác để tối ưu hóa việc sử dụng phần mềm trong công tác quản lý nhân sự.

4. Vận hành thử

Giai đoạn vận hành thử là một phần không thể thiếu trong quá trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự. Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách suôn sẻ và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tổ chức. Để quá trình vận hành phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả, hãy thông báo rộng rãi để nhận sự tham gia của tất cả thành viên trong tổ chức.

5. Go - live (Đưa hệ thống vào khai thác)

Trong một quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình phát triển phần mềm đã được hoàn tất và sắp được chuyển từ khâu thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.

Khi go-live thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì nó sẽ không được sử dụng nữa. Đồng thời, dữ liệu cũng sẽ được di chuyển từ hệ thống trước đó chuyển sang hệ thống phần mềm quản lý nhân sự mới.

D. Nghiệm thu và bàn giao

Nghiệm thu và bàn giao dự án là bước kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm quản lý nhân sự của đơn vị cung cấp và doanh nghiệp theo hợp đồng đã được hai bên ký kết.

Thông thường việc bàn giao hệ thống phần mềm quản lý nhân sự sẽ bao gồm các mục: 

• Các module tính năng đã được phát triển dựa theo Tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (URD)

• Tài khoản quản trị phần mềm và các tài khoản khác liên quan

• Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống (User Guide)

• Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu UAT

• Tài liệu hướng dẫn cài đặt, triển khai hệ thống phần mềm (System Setup Manual).

E. Bảo hành và hỗ trợ

Khi nhận được thông báo từ khách hàng về bất kỳ vấn đề hoặc sự cố nào liên quan đến phần mềm, nhà cung cấp phần mềm sẽ thực hiện các biện pháp sau để bảo hành và hỗ trợ:

• Hỗ trợ từ xa qua Internet hoặc qua điện thoại để hướng dẫn khách hàng khắc phục sự cố hoặc lỗi trên phần mềm đã được cài đặt.

• Trong trường hợp không thể giải quyết được sự cố hoặc lỗi theo cách trên (Cách 1), đơn vị cung cấp phần mềm sẽ cử cán bộ đến doanh nghiệp để thực hiện việc khắc phục trực tiếp.

Đối với các vấn đề như viêm nhiễm bởi virus, sự cố về điện, hoặc hỏng ổ đĩa cứng, quyết định về việc cài đặt lại phần mềm sẽ tuân theo điều khoản và mức độ quy định trong hợp đồng.

Tùy vào thỏa thuận giữa hai bên khi ký kết hợp đồng mà gia hạn khoảng thời gian bảo hành (thường từ 12 - 24 tháng, tùy thuộc vào nhà cung cấp), việc khắc phục sự cố và lỗi sẽ được thực hiện miễn phí. Sau khi thời gian bảo hành kết thúc, doanh nghiệp sẽ cần ký thêm hợp đồng bảo trì nếu muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ hỗ trợ.

II. Một số kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp

1. Những sai lầm thường gặp

Khi triển khai phần mềm quản lý nhân sự, có một số sai lầm thường gặp mà các tổ chức thường mắc phải sau:

• Thiếu sự kế hoạch và mục tiêu cụ thể dẫn đến việc triển khai trở nên không hiệu quả và không thể đo lường.

• Không đảm bảo sự tham gia của người dùng cuối: Quá trình triển khai thường bỏ qua ý kiến của người dùng cuối, điều này có thể gây ra sự phản đối và khó khăn trong việc chấp nhận hệ thống mới.

• Thiếu đào tạo nhân sự: Không cung cấp đào tạo đủ cho người sử dụng cuối cùng là một sai lầm lớn. Người dùng cần được hướng dẫn cách sử dụng phần mềm một cách hiệu quả để tận dụng hết tiềm năng của nó.

• Không tương tác và tích hợp với các hệ thống khác: Một hệ thống quản lý nhân sự tốt nên tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức, như hệ thống kế toán, hệ thống quản lý dự án, và hệ thống email. Điều này giúp cải thiện sự liên kết và tăng cường hiệu suất làm việc.

• Bỏ qua bảo mật và quyền riêng tư: Bảo mật thông tin nhân sự là rất quan trọng. Sai lầm khi triển khai có thể dẫn đến việc rò rỉ thông tin cá nhân, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín của tổ chức.

• Không đánh giá và tối ưu hóa: Sau khi triển khai, nhiều tổ chức bỏ qua quá trình đánh giá và tối ưu hóa hệ thống. Điều này là một sai lầm lớn vì không thể cải thiện nếu không biết được những gì cần cải thiện.

• Sử dụng phần mềm không phù hợp: Lựa chọn phần mềm không phù hợp với nhu cầu của tổ chức là một sai lầm quan trọng. Điều này có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và thời gian.

Xem thêm: Những sai lầm phổ biến khi Doanh nghiệp triển khai phần mềm nhân sự

4 biện pháp đánh giá rủi ro và cách khắc phục trong triển khai phần mềm HRM

2. Lời khuyên cho các doanh nghiệp muốn triển khai phần mềm quản lý nhân sự

Để đảm bảo sự thành công trong việc thiết kế và triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho doanh nghiệp, cần xem xét các yếu tố quan trọng khác nhau. Một số doanh nghiệp đã hoàn thiện phần mềm quản lý nhân sự, nhưng khi triển khai, họ thường gặp khó khăn trong việc đạt được kết quả mong đợi. Để giải quyết vấn đề này và đảm bảo thành công trong triển khai phần mềm này, doanh nghiệp cần tuân theo những nguyên tắc sau:

• Hướng dẫn từ ban lãnh đạo: Cần có sự hỗ trợ và chỉ đạo mạnh mẽ từ ban lãnh đạo suốt quá trình áp dụng hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp.

• Phát triển kỹ năng công nghệ: Đội ngũ quản lý cần được đào tạo và nâng cao kỹ năng về công nghệ để có thể sử dụng hiệu quả các tính năng của hệ thống.

• Tích hợp với các hệ thống khác: Phần mềm quản lý nhân sự cần phải tích hợp hoàn hảo với các phần mềm và hệ thống quản lý chức năng khác của doanh nghiệp, tạo điều kiện cho sự hoạt động mượt mà và hiệu quả.

• Đầu tư tương xứng: Chi phí đầu tư cho phần mềm quản lý nhân sự phải được xem xét một cách tỉ mỉ, phải tương xứng với giá trị và lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

Trên đây là quy trình triển khai phần mềm quản lý nhân sự và các bước thực hiện. đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!