4 biện pháp đánh giá rủi ro và cách khắc phục trong triển khai phần mềm HRM

Trong bất cứ quá trình triển khai phần mềm nào đều gặp phải những rủi ro nhất định và phần mềm HRM cũng vậy. Hiện nay, nhiều nhà quản lý cũng đang khó khăn trong việc quản lý rủi ro khi triển khai phần mềm HRM vì nếu quá trình này gặp rủi ro sẽ gây ra nhiều mất mát và tổn thất cho doanh nghiệp. Vậy biện pháp đánh giá rủi ro và cách khắc phục trong triển khai phần mềm HRM là gì? Hãy cùng IZISolution tìm hiểu thông tin trong bài viết này nhé.

I. Tại sao doanh nghiệp cần đánh giá rủi ro khi triển khai phần mềm HRM

Đánh giá rủi ro khi triển khai phần mềm HRM là một phần rất quan trọng bất kể có quy mô lớn hay nhỏ. Nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ và quản lý được các nguy cơ và thách thức có thể xảy ra trong quá trình triển khai.
 

Dưới đây là một số lý do tại sao doanh nghiệp cần đánh giá rủi ro trong dự án triển khai phần mềm HRM:

• Quản lý chi phí: Đánh giá rủi ro giúp doanh nghiệp dự đoán được các nguy cơ tài chính có thể xảy ra, từ đó có kế hoạch và nguồn lực dự phòng để ứng phó khi cần thiết. Điều này giúp tránh tình trạng vượt quá ngân sách dự án.

• Thời gian và tiến độ: Xác định các yếu tố có thể gây trễ tiến độ hoặc gây ra sự cố trong quá trình triển khai. Giúp doanh nghiệp lập kế hoạch thích hợp và ứng phó nhanh chóng để bảo đảm dự án diễn ra đúng hẹn.

• Chất lượng sản phẩm: Các rủi ro có thể ảnh hưởng đến chất lượng của phần mềm HRM. Đánh giá rủi ro giúp xác định các vấn đề liên quan đến chất lượng và đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng các tiêu chuẩn và yêu cầu của doanh nghiệp.

• Hài lòng của người dùng: Nếu có rủi ro liên quan đến việc triển khai phần mềm HRM, có thể dẫn đến sự không hài lòng của nhân viên và người quản lý nhân sự. Kiểm soát rủi ro giúp doanh nghiệp tập trung vào việc cải thiện trải nghiệm người dùng và đảm bảo sự chấp nhận của họ.

• Bảo mật và tuân thủ quy định: Phần mềm HRM thường chứa thông tin nhạy cảm về nhân viên và phải tuân thủ các quy định về bảo mật và quyền riêng tư. Đánh giá rủi ro giúp xác định các lỗ hổng bảo mật và đảm bảo rằng phần mềm tuân thủ các quy định pháp luật liên quan.

• Xác định kế hoạch dự phòng: Biết trước rủi ro cho phép doanh nghiệp xác định các kế hoạch dự phòng và biện pháp phòng ngừa để giảm thiểu tác động của các rủi ro tiềm năng.

II. Các loại rủi ro thường thấy khi triển khai phần mềm HRM

Khi triển khai phần mềm Quản lý nhân sự (HRM), có nhiều loại rủi ro thường gặp mà doanh nghiệp cần quan tâm và đối phó. Dưới đây là một số loại rủi ro phổ biến khi triển khai phần mềm HRM:

Rủi ro về ngân sách: 

Việc vượt quá ngân sách dự án là một trong những rủi ro phổ biến. Các yếu tố như chi phí phát sinh, phí bảo trì, và phí đào tạo có thể gây áp lực lớn cho ngân sách dự án.

Rủi ro về tiến độ: 

Trễ tiến độ có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân như sự cố kỹ thuật, thay đổi yêu cầu, hoặc vấn đề quản lý dự án. Điều này có thể ảnh hưởng đến khả năng cung cấp dịch vụ và thông tin quan trọng đúng hẹn.

Rủi ro về chất lượng sản phẩm: 

Phần mềm HRM cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn cao về chất lượng và hiệu suất. Nếu không kiểm soát được chất lượng, có thể gây ra lỗi và sự không hài lòng của người dùng.

Rủi ro bảo mật thông tin: 

Dữ liệu nhân viên trong phần mềm HRM thường chứa thông tin nhạy cảm. Một việc bảo mật kém có thể dẫn đến rủi ro rò rỉ thông tin, đe dọa quyền riêng tư và tuân thủ quy định về bảo mật dữ liệu.

Rủi ro về tuân thủ quy định: 

Phần mềm HRM cần phải tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý nhân sự, thuế, và quyền lao động. Việc thiếu sự tuân thủ có thể dẫn đến vấn đề pháp lý và mất tiền phạt.

Rủi ro về sự chấp nhận của người dùng: 

Nếu người dùng cuối, tức là nhân viên và quản lý nhân sự, không chấp nhận hoặc khó sử dụng phần mềm HRM mới, dự án có thể thất bại. Điều này có thể do thiếu đào tạo, giao diện người dùng không thân thiện hoặc không phù hợp với nhu cầu thực tế.

Rủi ro về thay đổi yêu cầu: 

Thay đổi yêu cầu trong quá trình triển khai có thể làm tăng chi phí và kéo dài thời gian triển khai. Do đó, quản lý yêu cầu cần được thực hiện một cách cẩn trọng để tránh rủi ro này.

Rủi ro về hệ thống và cơ sở hạ tầng kỹ thuật: 

Vấn đề liên quan đến cơ sở hạ tầng mạng, máy chủ, và hệ thống kỹ thuật khác cũng có thể gây rủi ro. Sự cố kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến khả năng hoạt động của phần mềm HRM.

Rủi ro về đảm bảo tích hợp với các hệ thống khác: 

Nếu phần mềm HRM không tích hợp tốt với các hệ thống khác trong doanh nghiệp, có thể gây ra sự cố dữ liệu và quá trình làm việc không hiệu quả.

Rủi ro về sự phụ thuộc vào nhà cung cấp: 

Nếu doanh nghiệp phụ thuộc quá nhiều vào một nhà cung cấp phần mềm HRM cụ thể, thì rủi ro liên quan đến sự không ổn định hoặc thay đổi trong tình hình của nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

III. Giải pháp khắc phục rủi ro triển khai phần mềm HRM

Lập kế hoạch thực hiện phần mềm HRM và rủi ro kèm theo

Trong quá trình xây dựng kế hoạch triển khai phần mềm cần xác định và đánh giá các rủi ro tiềm năng cụ thể liên quan đến dự án triển khai HRM. Điều này có thể bao gồm việc tham khảo các dự án tương tự trước đây để xem xét những vấn đề đã xảy ra và tìm cách tránh chúng.

Lập kế hoạch dự phòng cho các rủi ro tiềm năng bằng cách xác định các biện pháp ứng phó và phục hồi dự án. Điều này có thể bao gồm việc xác định các kế hoạch thay thế và sao lưu dữ liệu quan trọng.

Phân bổ nguồn lực, chi phí hợp lý

Đảm bảo rằng bạn đã cấp đủ nguồn lực (tiền bạc, nhân sự, thời gian) cho dự án triển khai. Nếu phát hiện rủi ro có thể gây thất bại dự án do thiếu nguồn lực, cân nhắc tăng cường nguồn lực này.

Ngoài ra cần lập kế hoạch dự phòng về nguồn nhân lực. Hãy đảm bảo rằng bạn có sẵn sàng một đội ngũ cung cấp thay thế hoặc mở rộng khi cần thiết để xử lý các tình huống rủi ro.

Giữ mối quan hệ với nhà cung cấp phần mềm

Trong quá trình sử dụng phần mềm HRM được cung cấp từ đơn vị bên ngoài. Việc duy trì một mối quan hệ mạnh mẽ và liên tục với họ sẽ đảm bảo hỗ trợ kỹ thuật và các yêu cầu phát triển được đáp ứng đúng hẹn.

Thực hiện kiểm tra chất lượng phần mềm trong suốt quá trình triển khai để phát hiện và khắc phục lỗi một cách nhanh chóng. Điều này có thể bao gồm việc sử dụng các công cụ kiểm thử tự động và thủ công.

Thực hiện đào tạo nhân viên hiệu quả

Đảm bảo rằng nhân viên và người quản lý có đủ kiến thức và kỹ năng để sử dụng phần mềm HRM mới. Đào tạo liên tục và hỗ trợ sau triển khai cũng quan trọng.

Phân tích và quản lý yêu cầu thay đổi

Khi có yêu cầu thay đổi, đánh giá chúng một cách cẩn thận để xác định tác động lên ngân sách, tiến độ và chất lượng. Quản lý các yêu cầu thay đổi bằng cách sử dụng quy trình kiểm soát thay đổi.

Đảm bảo bảo mật dữ liệu

Áp dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ dữ liệu nhân viên và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.

Đảm bảo tích hợp tốt giữa phần mềm HRM và các hệ thống khác trong tổ chức để đảm bảo dữ liệu liên quan chia sẻ một cách hiệu quả.

Theo dõi và báo cáo tiến trình

Thực hiện theo dõi thường xuyên và báo cáo tiến trình dự án. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề và rủi ro, từ đó có thể đưa ra các biện pháp khắc phục kịp thời.

Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ, nguồn lực và nhiệm vụ. Điều này giúp cải thiện khả năng quản lý và kiểm soát dự án.

Trên đây là những điều bạn cần biết về hệ thống phần mềm quản lý nhân sự ngành giáo dục. đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!