Review 5 phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí cho doanh nghiệp

Sự phát triển của công nghệ 4.0, kéo theo sự ra đời của các phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình quản lý. Nhờ đó nâng cao chất lượng trong hoạt động giám sát và thực thi hợp đồng. Tuy nhiên không phải phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí nào cũng tốt. Hãy cùng IZISolution tìm hiểu về phần mềm này qua bài viết dưới đây nhé!
 

I. Phần mềm quản lý hợp đồng, đơn từ là gì?

Phần mềm quản lý hợp đồng, đơn từ là phần mềm được thiết kế để hỗ trợ quản lý nhanh chóng và hiệu quả các văn thư giấy tờ hợp đồng, phần mềm này sẽ trở thành công cụ đắc lực giúp các hợp đồng được lưu trữ đồng bộ, phân loại và theo dõi tiến độ một cách chính xác và hiệu quả. Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý hợp đồng, các dự án có thể được thực hiện đúng thời hạn, mang lại sự hài lòng cho khách hàng và củng cố văn hóa làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

Hợp đồng là một phần rất quan trọng trong công việc, chúng thể hiện những thỏa thuận giữa hai bên đối tác về một công việc, dự án, kế hoạch hoặc vấn đề nào đó. Chính vì vậy, các văn bản hợp đồng luôn được đảm bảo lưu trữ an toàn và bảo mật để tránh gây ảnh hưởng đến các bên liên quan.

II. Các loại phần mềm quản lý hợp đồng, đơn từ phổ biến

Có nhiều loại phần mềm quản lý hợp đồng và đơn từ khác nhau. Dưới đây là một số phân loại chính của phần mềm này.

Quy mô sử dụng:

• Phần mềm cá nhân: Dành cho cá nhân hoặc các tổ chức nhỏ để quản lý hợp đồng và đơn từ cá nhân hoặc quy trình nhỏ.

• Phần mềm doanh nghiệp: Dành cho tổ chức lớn hoặc doanh nghiệp có quy trình phức tạp hơn, cung cấp tính năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác.

Tùy chỉnh và mở rộng:

• Có khả năng tùy chỉnh và mở rộng: Loại phần mềm này có khả năng tùy chỉnh tính năng để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.  Thêm đó là tích hợp với các hệ thống và ứng dụng khác nhau như CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning), và email.

• Không có khả năng tùy chỉnh và mở rộng: Phần mềm này không có khả năng mở rộng thêm tính năng hay tùy chỉnh cho phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. Tuy nhiên loại phần mềm này sẽ có giá rẻ hơn với phần mềm có khả năng tùy chỉnh và mở rộng.

Chi phí sử dụng

• Phần mềm miễn phí: Người dùng không cần bỏ ra bất kỳ loại chi phí nào để sử dụng, tuy nhiên sẽ bị hạn chế nhiều tính năng và tính bảo mật không cao.

• Phần mềm trả phí: Người dùng trả phí cho phần mềm theo kỳ hạn hoặc trọn gói. Mức phí tùy thuộc vào đơn vị cung cấp phần mềm và yêu cầu tính năng từ người dùng.

Phân loại dựa trên ngành:

Có thể có các phần mềm quản lý hợp đồng và đơn từ được phát triển hoặc tùy chỉnh cho các ngành cụ thể như luật pháp, bất động sản, y tế, và hơn thế.

III. Có nên sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí không?

Trong thời đại công nghệ 4.0, việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng đã trở nên phổ biến trong nhiều doanh nghiệp, giúp cho công việc quản lý, lưu trữ hợp đồng trở nên hiệu quả hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí cũng có những hạn chế và rủi ro không nhỏ, dưới đây là lý do vì sao bạn không nên sử dụng phần mềm miễn phí:

Tính bảo mật thấp

Một trong những điểm yếu của phần mềm hợp đồng miễn phí đó là tính bảo mật thấp. Vì phần mềm này là miễn phí, nên nhà cung cấp không đảm bảo được tính bảo mật cao, do đó dễ dàng bị tấn công và đánh cắp thông tin.

Chất lượng dịch vụ không được đảm bảo

Phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí thường không có đội ngũ hỗ trợ và bảo trì chuyên nghiệp, do đó, khi bạn gặp sự cố trong quá trình sử dụng, thì không có người hỗ trợ bạn kịp thời.

Giới hạn tính năng

Để tạo ra một sản phẩm chất lượng, đội ngũ phát triển phần mềm cần đầu tư nhiều thời gian, tiền bạc và nỗ lực. Vì thế, phần mềm quản lý miễn phí thường có giới hạn tính năng, không đáp ứng được nhu cầu quản lý và lưu trữ hợp đồng của các doanh nghiệp lớn.

Quảng cáo và mất thời gian

Phần mềm hợp đồng miễn phí thường có nhiều quảng cáo gây phiền toái khi sử dụng, và đôi khi yêu cầu bạn đăng ký và cài đặt nhiều lần để có thể sử dụng được. Điều này tốn thời gian và làm gián đoạn quá trình công việc của bạn.

Từ những lý do trên có thể thấy việc lựa chọn được phần mềm quản lý hợp đồng chất lượng, đa dạng tính năng, hoạt động dễ dàng thì cần phải trả một mức phí nhất định. Nó sẽ giúp công việc quản lý hợp đồng hiệu quả và đảm bảo hơn. 

IV. 5 phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí cho doanh nghiệp

1. Chức năng quản lý hợp đồng, đơn từ trong Phần mềm quản lý nhân sự iziHRM

Chức năng quản lý hợp đồng và đơn từ trong Phần mềm quản lý nhân sự iziHRM là một công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hồ sơ và yêu cầu từ người lao động. Với nhiều tính năng tiện ích, iziHRM giúp đơn giản hóa và tối ưu hóa các bước quản lý này để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc.

Tính năng khởi tạo yêu cầu: Cho phép người lao động dễ dàng tạo yêu cầu hợp đồng hoặc đơn từ và gửi chúng đến các cấp lãnh đạo để phê duyệt. Quá trình này đơn giản và hiệu quả, giúp loại bỏ sự phụ thuộc vào việc gửi giấy tờ qua email hoặc văn bản truyền thống.

Tính năng Phê duyệt yêu cầu: Lãnh đạo các cấp có thể dễ dàng xem và phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu từ người lao động. Khả năng phê duyệt nhiều cấp giúp đảm bảo tính chính xác và tuân thủ của quy trình quản lý.

Khả năng thống kê và kiểm soát tình trạng đơn từ một cách tiện lợi:  Bộ phận hành chính và nhân sự có thể dễ dàng theo dõi trạng thái của các đơn từ, từ đó tạo ra các báo cáo thống kê để đánh giá hiệu suất và tình trạng của quy trình quản lý. Điều này giúp tăng cường khả năng kiểm soát và quản lý trong công việc hàng ngày.

Với những tính năng quản lý hợp đồng và đơn từ trong iziHRM không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn cung cấp sự linh hoạt và tiện ích cho cả người lao động và bộ phận quản lý, giúp tăng cường hiệu suất và sự tự tin trong quản lý nhân sự.

2. Phần mềm quản lý hợp đồng FastWork

Fastwork là một phần mềm hỗ trợ quản lý hợp đồng thông minh và hiệu quả. Nó được thiết kế để giúp người dùng dễ dàng lưu trữ, quản lý và bảo mật thông tin liên quan đến hợp đồng. Điểm mạnh của Fastwork không chỉ nằm ở giao diện thân thiện mà còn ở tính năng tối ưu hóa quá trình quản lý hợp đồng, điều này đã được nhiều người sử dụng đánh giá cao.

Ngoài ra, Fastwork còn cung cấp nhiều tính năng ưu việt bao gồm:

• Khả năng phân loại và quản lý lịch sử hoạt động một cách thuận tiện.

• Tính năng tìm kiếm tài liệu nhanh chóng giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết.

• Cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng của hợp đồng, bao gồm hóa đơn thanh toán và người phụ trách.

• Hỗ trợ tính năng cảnh báo thời hạn hiệu lực của hợp đồng để bạn luôn nắm rõ thời gian quan trọng.

3. 1Office - Phần mềm quản lý hợp đồng 

Phần mềm 1Office mang đến cho người dùng một công cụ quản lý tài liệu cũng như hợp đồng với nhiều tính năng ưu việt giúp tiết kiệm thời gian, chi phí tối ưu cho doanh nghiệp. Một số tính năng quản lý hợp đồng đáng chú ý của phần mềm:

Khởi tạo dữ liệu 

• Người dùng có thể tải dữ liệu đa dạng lên phần mềm dưới các dạng như: word, excel, pdf,...

• Phân loại rõ ràng: Tài liệu cá nhân, tài liệu công ty, tài liệu được chia sẻ để người dùng tìm kiếm dễ dàng.

• Cho phép tạo nhiều thư mục con để lưu trữ tài liệu tải lên, dễ dàng trong việc quản lý cũng như tìm kiếm.

Quản lý hợp đồng

• Linh hoạt trong việc chia sẻ và phân quyền sử dụng tài liệu, có thể chia sẻ cho phòng ban hoặc cá nhân trong đội, nhóm.

• Tùy biến trong việc đổi tên tài liệu. Người dùng được phép đổi lại tên tài liệu để phân biệt hoặc tìm kiếm dễ dàng.

• Người dùng được phép di chuyển hoặc sao chép tài liệu sang thư mục khác thay vì phải thực hiện tại thao tác tải lên.

4. Phần mềm quản lý hợp đồng Contractbook

Contractbook là một phần mềm quản lý hợp đồng miễn phí được nhiều doanh nghiệp sử dụng ngày nay. Đây là một công cụ được phát triển dựa trên nền tảng end-to-end, cho phép người dùng quản lý toàn bộ vòng đời của hợp đồng theo một quy trình duy nhất và tự động hóa việc quản lý dữ liệu hợp đồng. 

Ngoài ra, Contractbook cũng đi kèm với một số tính năng ấn tượng bao gồm khả năng dễ dàng quản lý và chỉnh sửa hợp đồng, tự động hóa quy trình, và khả năng chia sẻ và lưu trữ hợp đồng trên các nền tảng điện toán đám mây như Google Drive và Dropbox.

5. Phần mềm Accelo

Accelo là một phần mềm quản lý doanh nghiệp tiện lợi, được tích hợp với khả năng hiệu quả trong việc quản lý hợp đồng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Ngoài ra, ứng dụng này giúp người dùng giữ gìn thời gian đáng kể khi cần trích xuất thông tin.

Dưới đây, chúng ta sẽ xem xét một số tính năng nổi bật của Accelo:

• Dễ dàng quản lý và theo dõi các thông tin liên quan đến hợp đồng.

• Khả năng tìm kiếm và truy xuất thông tin hợp đồng một cách nhanh chóng.

• Có tích hợp tính năng cảnh báo để không bỏ lỡ bất kỳ hạn chót nào của hợp đồng.

Từ những lý do trên có thể thấy việc lựa chọn được phần mềm quản lý hợp đồng chất lượng, đa dạng tính năng, hoạt động dễ dàng thì cần phải trả một mức phí nhất định. Nó sẽ giúp công việc quản lý hợp đồng hiệu quả và đảm bảo hơn. 

Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên lựa chọn phần mềm quản lý hợp đồng nào, Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn miễn phí nhé!

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/