Review phần mềm quản lý hiệu suất, KPI nhân viên: Có nên sử dụng hay không?

Phần mềm quản lý hiệu suất, KPI nhân viên đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường doanh nghiệp ngày nay. Đây là một công cụ giúp doanh nghiệp kiểm tra hiệu suất hoạt động sản xuất kinh doanh và đưa ra quyết định tối ưu nhất. Cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về phần mềm quản lý hiệu suất, KPI trong bài viết dưới đây.

I. Khó khăn thường gặp trong quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên

Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên có thể đối mặt với nhiều khó khăn và thách thức khác nhau. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp trong quản lý hiệu suất:

- Định lượng hiệu suất: Đánh giá và định lượng hiệu suất của nhân viên có thể khá phức tạp. Một số công việc dễ đo lường (ví dụ: số lượng sản phẩm hoàn thành), trong khi các công việc khác có thể phụ thuộc vào sự sáng tạo, đóng góp ý tưởng và tương tác xã hội. Bên cạnh đó mục tiêu hiệu suất công ty không rõ ràng, không truyền đạt được tới nhân viên, nhân viên không nắm được mục tiêu công ty.

- Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá: Xác định tiêu chuẩn rõ ràng và công bằng để đánh giá hiệu suất là một khía cạnh quan trọng. Sự thiếu rõ ràng trong việc xây dựng tiêu chuẩn có thể dẫn đến sự không hài lòng và tranh cãi.

- Phản hồi hiệu suất: Cung cấp phản hồi hiệu suất một cách hiệu quả và xây dựng để cải thiện hiệu suất có thể khó khăn. Một số người quản lý có thể không biết cách cung cấp phản hồi tích cực hoặc sợ gây ra xung đột.

- Khả năng ứng phó với hiệu suất kém: Nhân viên chỉ biết làm tốt nhất có thể trách nhiệm của mình, nhưng cả nhân viên và công ty đều không rõ đã thực sự tốt chưa để cải thiện. Khi nhân viên không đạt được tiêu chuẩn hoặc hiệu suất kém, quản lý cần phải xác định nguyên nhân và phát triển kế hoạch cải thiện. Điều này đôi khi đòi hỏi khả năng thực hiện cuộc trò chuyện khó khăn với nhân viên. 

- Cân bằng giữa công việc và sự phát triển cá nhân: Quản lý hiệu suất cần cân nhắc giữa việc đảm bảo nhân viên hoàn thành công việc hàng ngày và tạo điều kiện để họ phát triển và tiến bộ trong sự nghiệp.

- Biến đổi công nghệ: Công nghệ và công cụ quản lý hiệu suất có thể thay đổi nhanh chóng. Quản lý cần phải cập nhật kiến thức và sử dụng công nghệ mới để theo dõi và đánh giá hiệu suất một cách hiệu quả.

- Tạo động lực: Khó khăn trong việc tạo động lực và giữ cho nhân viên luôn đam mê và cam kết với công việc của họ là một vấn đề quan trọng trong quản lý hiệu suất. 

II. Phần mềm quản lý hiệu suất/KPI nhân viên là gì?

1. KPI là gì? Tại sao nên sử dụng KPIs trong đánh giá năng lực nhân viên

KPI (Key Performance Indicator) là chỉ số đánh giá hiệu suất công việc, phản ánh mức độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra của cá nhân, bộ phận hoặc toàn thể doanh nghiệp. Chỉ số KPI có thể được thể hiện qua chỉ tiêu định lượng, tỉ lệ, số liệu,… phù hợp với đặc thù công việc của từng đối tượng.

Tùy từng doanh nghiệp mà KPI được xây dựng theo nhiều mức độ khác nhau để làm mục tiêu thước tiến độ và kết quả công việc. 

Ví dụ khi KPI ở mức độ cao sẽ tập trung vào các mục tiêu chiến lược chung như: Tăng 130% tổng doanh thu tháng 9, Hoàn thành 10 dự án trong hai quý đầu năm,…

Ngược lại, KPI ở mức độ thấp được sử dụng cho các hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban, nhằm đánh giá hiệu suất những công việc đơn lẻ. Ví dụ: Tìm kiếm được 150 khách hàng tiềm năng/tháng, Tuyển dụng được 10 nhân viên mới/tháng,…

Tầm quan trọng của việc áp dụng KPI trong doanh nghiệp:

- Đối với lãnh đạo và các cấp quản lý:

• Cung cấp một cách để theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên một cách trực quan và minh bạch, giúp xác định chính xác việc đánh giá lương thưởng và quản lý kỷ luật một cách công bằng.

• Tối ưu hóa quy trình nghiệm thu và thực hiện công việc, tăng cường hiệu quả công việc.

• Đảm bảo rằng các mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp có thể đạt được theo đúng kế hoạch.

- Đối với nhân viên:

• Giúp họ hiểu rõ mức độ hoàn thành công việc so với các mục tiêu đã đề ra.

• Tạo động lực mạnh mẽ để họ hướng tới việc hoàn thành những mục tiêu đó.

• Cho phép nhận biết và khắc phục các vấn đề nhanh chóng nếu tiến độ thực hiện nhiệm vụ chậm trễ.

2. Phần mềm quản lý KPI là gì?

Phần mềm quản lý KPI (Key Performance Indicators) là một loại phần mềm được thiết kế để giúp tổ chức hoặc doanh nghiệp theo dõi, đo lường, quản lý và phân tích các chỉ số hoạt động quan trọng để đo đạc hiệu suất và thành tựu của họ. Phần mềm này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, đảm bảo rằng doanh nghiệp đang hoàn thành các mục tiêu và đối tượng quan trọng, và giúp họ ra quyết định dựa trên dữ liệu cụ thể và thông tin về hiệu suất.

III. Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý KPI nhân viên

- Quản lý đo lường KPI

• Cho phép người dùng thiết lập đơn vị đo lường (VD: doanh số, thời gian làm việc, khách hàng phục vụ) và định rõ thời gian và tần suất đo lường (VD: hàng tháng, hàng quý).

• Lưu trữ và quản lý dữ liệu KPI để tiện lợi cho việc theo dõi và so sánh theo thời gian.

- Xây dựng chỉ tiêu KPI

• Cho phép người quản lý tạo ra các chỉ tiêu KPI, đặt mức quan trọng cho từng chỉ tiêu để xác định ưu tiên.

• Ghi chú và mô tả chi tiết về mỗi chỉ tiêu để người sử dụng hiểu rõ.

- Tính toán KPI

• Cho phép kết nối và nhập dữ liệu từ các nguồn khác nhau, như cơ sở dữ liệu, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), hoặc bảng tính Excel.

• Hỗ trợ công thức tính toán KPI theo các yêu cầu cụ thể.

• Quy định cách xếp loại KPI (VD: dựa trên ngưỡng giới hạn, phân vùng, hoặc hệ số điểm).

- Thực thi và theo dõi thực hiện KPI

• Giao việc thực hiện KPI cho nhân viên hoặc các đơn vị liên quan.

• Theo dõi tiến trình thực hiện KPI, bao gồm việc ghi nhận thời gian, người thực hiện, và kết quả.

• Cung cấp cảnh báo hoặc thông báo khi KPI không đạt được mức quy định.

- Hệ thống báo cáo KPI

• Cho phép người dùng tạo và tùy chỉnh các báo cáo KPI dựa trên yêu cầu cụ thể của họ.

• Cung cấp khả năng thẩm định và phê duyệt kết quả KPI trước khi xuất báo cáo.

• Lưu trữ lịch sử và phiên bản của báo cáo KPI để theo dõi sự thay đổi và tiến bộ.

- Quản lý quyền truy cập

• Đảm bảo rằng chỉ những người có quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa thông tin KPI.

• Xác định quyền truy cập dựa trên vai trò và trách nhiệm của người dùng trong tổ chức.

- Tương tác và giao tiếp

• Hỗ trợ tích hợp với các phương tiện giao tiếp, như email hoặc thông báo tức thì, để thông báo về thay đổi KPI hoặc cảnh báo sự cố.

• Cung cấp khả năng thảo luận và ghi chú về các chỉ tiêu KPI cụ thể để cải thiện hiểu biết và hợp tác.

IV. Top phần mềm quản lý hiệu suất/KPI nhân viên

Phần mềm KPI Scoro 

Phần mềm KPI Scoro mang tính độc đáo với sự tích hợp của nhiều chức năng quan trọng. Nó cho phép quản lý theo dõi và kiểm soát KPI của dự án, công việc và tài chính một cách thời gian thực mà không cần sử dụng nhiều giải pháp khác.

Các điểm nổi bật của phần mềm Scoro bao gồm:

• Khả năng kết hợp Scoro với các phần mềm hiện có trong doanh nghiệp, giúp tổng hợp dữ liệu vào một hệ thống duy nhất để theo dõi và quản lý chúng.

• Scoro cung cấp khả năng giám sát mọi khía cạnh của hiệu suất, bao gồm dự án, ngân sách, bán hàng, dự báo và nhiều khía cạnh khác.

• Phần mềm này cung cấp sự linh hoạt cao trong việc tùy chỉnh bảng điều khiển để theo dõi các KPI cụ thể.

• Điểm mạnh khác là khả năng quản lý quyền truy cập vào thông tin cụ thể, đảm bảo tính bảo mật và sự riêng tư cho các dữ liệu quan trọng.

Phần mềm KPI cho doanh nghiệp vừa và nhỏ - Tanca

Tanca là một giải pháp quản lý nhân sự và KPI vô cùng hiệu quả, với mục tiêu cải thiện năng suất làm việc của nhân viên và giảm tới 60% chi phí trong hoạt động doanh nghiệp.

Tại thị trường Việt Nam, hơn 300 doanh nghiệp vừa và nhỏ đã lựa chọn sử dụng Tanca và họ đều rất hài lòng với tính năng quản lý KPI chính xác, đồng thời tạo sự minh bạch trong mối quan hệ giữa quản lý và nhân viên.

Những điểm mạnh nổi bật của phần mềm Tanca bao gồm:

• Cung cấp khả năng định lượng và đo lường KPI một cách chính xác hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

• Quá trình triển khai đơn giản và nhanh chóng, không đòi hỏi máy chủ hay sự can thiệp của nhân viên IT, chỉ mất khoảng 15 ngày để hoàn tất.

• Dễ dàng sử dụng thông qua ứng dụng di động và giao diện web, giúp người dùng truy cập dữ liệu mọi lúc, mọi nơi.

• Phần mềm được xây dựng trên nền tảng đám mây (cloud), đảm bảo sự nhanh chóng và dễ dàng trong việc cập nhật và nâng cấp, mang lại trải nghiệm tối ưu cho người dùng.

• Kết nối linh hoạt giữa điểm số KPI và hệ thống tính lương, thưởng và các chính sách khác.

• Được hỗ trợ liên tục bởi đội ngũ kỹ thuật có kinh nghiệm và chuyên nghiệp.

• Tương thích trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm Windows, Android và iOS, giúp mọi người dễ dàng tiếp cận và sử dụng.

Phần mềm digiiKPI

Phần mềm digiiKPI là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc KPI dựa trên Phương pháp bảng điểm cân bằng BSC. Với tính linh hoạt, công ty có thể sử dụng OKR, KPI, Task hoặc quản lý dự án (Manage Project) tùy theo từng phòng ban hoặc loại công việc.

Phần mềm này được thiết kế với giao diện đẹp và thân thiện, đồng thời tích hợp nhiều tính năng phong phú và khả năng tùy biến cao.

Các điểm nổi bật của phần mềm digiiKPI bao gồm:

• Hỗ trợ theo dõi một loạt các chỉ số và chỉ tiêu dựa trên cách quản lý của từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu đa dạng của họ.

• Hệ thống báo cáo mạnh mẽ và thanh trạng thái trực quan, cung cấp cập nhật thời gian thực về kết quả và tiến độ hoàn thành mục tiêu.

• Phần mềm digiiKPI khuyến khích tính hợp tác cao giữa các thành viên trong doanh nghiệp, giúp cải thiện hiệu suất làm việc và đảm bảo mục tiêu hoàn thành đúng hẹn.

Trên đây là review phần mềm quản lý hiệu suất, KPI nhân viên. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp cho hệ thống quản trị nhân sự cho doanh nghiệp mình. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!