Phần mềm quản lý thông tin văn bản: Ưu, nhược điểm, chi phí

Quản lý văn bản, thông tin nhân sự giúp nhà quản lý nắm rõ mọi thông tin cá nhân của nhân sự, từ đó có thể giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc. Do đó, đây luôn là một khâu quan trọng trong mọi hoạt động doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp cần trang bị hệ thống phần mềm quản lý văn bản chặt chẽ để đảm bảo hoạt động ổn định trong doanh nghiệp. 

Cùng IZISolution tìm hiểu cho tiết về ưu nhược điểm, chi phí phần mềm quản lý thông tin văn bản trong bài viết dưới đây. 

I. Khó khăn khi quản lý văn bản, hồ sơ, thông tin nhân viên?

Quản lý văn bản là một trong những công việc quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và là khâu mấu chốt trong các khâu số hóa quy trình quản lý doanh nghiệp nhưng hiện có nhiều cơ quan, đơn vị với phương tiện xử lý thông tin lạc hậu gây ra nhiều vấn đề bất cập, công tác quản lý và xử lý văn bản gặp nhiều khó khăn:

Quản lý văn bản, hồ sơ, và thông tin nhân viên là một phần quan trọng trong việc quản lý một tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp với phương tiện xử lý thông tin lạc hậu gây ra nhiều vấn đề bất cập. Dưới đây là một số khó khăn phổ biến khi quản lý văn bản, hồ sơ, và thông tin nhân viên:

• Quá nhiều tài liệu: Một doanh nghiệp thường có rất nhiều văn bản và hồ sơ cần lưu trữ hàng ngày, đặc biệt là doanh nghiệp lớn. Điều này có thể gây khó khăn trong việc xác định, tổ chức và lưu trữ chúng một cách hiệu quả.

• Rủi ro về bảo mật thông tin: Thông tin nhân viên thường chứa các dữ liệu nhạy cảm như thông tin cá nhân, số CMND, thông tin tài chính, và sự nghiệp. Bảo vệ thông tin này trước các vi phạm bảo mật là một thách thức lớn.

• Lỗi trong quá trình nhập liệu: Việc nhập liệu sai sót có thể dẫn đến thông tin không chính xác hoặc thiếu sót trong hồ sơ và văn bản, gây ra vấn đề về độ tin cậy và chính xác.

• Tìm kiếm thông tin khó khăn: Khi có nhu cầu tìm kiếm một thông tin cụ thể trong tất cả các hồ sơ và văn bản, việc này có thể tốn nhiều thời gian và công sức nếu hệ thống quản lý thông tin không được tổ chức cẩn thận.

• Sự thay đổi trong quy trình: Mỗi khi có thay đổi về quy định, luật pháp, hoặc quy trình làm việc, cần phải cập nhật hồ sơ và văn bản tương ứng. Điều này có thể gây ra sự mất đồng nhất và tăng khối lượng công việc.

• Sự phụ thuộc vào giấy tờ truyền thống: Một số tổ chức vẫn sử dụng hệ thống giấy tờ truyền thống thay vì sử dụng giải pháp công nghệ thông tin hiện đại. Điều này có thể tạo ra một lượng lớn tài liệu vật lý và làm cho quản lý thông tin trở nên khó khăn hơn.

• Quá trình mở rộng của doanh nghiệp: Khi một tổ chức phát triển và mở rộng, số lượng nhân viên và thông tin cần quản lý cũng tăng lên. Điều này đặt ra thách thức lớn về việc mở rộng hệ thống quản lý thông tin một cách hiệu quả.

• Chuyển đổi sang môi trường số hóa: Việc chuyển đổi từ hệ thống quản lý giấy tờ sang môi trường số hóa có thể đòi hỏi đầu tư lớn và thời gian để đảm bảo tích hợp tốt và đào tạo nhân viên.

• Khả năng truy cập từ xa và bảo mật trong môi trường làm việc từ xa: Đặc biệt sau đợt dịch COVID-19, việc quản lý thông tin nhân viên từ xa đòi hỏi sự đảm bảo về bảo mật và khả năng truy cập từ xa.

II. Các giải pháp quản lý thông tin, văn bản phổ biến hiện nay

1. Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là một phương pháp tương đối hữu ích để doanh nghiệp lưu trữ thông tin về nhân viên trong doanh nghiệp. Đây là một cách tương đối đơn giản và tiết kiệm chi phí để theo dõi các thông tin quan trọng về nhân viên. Trong một file quản lý hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm các thông tin như:

• Họ và tên

• Bộ phận

• Loại hình nhân sự: BOD, quản lý, nhân viên…

• Vị trí làm việc: Là tên vị trí mà nhân viên đang đảm nhận

• Loại hình làm việc: full time, part-time

• Các thông tin liên quan tới trình độ học vấn

• Các giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý lịch, bản sao CMND, bản sao sổ hộ khẩu,…

• Các thông tin liên quan tới kinh nghiệm và kỹ năng công việc… 

Còn có rất nhiều thông tin khác nhau để một công ty cần phải quản lý, file Excel nhân sự cần có nhiều biểu mẫu khác nhau để có thể quản lý một cách tổng quát và đầy đủ. 

Một số điểm mạnh và điểm yếu của việc sử dụng Excel cho quản lý hồ sơ nhân sự.

Ưu điểm:

• Dễ tiếp cận và sử dụng: Excel là một công cụ phổ biến và phổ biến trong nhiều doanh nghiệp. Đa số người làm việc đều đã có kinh nghiệm sử dụng Excel, giúp dễ dàng tiếp cận và sử dụng cho quản lý hồ sơ nhân sự.

• Tùy chỉnh dễ dàng: Bạn có thể tùy chỉnh các bảng tính Excel để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể thêm, xóa hoặc điều chỉnh các cột và hàng để phản ánh thông tin nhân sự cụ thể.

• Tính linh hoạt: Excel cho phép bạn thực hiện nhiều tính toán và phân tích dữ liệu trực tiếp trên bảng tính. Bạn có thể tạo các biểu đồ, đồ thị và báo cáo tùy chỉnh để theo dõi hiệu suất nhân sự và xu hướng.

• Không cần kết nối internet: Excel hoạt động offline, điều này có nghĩa là bạn có thể truy cập và cập nhật hồ sơ nhân sự mà không cần kết nối internet.

Nhược điểm:

• Dễ sai sót: Excel dễ dàng gây ra sai sót khi nhập liệu thủ công, nhất là khi có nhiều người cùng làm việc trên cùng một tài liệu. Sai sót này có thể dẫn đến vấn đề nghiêm trọng trong quản lý nhân sự.

• Khó quản lý dữ liệu lớn: Khi doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn hoặc cần theo dõi nhiều thông tin chi tiết, việc quản lý và tìm kiếm thông tin trong các tệp Excel có thể trở nên khó khăn và mất thời gian.

• Không phải là một hệ thống quản lý nhân sự hoàn chỉnh: Excel không cung cấp các tính năng quản lý nhân sự nâng cao như quản lý thời gian làm việc, quản lý kế hoạch nghỉ phép, hoặc tích hợp với các quy trình quản lý nhân sự tự động.

• Không an toàn: Excel không cung cấp tính năng bảo mật mạnh mẽ. Dữ liệu trong các tệp Excel có thể dễ dàng truy cập bởi những người không được phép nếu không có các biện pháp bảo mật phụ đắc lực.

• Không tích hợp dễ dàng với các hệ thống khác: Khi bạn cần tích hợp dữ liệu nhân sự với các hệ thống khác như hệ thống lương, phần mềm quản lý dự án, hoặc các phần mềm quản lý nhân sự (Human Resource Management) chuyên nghiệp, việc sử dụng Excel có thể gây khó khăn.

Việc sử dụng Excel để quản lý hồ sơ nhân sự có thể phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ và các yêu cầu đơn giản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu quản lý nhân sự phức tạp hơn, nên xem xét sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp để tối ưu hóa quy trình và tăng cường tính bảo mật và đáng tin cậy.

2. Phần mềm quản lý văn bản, thông tin nhân sự

Phần mềm quản lý văn bản, thông tin nhân sự là gì?

Phần mềm quản lý văn bản là một ứng dụng hoặc hệ thống phần mềm được thiết kế để quản lý và tổ chức các tài liệu văn bản và thông tin liên quan trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Phần mềm này giúp người dùng dễ dàng tạo, lưu trữ, tìm kiếm, chỉnh sửa và chia sẻ các tài liệu văn bản.

Tầm quan trọng của phần mềm quản lý thông tin nhân sự

Theo Business.com, công việc quản lý giấy tờ, công văn, thông tin thủ công và lộn xộn làm giảm 21,3% hiệu suất làm việc chung của toàn doanh nghiệp.

Chính vì thế việc quản lý thông tin văn bản khoa học cực kỳ quan trọng. Tầm quan trọng của phần mềm này bao gồm:

- Phân tích dữ liệu sâu sắc để hỗ trợ quyết định nhân sự: Các phần mềm HRM có khả năng tạo ra báo cáo chi tiết, giúp đưa ra quyết định nhân sự thông qua việc thống kê các chỉ số quan trọng. Chúng có thể tự động tính toán số lượng nhân sự trong từng phòng ban, thực hiện kê khai lương và thuế, cũng như tính toán mức lương trung bình dựa trên dữ liệu đã lưu trữ. Điều này giúp doanh nghiệp duyệt binh trong việc theo dõi hiệu suất và đưa ra quyết định chiến lược.

- Bảo mật và phân quyền cao cấp: Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế với tính năng phân quyền cao, cho phép quản lý phân công nhiệm vụ cho nhân viên và quản lý dự án. Điều này cung cấp quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cho những cá nhân liên quan và có chức vụ tương ứng, đảm bảo tính bảo mật vô cùng chặt chẽ.

- Lưu trữ dữ liệu chính xác và tiết kiệm giấy tờ: Dữ liệu về nhân sự được lưu trữ toàn diện trong phần mềm quản lý nhân sự, giúp quản lý dễ dàng phân loại, tìm kiếm, và lọc hồ sơ một cách nhanh chóng. Ngoài ra, điều này còn giúp giảm thiểu sử dụng giấy tờ, góp phần thúc đẩy quá trình "không sử dụng giấy" (paperless) trong doanh nghiệp.

- Nền tảng mạnh mẽ phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp: Khác biệt với Excel, một công cụ thường chỉ phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, các phần mềm quản lý nhân sự HRM được thiết kế để phục vụ mọi quy mô doanh nghiệp. Chúng cho phép nhiều người dùng truy cập cùng một lúc mà vẫn đảm bảo tính ổn định và hiệu suất cao.

Những tính năng thường có trong phần mềm quản lý thông tin nhân sự hiệu quả

• Lưu trữ an toàn: Phần mềm này cung cấp một cơ sở dữ liệu an toàn để lưu trữ tài liệu văn bản. Thông tin thường được lưu trữ trên máy chủ hoặc trên đám mây với các biện pháp bảo mật phù hợp để đảm bảo tính bảo mật và riêng tư.

• Tìm kiếm và truy cập dễ dàng: Người dùng có thể tìm kiếm và truy cập nhanh chóng các tài liệu bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm và chỉ mục tích hợp trong phần mềm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.

• Quản lý phiên bản: Phần mềm quản lý văn bản thường cho phép theo dõi và quản lý các phiên bản khác nhau của cùng một tài liệu, giúp người dùng xác định và theo dõi sự thay đổi và phê duyệt.

• Hợp tác: Nhiều phần mềm quản lý văn bản cho phép nhiều người dùng cùng làm việc trên cùng một tài liệu, đồng thời cập nhật và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng.

• Quản lý luồng công việc: Nó có thể cung cấp các tính năng quản lý luồng công việc để theo dõi và điều phối công việc liên quan đến tài liệu văn bản, bao gồm các quy trình duyệt, phê duyệt và phân phối.

• Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Phần mềm này thường đi kèm với các tùy chọn quản lý quyền truy cập và bảo mật để đảm bảo rằng chỉ người dùng được ủy quyền mới có thể truy cập và chỉnh sửa tài liệu.

III. Một số phần mềm quản lý thông tin, văn bản miễn phí

Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý văn bản miễn phí cũng như trả phí. Tuy nhiên, để đảm bảo hoạt động hiệu quả và bảo mật thông tin, doanh nghiệp thường lựa chọn những phần mềm quản lý văn bản tính phí.

Quản lý văn bản, thông tin nhân sự với phần mềm iziHRM

iziHRM là một phần mềm quản lý nhân sự được nghiên cứu và phát triển dựa trên phương pháp tư duy khoa học kết hợp với nền tảng công nghệ hiện đại, đảm bảo thống nhất toàn diện mang lại hiệu quả hoạt động cao. Phần mềm còn được ví như người văn thư tuyệt vời của doanh nghiệp bởi nó giúp tự động hoá tất cả quy trình quản lý văn bản, thông tin nhân sự từ sắp xếp, xét duyệt, tra cứu đến ban hành trong nội bộ.

Mọi dữ liệu đề được lưu trữ trên phần mềm nhân sự như:

- Thông tin cá nhân

Địa chỉ, liên hệ, quan hệ gia đình, trình độ học vấn, chứng chỉ,...

- Thông tin hợp đồng/pháp lý

• Thông tin hợp đồng, bảo hiểm, lịch sử thay đổi quá trình lao động,...

• Quá trình thay đổi lương, phụ cấp.

- Quá trình công tác

• Quá trình công tác, đào tạo

• Quá trình khen thưởng, kỷ luật

• Quá trình gián đoạn, thôi việc

- Nhập dữ liệu thông minh lên phần mềm nhân sự

Người lao động tự khai được thông tin cá nhân

- Khai thác dữ liệu hiệu quả

• Xuất các biểu mẫu sơ yếu lý lịch dễ dàng khi phân quyền

• Khai thác dữ liệu hồ sơ nhân sự

• Quản lý danh sách file đính kèm chi tiết trên phần mềm nhân sự

Ưu điểm của phần mềm iziHRM

Kết nối, đồng bộ dữ liệu: Các hệ thống trên cùng một hệ sinh thái phần mềm quản lý nhân sự HRM, không mất thời gian tái nhập liệu. Khả năng lưu trữ thông tin hai chiều, đảm bảo tính minh bạch, chính xác.

Chi phí triển khai hợp lý: Được xây dựng dựa trên nền tảng mã nguồn mở, iziHRM cho phép doanh nghiệp triển khai với chi phí ban đầu thấp hơn so với các nền tảng khác.

Khả năng mở rộng linh hoạt: iziHRM cho phép doanh nghiệp dễ dàng tích hợp thêm nhiều tính năng khác

Giao diện dễ sử dụng: Với giao diện linh hoạt, iziHRM giúp người dùng trải nghiệm dễ dàng trên nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm cả trên trình duyệt web và thiết bị di động. Điều này nâng cao sự tiện lợi và khả năng sử dụng của hệ thống.

Chi phí của Phần mềm iziHRM 

Bạn có thể đăng ký để dùng thử phần mềm miễn phí và được tư vấn về giá trước khi đưa ra quyết định mua phần mềm. 

Phần mềm quản lý văn bản, thông tin DocEye 

DocEye là một ứng dụng quản lý tài liệu hiệu quả, tích hợp đầy đủ các chức năng từ cơ bản đến cao cấp, mang lại lựa chọn toàn diện cho các tổ chức và doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của DocEye, công việc quản lý các tài liệu, văn bản, và các loại giấy tờ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp tối ưu hóa thời gian và tăng hiệu suất làm việc. Ứng dụng này cung cấp khả năng tìm kiếm tài liệu một cách nhanh chóng và hiệu quả, tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của bạn.

Ưu điểm của Phần mềm DocEye 

• Tìm kiếm và sử dụng tài liệu mọi lúc mọi nơi, trình và phê duyệt các quy trình thủ tục đơn giản, nhanh chóng

• Không phải tìm kiếm tài liệu thủ công, không cần trình thủ tục hồ sơ thủ công mà sẽ thực hiện tất cả mọi thao tác trên nền tảng duy nhất

• Tiết kiệm thời gian phê duyệt thủ tục, nâng cao hiệu suất xử lý công việc

• Nhờ số hoá mọi quy trình thủ tục trên nền tảng số, doanh nghiệp không mất nhiều chi phí in ấn và quản lý hồ sơ giấy

Một số tính năng của phần mềm DocEye:

Tính năng phần thu nhận thông tin, tài liệu
•    Thu nhận và phân loại tài liệu
•    Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu
•    Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin
•    Lưu trữ thông tin
•    Phân phối thông tin

Tính năng quản lý thông tin, tài liệu đã được thu nhận
•    Quản lý tài liệu
•    Tìm kiếm tài liệu
•    Quản lý quy trình nghiệp vụ
•    Tạo báo cáo thống kê
•    Bảo mật thông tin
•    Sao lưu – phục hồi dữ liệu

Nhược điểm của Phần mềm DocEye 

Phần mềm DocEye triển khai theo phương thức on-premise nên phụ thuộc nhiều vào cơ sở hạ tầng công nghệ tại doanh nghiệp. 

Chi phí của Phần mềm DocEye

Phần mềm này có thể đăng ký để dùng thử miễn phí. Sau đó, bạn cần phải trả phí để tiếp tục sử dụng với các gói:

• Gói ONLINE STANDARD: 10.000.000 VNĐ/năm.

• Gói ONLINE BUSINESS: 20.000.000 VNĐ/năm.

• Gói ONLINE PREMIUM: 30.000.000 VNĐ/năm.

Trên đây là một số phần mềm quản lý văn bản mà các bạn nên tham khảo, bên cạnh đó cũng còn rất nhiều hệ thống phần mềm quản lý văn bản khác như: CloudOffice, IBOM, Faceworks, DMS Lạc Việt, EFY,…

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!