Lợi ích của phần mềm chấm công tính lương - Gợi ý 5 phần mềm hữu ích cho doanh nghiệp

Lợi ích của phần mềm chấm công và tính lương trong quản lý nhân sự ngày càng được doanh nghiệp chú ý và sử dụng rộng rãi. Việc sử dụng phần mềm chấm công tính lương không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường độ chính xác trong quy trình lương mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho doanh nghiệp. Dưới đây, IZISolution sẽ giới thiệu 5 phần mềm chấm công tính lương hữu ích mà các doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng.

I. Các vấn đề doanh nghiệp gặp phải về chấm công, tính lương

Chấm công không chính xác: Một trong những vấn đề thường gặp là việc chấm công không chính xác, gây ra sai sót trong tính lương của nhân viên. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm chấm công tự động hoặc sử dụng các thiết bị chấm công hiện đại để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình chấm công.

Quy trình tính lương phức tạp: Quy trình tính lương có thể trở nên phức tạp và tốn nhiều thời gian nếu không được quản lý tốt. Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý lương để tự động hóa quy trình tính lương, từ việc tính toán lương cơ bản đến việc tính các khoản phụ cấp, thuế và các khoản khấu trừ khác.

Vấn đề về tuân thủ quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật liên quan đến chấm công và tính lương, bao gồm việc đảm bảo mức lương tối thiểu, tính lương theo quy định của pháp luật lao động và đúng thời hạn trả lương cho nhân viên.

Quản lý nhân viên làm việc từ xa: Trong thời đại công nghệ hiện đại, nhiều doanh nghiệp cho phép nhân viên làm việc từ xa. Tuy nhiên, việc chấm công và tính lương cho nhân viên này có thể gặp khó khăn. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc và chấm công trực tuyến để theo dõi thời gian làm việc và tính lương cho nhân viên làm việc từ xa.

Xử lý các vấn đề liên quan đến lương: Các vấn đề như việc xử lý lương muộn, sai sót trong tính lương, hay xử lý các yêu cầu về tăng lương của nhân viên có thể gây khó khăn cho doanh nghiệp. Để giải quyết vấn đề này, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình rõ ràng và minh bạch để xử lý các vấn đề liên quan đến lương và đáp ứng các yêu cầu của nhân viên một cách công bằng và kịp thời.

II. Các hình thức chấm công, tính lương phổ biến hiện nay

 

Có nhiều hình thức chấm công và tính lương phổ biến được sử dụng trong doanh nghiệp hiện nay. Dưới đây là một số hình thức phổ biến:

• Chấm công bằng thẻ giấy: Đây là hình thức truyền thống, nhân viên sẽ sử dụng thẻ giấy để chấm công bằng cách ghi lại thời gian vào và ra khỏi công ty.

• Chấm công bằng thẻ từ: Hình thức này sử dụng thẻ từ có chứa thông tin cá nhân của nhân viên. Nhân viên sẽ quẹt thẻ từ qua máy chấm công để ghi lại thời gian làm việc.

• Chấm công bằng máy quẹt thẻ: Tương tự như chấm công bằng thẻ từ, nhưng thay vì sử dụng thẻ từ, nhân viên sử dụng thẻ có dải từ hoặc mã vạch để quẹt trên máy quẹt thẻ.

• Chấm công bằng vân tay: Hình thức này sử dụng công nghệ nhận dạng vân tay để chấm công. Nhân viên sẽ đặt ngón tay lên máy chấm công để xác nhận danh tính và ghi lại thời gian làm việc.

• Chấm công bằng khuôn mặt: Hình thức này sử dụng công nghệ nhận dạng khuôn mặt để chấm công. Máy chấm công sẽ quét và nhận dạng khuôn mặt của nhân viên để ghi lại thời gian làm việc.

• Chấm công bằng mạng máy tính và GPS: Hình thức này sử dụng phần mềm và kết nối mạng máy tính để chấm công từ xa. Nhân viên có thể chấm công thông qua máy tính cá nhân hoặc thiết bị di động kết nối internet. Công nghệ GPS cũng được sử dụng để xác định vị trí làm việc của nhân viên.

III. Phần mềm chấm công, tính lương là gì? Lợi ích, ưu nhược điểm

Phần mềm chấm công và tính lương là các ứng dụng hoặc hệ thống được sử dụng bởi doanh nghiệp để quản lý thông tin về thời gian làm việc của nhân viên và tính toán lương dựa trên dữ liệu này. Các phần mềm này giúp quản lý dễ dàng ghi lại thời gian làm việc của nhân viên, tính toán lương cơ bản và các khoản phụ cấp, thuế và khấu trừ khác. Ngoài ra, phần mềm chấm công và tính lương cũng cung cấp các tính năng quản lý nhân viên, báo cáo và thống kê liên quan đến lương và chấm công.

Ưu điểm:

• Tính chính xác: Phần mềm chấm công và tính lương giúp loại bỏ sai sót con người trong việc tính toán thời gian làm việc và lương. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc trả lương cho nhân viên.

• Tiết kiệm thời gian: Quy trình chấm công và tính lương thủ công thường tốn nhiều thời gian. Phần mềm giúp tự động hóa các quy trình này, giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và phòng nhân sự.

• Dễ dàng quản lý thông tin nhân viên: Phần mềm cho phép lưu trữ thông tin cá nhân, lịch sử làm việc và các tài liệu quan trọng về nhân viên. Điều này giúp quản lý dễ dàng truy cập và theo dõi thông tin quan trọng.

• Tự động hóa quy trình: Các quy trình liên quan đến chấm công, tính lương và quản lý nhân viên có thể được tự động hóa. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình làm việc.

• Báo cáo và phân tích: Phần mềm cung cấp khả năng tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu liên quan đến nhân sự và lương. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hiệu suất nhân viên và các xu hướng trong tình hình làm việc.

Nhược điểm:

• Chi phí: Mua và triển khai phần mềm chấm công và tính lương có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp nhỏ.

• Đào tạo: Nhân viên cần thời gian để làm quen với phần mềm mới và đào tạo có thể tốn kém.

• Bảo mật thông tin: Dữ liệu nhân viên và lương cần được bảo mật chặt chẽ. Nếu không có biện pháp bảo mật tốt, thông tin có thể bị đe dọa.

• Kỹ thuật phức tạp: Đôi khi, phần mềm chấm công và tính lương có kỹ thuật phức tạp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy trình làm việc phức tạp.

IV. Tiêu chí lựa chọn phần mềm tính lương

 

Nghiệp vụ tính lương tự động và đầy đủ

Nếu bạn quyết định sử dụng một phần mềm tính lương riêng biệt, hãy đảm bảo rằng phần mềm có khả năng tích hợp hoá với các hệ thống khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, như hệ thống chấm công, định vị nhân viên (nếu có), KPI... Việc này giúp dễ dàng hơn trong việc chuyển nguồn dữ liệu đầu vào cho quy trình tính lương. Phần mềm nên tự động hóa việc thu thập dữ liệu từ hệ thống chấm công và các phòng ban khác, tiến hành tính lương, thưởng, và tạo bảng lương cho nhân viên.

Một phần mềm tính lương tốt cũng cần cung cấp đầy đủ dịch vụ liên quan đến lương, bao gồm việc tính toán chính xác các khoản khấu trừ thuế cho nhân viên, quản lý thời gian nghỉ, tăng ca, thưởng, chấm công, phụ cấp, bảo hiểm thất nghiệp và nhiều vấn đề khác. Mặc dù những công việc này có thể tốn nhiều thời gian và nguồn lực, nhưng với sự hỗ trợ của phần mềm, chúng sẽ được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng.

Thân thiện với người dùng

Dù một phần mềm có thể được quảng cáo là có các chức năng tốt và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp, điều quan trọng hơn là mức độ hiệu quả và tính thân thiện của phần mềm khi sử dụng thực tế. Đánh giá của người dùng liên quan trực tiếp đến khả năng sử dụng và trải nghiệm người dùng. Vì vậy, bên cạnh việc đảm bảo rằng phần mềm đáp ứng các yêu cầu chức năng, bạn cũng cần xem xét đánh giá về tính thân thiện của phần mềm.

Để đảm bảo tính hiệu quả của phần mềm, bạn cần chắc chắn rằng công cụ này không gây cản trở cho đội ngũ thực hiện các nhiệm vụ nghiệp vụ. Phần mềm cần có giao diện rõ ràng, trực quan, hỗ trợ bộ lọc và tính năng tìm kiếm mạnh mẽ. Ngoài ra, cung cấp thông tin hướng dẫn sử dụng trong hệ thống hoặc tổ chức khóa đào tạo ngắn từ nhà cung cấp có thể giúp người dùng nắm bắt phần mềm một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Linh hoạt đáp ứng các quy tắc tính lương của doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp hoạt động theo cách riêng biệt với sự khác biệt về giờ làm việc, ca làm việc, tính lương tăng ca, và nhiều yếu tố khác. Điều này dẫn đến sự đa dạng và phức tạp trong việc quản lý chấm công và tính lương. Hơn nữa, quy định về nhân sự và quản lý có thể thay đổi theo thời gian và tăng trưởng của doanh nghiệp.

Do đó, phần mềm tính lương cần có khả năng tùy chỉnh để thích nghi với các biến đổi này. Quy trình và công thức tính lương có thể thay đổi, và phần mềm cần hỗ trợ điều này. Ngoài ra, việc trả lương có thể được thực hiện theo nhiều cách, như hàng tuần, hàng tháng, hoặc theo ngày.

Việc lựa chọn một hệ thống có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và vẫn dễ sử dụng là một yếu tố quan trọng. Bạn có thể nghiên cứu danh sách khách hàng hiện tại của nhà cung cấp phần mềm để xem xét xem họ đã làm việc với các doanh nghiệp tương tự về quy mô và ngành nghề như bạn. Điều này giúp đảm bảo tính phù hợp và khả năng thích nghi của phần mềm với doanh nghiệp của bạn.

Hệ thống báo cáo chi tiết

Phần mềm lương hoặc phần mềm quản lý phúc lợi cần cung cấp hệ thống báo cáo lương chi tiết theo nhiều khía cạnh, bao gồm theo cá nhân, bộ phận và công ty. Những báo cáo này có thể bao gồm so sánh lương trong các kỳ, hiển thị cách sử dụng quỹ lương, phân tích tỷ lệ lương cố định và biến đổi, cũng như hiển thị quỹ lương chi trả cho từng bộ phận.

Hệ thống báo cáo nên được thiết kế để hiển thị thông tin một cách trực quan và động, cho phép xem dữ liệu theo thời gian thực. Các yếu tố quan trọng như cảnh báo và sự tương tác bằng màu sắc cũng cần được tích hợp để giúp người dùng dễ dàng nhận thấy các thông tin quan trọng. Ngoài ra, phần mềm nên cho phép người dùng xuất file để in ấn, lưu trữ dữ liệu, và tiến hành phân tích số liệu một cách thuận tiện.

Bảo mật và tính toàn vẹn của dữ liệu

Bảo mật thường được đảm bảo qua hai phương tiện quan trọng. Phương tiện đầu tiên là kiểm soát xác thực, đảm bảo rằng người dùng là người hợp lệ và có quyền truy cập hệ thống. Phương tiện thứ hai là quá trình ủy quyền, xác định quyền hạn của từng người dùng trong hệ thống. Một số người được ủy quyền có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu bảng lương.

Dữ liệu bảng lương là thông tin quan trọng và nhạy cảm của doanh nghiệp, vì vậy sự tin cậy và uy tín của đơn vị cung cấp phần mềm là rất quan trọng trong việc đảm bảo bảo mật của dữ liệu này.

V. Tính năng nổi bật của Phần mềm chấm công, tính lương nhân viên

 

Phần mềm chấm công và tính lương nhân viên thường có nhiều tính năng nổi bật giúp quản lý nhân sự và lương một cách hiệu quả. Dưới đây là một số tính năng phổ biến mà phần mềm này thường cung cấp:

• Chấm công tự động: Phần mềm cho phép nhân viên chấm công bằng nhiều cách khác nhau, bao gồm thẻ từ, máy quẹt thẻ, ứng dụng di động, hoặc trình duyệt web. Dữ liệu chấm công tự động được lưu trữ và sử dụng cho việc tính lương.

• Tính lương tự động: Phần mềm có khả năng tính toán lương tự động dựa trên quy tắc và chế độ lương của từng nhân viên. Nó có thể tính toán các khoản khấu trừ thuế, bảo hiểm xã hội, phụ cấp, và các khoản thưởng/tăng ca dựa trên dữ liệu chấm công.

• Bảng lương điện tử: Nhân viên có thể truy cập bảng lương của họ trực tuyến thông qua giao diện dễ sử dụng. Họ có thể xem bảng lương, biên bản chấm công, và các thông tin liên quan đến lương và thuế.

• Quản lý ngày nghỉ và phép: Phần mềm cho phép nhân viên đăng ký ngày nghỉ và xin phép nghỉ một cách dễ dàng. Quản lý có thể duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ từ xa.

• Báo cáo và thống kê: Phần mềm cung cấp các báo cáo và thống kê liên quan đến chấm công, lương, và các thông tin nhân sự khác. Điều này giúp quản lý theo dõi hiệu suất và tình hình tài chính của doanh nghiệp.

VI. Top 5 phần mềm chấm công tính lương được tin dùng nhất hiện nay

1. Chức năng chấm công tính lương trong Phần mềm quản lý nhân sự iziHRM

 

Phần mềm quản lý nhân sự iziHRM cung cấp nhiều chức năng hữu ích, bao gồm chức năng chấm công và tính lương. Đây là những chức năng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Chức năng chấm công: Phần mềm iziHRM cho phép doanh nghiệp tổ chức và quản lý quá trình chấm công nhân viên một cách tự động và chính xác. Các tính năng chấm công bao gồm:

• Ghi nhận thời gian làm việc: Phần mềm iziHRM giúp ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm giờ vào, giờ ra, giờ nghỉ trưa và các khoảng thời gian khác.

• Xác nhận chấm công: Phần mềm iziHRM tự động xác nhận chấm công dựa trên dữ liệu thời gian ghi nhận được từ các thiết bị chấm công hoặc ứng dụng di động.

• Xử lý ngoại lệ: Phần mềm iziHRM có khả năng xử lý các trường hợp ngoại lệ như làm thêm giờ, nghỉ phép, nghỉ không lương và các trường hợp đặc biệt khác.

• Chức năng tính lương: Phần mềm iziHRM cung cấp chức năng tính lương tự động và chính xác. Các tính năng tính lương bao gồm:

Tính lương: Phần mềm iziHRM tính toán lương dựa trên thông tin chấm công và các quy định về lương của doanh nghiệp.

• Tính lương theo quy định: Phần mềm iziHRM có khả năng tính lương theo các quy định riêng của doanh nghiệp, bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp và các khoản lương khác.

• Xử lý các khoản khấu trừ: Phần mềm iziHRM tự động xử lý các khoản khấu trừ như thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các khoản khấu trừ khác.

Với chức năng chấm công và tính lương trong Phần mềm quản lý nhân sự iziHRM, doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quá trình quản lý lương và chấm công.

Xem thêm: Tổng quan hệ thống phần mềm quản lý nhân sự iziHRM

2. Phần mềm chấm công tính lương Tanca

Tanca là một ứng dụng quản lý nhân sự với trọng tâm chủ yếu vào việc phân ca, chấm công, và tính lương nhân viên. Ngoài ra, nó còn bao gồm các tính năng hỗ trợ tuyển dụng, quản lý tài sản, và công việc. Phần mềm này có khả năng hoạt động cả online và offline. Phiên bản cài đặt offline trên máy tính có dung lượng chỉ 10Mb, trong khi phiên bản online cho phép sử dụng thông qua trình duyệt web và ứng dụng di động.

Các tính năng nổi bật của Tanca bao gồm:

• Quản lý hệ thống lương linh hoạt: Nhà quản lý có thể xây dựng hệ thống lương với các cấp bậc lương khác nhau cho các bộ phận khác nhau. Họ cũng có thể quản lý mức độ tăng lương và thăng tiến của nhân viên.

• Tính lương tự động: Tanca cho phép tính toán lương tự động bằng cách tạo các công thức tương tự như trên Excel và tạo bảng lương mẫu. Hệ thống sẽ thực hiện tính toán lương hàng tháng một cách tự động.

• Đa dạng về mô hình tính lương: Tanca hỗ trợ tính lương cho nhiều mô hình, nhiều phòng ban, và đồng bộ hóa các bảng lương khác nhau.

• Tính lương hàng ngày: Nhân viên có thể cập nhật phiếu lương hàng ngày trên điện thoại di động của họ.

Tuy nhiên, có một số nhược điểm cần xem xét:

• Thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tanca phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với tính năng tính lương đơn giản. Tính năng quản lý thông tin và tính lương có thể còn hơi sơ khai và chưa tối ưu hoá.

• Phạm vi ứng dụng còn hạn chế: Mặc dù đã ra mắt sớm, nhưng phạm vi sử dụng của Tanca vẫn chưa cao.

• Giá thành trung bình - cao: Phần mềm này có mức giá ở mức trung bình - cao, điều này có thể ảnh hưởng đến tính khả thi của việc triển khai cho một số doanh nghiệp.

3. Phần mềm tính lương Base Payroll

Phần mềm tính lương Base Payroll có những điểm mạnh đáng chú ý. Nó cho phép điều chỉnh linh hoạt theo loại hình và quy mô của từng doanh nghiệp. Điều này bao gồm khả năng tùy chỉnh lịch trả lương và công thức tính lương theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Giao diện của phần mềm được thiết kế dễ sử dụng và tương tự Excel, giúp mọi người dễ dàng làm quen và sử dụng.

Các tính năng nổi bật của Base Payroll bao gồm:

• Tính lương tự động: Doanh nghiệp chỉ cần thiết lập công thức và phần mềm sẽ tự động tính toán lương dựa trên các thông tin đã nhập.

• Tùy chỉnh theo nhu cầu: Phần mềm này linh hoạt và có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp.

• Gửi thông tin bảng lương qua email: Thông tin bảng lương đã được phê duyệt có thể được gửi đến email của nhân viên.

• Hỗ trợ điều chỉnh bảng lương: Phần mềm cung cấp khả năng điều chỉnh bảng lương khi cần thiết.

• Tạo báo cáo tự động: Base Payroll có khả năng tự động tạo báo cáo từ dữ liệu có sẵn trên hệ thống.

Về chi phí, gói Starter của phần mềm Base Payroll cho phép tối đa 30 tài khoản với mức giá 450.000 đồng mỗi tháng.

4. Phần mềm chấm công tính lương Bamboo Payroll

Phần mềm tính lương Bamboo Payroll đã mở rộng sự hiện diện của mình đến 50 tiểu bang tại Hoa Kỳ. Bamboo Payroll tích hợp chặt chẽ với phần mềm BambooHR và ứng dụng Bamboo, tạo ra một hệ thống hoàn chỉnh cho việc quản lý nhân sự và tính lương. Phần mềm này giúp cả nhà quản lý và nhân viên thực hiện các chức năng tính lương thông qua việc kết nối thông tin nhân sự với bảng công.

Các tính năng nổi bật của Bamboo Payroll bao gồm:

• Đồng bộ thông tin: Phần mềm đảm bảo thông tin được đồng bộ hóa, giúp quá trình tính lương trở nên đơn giản hơn.

• Xác nhận thanh toán: Nhân viên có khả năng xác nhận thanh toán ngay lập tức, và khoản tiền cùng lịch sử thanh toán được quản lý và theo dõi qua các biểu đồ trực quan.

• Quản lý thanh toán và nộp thuế: Bamboo Payroll cũng hỗ trợ trong việc quản lý quy trình thanh toán và nộp thuế.

• Báo cáo và tổng hợp: Phần mềm này hỗ trợ chạy các báo cáo về thông tin nhân viên và tổng hợp bảng lương.

• Điểm đặc biệt là Bamboo Payroll đã có mặt rộng rãi tại Hoa Kỳ và tích hợp cùng các sản phẩm khác của BambooHR, tạo nên một hệ thống quản lý nhân sự toàn diện.

5. Phần mềm chấm công tính lương Faceworks

FastWork Payroll là một phần mềm tính lương thuộc bộ công cụ quản lý nhân sự của FastWork. Dành cho các doanh nghiệp, phần mềm này cho phép tích hợp với các phần mềm chấm công để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả hơn. Mặc dù mới xuất hiện trên thị trường, nhưng FastWork Payroll đã nhận được sự tin tưởng từ nhiều doanh nghiệp. Dưới đây là một số tính năng nổi bật của phần mềm:

• Tự động tạo phiếu lương và tính lương: FastWork Payroll giúp tạo ra các phiếu lương một cách tự động và thực hiện quy trình tính lương một cách dễ dàng.

• Quản lý bảng lương thuận tiện: Bạn có thể quản lý các bảng lương một cách tiện lợi, giúp việc theo dõi và điều chỉnh thông tin lương trở nên đơn giản.

• Đồng bộ dữ liệu: Dữ liệu từ phần mềm chấm công, KPI và thông tin nhân sự sẽ được đồng bộ hóa với phần mềm tính lương, giúp bạn không cần phải nhập lại dữ liệu.

Về mặt chi phí, FastWork Payroll có mức giá 10.000 đồng/tháng cho một tài khoản.

Sử dụng phần mềm chấm công tính lương mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp, từ việc tăng cường độ chính xác và tiết kiệm thời gian đến việc cải thiện quản lý nhân sự. Với sự đa dạng và tính năng mạnh mẽ của các phần mềm hiện có, doanh nghiệp có nhiều lựa chọn để tùy chỉnh theo nhu cầu của mình. Hãy xem xét sử dụng một trong những phần mềm này để tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và tài chính của bạn ngay hôm nay.

Liên hệ hotline 0964-578-234 để được chuyên gia tư vấn giải pháp phần mềm chấm công tính lương hiệu quả nhất.