Phần mềm quản lý bảo trì CMMS: Đánh giá ưu và nhược điểm trước khi triển khai

Phần mềm quản lý bảo trì CMMS đã từ lâu trở thành công cụ mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp quản lý và duy trì hiệu suất của máy móc, thiết bị sản xuất hiệu quả. Tuy nhiên, như bất kỳ công cụ công nghệ khác, Phần mềm quản lý bảo trì cũng có cả những ưu điểm lẫn nhược điểm. Cùng IZISolution tìm hiểu những điểm này qua bài viết dưới đây.
 

I. Ưu điểm của Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị

1. Tối ưu hoá hiệu suất máy móc thiết bị

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị giúp doanh nghiệp theo dõi và duy trì máy móc và thiết bị sản xuất ở trạng thái tốt nhất. Điều này bao gồm việc lên lịch bảo trì định kỳ, theo dõi tình trạng của các thiết bị, và cung cấp thông tin chi tiết về việc sửa chữa và bảo trì. Khi máy móc hoạt động ổn định, không gặp sự cố đột ngột, sản xuất sẽ diễn ra một cách trơn tru và hiệu quả. Điều này giúp giảm tổn thất trong quá trình sản xuất và tăng năng suất.

2. Giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất

Các tính năng của phần mềm quản lý bảo trì CMMS hỗ trợ bảo trì phòng ngừa là quản lý kiểm tra, danh sách kiểm tra bảo trì phòng ngừa, thiết lập khoảng thời gian bảo trì, bảo trì hiệu suất và phát hiện lỗi. Nó giúp ngăn ngừa sự xuống cấp của thiết bị và giảm chi phí sửa chữa khẩn cấp bằng cách quản lý việc bảo trì chúng.

Điều này cũng có nghĩa rằng doanh nghiệp sẽ tránh được những thời gian ngừng sản xuất không mong muốn do sự cố thiết bị. Thay vì phải đối mặt với việc tạm dừng sản xuất đột ngột và tốn kém, phần mềm quản lý bảo trì thiết bị giúp giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất, duy trì hiệu suất và lợi nhuận cao hơn.

3. Quản lý tài sản và nguồn lực hiệu quả

Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều tài sản, việc dữ liệu tài sản luôn có thể truy cập và kiểm tra bất kỳ lúc nào vô cùng quan trọng. Đó là lúc phần mềm quản lý bảo trì CMMS phát huy tác dụng. Nó giúp các công ty quản lý tài sản và thiết bị của họ theo thời gian thực và cũng giúp kéo dài vòng đời của chúng. Với CMMS, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa tài sản của mình. Phần mềm lưu trữ các yêu cầu kiểm tra, chỉ số thiết bị, hồ sơ bảo trì, sự cố phát sinh,...

Bằng cách theo dõi sự cố và bảo trì, doanh nghiệp có thể biết chính xác tình trạng và giá trị của các tài sản. Điều này giúp họ ra quyết định thông minh về việc cập nhật, nâng cấp hoặc thay thế thiết bị khi cần thiết, từ đó tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực. Hơn nữa, quản lý tài sản hiệu quả cũng đảm bảo tính an toàn và tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến bảo trì thiết bị.

4. Dễ dàng theo dõi, sử dụng trên mọi thiết bị

Một ưu điểm quan trọng của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là khả năng sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau. Điều này có nghĩa rằng bạn có thể truy cập thông tin và dữ liệu từ bất kỳ nơi nào và bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp cho các nhân viên có khả năng theo dõi tình trạng của thiết bị và thực hiện các hoạt động bảo trì một cách dễ dàng ngay cả khi họ đang ở xa trụ sở chính hoặc trên công trường. Việc này tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong quản lý và bảo trì thiết bị.

5. Báo cáo nhanh chóng, chính xác

Phần mềm quản lý bảo trì CMMS có chức năng báo cáo và thống kê để theo dõi và phân tích tình trạng, năng suất, chi phí bảo trì hiện tại của tài sản,.... Các nhóm có thể dễ dàng quản lý tài sản, theo dõi sự cố và đưa ra quyết định dựa trên báo cáo do phần mềm tạo ra. 

Tính năng báo cáo của CMMS bao gồm tạo báo cáo, tạo KPI, báo cáo trang web lỗi và kiểm tra báo cáo. Các nhóm CMMS có thể kiểm tra số liệu thống kê như tổng chi phí sửa chữa, tổng thời gian ngừng hoạt động của tài sản, hàng tồn kho có sẵn, lệnh sản xuất đang chờ xử lý và đã hoàn thành,....

Nhờ tính tự động này, các báo cáo có thể cập nhật liên tục và đáng tin cậy. Điều này giúp cho những quyết định quan trọng được đưa ra dựa trên dữ liệu thực tế và không dựa vào ước tính, đồng thời giúp tăng tính minh bạch và khả năng đưa ra những điều chỉnh cần thiết trong quản lý bảo trì thiết bị.

6. Tiết kiệm chi phí lâu dài

 

Mặc dù có sự đầu tư ban đầu để triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị, nhưng lợi ích dài hạn là tiết kiệm chi phí. Bằng cách theo dõi và duy trì thiết bị một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự cố và hỏng hóc, giảm thiểu thời gian ngừng sản xuất, và tối ưu hóa việc sử dụng tài nguyên. Điều này dẫn đến tiết kiệm chi phí lâu dài cho việc sửa chữa, thay thế, và mua sắm thiết bị mới. Hơn nữa, tiết kiệm chi phí này không chỉ xuất phát từ việc giảm thiểu chi phí trực tiếp mà còn từ việc tối ưu hóa hiệu suất và năng suất tổng thể của doanh nghiệp.
Xem thêm:  Bảo trì là gì? Quản lý bảo trì máy móc thiết bị trong môi trường công nghiệp

II. Nhược điểm của Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị

1. Đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu

Một trong những nhược điểm chính của việc triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị là sự đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu đáng kể. Chi phí cài đặt, tùy chỉnh, và đào tạo nhân viên để sử dụng phần mềm này cũng là một khoản phí lớn với doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, chi phí này có thể trở thành một rào cản lớn. Họ có thể cảm thấy khó khăn để đầu tư đủ tiền để triển khai phần mềm này và có thể phải đối diện với việc cắt giảm nguồn lực từ những phần khác của doanh nghiệp để cân đối ngân sách.

2. Độ phức tạp của hệ thống

Một số phần mềm quản lý bảo trì thiết bị có thể khá phức tạp và đòi hỏi một quá trình học tập và làm quen lâu dài từ các nhân viên. Điều này có thể tạo ra khó khăn trong việc triển khai và sử dụng phần mềm, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp không có nguồn lực đào tạo đủ cho nhân viên. Độ phức tạp cũng có thể dẫn đến việc sử dụng không hiệu quả hoặc thậm chí là từ chối sử dụng phần mềm, khiến cho tiềm năng của nó không được khai thác hết.

3. Rủi ro bảo mật với bản miễn phí

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý bảo trì thiết bị cung cấp phiên bản miễn phí hoặc có giá thấp, nhưng chúng thường không đảm bảo mức độ bảo mật cao. Các phiên bản miễn phí thường có hạn chế trong việc cung cấp các tính năng bảo mật quan trọng hoặc không nhận được cập nhật bảo mật thường xuyên. Điều này tạo ra rủi ro bảo mật cho dữ liệu quan trọng và thông tin về thiết bị, đặc biệt là trong môi trường doanh nghiệp. Sự đe dọa về việc xâm nhập và lộ thông tin có thể tiềm ẩn khi sử dụng các phiên bản miễn phí hoặc rẻ tiền.

4. Khả năng thích ứng của người sử dụng

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị đôi khi gặp khó khăn trong việc thích ứng với người sử dụng. Một số người có thể gặp khó khăn trong việc làm quen và sử dụng phần mềm này, đặc biệt nếu nó có giao diện phức tạp hoặc yêu cầu kiến thức chuyên sâu về quản lý bảo trì. Điều này có thể dẫn đến sự khó khăn trong việc đào tạo nhân viên, sự chậm trễ trong việc triển khai, và nguy cơ không tận dụng hết tiềm năng của phần mềm.

III. Cách khắc phục nhược điểm Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị

Để khắc phục nhược điểm của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị, cần thực hiện một số biện pháp và thay đổi cụ thể. Dưới đây là một số cách để giải quyết các nhược điểm phổ biến của phần mềm quản lý bảo trì thiết bị:

Rủi ro bảo mật với bản miễn phí:

 

• Chọn phiên bản trả phí hoặc cao cấp: Đối với các doanh nghiệp hoặc tổ chức đòi hỏi mức độ bảo mật cao, nên xem xét việc sử dụng phiên bản trả phí hoặc cao cấp của phần mềm. Những phiên bản này thường được cung cấp với các tính năng bảo mật mạnh mẽ và hỗ trợ cập nhật thường xuyên để bảo vệ khỏi các lỗ hổng bảo mật.

• Tạo chính sách bảo mật nghiêm ngặt: Tạo và thực hiện các chính sách bảo mật nghiêm ngặt để đảm bảo rằng dữ liệu quan trọng được bảo vệ. Đào tạo nhân viên về cách duy trì an toàn thông tin và thiết lập kiểm soát truy cập là quan trọng.

Khả năng thích ứng của người sử dụng:

• Đào tạo và hỗ trợ: Cung cấp đào tạo toàn diện và hỗ trợ đối với người sử dụng phần mềm là cách quan trọng để giúp họ làm quen và sử dụng phần mềm hiệu quả. Hãy tạo các khóa đào tạo, hướng dẫn sử dụng, và tài liệu hỗ trợ để giúp người sử dụng đào tạo và tìm hiểu phần mềm dễ dàng hơn.

• Đánh giá giao diện người dùng: Đối với phần mềm có giao diện phức tạp, hãy xem xét cách cải thiện thiết kế để làm cho nó trực quan hơn và dễ sử dụng hơn. Thường xuyên thu thập phản hồi từ người sử dụng và điều chỉnh giao diện theo phản hồi đó.

Chi phí đầu tư ban đầu:

• Lập kế hoạch ngân sách: Để khắc phục vấn đề về chi phí đầu tư ban đầu, hãy lập kế hoạch ngân sách chi tiết trước khi triển khai phần mềm. Điều này giúp doanh nghiệp biết rõ các khoản chi tiêu cần phải đối mặt và đảm bảo rằng họ có sự chuẩn bị tài chính.

• Xem xét giải pháp giữa: Hãy xem xét việc sử dụng giải pháp trung gian, như các phiên bản miễn phí hoặc phần mềm mã nguồn mở, trong giai đoạn đầu để giảm thiểu chi phí đầu tư ban đầu. Sau đó, khi doanh nghiệp phát triển, họ có thể nâng cấp lên phiên bản trả phí hoặc cao cấp nếu cần.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn Đánh giá ưu và nhược điểm Phần mềm quản lý bảo trì CMMS. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị phù hợp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!