Odoo Documents: Hình thức văn phòng không giấy

Odoo Documents là một tính năng trong hệ thống Odoo được sử dụng để quản lý và chia sẻ tài liệu. Cùng với xu hướng phát triển công nghệ và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác, Odoo Documents hứa hẹn sẽ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để tiến tới mô hình văn phòng không giấy.

I. Odoo Documents là gì? 

Odoo Documents (Odoo Docs) là một mô-đun trong hệ thống Odoo ERP cho phép người dùng quản lý và sắp xếp các tài liệu và tệp trong tổ chức của họ. Nó cung cấp một kho lưu trữ tập trung để lưu trữ, chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu giữa các nhóm và phòng ban.

Giúp người sử dụng dễ dàng chia sẻ tài liệu, trao đổi thông tin và làm việc với nhau trên một nền tảng chung. Tính năng này cho phép các tài liệu được lưu trữ theo tiêu chuẩn và có thể được truy cập bất cứ khi nào và ở đâu, giúp cho công việc hợp tác và quản lý linh hoạt và hiệu quả hơn.

II. Lợi ích đột phá khi ứng dụng Odoo Documents

1. Hợp lý hóa quy trình làm việc

Người dùng có thể dễ dàng tải lên, lưu trữ và quản lý tài liệu ở một vị trí tập trung, loại bỏ nhu cầu về các tệp và thư mục phân tán. Điều này hợp lý hóa việc truy xuất và cộng tác tài liệu, tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất tổng thể.

2. Cổng email

Bằng cách sử dụng cổng email, hóa đơn thanh toán sẽ được tạo tự động từ tài liệu đã quét hoặc trực tiếp từ email nhà cung cấp. Tính năng này đơn giản hóa giao tiếp bằng cách cung cấp khả năng truy cập dễ dàng vào các tài liệu liên quan, tăng cường cộng tác và chia sẻ thông tin.

3. Phối hợp với nhóm và khách hàng

Odoo Documents cho phép cộng tác liền mạch với các nhóm nội bộ và các bên liên quan bên ngoài, chẳng hạn như khách hàng hoặc đối tác. Người dùng có thể chia sẻ tài liệu, đặt quyền truy cập và cộng tác trong thời gian thực, thúc đẩy tinh thần đồng đội hiệu quả và tăng cường sự tham gia của khách hàng.

4. Công việc thuận lợi với Ký tên điện tử

Tài liệu Odoo hỗ trợ ký điện tử, cho phép người dùng ký điện tử và quản lý phê duyệt tài liệu trong hệ thống. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu về chữ ký thủ công và cho phép quy trình phê duyệt không cần giấy tờ, tiết kiệm thời gian và giảm bớt gánh nặng hành chính.

5. Xử lý tài liệu theo đợt

Odoo Document cho phép người dùng có thể thực hiện các tác vụ hàng loạt, chẳng hạn như tải lên nhiều tệp, áp dụng thẻ hoặc siêu dữ liệu cho nhiều tài liệu hoặc chia sẻ đồng thời tài liệu với nhiều người nhận. Khả năng này hợp lý hóa việc quản lý tài liệu và giảm các tác vụ lặp đi lặp lại.

6. Tích hợp với những ứng dụng Odoo

Việc tích hợp liền mạch với các ứng dụng Odoo khác, cung cấp một hệ sinh thái gắn kết cho các hoạt động kinh doanh. Người dùng có thể liên kết tài liệu với các quy trình có liên quan, chẳng hạn như đính kèm hợp đồng mua bán với hồ sơ khách hàng hoặc tệp dự án với nhiệm vụ quản lý dự án. Sự tích hợp này đảm bảo rằng các tài liệu có thể dễ dàng truy cập trong ngữ cảnh của các hoạt động cụ thể, thúc đẩy tính nhất quán của dữ liệu và truy xuất thông tin hiệu quả.

Ví dụ: Document Odoo sẽ giúp theo dõi các phiên bản kế hoạch và bảng công tác với PLM, tạo hóa đơn nhà cung cấp chỉ bằng một cú nhấp chuột với sự trợ giúp của AI trên ứng dụng Kế toán hoặc tạo nhiệm vụ từ các tài liệu cụ thể.

III. Bộ tính năng chính của Odoo Document

1. Tài liệu

• Xem trước: Xem trước trực tuyến hầu hết các định dạng: PDF, hình ảnh, videos.

• Chat: Thảo luận trên tài liệu, ping người khác hoặc tạo các hoạt động tiếp theo để theo dõi các hoạt động cần thực hiện trên tài liệu.

• Đường link: Tải lên các tệp thông thường hoặc tạo tài liệu dưới dạng liên kết (ví dụ: tệp Google Docs).

• Người sở hữu và danh bạ: Gán tài liệu cho người dùng, khách hàng / nhà cung cấp hoặc tài liệu Odoo (hóa đơn, nhiệm vụ, sản phẩm…)

2. Sắp xếp

• Thư mục: Các thư mục phân cấp cho phép xác định bộ thẻ và tác vụ riêng cho từng nhóm việc.

• Thẻ: Đặt nhiều thẻ để sắp xếp tài liệu theo mỗi thư mục.

• Tài nguyên: Tài liệu được liên kết với tài nguyên (hóa đơn, nhiệm vụ) được tích hợp trong hệ thống quản lý tài liệu.

• Bộ lọc dễ dàng: Xác định các bộ lọc của riêng bạn và lưu những bộ lọc được sử dụng nhiều nhất vào mục bộ lọc yêu thích và bạn có thể chia sẻ với những người dùng khác.

• Chia nhỏ tệp PDF: Tách tệp PDF nhiều trang thành nhiều tài liệu; sẽ rất hữu ích nếu bạn quét nhiều tài liệu cùng lúc.

• Xử lý theo lô: Gắn thẻ, xem trước hoặc khởi chạy các tác vụ trên một bộ tài liệu cùng một lúc, để làm việc theo từng đợt.

• Lưu trữ: Khả năng lưu hoặc xóa tài liệu. Để bảo vệ dữ liệu, bạn phải lưu tài liệu trước khi được phép xóa.

• Quyền truy cập: Quyền truy cập dễ dàng tùy chỉnh theo từng thư mục.

3. Cùng hợp tác

• Chia sẻ thư mục: Chia sẻ thư mục để cho phép người dùng bên ngoài truy cập (có hoặc không có tài khoản) và cho phép họ tải lên tài liệu mới

• Chia sẻ tài liệu: Chia sẻ danh sách tài liệu với khách hàng / nhà cung cấp để hợp tác dễ dàng. Đặt ngày hết hạn của những tài liệu được chia sẻ.

• Cổng email: Cho phép mọi người tạo tài liệu bằng cách gửi email. Xác định quy tắc để tự động tạo thẻ và thư mục theo email.

4. Quy trình làm việc

• Các tác vụ tùy chỉnh: Xác định các tác vụ tự động cho mỗi thư mục, danh bạ và/hoặc tác vụ: tạo tài liệu, xử lý hóa đơn, ký, tổ chức tệp…

• Khoá/ Mở khoá: Khả năng khóa một tệp để cảnh báo người dùng khác rằng một tài liệu cụ thể đang được chỉnh sửa.

• Yêu cầu tài liệu: Khả năng tạo "tài liệu còn thiếu" và sắp xếp chúng như tài liệu thông thường, nhằm nhắc nhở người sử dụng tải lên những tài liệu này.

• Quy trình xác nhận: Dễ dàng áp dụng quy trình xác nhận tùy chỉnh với các thẻ và tác vụ tự động.

5. Tích hợp

• Quản lý dự án: Tạo nhiệm vụ từ tài liệu chỉ bằng vài cú nhấp chuột. (ví dụ: chi tiết nhiệm vụ cần chuyển đổi).

• Chữ ký điện tử: Tích hợp Odoo Tài liệu với Odoo Chữ ký để ký tài liệu hoặc yêu cầu chữ ký chỉ trong vài cú nhấp chuột.

• Hoá đơn nhà cung cấp: Tạo hóa đơn nhà cung cấp từ tài liệu dạng PDF hoặc Hình ảnh chỉ bằng một cú nhấp chuột. Trí tuệ nhân tạo AI sẽ xử lý hóa đơn tự động.

• PLM: Tích hợp các tài liệu với PLM để theo dõi các phiên bản của bản kế hoạch hoặc bảng tính trên mẫu sản phẩm hoặc đơn đặt hàng thay đổi kỹ thuật.

Tóm lại, Odoo Documents là một tính năng rất tiện ích và phù hợp với xu hướng văn phòng không giấy của các doanh nghiệp và tổ chức hiện nay. Với các ưu điểm trên, Odoo Documents đang trở thành một lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp và tổ chức trong việc quản lý và chia sẻ tài liệu.
Liên hệ IZISolution để được chuyên gia tư vấn giải pháp phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp!