Khó khăn khi triển khai Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS

Triển khai một hệ thống Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị (CMMS) có thể là một nhiệm vụ phức tạp đối với các doanh nghiệp. Có nhiều khó khăn cần vượt qua, từ việc đối mặt với chi phí đầu tư lớn đến thách thức về thời gian và nhân lực. Tuy nhiên, những khó khăn này có thể được vượt qua nếu doanh nghiệp có chiến lược và giải pháp phù hợp. Trong bài viết này, cùng IZISolution tìm hiểu về cách giải quyết những thách thức khi triển khai CMMS để đảm bảo hiệu suất và hiệu quả trong quản lý bảo trì và bảo dưỡng thiết bị.

I. Khó khăn khi triển khai phần mềm quản lý bảo trì thiết bị 

1. Chi phí đầu tư lớn

Khi nhắc đến các phần mềm quản lý bảo trì thiết bị hiện đại, việc đầu tư vào việc xây dựng hệ thống thường là một thách thức đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc sử dụng công nghệ trong sản xuất. Hầu hết các phần mềm hiện nay đều dựa trên các sản phẩm từ nước ngoài, có chi phí đáng kể, tuy nhiên chúng đảm bảo chất lượng và đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy vậy, việc hỗ trợ kịp thời khi gặp sự cố và tính linh hoạt của các sản phẩm nước ngoài vẫn còn hạn chế.

Đối với các nhà sáng tạo tại Việt Nam, đã có những tiến bộ đáng khen ngợi, nhưng vẫn còn nhiều khía cạnh cần cải thiện đối với sản phẩm Việt Nam. Đây là một thách thức lớn cho các doanh nghiệp, và việc cân nhắc kỹ lưỡng rất quan trọng, để đảm bảo rằng việc xây dựng và triển khai các sản phẩm trong nước sẽ đem lại hiệu quả và hỗ trợ tốt cho doanh nghiệp.

2. Thời gian triển khai phần mềm kéo dài

Để phát triển một phần mềm quản lý bảo trì thiết bị hiệu quả và đảm bảo chất lượng, nhà cung cấp cần dành nhiều thời gian và tập trung vào việc xây dựng dựa trên nhu cầu của các doanh nghiệp. Họ cần tạo sự hợp tác chặt chẽ với doanh nghiệp để triển khai kế hoạch. 

Doanh nghiệp cũng cần thực hiện sắp xếp nhân lực và thời gian để cung cấp dữ liệu cho phần mềm. Quá trình này có thể kéo dài, nhưng để đảm bảo chất lượng và phân tích số liệu chính xác, cần kiên nhẫn và sự liên tục trong việc trao đổi với nhà cung cấp. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được sự linh hoạt và tiết kiệm thời gian trong quá trình triển khai.

3. Hạn chế về nhân lực

 

Việc ứng dụng phần mềm quản lý bảo trì thiết bị không chỉ phụ thuộc vào công nghệ mà còn phải tập trung vào việc thay đổi cách làm việc của đội ngũ kỹ thuật. Điều này đòi hỏi sự hỗ trợ và hướng dẫn cho họ để họ có kiến thức về việc sử dụng công nghệ. Mặc dù có thể gây khó khăn ban đầu, nhưng sự thay đổi này sẽ giúp đội ngũ kỹ thuật giảm áp lực và tối ưu hóa quy trình làm việc.

Ngoài việc triển khai phần mềm, doanh nghiệp cần cung cấp cơ hội cho nhân viên tiếp xúc và học hỏi về công nghệ. Việc này là bước quan trọng trong việc phát triển văn hóa công nghiệp và giúp tất cả mọi người, từ lãnh đạo đến nhân viên, nắm vững cách thức vận hành công nghệ.

4. Phân loại và tập hợp dữ liệu phức tạp

Sự đa dạng của dữ liệu bảo trì, từ thông tin về thiết bị đến lịch sử bảo trì và sự cố, tạo ra thách thức trong việc phân loại và quản lý chúng. Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, bao gồm máy móc, thiết bị IoT và hệ thống ERP, yêu cầu kỹ thuật và quản lý dữ liệu thông minh. Tự động hóa thu thập dữ liệu thông qua máy quét mã vạch, cảm biến IoT và hệ thống tự động là một bước quan trọng.

Lưu ý, bảo mật dữ liệu là một vấn đề quan trọng, đặc biệt khi dữ liệu chứa thông tin nhạy cảm về tài sản và hệ thống của tổ chức. Điều này đòi hỏi quy trình bảo mật mạnh mẽ và quản lý truy cập chặt chẽ.

5. Khó tích hợp với hệ thống hiện có

Một thách thức phổ biến khác khi sử dụng CMMS để quản lý kho thiết bị là tích hợp nó với các hệ thống và phần mềm khác trong doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể cần kết nối CMMS với các hệ thống như ERP, hệ thống kế toán, hoặc máy quét mã vạch, thẻ RFID, hoặc cảm biến IoT. 

Nếu phần mềm CMMS không tương thích hoặc không thể tương tác với những hệ thống và thiết bị này, có thể gặp các vấn đề như sao chép dữ liệu, không đồng nhất hoặc mất dữ liệu, hoặc giảm hiệu suất. Để giải quyết điều này, doanh nghiệp cần lựa chọn một CMMS hỗ trợ tích hợp và tương thích hoặc sử dụng dịch vụ và công cụ của bên thứ ba để hỗ trợ việc trao đổi và đồng bộ hóa dữ liệu

II. Giải pháp vượt thách thức

1. Giải pháp vượt thách thức về Chi phí đầu tư lớn

 

Lựa chọn phân loại phần mềm dựa trên nguồn lực: Cân nhắc việc chọn phần mềm dựa trên khả năng tài chính của bạn. Có thể tìm phần mềm có giá thấp hơn hoặc xem xét lựa chọn các tùy chọn tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn.

Xem thêm: Cách lựa chọn Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS phù hợp

Bật mí 5 Công ty cung cấp phần mềm quản lý Bảo trì CMMS uy tín

Kế hoạch quản lý nguồn lực: Tạo kế hoạch quản lý nguồn lực kỹ lưỡng để tối ưu hóa chi phí và tài nguyên. Điều này bao gồm việc ước tính nguồn lực cần thiết và lên kế hoạch cho sự đào tạo và triển khai hiệu quả.

Xem thêm: Kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị và lập lịch bảo trì: hướng dẫn, bảng mẫu

Chi phí triển khai phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS: Bảng giá và phân loại

2. Giải pháp vượt thách thức về Thời gian triển khai phần mềm kéo dài

Xác định mục tiêu cụ thể: Đảm bảo rằng bạn đã xác định rõ mục tiêu cụ thể và kế hoạch triển khai. Điều này giúp giảm thiểu sự trễ hẹn và mất thời gian không cần thiết.

Chia nhỏ dự án: Phân chia triển khai thành các giai đoạn nhỏ hơn để quản lý dễ dàng và đảm bảo rằng từng giai đoạn đạt được kết quả mong muốn.

3. Giải pháp vượt thách thức về Hạn chế về nhân lực

Đào tạo nhân lực: Cung cấp đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng phần mềm hiệu quả. Điều này cải thiện sự tự tin và khả năng sử dụng công cụ mới.

Thuê hoặc hợp tác với chuyên gia: Nếu bạn thiếu kỹ năng nội bộ, bạn có thể thuê hoặc hợp tác với chuyên gia hoặc nhà cung cấp dịch vụ ngoại vi để hỗ trợ triển khai.

4. Giải pháp vượt thách thức về Phân loại và tập hợp dữ liệu phức tạp

Sử dụng giải pháp tự động hoá: Cân nhắc việc sử dụng giải pháp tự động hoá hoặc công nghệ như trí tuệ nhân tạo (AI) để phân loại và tập hợp dữ liệu tự động.

Phát triển quy trình làm việc: Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng và hiệu quả để đảm bảo dữ liệu được tập hợp một cách hợp lý.

5. Giải pháp vượt thách thức về Khó tích hợp với hệ thống hiện có

Tích hợp API và giao diện: Tìm phần mềm CMMS có khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có của bạn thông qua API hoặc giao diện người dùng đơn giản.

Sử dụng dịch vụ bên thứ ba: Nếu tích hợp phức tạp, bạn có thể xem xét việc sử dụng dịch vụ của bên thứ ba hoặc giải pháp tích hợp để giảm bớt gánh nặng.

Khi doanh nghiệp áp dụng chiến lược đúng đắn và các giải pháp tối ưu, những khó khăn này có thể vượt qua. Việc thành công trong triển khai CMMS đồng nghĩa với việc cải thiện hiệu suất và giảm chi phí bảo trì thiết bị, mang lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Hãy cân nhắc kỹ và sẵn sàng đối mặt với những thách thức này để đảm bảo hệ thống CMMS hoạt động hiệu quả và hiệu suất của doanh nghiệp tăng lên.

Liên hệ IZISolution để được chuyên gia tư vấn giải pháp phần mềm tháo gỡ những khó khăn trong hoạt động quản lý doanh nghiệp nói chung và bảo trì thiết bị nói riêng.
Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS