Kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị và lập lịch bảo trì: hướng dẫn, bảng mẫu

Kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị và lập lịch bảo trì đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì hiệu suất và sự an toàn của một doanh nghiệp. Việc duy trì thiết bị và máy móc đòi hỏi sự quan tâm đều đặn và có kế hoạch để đảm bảo rằng chúng hoạt động ổn định và không gây ra sự cản trở đối với hoạt động kinh doanh. 

Cùng IZISolution khám phá tầm quan trọng của việc thiết lập một kế hoạch bảo trì hợp lý, cùng với cách lập bảng kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị.

Xem thêm: Bảo trì là gì? Quản lý bảo trì máy móc thiết bị trong môi trường công nghiệp

I. Tầm quan trọng của kế hoạch bảo trì

Vào những năm 1980, DuPont đã tiến hành một nghiên cứu quy mô lớn về hoạt động bảo trì và chất lượng. Nghiên cứu này đã được triển khai trên hơn 3500 địa điểm tại Bắc Mỹ, Châu Âu và Nhật Bản, và kết quả của nó vẫn được tham khảo cho đến ngày nay. Những kết luận đáng chú ý của nghiên cứu:

- 5% trong số các công ty hàng đầu thực hiện chuẩn chỉ việc  lập kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị và lập lịch bảo trì. 

- Năng suất trong lĩnh vực bảo trì thường thấp, thường chỉ chiếm khoảng từ 20 đến 30%. Chẳng hạn, trong một ngày làm việc 10 giờ, đội ngũ kỹ thuật trung bình chỉ dành 2-3 giờ cho công việc bảo trì thực tế, hoặc ít hơn. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp phải chi trả số tiền lương hàng tháng lớn hơn nhiều so với thời gian công việc thực sự của đội ngũ kỹ thuật.

Tuy nhiên, điều này không phải là do đội ngũ nhân viên làm việc không hiệu quả hoặc lười biếng. Thay vào đó, điều này phản ánh việc lên kế hoạch và tổ chức công việc không hiệu quả.

- Trong trường hợp của các tổ chức có quy trình lập kế hoạch và lịch trình bảo trì hiệu quả, họ có thể tăng năng suất lên đến 45%. Và với việc liên tục cải thiện kế hoạch, họ có thể đạt được mức năng suất đáng chú ý lên đến 55% hoặc 60%.

Cụ thể một số lợi ích quan trọng của việc bảo trì theo kế hoạch và lịch trình:

• Tiết kiệm thời gian và nguồn lực: Bảo trì theo kế hoạch giúp ngăn ngừa sự cố và hỏng hó bất ngờ, từ đó giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực so với việc sửa chữa sau khi sự cố đã xảy ra. Điều này có thể giảm thiểu thời gian dừng hoạt động và tăng hiệu suất làm việc.

• Tăng tuổi thọ của tài sản: Việc thực hiện bảo trì theo lịch trình giúp duy trì tài sản và thiết bị trong tình trạng tốt nhất, từ đó kéo dài tuổi thọ của chúng. Điều này giúp tránh được việc phải đầu tư vào việc thay thế sớm hoặc sửa chữa đắt đỏ.

• Tăng đáng tin cậy và sự ổn định: Bảo trì kế hoạch và lịch trình giúp đảm bảo rằng hệ thống hoạt động một cách ổn định và đáng tin cậy. Điều này làm giảm nguy cơ gián đoạn trong sản xuất hoặc cung ứng dịch vụ, cải thiện hài lòng của khách hàng và tạo ra uy tín cho tổ chức.

• Tiết kiệm chi phí dự phòng: Khi bạn biết được khi nào cần thực hiện bảo trì, bạn có thể dự trù nguồn lực và vật liệu cần thiết trước. Điều này giúp tránh việc lưu trữ dự phòng không cần thiết và giảm thiểu lãng phí.

• Đảm bảo an toàn: Bảo trì định kỳ giúp đảm bảo rằng tất cả các yếu tố an toàn được kiểm tra và tuân theo. Điều này làm giảm nguy cơ tai nạn và chấn thương cho người lao động và người sử dụng cuối.

Bạn đang gặp khó khăn trong quản lý tài sản và thiết bị của doanh nghiệp một cách hiệu quả? Việc sử dụng các phương pháp thủ công như Zalo, giấy tờ, gọi điện thoại, bảng tính để báo cáo dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch, thất thoát thông tin và khiến cấp trên không thể nắm bắt kịp thời tình hình. 

Hơn nữa, việc sử dụng các phần mềm khác như quản lý nhân sự, kế toán, bán hàng... tuy hữu ích nhưng lại không đáp ứng đầy đủ nhu cầu chuyên sâu cho công tác quản lý Tài sản & Bảo trì. Doanh nghiệp có thể đã triển khai Phần mềm Quản lý tài sản, tuy nhiên, phần mềm này lại thiếu chức năng quản lý nhiệm vụ bảo trì cho từng thiết bị, tài sản cụ thể. 

MỌI KHÓ KHĂN trên sẽ được THÁO GỠ trong Webinar TỐI ƯU HOÁ VẬN HÀNH VỚI HỆ THỐNG PHẦN MỀM QUẢN TRỊ TÀI SẢN & BẢO TRÌ THIẾT BỊ. Trong Webinar này, bạn sẽ có được một góc nhìn tổng quan về quản lý tài sản và bảo trì thiết bị. Bên cạnh đó là khám phá giải pháp toàn diện với Phần mềm Quản lý Tài sản và Bảo trì Thiết bị. Chia sẻ những câu chuyện ÁP DỤNG - THAY ĐỔI từ các doanh nghiệp đã áp dụng thành công phần mềm.

II. Sự khác nhau giữa lập kế hoạch bảo trì và lập lịch bảo trì?

Mối quan hệ giữa việc lên kế hoạch và việc lập lịch bảo trì là rất chặt chẽ và có sự tương tác mạnh mẽ giữa chúng trong quá trình quản lý và thực hiện dự án bảo trì. Trước khi bạn có thể lập lịch bảo trì, bạn cần lập kế hoạch. Lập kế hoạch bảo trì liên quan đến việc xác định phạm vi, mục tiêu, nguồn lực, và các yêu cầu của dự án bảo trì. Kế hoạch này là cơ sở cho việc xác định thời gian trong lịch trình.

Trong quá trình lập kế hoạch bảo trì, bạn phải phân tích các nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện để hoàn thành dự án. Đây là bước quan trọng trong việc xác định các phần tử cơ bản cho việc lên lịch. Sau khi bạn đã xác định công việc cụ thể, bạn có thể lập lịch bảo trì. Lịch trình sẽ xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ, tạo ra một biểu đồ thời gian chi tiết cho toàn bộ dự án bảo trì.

Ngược lại lập lịch bảo trì cần xem xét sự sẵn có của tài nguyên như nhân lực, vật liệu, và thiết bị. Thông qua việc lập kế hoạch, bạn có thể xác định cách phân chia tài nguyên cho từng nhiệm vụ theo lịch trình.

III. Các bước tạo kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị

1. Xác định mục tiêu và phạm vi của kế hoạch

Xác định mục tiêu và phạm vi của kế hoạch là bước quan trọng nhất đối với mọi người tham gia vào quá trình lập kế hoạch bảo trì thiết bị. Không hiểu rõ những yêu cầu, phạm vi cụ thể của kế hoạch này sẽ dẫn đến việc thực hiện kế hoạch không phản ánh đúng đặc điểm hoạt động của thiết bị, cơ cấu, và tình hình sản xuất thực tế của nhà máy. Điều nghiêm trọng hơn là kế hoạch có thể không đáp ứng đúng các tiêu chuẩn hoạt động của máy móc được đề ra bởi người quản lý. Vì vậy, để đảm bảo hiệu quả tối đa của kế hoạch bảo trì thiết bị, việc xác định rõ những yêu cầu về nhiệm vụ này là bước quan trọng hàng đầu.

2. Thu thập thông tin về máy móc và thiết bị cần bảo trì

- Thu thập dữ liệu về việc kiểm tra thiết bị để hoạch định kế hoạch bảo dưỡng cho từng phân xưởng, nhà máy:

Tiến hành kiểm tra các thiết bị trong nhà máy để thu thập thông tin về hoạt động của chúng, từ đó xây dựng kế hoạch bảo dưỡng. Quá trình này cần đi sâu vào từng loại thiết bị để hiểu rõ những công việc cần thực hiện, bao gồm sửa chữa, làm sạch, tân trang, hoặc thay thế. Bên cạnh đó, việc thu thập thông tin về bảo dưỡng cũng cần phải xảy ra trong quá trình vận hành, chẳng hạn thông qua phòng vận hành, để phát hiện sự cố và hỏng hóc của các thiết bị quay.

- Những cơ sở, yêu cầu đối với việc bảo trì, bảo dưỡng:

Cơ sở này chính là kế hoạch sản xuất, bao gồm kế hoạch sản phẩm từ đầu đến cuối. Điều quan trọng là đảm bảo rằng quy trình sản xuất diễn ra mà không gặp sự cố hoặc lỗi trong sản phẩm. Do đó, kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị cần phải bao gồm cả các biện pháp sửa chữa và bảo trì trong mọi giai đoạn của quy trình sản xuất.

Hơn nữa, doanh nghiệp cần tập trung vào việc nắm rõ các hạng mục quan trọng đòi hỏi kế hoạch bảo trì và lựa chọn phương pháp bảo trì phù hợp với lĩnh vực sản xuất của họ.

3. Xác định chu kỳ, thời gian bảo trì 

Lên kế hoạch thời gian bảo trì trong quy trình quản lý thiết bị đôi khi gặp khó khăn lớn nhất trong việc điều chỉnh với lịch sản xuất. Kinh nghiệm đóng vai trò quan trọng nhất trong việc xây dựng kế hoạch bảo trì thiết bị để đảm bảo hiệu suất tối ưu. Tiếp đó, nguồn nhân lực và thiết bị cũng được cân nhắc kỹ lưỡng. Quy trình bảo trì cần phải tuân theo các quy định của nhà máy và phân xưởng để tối ưu hóa sử dụng thời gian và tài nguyên.

Để giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động, một điểm quan trọng là loại bỏ thời gian trống rỗng không sản xuất, ngừng hoạt động, và tận dụng những thời gian này cho công việc bảo trì. Do đó, người lập kế hoạch cần phải có khả năng tạo ra kế hoạch thời gian cho việc bảo trì sao cho nó phù hợp với thời gian làm việc của nhà máy và nhân lực, bao gồm cả công việc kiểm tra và chuẩn bị cho việc bảo dưỡng trong khi nhà máy vẫn hoạt động.

Mục tiêu cuối cùng khi lập kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị là đảm bảo sự hiệu quả tối đa của nguồn nhân lực và tài liệu. Để đạt được điều này, người lập kế hoạch cần phải tạo ra kế hoạch có phạm vi rộng hơn có thể áp dụng cho toàn bộ nhà máy. Trong kế hoạch này, quan trọng là phân biệt thời gian hoạt động an toàn và thời gian ngưng hoạt động sản xuất để phục vụ cho công việc bảo trì và bảo dưỡng. Thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động kiểm tra và bảo dưỡng trước đây là rất quan trọng và có thể cung cấp dữ liệu cụ thể hơn cho kế hoạch.

Nếu trong kế hoạch bảo trì có hạng mục bảo trì cho các thiết bị lâu năm, bạn nên đặt nhiệm vụ bảo dưỡng ngay sau khi thiết bị kết thúc hoạt động. Điều này sẽ giúp bạn thu thập thông tin quan trọng và chính xác nhất.

4. Quy định công việc bảo trì cụ thể

Việc xác định quy định công việc bảo trì thiết bị cụ thể là một phần quan trọng trong quản lý và duy trì hệ thống công nghiệp, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp như sản xuất, dịch vụ và vận hành cơ sở hạ tầng. Quy định này giúp đảm bảo rằng thiết bị được duy trì đúng cách, giúp tăng hiệu suất và tuổi thọ của chúng, đồng thời đảm bảo an toàn cho cả công nhân và môi trường.

Sau việc xác định loại thiết bị cụ thể mà công ty sở hữu và các yêu cầu riêng về bảo trì. Quy định công việc cần xác định các tiêu chuẩn an toàn và môi trường áp dụng cho công việc bảo trì. Nó đảm bảo rằng mọi người thực hiện công việc một cách an toàn và tuân theo các quy tắc bảo vệ môi trường.

Cuối cùng, quy định cần được theo dõi và đánh giá định kỳ để đảm bảo tính hiệu quả và cải tiến liên tục. Việc bảo trì không chỉ là công việc định kỳ mà còn là một quá trình học hỏi liên tục để cải thiện hiệu suất và đảm bảo an toàn.

5. Xác định nguồn lực và người chịu trách nhiệm

Cần định rõ các trách nhiệm và vai trò của từng người trong tổ chức. Người quản lý bảo trì cần xác định ai sẽ thực hiện công việc bảo trì hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, và hàng năm. Điều này bao gồm việc lên lịch bảo trì định kỳ, xác định các thao tác cụ thể, và quy định quy trình kiểm tra và thay thế linh kiện khi cần.

Xác định nguồn nhân lực tham gia trong kế hoạch bảo trì thiết bị đòi hỏi sự chuẩn bị tổ chức kỹ lưỡng. Lập kế hoạch không chỉ phải tuân theo tiêu chuẩn và yêu cầu của người quản lý, mà còn đặc biệt quan tâm đến việc sắp xếp nguồn nhân lực sao cho hiệu quả nhất.

Người lập kế hoạch cần phải tận dụng tối đa nguồn lực có sẵn, phân chia chúng sao cho phù hợp với từng hạng mục bảo trì và phạm vi thực hiện công tác bảo trì. Ngoài nhân lực, cũng cần xem xét sự đóng góp của vật lực trong kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị. Đây bao gồm các tài liệu và thiết bị luôn được sẵn có để dự phòng, cung cấp nguồn nguyên liệu và vật liệu cần thiết cho bảo trì trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Thông thường, việc chọn thiết bị dự phòng và quản lý nguyên liệu và vật liệu dự trữ phải dựa trên kinh nghiệm của những người tham gia trực tiếp vào kế hoạch bảo trì.

IV. Hướng dẫn lập bảng kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị

1. Mục đích của bảng kế hoạch bảo trì

Bảng kế hoạch bảo trì là một công cụ quan trọng trong quản lý và duy trì hệ thống sản xuất hoặc sử dụng công cụ, máy móc và thiết bị trong các môi trường công nghiệp, sản xuất, hoặc dịch vụ. Bảng kế hoạch bảo dưỡng này thường được tạo ra với các mục tiêu sau:

• Theo dõi và duy trì hiệu suất tốt của các thiết bị này.

• Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị luôn được bảo trì kịp thời và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn và không gây nguy hiểm cho nhân viên

• Lập kế hoạch và quản lý tài sản từ đó tối ưu hóa thời gian và nguồn lực

• Giám sát chi phí

2. Tạo bảng kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị

Để tạo một bảng kế hoạch bảo dưỡng máy móc và thiết bị với các mục thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, công việc cần thực hiện, và người phụ trách, bạn có thể sử dụng các công cụ như Microsoft Excel hoặc Google Sheets hoặc sử dụng phần mềm quản lý bảo trì chuyên nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể để tạo một bảng kế hoạch bảo dưỡng:

Bảng kế hoạch bảo dưỡng máy móc thiết bị thường bao gồm các mục: Đầu mục công việc bảo trì, thời gian bắt đầu kết thúc, người phụ trách, chi phí bảo trì,...

• Sau khi liệt kê tất cả các máy móc và thiết bị cần bảo dưỡng. Hãy đảm bảo ghi chính xác tên của từng máy móc và thiết bị trong cột đầu tiên.

• Tạo các cột cho thời gian bắt đầu và kết thúc: Tạo hai cột riêng biệt để ghi thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc bảo dưỡng. Bạn có thể đặt tiêu đề cho hai cột này, ví dụ: "Thời gian bắt đầu" và "Thời gian kết thúc".

• Tạo cột cho công việc cần thực hiện: Tạo một cột để ghi rõ công việc cần thực hiện cho từng máy móc và thiết bị. Bạn có thể đặt tiêu đề cho cột này là "Công việc cần thực hiện".

• Tạo cột cho người phụ trách: Tạo một cột để chỉ định người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện công việc bảo dưỡng cho từng máy móc và thiết bị. Đặt tiêu đề cho cột này là "Người phụ trách".

• Các cột khác: Tùy vào mục đích của doanh nghiệp mà có thể thêm các mục khác trong bảng.

V. Mẫu kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị

1. Mẫu kế hoạch bảo trì

Dưới đây là mẫu kế hoạch Bảo trì, bảo dưỡng phòng máy tính, phòng Lab, phòng thực hành của một trường học:
 

2. Mẫu bảng kế hoạch bảo trì

VI. Dễ dàng tạo kế hoạch bảo trì với phần mềm iCMMS

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị iCMMS là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp bạn dễ dàng tạo kế hoạch bảo trì hiệu quả cho hệ thống và thiết bị của mình. Với iCMMS, việc quản lý và duyệt qua các công việc bảo trì, lên kế hoạch cho các hoạt động kiểm tra, sửa chữa và bảo dưỡng trở nên đơn giản hơn bao giờ hết.

Với lợi thế, giao diện dễ sử dụng, cho phép bạn xác định các tài sản cần bảo trì, lên lịch trình công việc theo thời gian và tài nguyên sẵn có. Ngoài ra, iCMMS còn hỗ trợ theo dõi tiến độ thực hiện công việc, lên kế hoạch tự động dựa trên chu kỳ bảo trì, và tạo ra các báo cáo chi tiết về hiệu suất của hệ thống.

Với iCMMS, bạn có thể đảm bảo rằng hệ thống của bạn luôn hoạt động ổn định và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu nguy cơ hỏng hóc và giảm tối thiểu sự gián đoạn trong quá trình sản xuất hoặc vận hành. Đây là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp và tổ chức muốn duy trì sự ổn định và tăng cường hiệu suất.

Xem thêm:  Bảo trì là gì? Quản lý bảo trì máy móc thiết bị trong môi trường công nghiệp
KPIs trong bảo trì máy móc thiết bị: Cách xây dựng và theo dõi chỉ số KPI

Trên đây là Kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị và lập lịch bảo trì. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bảo trì thiết bị iziCMMS. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!