Top 5 app quản lý nhân sự miễn phí được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Theo thống kê của WE ARE SOCIAL, đến đầu năm 2023, Việt Nam có 77,93 triệu người dùng Internet (chiếm 79,1% tổng dân số). Việt Nam có một lượng người sử dụng Internet lớn như vậy phần lớn nhờ vào sự phổ biến của điện thoại di động. Với việc sở hữu một trong tỷ lệ smartphone cao nhất khu vực, dịch vụ Internet di động đang ngày càng trở nên phổ biến và dễ tiếp cận. 

Điều này cho thấy các thiết bị di động, đặc biệt là Smartphone đã và đang là một trong những thiết bị kết nối được quan tâm bậc nhất nhờ sự tiện lợi và giá thành của nó.

Áp dụng xu hướng này trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự dành cho thiết bị di động miễn phí cũng như trả phí. Tuy nhiên, các app quản lý nhân sự miễn phí luôn nhận được sự quan tâm của đông đảo doanh nghiệp hiện nay. Trong bài viết này, chúng ta sẽ điểm qua top 5 ứng dụng quản lý nhân sự miễn phí được sử dụng phổ biến nhất. Hãy cùng IZISolution khám phá ngay sau đây!

I. App quản lý nhân sự là gì?

App quản lý nhân sự là chương trình ứng dụng dành riêng cho thiết bị di động như tablet hay smartphone cho phép người dùng có thể sử dụng để quản lý nhân sự ngay trên thiết bị điện thoại di động đó.

Tính năng của App quản lý nhân sự

Các ứng dụng quản lý nhân sự thường cung cấp một loạt các tính năng và mô-đun bao gồm:

• Quản lý thông tin nhân viên: Lưu trữ và quản lý dữ liệu nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, thông tin liên hệ, lịch sử việc làm, hồ sơ hiệu suất và tài liệu.

• Theo dõi thời gian và điểm danh: Ghi lại giờ làm việc của nhân viên, quản lý yêu cầu nghỉ phép và theo dõi điểm danh để đảm bảo xử lý bảng lương chính xác.

• Tuyển dụng và theo dõi ứng viên: Quản lý quy trình tuyển dụng, tạo tin tuyển dụng, chấp nhận đơn đăng ký, sàng lọc ứng viên và theo dõi tiến trình của họ thông qua quy trình tuyển dụng.

• Quản lý hiệu suất: Thiết lập và theo dõi các mục tiêu, tiến hành đánh giá hiệu suất, cung cấp phản hồi và quản lý các kế hoạch cải thiện hiệu suất.

• Đào tạo và phát triển: Quản lý các chương trình đào tạo nhân viên, theo dõi việc hoàn thành các khóa học và xác định các lỗ hổng kỹ năng.

• Quản lý tiền lương và phúc lợi: Tính lương, quản lý các khoản khấu trừ thuế, xử lý các chương trình phúc lợi và tạo cuống phiếu lương.

• Nhân viên tự phục vụ: Cho phép nhân viên truy cập và cập nhật thông tin cá nhân của họ, gửi yêu cầu nghỉ phép, xem cuống phiếu lương và truy cập các chính sách và tài liệu của công ty ngay trên di động.

• Phân tích và báo cáo: Tạo báo cáo và phân tích dữ liệu nhân sự để hiểu rõ hơn về xu hướng lực lượng lao động, hiệu suất của nhân viên và các chỉ số liên quan đến nhân sự khác.

• Quản lý nhân sự ngay trên thiết bị di động

Xem thêm: Chức năng của phần mềm quản lý nhân sự

II. Lợi ích của ứng dụng quản lý nhân sự mang lại

Mọi tính năng trên máy tính để bàn có đủ trên thiết bị di động và máy tính bảng

Các công cụ quản lý nhân sự rất phức tạp và thường cồng kềnh, nhưng nhờ tiến bộ trong công nghệ di động mà có thể mang chức năng cấp hệ thống đến các thiết bị di động và máy tính bảng. Giờ đây, bạn có thể đặt sức mạnh của phần mềm quản lý nhân sự đều trong lòng bàn tay. 

Phần mềm quản lý nhân sự tiên tiến với các công cụ di động mạnh mẽ cho phép tích hợp toàn bộ chức năng của hệ thống mà doanh nghiệp mong đợi sử dụng trên máy tính để bàn, một phần mềm quản lý nhân sự tại chỗ, có thể dễ dàng truy cập từ thiết bị di động. 

Lý tưởng để làm việc từ xa

Phần mềm quản lý nhân sự di động đã nhanh chóng trở thành một công cụ cần thiết cho các nhân viên hiện đang làm việc tại nhà, ngoài công việc, tại các địa điểm của khách hàng hoặc bất cứ nơi nào trên toàn cầu. Đây là một công cụ hiệu quả dành cho các nhân viên như: kỹ thuật viên hiện trường, nhân viên bán hàng, những người có thể truy cập thông tin hoạt động,... khi đang di chuyển. Người quản lý cũng như nhân sự có thể truy cập app ở bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Sử dụng app quản lý nhân sự trên thiết bị nhỏ gọn như mobile không có nghĩa là nó bị giới hạn các chức năng và tính năng. App quản lý nhân sự còn có những chức năng tương tự các phần mềm nhân sự khác như:

Tăng hiệu quả

Các app quản lý nhân sự tự động hóa và hợp lý hóa các quy trình nhân sự khác nhau, giảm công việc thủ công và các tác vụ hành chính. Điều này cải thiện hiệu quả của các hoạt động nhân sự, cho phép các chuyên gia nhân sự tập trung vào các sáng kiến ​​chiến lược và các nhiệm vụ có giá trị cao hơn.

Cải thiện độ chính xác của dữ liệu

Với ứng dụng quản lý nhân sự, dữ liệu nhân viên được tập trung và lưu trữ kỹ thuật số, giảm nguy cơ xảy ra lỗi và dữ liệu không nhất quán. Điều này đảm bảo thông tin nhân viên chính xác và cập nhật, điều cần thiết cho các hoạt động nhân sự như bảng lương, đánh giá hiệu suất và báo cáo tuân thủ.

Nâng cao khả năng tự phục vụ của nhân viên

Các app quản lý nhân sự thường bao gồm cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên, cho phép nhân viên truy cập và cập nhật thông tin cá nhân của họ, yêu cầu thời gian nghỉ, xem cuống lương và truy cập các chính sách của công ty. Điều này trao quyền cho nhân viên, cải thiện giao tiếp và giảm gánh nặng hành chính cho nhân viên nhân sự.

Hợp lý hóa quy trình tuyển dụng và giới thiệu

Các ứng dụng nhân sự cung cấp các tính năng như hệ thống theo dõi ứng viên, giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng bằng cách quản lý các tin tuyển dụng, đơn ứng viên và lên lịch phỏng vấn. Ngoài ra, chúng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giới thiệu suôn sẻ bằng cách tự động hóa quy trình thủ tục giấy tờ, quản lý tài liệu và đào tạo.

Tuân thủ và báo cáo tốt hơn

Các app quản lý nhân sự có thể hỗ trợ quản lý tuân thủ bằng cách đảm bảo tuân thủ luật lao động, quy định và chính sách của công ty. Họ thường cung cấp khả năng báo cáo, tạo báo cáo và phân tích nhân sự giúp theo dõi các số liệu chính, theo dõi xu hướng và hỗ trợ quá trình ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Quản lý hiệu suất được cải thiện

Cho phép các quy trình quản lý hiệu suất có cấu trúc bằng cách cung cấp các công cụ để thiết lập mục tiêu, đánh giá hiệu suất và phản hồi. Điều này thúc đẩy các cuộc thảo luận về hiệu suất thường xuyên, điều chỉnh các mục tiêu của nhân viên với các mục tiêu của tổ chức và tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và cải thiện hiệu suất.

Đào tạo và phát triển hiệu quả

Giúp quản lý các chương trình đào tạo và phát triển của nhân viên bằng cách theo dõi quá trình hoàn thành đào tạo, xác định khoảng cách kỹ năng và tạo điều kiện cung cấp các khóa học hoặc tài nguyên học tập trực tuyến. Điều này đảm bảo nhân viên được đào tạo cần thiết và hỗ trợ học tập liên tục và phát triển chuyên môn.

Chia sẻ thông tin và tài liệu tập trung

Đóng vai trò là kho lưu trữ trung tâm cho các tài liệu, chính sách và thủ tục liên quan đến nhân sự. Điều này đơn giản hóa việc quản lý tài liệu, cải thiện khả năng truy cập và đảm bảo chia sẻ thông tin nhất quán trong toàn tổ chức.

III. 5 app quản lý nhân sự miễn phí

1. App quản lý nhân sự excel

Mặc dù Excel cũng có phiên bản thiết kế riêng dưới dạng ứng dụng Quản lý nhân sự dành cho thiết bị di động, nhưng nó có thể được sử dụng cho các chức năng nhân sự cơ bản như quản lý dữ liệu nhân viên, triển khai chính sách, xây dựng, quân lý nhân sự, giúp công ty xây dựng đội ngũ nhân viên.

Excel đem lại một số lợi ích như:

• Thao tác trên Excel đều đơn giản, dễ dàng sử dụng và phù hợp cho mọi đối tượng.

• Các biểu mẫu bảng biểu quản trị nhân sự đa dạng, phù hợp với các nhu cầu sử dụng

• Dùng Excel quản trị nhân sự doanh nghiệp sẽ không phải trả bất kỳ chi phí nào khi sử dụng.

Tuy nhiên Excel cũng có những mặt hạn chế:

• Dữ liệu lưu trữ phân tán, khó kiểm soát

• Excel không có chế độ bảo mật nên rất dễ xảy ra tình trạng mất dữ liệu. Nếu người quản trị mất tài khoản sẽ có khả năng làm rò rỉ thông tin của doanh nghiệp 

• Excel không có khả năng tích hợp với các phần mềm chuyên dụng dùng trong quản lý nhân sự

• Khó khăn khi muốn mở rộng quy mô doanh nghiệp

• App mobile khó sử dụng

2. App quản lý nhân sự SimpleHRM

SimpleHRM là một ứng dụng quản lý nhân sự độc đáo được thiết kế để giúp các doanh nghiệp quản lý tài nguyên con người của họ một cách hiệu quả và tiện lợi. Với SimpleHRM, việc quản lý thông tin nhân viên, lịch làm việc, chấm công, và nhiều tác vụ khác trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Ưu điểm của SimpleHRM:

• Dễ sử dụng: Giao diện người dùng thân thiện và dễ sử dụng giúp người quản lý và nhân viên dễ dàng tương tác với hệ thống mà không cần đào tạo đặc biệt.

• Tích hợp linh hoạt: SimpleHRM có khả năng tích hợp với các ứng dụng và hệ thống khác như email, lịch làm việc, và các ứng dụng quản lý dự án, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và truyền thông trong công ty.

• Bảo mật cao: Hệ thống bảo mật mạnh mẽ đảm bảo rằng thông tin nhân viên quan trọng không bị rò rỉ hoặc truy cập bởi những người không được phép.

• Thống kê và báo cáo: SimpleHRM cung cấp các công cụ mạnh mẽ để tạo ra các báo cáo về nhân sự, thống kê về lương thưởng, và nhiều thông tin quan trọng khác để hỗ trợ quyết định kinh doanh.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý một số nhược điểm của SimpleHRM:

• Đào tạo: Mặc dù giao diện dễ sử dụng, nhưng vẫn cần một thời gian đào tạo nhân viên để sử dụng hệ thống một cách hiệu quả.

• Phụ thuộc vào công nghệ: SimpleHRM dựa vào công nghệ, và do đó, có thể gặp khó khăn trong trường hợp có sự cố kỹ thuật hoặc cần cập nhật thường xuyên.

Về chi phí sử dụng App quản lý nhân sự Simple HRM thì có hai phiên bản sử dụng là phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí. Với phiên bản miễn phí thì bạn sẽ được sử dụng miễn phí trong vòng 30 ngày. Đối với phiên bản trả phí thì mức giá không quá cao, Simple HRM cũng là giải pháp phù hợp với các công ty vừa và nhỏ.

3. App quản lý nhân sự miễn phí Web Human Resource (WebHR)

WebHR là một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí dựa trên nền tảng Website, mục tiêu phục vụ các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Với khả năng giúp quản lý tổng quan tình hình nhân sự, bao gồm việc quản lý lương nhân viên, đánh giá sự biến động nhân sự, và nhiều tính năng khác, WebHR giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng nhân sự của họ. Ứng dụng này cung cấp miễn phí cho lên tới 10 người sử dụng, và đã được nhiều người tin dùng hiện nay.

Ưu điểm chính của Web Human Resource là tính miễn phí của nó. Điều này giúp các doanh nghiệp nhỏ và khởi nghiệp tiết kiệm được chi phí quản lý nhân sự, trong khi vẫn có được một công cụ mạnh mẽ để quản lý thông tin về nhân viên, hồ sơ, lương bổng, và nhiều khía cạnh khác liên quan đến quản lý nhân sự. Ứng dụng này cũng có khả năng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, giúp người dùng dễ dàng truy cập và cập nhật thông tin bất kể ở đâu.

Tuy nhiên, nhược điểm của Web Human Resource miễn phí là nó có giới hạn về tính năng so với các giải pháp trả phí. Các ứng dụng quản lý nhân sự trả phí thường cung cấp nhiều tính năng mở rộng và hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Ngoài ra, vì là một ứng dụng miễn phí, Web Human Resource có thể có giới hạn về khả năng tùy chỉnh theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Do đó, các doanh nghiệp lớn và có nhu cầu quản lý phức tạp về nhân sự có thể cần xem xét các giải pháp trả phí hơn để đảm bảo đáp ứng được các yêu cầu của họ.

4. App quản lý nhân sự miễn phí Apptivo

Apptivo là một phần mềm quản lý nhân sự miễn phí được phát triển dựa trên điện toán đám mây giúp quản lý tài liệu nhân sự, thông tin nhân viên, và các quá trình HR một cách hiệu quả. 

Ưu điểm:

• Miễn phí: Apptivo cung cấp phiên bản miễn phí cho các doanh nghiệp nhỏ với nhiều tính năng quản lý nhân sự cơ bản. Điều này làm giảm bớt áp lực tài chính đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc có nguồn kinh phí hạn chế.

• Quản lý thông tin nhân viên: Apptivo cho phép bạn lưu trữ và quản lý thông tin chi tiết về các nhân viên của bạn, bao gồm thông tin liên hệ, quá trình làm việc, và lịch sử công việc. Điều này giúp tạo ra một cơ sở dữ liệu nhân sự dễ dàng truy cập và tìm kiếm.

• Quản lý tài liệu: Ứng dụng này cung cấp tích hợp để lưu trữ và chia sẻ tài liệu quan trọng như hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, và hồ sơ khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian trong việc tìm kiếm thông tin quan trọng.

Nhược điểm:

• Hạn chế tính năng: Phiên bản miễn phí của Apptivo có hạn chế về số lượng người dùng và tính năng so với các phiên bản trả phí. Điều này có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp phát triển nhanh chóng hoặc có nhu cầu sử dụng nhiều tính năng cao cấp.

• Yêu cầu đào tạo và học hỏi: Sử dụng Apptivo có thể đòi hỏi một thời gian để làm quen, đặc biệt đối với những người không quen với phần mềm quản lý nhân sự. Điều này có thể làm tăng ngưỡng học hỏi và cần sự đầu tư thời gian để làm quen.

5. App quản lý nhân sự miễn phí HR - Manager

HR - Manager là một công cụ mạnh mẽ giúp các tổ chức hiện đại quản lý và tối ưu hóa tài nguyên nhân lực.  Được xây dựng và phát triển bởi công ty TNHH Hoàng Hà, HR - Manager đã trở thành một phần quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và tương tác tích cực giữa doanh nghiệp và nhân viên.

Ưu điểm

• Dễ dàng thiết lập hệ thống báo cáo trực quan cũng như truy xuất dữ liệu khi được yêu cầu nhanh chóng

• Nắm bắt tình hình thực tế nhân sự tại công ty theo tháng, theo quý, theo năm để có những mục tiêu nhân sự cụ thể trong giai đoạn tiếp theo.

• Phần mềm quản lý nhân sự HR-manager có thể tải về thiết bị máy tính xách tay, máy tính bàn, hoặc trên app mobile… và truy cập hoàn toàn miễn phí.

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý rằng HR - Manager cũng có nhược điểm của nó. Một trong những nhược điểm chính là sự phụ thuộc vào công nghệ và mạng. Nếu hệ thống bị lỗi hoặc mất kết nối mạng, có thể gây ra sự gián đoạn trong quá trình quản lý nhân sự. Điều này đặc biệt quan trọng khi các tổ chức phụ thuộc quá nhiều vào HR - Manager và không có giải pháp thay thế.

Điều quan trọng là phải đánh giá kỹ lưỡng các tính năng, giới hạn và đánh giá của người dùng về bất kỳ app quản lý nhân sự miễn phí nào để xác định xem ứng dụng đó có đáp ứng nhu cầu và yêu cầu cụ thể của tổ chức bạn hay không. Xem xét khả năng mở rộng, bảo mật, hỗ trợ và chi phí bổ sung liên quan đến các bản nâng cấp tiềm năng hoặc phiên bản cao cấp.

Tất cả các ứng dụng này đều đem đến giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp quản lý và nâng cao năng suất lao động một cách dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự đơn giản, linh hoạt và đáp ứng được nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của mình, phần mềm iziHRM của Izi sẽ là một sự lựa chọn tuyệt vời.

iziHRM là phần mềm quản lý nhân sự đa nền tảng được thiết kế để giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu nhân sự một cách thông minh và tiết kiệm thời gian. Với các tính năng tiên tiến như quản lý nhân viên, quản lý bảo hiểm, thời gian nghỉ phép, công tác, và các hoạt động liên quan đến tiền lương. iziHRM là một giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả và tổ chức.

Tham khảo thêm về: Hệ thống Phần mềm Quản trị nhân sự iziHRM

Liên hệ chuyên gia phần mềm: https://izisolution.vn/lien-he/