Phân tích các yếu tố quyết định thành công trong chuyển đổi số

Chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc áp dụng công nghệ mới vào hoạt động hiện có. Để thực sự thành công trong việc chuyển đổi số, các tổ chức cần phải xem xét và tối ưu hóa nhiều yếu tố khác nhau. Những yếu tố này không chỉ liên quan đến công nghệ mà còn bao gồm cả khía cạnh văn hóa tổ chức, quản lý nhân sự, quy trình kinh doanh và tương tác với khách hàng. Điều này đặt ra câu hỏi về những yếu tố quyết định nào thực sự đóng vai trò quan trọng trong việc định hình thành công của quá trình chuyển đổi số.
 

Chính vì vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ 7 yếu tố chính để triển khai chuyển đổi số thành công và hạn chế tối đa rủi ro. Hãy cùng IZISolution tìm hiểu 7 yếu tố này nhé!

1. Lãnh đạo và chiến lược chuyển đổi số

Hành trình chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là việc áp dụng công nghệ mới. Để đạt được thành công trong quá trình này, doanh nghiệp cần thiết lập một hướng đi cụ thể và mục tiêu rõ ràng. Điều quan trọng là xây dựng một chiến lược phù hợp, sự kết hợp giữa một tầm nhìn lãnh đạo sáng suốt và kế hoạch hành động hiệu quả.

Việc sở hữu một nhóm lãnh đạo có khả năng tư duy đột phá là quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp khi xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Để thực hiện điều này, những yếu tố sau đây cần được lãnh đạo chú trọng:

• Khả năng sáng tạo trong việc áp dụng công nghệ mới: Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao cạnh tranh và linh hoạt thích nghi với biến đổi của thị trường, thay vì chỉ phụ thuộc vào công nghệ.

• Vị trí ưu tiên của chuyển đổi số: Đảm bảo rằng việc chuyển đổi số luôn được đặt lên hàng đầu và là trọng tâm trong chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp.

• Chiến lược rõ ràng và linh hoạt: Xác định một chiến lược mục tiêu, chặt chẽ, điều chỉnh theo từng giai đoạn để phản ánh nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Tạo động lực để tập trung tất cả nguồn lực vào mục tiêu chuyển đổi số thành công.

• Xử lý rủi ro và thay đổi: Sẵn sàng đối mặt với các rủi ro và có các kế hoạch thay đổi linh hoạt để vượt qua những thách thức trong quá trình chuyển đổi số.

• Khuyến khích sáng kiến mới: Khuyến khích môi trường sáng tạo và ủng hộ các ý tưởng mới, đặc biệt là những ý tưởng liên quan đến cải thiện trải nghiệm của khách hàng, tăng cường sự hài lòng từ phía khách hàng, đối tác và nhà cung cấp đối với doanh nghiệp.

Những nhà lãnh đạo có kiến thức sâu rộng về những nguyên tắc này sẽ tạo nền tảng vững chắc để vượt qua các đối thủ cạnh tranh. Họ chính là những người tiên phong trong việc thực hiện chuyển đổi số và định hướng cho sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

2. Áp dụng công nghệ phù hợp

Lựa chọn và áp dụng công nghệ phù hợp là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tránh đầu tư dư thừa, giảm nhẹ áp lực về ngân sách triển khai chuyển đổi số và đem lại hiệu quả tối ưu. 

Dựa trên các tiêu chí phù hợp đó, doanh nghiệp sẽ tìm ra được giải pháp phù hợp với hoạt động kinh doanh hiện tại của mình. Dưới đây là 3 giải pháp chuyển đổi số phổ biến, doanh nghiệp nên tham khảo:

Hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp Cloud ERP

Theo dự báo từ công ty nghiên cứu thị trường MarketsandMarkets về mô hình kinh doanh giữa các doanh nghiệp (B2B), doanh thu từ nền tảng Cloud ERP được dự kiến đạt 14,93 tỷ USD vào năm 2023. Điều này cho thấy xu hướng ngày càng gia tăng trong việc áp dụng Cloud ERP trong những năm sắp tới. Một ưu điểm quan trọng của Cloud ERP nằm trong kiến trúc công nghệ của nó, đặc biệt là khung API. Khung này cho phép tích hợp mượt mà giữa các ứng dụng phần mềm khác nhau, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các công nghệ mới và hiện tại mà không tốn quá nhiều chi phí.

Các doanh nghiệp có thể xây dựng mối liên kết giữa các quy trình kinh doanh, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chuyển dữ liệu linh hoạt giữa các bộ phận khác nhau. Bằng cách tổng hợp và tự động hóa dữ liệu được chia sẻ từ các phòng ban và ngành khác nhau, nền tảng Cloud ERP loại bỏ sự trùng lặp và cung cấp thông tin chính xác trên một giao diện duy nhất.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể chuẩn bị về mặt văn hóa và chiến lược, tạo sự linh hoạt trong việc thích ứng với thị trường biến đổi. Điều này cung cấp cơ hội để đem đến những ý tưởng mới và khai thác giá trị mới từ các tài sản hiện có.

Phân tích dữ liệu và Trí tuệ nhân tạo - Data Analytics và AI 

Dữ liệu đóng một vai trò quan trọng trong mọi lộ trình chuyển đổi số, vì nó cung cấp cái nhìn và phương hướng phù hợp với tình hình thực tế của tổ chức. Dữ liệu có ảnh hưởng to lớn đến quá trình ra quyết định và hoạt động của doanh nghiệp.

Những giải pháp công nghệ tiên tiến sẽ mang theo khối lượng dữ liệu khổng lồ, đóng vai trò nền tảng cho sự biến đổi và phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Đồng thời, chúng cung cấp khả năng cho các nhà lãnh đạo ra quyết định theo thời gian thực.

Với trí tuệ nhân tạo (AI), khả năng mở rộng quy mô, tăng cường hiệu suất, tương tác và độ tin cậy của khách hàng trở nên dễ dàng hơn. Nó cũng mang lại nhiều giá trị ưu việt mà trước đây chúng ta khó có thể tiên đoán được.

Trải nghiệm số - Digital Experience 

Dưới tầm nhìn của nền tảng Trải nghiệm Số (Digital Experience), nhân viên có thể tương tác với khách hàng, cập nhật tình hình hoạt động và báo cáo tiến độ cho doanh nghiệp tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này đặc biệt hữu ích trong bối cảnh xu hướng làm việc từ xa đang ngày càng phổ biến, đặc biệt là trong giai đoạn ảnh hưởng của đại dịch Covid-19.

Các doanh nghiệp thực hiện mô hình làm việc linh hoạt kết hợp với ứng dụng các công nghệ tiên tiến, sẽ mở ra cơ hội cho tự động hóa hoạt động vận hành, tối ưu mô hình kinh doanh và đặc biệt là sáng tạo ra các sản phẩm và dịch vụ mới đầy sáng tạo.

Ngoài ra, việc áp dụng màn hình thông minh hỗ trợ bởi thuật toán và công nghệ Internet vạn vật (IoT) cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất cả tổ chức và cá nhân, đồng thời cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng. Tất cả những điều này đều hướng đến mục tiêu của quá trình chuyển đổi số.

3. Đổi mới quy trình

Tất cả các hoạt động kinh doanh được liên kết chặt chẽ với các quy trình và thao tác cụ thể, tạo điều kiện thuận lợi và đơn giản cho việc vận hành tổ chức. Trong quá trình chuyển đổi số, quy trình cần được tinh chỉnh để dễ dàng tích hợp công nghệ mới vào hoạt động nội bộ.

Đồng thời, doanh nghiệp phải đảm bảo đáp ứng được các mục tiêu dành cho khách hàng cũng như nhân viên của mình. Tất cả các quy trình kinh doanh được liên kết với nhau trong quá trình chuyển đổi số, với mục tiêu tối ưu hóa doanh thu đang nằm ở trung tâm.

4. Phát triển nhân lực và tạo nền văn hóa chuyển đổi số

Thay đổi văn hóa là một trở ngại quan trọng mà bất kỳ doanh nghiệp nào thực hiện quá trình chuyển đổi số đều phải đối diện. Cả khách hàng và nhân viên trong tổ chức thường gặp khó khăn trong việc chấp nhận những sự thay đổi lớn như vậy

Tuy nhiên, văn hóa doanh nghiệp chính là yếu tố cốt lõi trong hành trình chuyển đổi số. Để đạt được sự thành công trong quá trình chuyển đổi số, việc thay đổi văn hóa là không thể tránh. Để việc thay đổi văn hóa diễn ra một cách suôn sẻ, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Tiến hành trao đổi với nhân viên về chiến lược chuyển đổi số và chia sẻ những lợi ích mà họ có thể đạt được khi quá trình triển khai thành công.

• Tổ chức các khóa đào tạo giúp nhân viên làm quen và thích nghi với những thay đổi.

• Đưa ra các nhiệm vụ cần thực hiện trước khi bắt đầu đào tạo, nhằm thể hiện tầm quan trọng của việc liên kết văn hóa với các khái niệm mới.

• Xây dựng lịch trình đào tạo cụ thể, cập nhật thông tin thường xuyên và duy trì các khóa đào tạo để tạo lòng tin cho nhân viên. Ngay cả khi có nguy cơ quá tải về khóa đào tạo, cố gắng tổ chức  thường xuyên nhất có thể.

5. Quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin

Trong thời đại mà dữ liệu được coi là "dầu mỏ" của nền kinh tế số, khả năng thu thập, lưu trữ và sử dụng dữ liệu hiệu quả đã trở thành lợi thế cạnh tranh không thể thiếu. Tuy nhiên, cùng với việc khai thác dữ liệu là việc đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin, một khía cạnh quan trọng để bảo vệ cả doanh nghiệp và khách hàng.

Trong quá trình chuyển đổi số, dữ liệu được sử dụng để đưa ra quyết định thông minh dựa trên phân tích dữ liệu và học máy. Từ việc dự đoán xu hướng thị trường đến tối ưu hóa quy trình sản xuất, dữ liệu giúp tạo ra những thông tin quan trọng để hỗ trợ quyết định kinh doanh. Quản lý dữ liệu hiệu quả đòi hỏi khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu, và cung cấp giao diện dễ sử dụng để truy cập thông tin.

Tuy nhiên, điều quan trọng không chỉ là quản lý dữ liệu mà còn là đảm bảo bảo mật cho dữ liệu này. Với việc lưu trữ và chia sẻ thông tin trực tuyến ngày càng phổ biến, rủi ro về việc xâm nhập, lộ thông tin và tấn công mạng cũng tăng cao. Do đó, việc áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu, xác thực hai yếu tố và giám sát liên tục đã trở thành cần thiết để bảo vệ dữ liệu quan trọng khỏi những mối đe dọa tiềm ẩn.

6. Tương tác khách hàng và trải nghiệm người dùng

Khách hàng là nhóm đối tượng chính được hưởng lợi từ quá trình chuyển đổi số, do đó, những kỳ vọng của họ đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự thay đổi này. Dưới khía cạnh này, chuyển đổi số trong doanh nghiệp cần giải quyết một số vấn đề quan trọng:

• Hiểu rõ kỳ vọng và sở thích của khách hàng trong tất cả các phân khúc và thị trường, cùng với cách doanh nghiệp tương tác và đáp ứng nhu cầu của họ.

• Điều tra hành trình mua sắm và quyết định của khách hàng, tìm hiểu cách họ ra quyết định và lý do sau đó.

• Theo dõi sự biến đổi trong hành vi của khách hàng trong môi trường số hóa.

• Xác định vai trò của giá trị khách hàng trong việc hình thành chiến lược và mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.

• Đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của tổ chức đều tập trung vào khách hàng và áp dụng hướng tiếp cận này trong quá trình lập kế hoạch và tổ chức hoạt động kinh doanh.

• Phản hồi linh hoạt và thời gian thực đối với ý kiến và phản hồi từ khách hàng.

• Tích hợp tất cả các điểm tiếp xúc của khách hàng, bao gồm cả trực tuyến và trực tiếp.

• Xây dựng cơ chế tiếp xúc đa kênh và điều chỉnh các chỉ số tiếp xúc này theo hành trình khách hàng.

• Phân tích giá trị và sự hài lòng của từng phân khúc khách hàng để tập trung vào các ưu tiên phù hợp.

7. Theo dõi và tùy chỉnh quá trình chuyển đổi số

Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp sẽ đối mặt với các thách thức khác nhau tùy thuộc vào hướng công nghệ và nhu cầu sử dụng. Điều này tạo ra sự cần thiết để giải quyết các khó khăn ngay lập tức. Vì thế, việc theo dõi kết quả thường xuyên và điều chỉnh phù hợp với hướng đi đã định là cực kỳ quan trọng, giúp dự án tiến xa hơn đến mục tiêu dự kiến.

Đội ngũ triển khai cần có khả năng thay đổi linh hoạt khi cần thiết và đáp ứng yêu cầu từng thay đổi. Sự linh hoạt là chìa khóa cho sự thành công trong việc thực hiện chuyển đổi số. Mặc dù việc tuân theo kế hoạch đã đề ra là quan trọng, nhưng cũng cần sẵn sàng tiếp nhận các điều chỉnh khi quá trình không diễn ra như kỳ vọng.

Nhóm triển khai cần liên tục theo dõi các KPI và chỉ số khác, tổng hợp cũng như đồng nhất dữ liệu dựa trên nền tảng công nghệ mới một cách thời gian thực. Điều này giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định có cơ sở hơn, bằng cách cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng giá trị hiện tại của doanh nghiệp.

Đối với những doanh nghiệp muốn thực hiện chuyển đổi số, những yếu tố quyết định thành công trong chuyển đổi số trên đây sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được chiến lược hiệu quả, khả năng thích ứng linh hoạt với những vấn đề trong quá trình triển khai. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số.