Chia sẻ kinh nghiệm và các lưu ý quan trọng để tránh sai lầm phổ biến trong chuyển đổi số

Trong công cuộc chuyển đổi số, áp dụng công nghệ là quá trình tất yếu. Tuy vậy mỗi lĩnh vực đề có đặc thù nhất định nên không thể xác định 1 quy tắc thành công nào. Điều quan trọng là chọn lọc từ các kinh nghiệm thực tiễn của tổ chức.

I. Một số kinh nghiệm thực tiễn theo các chuyên gia về chuyển đổi số chia sẻ

1. Thu thập dữ liệu - Bước quan trọng của chuyển đổi số

Các công nghệ mang tính cách mạng trong công cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đều xoay quanh vấn đề dữ liệu như công nghệ IoT dùng để thu thập dữ liệu, BigData, AI cần dữ liệu để đào tạo, xử lý, công cụ Analytics cần dữ liệu để phân tích và hỗ trợ ra quyết định…

>> Xem thêm: Mọi điều về Industrial Internet of Things (IIoT)

Hơn chất lượng dữ liệu rất quan trọng công cuộc chuyển đổi số.  Khi có dữ liệu, quy trình được số hóa, việc “cân, đo, đong, đếm” trở nên dễ dàng hơn.

Vậy những khía cạnh phải có khi doanh nghiệp tham gia quá trình chuyển số là thu thập, xử lý, phân tích và có biện pháp bảo vệ dữ liệu, phân tích dữ liệu. Tất cả các quyết định, dự báo sai hay lãng phí tài nguyên, công nghệ xử lý dữ liệu là hậu quả của dữ liệu kém chất lượng khi thu thập. 

>> Xem thêm: Các thách thức dữ liệu lớn doanh nghiệp đối mặt khi chuyển đổi số

2. Thiết lập chỉ số và đánh giá

Các tổ chức doanh nghiệp cần xác định các chỉ số đo lường mức độ hiệu quả trong nghiệp vụ của doanh nghiệp để cải tiến và tập trung tối ưu chỉ số này. Ví dụ: Xác định  chỉ số (ví dụ gia tăng thời gian trung bình trả lời khách hàng online), chỉ số này được phân nhỏ ra xem phụ thuộc vào chỉ số của thành phần nào, mỗi chỉ số thành phần phụ thuộc vào quy trình, sản phẩm nào, có thể cải tiến bằng một giải pháp công nghệ mới nào không, nếu thay đổi giải pháp, chỉ số này tăng giảm ra sao.

3. Bắt đầu bằng phương pháp với quy mô nhỏ - chuyển đổi số từng phần

Quá trình chuyển đổi số là quá trình liên tục: thu thập dữ liệu, thay đổi cải tiến dựa trên dữ liệu này, tiếp tục thu thập dữ liệu từ sự thay đổi, tiếp tục chuyển đổi… và có thể áp dụng trong từng bộ phận nhỏ của tổ chức hoặc chỉ trong một quy trình dịch vụ.

Nên áp dụng số hóa, chuyển đổi ở từng bước với quy mô nhỏ để tránh bị ảnh hưởng đến các nguồn thu, mô hình kinh doanh chủ đạo của doanh nghiệp, hạn chế thiệt hại khi mắc sai lầm.

Việc thường xuyên cập nhật, nắm bắt sự ra đời các công nghệ, dịch vụ mới sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các giải pháp ngắn hạn này.  

>> Xem thêm: Các thành phần và nền tảng của mô hình công nghệ IoT

4. Tích hợp số, API và Microservice 

Quá trình chuyển đổi số không chỉ diễn ra bên trong một doanh nghiệp hay trong một ngành dịch vụ nhất định mà có sự tương tác trong chuỗi cung ứng giá trị. Ví dụ một doanh nghiệp cần dữ liệu, quy trình xử lý từ một doanh nghiệp khác thay vì trao đổi qua email, hệ thống file thì có thể dùng các giao diện lập trình ứng dụng (API) để trao đổi dữ liệu và xử lý dữ liệu đấy. Việc tạo ra các API cũng có thể giúp doanh nghiệp nhanh chóng tạo ra hướng dịch vụ, tiếp cận khách hàng mới. 

Với các tổ chức, dịch vụ công, dữ liệu mở, API mở càng trở nên quan trọng trong việc thúc đẩy nền kinh tế số. Ví dụ các nguồn dữ liệu về nghiên cứu khoa học, địa lý, lệ phí dịch vụ công, thông tin giao thông, phân bố dân số... đều là các nguồn dữ liệu rất có ích cho nhiều doanh nghiệp trong việc xây dựng ứng dụng, dịch vụ của mình.

Việc thiết lập IT trong doanh nghiệp, tổ chức dưới dạng các microservice (chia một khối phần mềm lớn thành các dịch vụ nhỏ hơn), có thể triển khai trên các máy chủ khác nhau sẽ giúp việc tháo, lắp, tích hợp, thử nghiệm công nghệ mới diễn ra dễ dàng mà không ảnh hưởng đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

-> Xem thêm: Top xu hướng chuyển đổi kỹ thuật số sẽ thống trị 2020 

5. Quy tắc 80/20 trong chuyển đổi số

Thu thập và số hóa dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp giải quyết được 80% vấn đề chỉ với 20% nỗ lực. Trong thực tế có nhiều hiện tượng, dạng dữ liệu được phân bố theo nguyên tắc Pareto (Pareto principle) để có thể áp dụng quy tắc 80/20, ví dụ như một số từ chiếm phần lớn nội dung của văn bản, một số người có giá trị tài sản bằng phần lớn còn lại của thế giới, một số ít nguyên nhân gây ra phần lớn lỗi của một hệ thống…

Khi áp dụng trong việc sửa lỗi, các lỗi đó được thu thập lại, phân nhóm, tìm ra các đặc tính chung của nguyên nhân, rồi dựa vào các dữ liệu hiện tại để tạo ra một mẫu ước tính lỗi nào sẽ gây ảnh hưởng tới nhiều khách hàng nhất để sửa chữa. 

Một số tính năng mới của sản phẩm công ty cũng được thay đổi theo nguyên tắc này: như phân tích thấy phần lớn khách hàng chỉ dùng một vài tính năng của sản phẩm, chức năng này được ưu tiên tuỳ chỉnh để phù hợp với yêu cầu khách hàng. Rõ ràng những cách tiếp cận trên (data driven) sẽ không thể giải quyết được nếu doanh nghiệp không tích cực thu thập thông tin dữ liệu khách hàng, nhân viên, sản phẩm và tìm các nguồn dữ liệu, công nghệ hay giải pháp hiệu quả để thay thế. 

6. Thay đổi nguồn nhân lực để thích nghi với bối cảnh mới

Cách mạng công nghiệp 4.0 bùng nổ đe dọa đến nhân lực vì máy móc, công nghệ sẽ làm thay con người một số công việc. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp thích ứng và nó có thế giúp lực lượng lao động chuyển đổi về kỹ năng và tay nghề để tạo thêm giá trị cho doanh nghiệp thay vì cắt giảm nhân lực. Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, người kỹ sư hệ thống sẽ phải thích nghi với các khái niệm tính toán đám mây (cloud computing), các công cụ giám sát (monitoring) và các phần mềm, ngôn ngữ lập trình giúp tự động triển khai cài đặt hệ thống mới.

Các rào cản về kỹ thuật, ngôn ngữ cũng dần được tháo gỡ, ví dụ công cụ dịch tự động của Google cho phép dịch khá tốt hàng chục loại ngôn ngữ khác nhau. Nhiều công ty cung cấp các API để tích hợp vào hệ thống thông tin theo nhu cầu của doanh nghiệp để giải quyết một vài vấn đề nhất định, nên những người đang làm công việc của mình trong công ty sẽ phải mở rộng kiến thức trong lĩnh vực chuyên môn của doanh nghiệp để bù đắp lại phần việc máy tính đã thay thế.

Mỗi nhân viên không nên đóng khung mình trong một công việc duy nhất mà nên dành thêm thời gian giao tiếp, tìm hiểu thêm công việc, học thêm kiến thức từ các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp để có trải nghiệm rõ hơn những giá trị mình tạo ra, giúp tùy chỉnh chính xác hơn chuỗi cung ứng nhân lực của doanh nghiệp.

Do đó, để đón đầu xu hướng chuyển đổi số, bắt kịp sự ảnh hưởng các công nghệ tiên tiến, mỗi cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức và chính phủ phải rất nỗ lực chuyển mình, để “ngấm” được quá trình thay đổi, ứng dụng của công nghệ thì mới hy vọng quá trình Chuyển đổi số đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp nói riêng và nền kinh tế nói chung. 

II. Lưu ý quan trọng để tránh mắc phải những sai lầm phổ biến trong chuyển đổi số

1. Làm nhanh, làm nhiều không đồng nghĩa với hiệu quả

rong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay, điều quan trọng là bạn phải dứt khoát tìm ra các thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt. Điều này chỉ có thể đạt được thông qua sự thấu hiểu về mô hình kinh doanh và ngữ cảnh cạnh tranh trên thị trường, cũng như tâm lý của người tiêu dùng. Từ đó, có thể đánh giá xem liệu việc áp dụng công nghệ có phù hợp hay không.

Tâm lý tham lam và sự vội vã, muốn thử nghiệm nhiều xu hướng công nghệ cùng một lúc, đã khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào thất bại. Điều này có thể dẫn đến sự phân tâm, khiến bạn không có đủ tài nguyên và thời gian để giải quyết các vấn đề quan trọng mà công ty đang đối diện. Để tránh sai lầm này, doanh nghiệp cần tạm dừng việc tập trung vào công nghệ. Hãy bắt đầu bằng việc tập trung vào nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Cuối cùng, hãy thiết lập một chiến lược cẩn thận để áp dụng công nghệ một cách hiệu quả, nhằm đạt được kết quả tốt nhất.

2. Chuyển đổi số đồng nghĩa số hóa

Nhiều khi khi nói về chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp dễ nhầm lẫn với khái niệm số hóa. Tuy nhiên, thực tế, hai khái niệm này hoàn toàn khác biệt.

Số hóa đề cập đến việc cải thiện hệ thống hiện tại bằng cách chuyển từ các phương pháp truyền thống sang dạng số hóa. Ví dụ, chuyển đổi tài liệu giấy thành các file điện tử trên máy tính hoặc chuyển đổi từ tín hiệu truyền hình analog sang kỹ thuật số.

Trong khi đó, chuyển đổi số mang ý nghĩa sâu sắc hơn bằng cách tích hợp các công nghệ số vào mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc áp dụng công nghệ để thay đổi cách hoạt động và quản lý kinh doanh, tạo ra những giá trị mới cho khách hàng. 

Nói một cách cụ thể hơn, số hóa có thể coi là một phần nhỏ trong quá trình chuyển đổi số. Sự hiểu lầm giữa hai khái niệm này có thể dẫn đến định hướng sai lầm trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.

3. Chuyển đổi số chỉ dành cho những doanh nghiệp lớn

Đây là một trong những lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp ngần ngại về việc chuyển đổi số. Họ có quan điểm rằng chỉ những "ông lớn công nghệ" mới có đủ tài chính và khả năng đầu tư vào các dự án chuyển đổi quy mô và dài hạn. Tuy nhiên, điều này thực sự là một hiểu lầm nghiêm trọng.

Thực tế cho thấy, chuyển đổi số đã trở thành một thách thức mới cho các doanh nghiệp startup. Có nhiều câu chuyện thành công về các startup như Uber và Grab đã thách thức mô hình kinh doanh của ngành taxi truyền thống. Airbnb đã đem đến một góc nhìn mới về lưu trú và khách sạn. Netflix đã thay đổi cách chúng ta tiếp cận giải trí. Spotify đã làm mới cách thức tiếp cận âm nhạc. Những ví dụ này cho thấy các startup có thể tận dụng chuyển đổi số để thay đổi cách thức hoạt động của các ngành công nghiệp truyền thống và tạo ra sự đột phá.

4. Chuyển đổi số là chuyện riêng của bộ phận IT

Nhiều người thường hiểu lầm rằng chuyển đổi số chỉ liên quan đến các vấn đề kỹ thuật, do đó chỉ đội ngũ IT mới liên quan. Điều này là một quan điểm gây hại. Thực tế, chuyển đổi số bao gồm sự thay đổi toàn diện của hệ thống, từ lãnh đạo tới tất cả cấp bậc nhân viên. Nó không phân biệt vị trí hay phòng ban cụ thể.

Để áp dụng chuyển đổi số một cách hiệu quả, tất cả nhân viên trong doanh nghiệp cần hiểu rõ tầm quan trọng của nó đối với công việc của mình và biết cách tích hợp nó vào quy trình làm việc hàng ngày.

5. Nghĩ rằng doanh nghiệp đã hoàn thành việc chuyển đổi số

Chuyển đổi là việc chúng ta cần không ngừng thay đổi và đồng hành với xu hướng thời đại. Bất cứ suy nghĩ đã hoàn thành hoặc không còn cần thiết của doanh nghiệp sẽ là một gánh nặng khiến cho doanh nghiệp giậm chân tại chỗ.

Hành trình này không có điểm dừng, và do đó mỗi doanh nghiệp cần thấu hiểu rằng họ phải liên tục thích nghi và tiếp tục tiến xa để đáp ứng nhu cầu thay đổi.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang đối mặt với thách thức của việc chuyển đổi hoặc số hoá doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với IZISolution để được chuyên gia tư vấn.