Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Trong thời đại công nghiệp 4.0 hiện nay, việc chuyển đổi số đang trở thành một nhu cầu cấp bách đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNVN). Tuy nhiên, việc chuyển đổi này không phải là điều đơn giản và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và lộ trình rõ ràng. Cùng tìm hiểu về lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, giúp các doanh nghiệp có thể đạt được những thành tựu tích cực trong quá trình chuyển đổi.

I. Các giai đoạn trong chuyển đổi số

1. Số hoá dữ liệu

Mục tiêu: Chuyển đổi dữ liệu và thông tin tương tự sang định dạng kỹ thuật số để tăng cường khả năng tiếp cận, tổ chức và quản lý dữ liệu.

Hành động: Quét tài liệu giấy, hóa đơn, biên lai và các hồ sơ khác thành tệp kỹ thuật số. Chuyển đổi tài liệu vật lý, biểu mẫu và ghi chú sang định dạng kỹ thuật số. Số hóa phương tiện tương tự như ảnh, video và bản ghi âm.

Lợi ích: Cải thiện khả năng tìm kiếm dữ liệu, giảm nhu cầu lưu trữ vật lý, chia sẻ và cộng tác dễ dàng hơn, giảm nguy cơ mất dữ liệu và quy trình lưu trữ được đơn giản hóa.

2. Số hoá quy trình

Mục tiêu: Tích hợp các công cụ và công nghệ kỹ thuật số để hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh nhằm tăng hiệu quả và độ chính xác.

Hành động: Xác định các quy trình chính có thể được tự động hóa hoặc tối ưu hóa bằng các giải pháp kỹ thuật số. Triển khai phần mềm cho các nhiệm vụ như kế toán, quản lý hàng tồn kho, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và quản lý dự án. Sử dụng các công cụ dựa trên đám mây để cộng tác và giao tiếp.

Lợi ích: Giảm lỗi thủ công, hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, cải thiện tương tác với khách hàng, phân tích dữ liệu tốt hơn, nâng cao năng suất của nhân viên và đưa ra quyết định tốt hơn.

3. Chuyển đổi số toàn diện

Mục tiêu: Chuyển đổi mô hình kinh doanh và hoạt động để tận dụng triệt để các công nghệ kỹ thuật số và tạo ra các đề xuất giá trị mới.

Hành động: Khám phá các luồng doanh thu mới được kích hoạt bởi các nền tảng kỹ thuật số (ví dụ: thương mại điện tử). Thực hiện các chiến lược tiếp thị trực tuyến, sự hiện diện trên mạng xã hội và các chiến dịch quảng cáo kỹ thuật số. Nắm bắt những hiểu biết dựa trên dữ liệu để lập kế hoạch chiến lược và ra quyết định.

Lợi ích: Tăng khả năng tiếp cận thị trường, cải thiện sự tham gia của khách hàng, tiềm năng mở rộng toàn cầu, nâng cao khả năng cạnh tranh và khả năng thích ứng với các xu hướng thị trường đang thay đổi.

Xem thêm: Các giai đoạn và quy trình chuyển đổi số - Doanh nghiệp đang ở đâu và cần làm gì?

II. Các giải pháp công nghệ theo từng giai đoạn của chuyển đổi số

1. Chuyển đổi số mô hình kinh doanh

• Áp dụng công nghệ số (CNS) để mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị, bán hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động CSKH, hình thành Trải nghiệm khách hàng.

• Từng bước triển khai áp dụng CNS cho chuỗi cung ứng (kết nối quản lý hàng tồn kho, sản xuất, mua hàng đầu vào).

• Áp dụng CNS cho nghiệp vụ kế toán, tài chính.

• Xây dựng khung cơ sở dữ liệu chung về kinh doanh, cung ứng và kế toán.

• Xây dựng chính sách bảo mật kinh doanh, dữ liệu và áp dụng các công cụ bảo mật.

2. Hoàn thiện và CĐS mô hình quản trị (bao gồm quy trình sản xuất, quy trình công nghệ…)

Bước 1: Hoàn thiện mô hình quản trị và xác định các yêu cầu về dữ liệu tích hợp cho bước tiếp theo.

• Xây dựng và hoàn thiện mô hình quản trị đi từ cơ cấu tổ chức con người, chính sách quy trình cho tất cả các mảng nghiệp vụ chức năng của doanh nghiệp.

• Xây dựng chỉ tiêu quản trị (KPI/OKR) và hệ thống báo cáo quản trị, và yêu cầu cơ sở dữ liệu.

• Xác định các yêu cầu phục vụ mục đích tích hợp, chuyển đổi số toàn diện.

Bước 2: CĐS mô hình quản trị và hoàn thiện cơ sở dữ liệu

• Áp dụng CNS cho hệ thống báo cáo quản trị.

• Chuyển đổi số/ tự động hóa quy trình cho các mảng nghiệp vụ bao gồm lập kế hoạch, ngân sách và dự báo; quản trị nhân sự; quản lý công việc…

• Chuyển đổi số/ tự động hóa quy trình sản xuất, công nghệ,

• Tiếp tục hoàn thiện CĐS cho mô hình kinh doanh tại giai đoạn 1,

• Xây dựng cơ sở dữ liệu chung của toàn doanh nghiệp,

• Xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn thông tin và an ninh mạng.

3. Kết nối kinh doanh và quản trị, đổi mới sáng tạo để tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới

• Áp dụng CNS để từng bước kết nối các hệ thống hiện có thành một hệ thống thông tin xuyên suốt từ kinh doanh đến các nghiệp vụ quản trị trong doanh nghiệp.

• Xây dựng cơ sở dữ liệu chung trong toàn bộ doanh nghiệp.

• Đầu tư vào đổi mới sáng tạo (R&D) để tạo ra các thay đổi trong sản phẩm, dịch vụ bà không ngừng nâng cấp các hệ thống hiện tại.

• Áp dụng CNS mới để đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng cho dữ liệu của doanh nghiệp.

III. Xác định mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số

Lộ trình phổ biến cho việc chuyển đổi số trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam bao gồm giai đoạn chuẩn bị và ba giai đoạn thực hiện để tiến từ trạng thái "doing digital" đến "being digital". Các giai đoạn này có thể được thực hiện đồng thời hoặc liên tục, tùy thuộc vào mục tiêu và khả năng hiện tại của từng doanh nghiệp. Đây là lộ trình phổ biến cho DNNVV và cần được tùy chỉnh để phù hợp với hiện trạng của từng doanh nghiệp.

Xác định mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số

• Xác định mục tiêu chiến lược và tầm nhìn CĐS

• Xây dựng chiến lược CĐS tích hợp vào chiến lược chung của DN dựa trên đánh giá mức độ sẵn sàng và mục tiêu của DN

• Xác định kiến trúc tổng thể của DN (enterprise architecture)

Trong giai đoạn chuẩn bị này, các nhà lãnh đạo của doanh nghiệp cần tập trung thảo luận để định rõ tầm nhìn và chiến lược chuyển đổi số. Mục tiêu là đảm bảo rằng chiến lược này phù hợp không chỉ với mục tiêu chiến lược dài hạn và ngắn hạn của doanh nghiệp mà còn tích hợp cả vào chiến lược phát triển tổng thể của doanh nghiệp. Song song với việc đánh giá mức độ sẵn sàng chuyển đổi số để xác định trạng thái hiện tại trên con đường chuyển đổi số. Dựa trên việc đánh giá này, doanh nghiệp sẽ xây dựng chiến lược chuyển đổi số một cách hài hòa với chiến lược tổng thể.

Quá trình chuyển đổi số cần diễn ra đồng thời và được tích hợp với các chiến lược phát triển khác của doanh nghiệp. Để đảm bảo sự phát triển bền vững và đồng bộ, trước khi triển khai bất kỳ chiến lược nào, doanh nghiệp cần phải rõ ràng về kiến trúc tổng thể của mình. Kiến trúc tổng thể mô tả toàn bộ cấu thành kinh doanh quan trọng và mối quan hệ giữa chúng. Vì thế, kiến trúc tổng thể cung cấp hướng dẫn về các nguyên tắc, phương pháp và mô hình, giúp doanh nghiệp thiết kế và thực hiện cơ cấu tổ chức cũng như quy trình kinh doanh, hệ thống thông tin và cơ sở hạ tầng một cách phù hợp.

IZISolution - một trong những công ty cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu hiện nay, sẽ mang đến giải pháp hiệu quả giúp cho các doanh nghiệp có thể chuyển đổi sang mô hình kinh doanh số một cách dễ dàng và nhanh chóng. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn cụ thể.