Các giai đoạn thực thi Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Chuyển đổi số cần diễn ra song hành và được tích hợp với các chiến lược phát triển khác của doanh nghiệp. Để triển khai chuyển đổi số một cách bền vững và đồng bộ, doanh nghiệp cần có cho mình một lộ trình phù hợp. Bài viết dưới đây hãy cùng IZISolution tìm hiểu về các giai đoạn thực thi Lộ trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp nhỏ và vừa nhé!

1. Chuyển đổi số dựa theo mô hình kinh doanh

Áp dụng công nghệ số (CNS) để mở rộng hệ thống kênh phân phối, tiếp thị, bán hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng, hình thành Trải nghiệm khách hàng

Với mục tiêu chủ yếu của hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức trong lĩnh vực kinh doanh tại Việt Nam là khát vọng phát triển, trong giai đoạn đầu của Chiến lược Phát triển Kỹ năng Số (CĐS), việc quan trọng là áp dụng CĐS vào mô hình kinh doanh hiện tại. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể hưởng lợi ngay từ những thành tựu đạt được thông qua việc áp dụng công nghệ số. Điều cần thiết là thực hiện việc chuyển đổi số để mở rộng mạng lưới phân phối, nâng cao hiệu suất tiếp thị và quản lý quá trình bán hàng cùng việc tối ưu hóa việc chăm sóc khách hàng.

Để tiếp cận được đông đảo khách hàng hơn, hiện nay có sẵn một loạt giải pháp hỗ trợ trong lĩnh vực tiếp thị như Google và Facebook. Những công cụ này không chỉ giúp tối ưu hóa chiến dịch quảng cáo mà còn hỗ trợ với các công cụ SEO và phương pháp tiếp thị tiên tiến như tiếp thị liên kết (Affiliate marketing) và các sự kiện trực tiếp (live stream).

Sự phát triển của các nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada và Sendo đã tạo ra môi trường thuận lợi hơn bao giờ hết cho việc thực hiện kinh doanh trực tuyến. Đồng thời, việc áp dụng các công nghệ quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa việc chăm sóc khách hàng. Nhờ các giải pháp CRM, doanh nghiệp có khả năng tùy chỉnh trải nghiệm của từng khách hàng một cách tối ưu, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và tạo thêm giá trị cho mỗi cá nhân.

Từng bước triển khai áp dụng CNS cho chuỗi cung ứng (kết nối quản lý hàng tồn kho, sản xuất, mua hàng đầu vào)

Bên cạnh việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng, doanh nghiệp cũng cần tập trung vào việc áp dụng công nghệ số cho các khía cạnh của chuỗi cung ứng. Điều này bao gồm việc tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho, quá trình sản xuất và quản lý mua hàng để nâng cao khả năng cạnh tranh. Bằng cách thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí một cách hiệu quả, đảm bảo sự đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng và đạt được sự hiệu quả với chi phí thấp nhất.

Sự phát triển của các giải pháp phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) mang lại cho chuỗi cung ứng khả năng theo dõi hoạt động trong thời gian thực, đảm bảo sự minh bạch và hiệu quả. Việc đồng bộ hóa các quy trình làm việc trên nền tảng đám mây cung cấp khả năng quản lý dữ liệu an toàn, cũng như tạo điều kiện thuận lợi để chia sẻ thông tin và giảm thiểu chi phí một cách đáng kể. Hơn nữa, công nghệ Internet vạn vật (IoT) đang giúp tối ưu hóa việc quản lý hoạt động vận chuyển và sản xuất trong chuỗi cung ứng.

Áp dụng CNS cho nghiệp vụ kế toán, tài chính

Không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh chính, áp dụng công nghệ số cũng cần được chú trọng trong các lĩnh vực quản lý như kế toán và tài chính. Sử dụng các ứng dụng công nghệ có sẵn, doanh nghiệp nên xây dựng cơ sở dữ liệu chung liên quan đến doanh thu, khách hàng, hàng tồn kho, chi phí, lợi nhuận và giá vốn. Điều này sẽ tạo tiền đề quan trọng cho các giai đoạn chuyển đổi số tiếp theo.

Xây dựng khung cơ sở dữ liệu chung về kinh doanh, cung ứng và kế toán

Xây dựng chính sách bảo mật kinh doanh, dữ liệu và áp dụng các công cụ bảo mật

Trong bối cảnh những nguy cơ về bảo mật thông tin ngày càng tăng, đây không còn là vấn đề nhỏ với doanh nghiệp. Để tận dụng lợi thế cạnh tranh và đối phó với rủi ro, doanh nghiệp cần tập trung vào việc xây dựng chính sách và sử dụng các công cụ bảo mật phù hợp. Điều này đặc biệt quan trọng trong giai đoạn bắt đầu khi công nghệ số đã được áp dụng và cơ sở dữ liệu cơ bản đã được xây dựng.

2. Hoàn thiện và chuyển đổi số mô hình quản trị

Bước 1. Hoàn thiện mô hình quản trị và xác định các yêu cầu về dữ liệu tích hợp cho bước tiếp theo.

• Xây dựng và hoàn thiện mô hình quản trị đi từ cơ cấu tổ chức, con người, chính sách, quy trình cho tất cả các mảng nghiệp vụ chức năng của doanh nghiệp

• Xây dựng chỉ tiêu quản trị (KPI/OKR) và hệ thống báo cáo quản trị, và yêu cầu cơ sở dữ liệu

• Xác định các yêu cầu phục vụ mục đích tích hợp, chuyển đổi số toàn diện.

Khi đạt được sự gia tăng trong doanh thu và khách hàng, doanh nghiệp cần xem xét việc tối ưu hóa mô hình quản trị, bao gồm cơ cấu tổ chức, hệ thống công nghệ thông tin, quản lý dữ liệu và con người. Nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững, một hệ thống quản trị hiệu quả là tối quan trọng. Quá trình tối ưu hóa mô hình quản trị có thể bao gồm rà soát và cải tiến cơ cấu tổ chức, cụm chức năng, và nhiệm vụ của từng phân đoạn. Điều này có thể đòi hỏi định biên nhân sự rõ ràng, việc mô tả công việc cụ thể cho từng vị trí, và nhiều khía cạnh khác.

Tạo dựng một văn hóa làm việc định hướng vào việc tăng cường hiệu quả làm việc cũng là yếu tố quan trọng. Doanh nghiệp có thể xây dựng các chỉ số đánh giá hiệu suất (KPI/OKR) để đo lường và thúc đẩy sự hiệu quả. Điều này đòi hỏi xác định rõ các yêu cầu về dữ liệu liên quan để đảm bảo đủ thông tin cho việc đánh giá KPI. Những bước này tạo nền tảng cho các chuyển đổi tại giai đoạn tiếp theo.

Bước 2. Chuyển đổi số mô hình quản trị và hoàn thiện cơ sở dữ liệu.

• Áp dụng công nghệ số cho hệ thống báo cáo quản trị

• Chuyển đổi số/tự động hóa quy trình cho các mảng nghiệp vu bao gồm lập kế hoạch, ngân sách và dự báo; quản trị nhân sự; quản lý công việc, v,v

• Tiếp tục hoàn thiện CĐS cho mô hình kinh doanh tại giai đoạn 1

• Xây dựng cơ sở dữ liệu chung của toàn doanh nghiệp

• Xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn thông tin và an ninh mạng

Sau khi hoàn thiện mô hình quản trị trong giai đoạn đầu, doanh nghiệp đã đạt một sự chuẩn bị vững chắc để tiến hành việc áp dụng công nghệ nhằm số hóa những phần quan trọng như lập kế hoạch và quản trị nhân sự. Sự xuất hiện của các giải pháp công nghệ hiện có trên thị trường cho phép doanh nghiệp hiệu quả hóa việc quản lý một khối lượng lớn dữ liệu đa dạng từ các nguồn khác nhau. Nhờ vào việc tổng hợp, xử lý thông tin một cách hiệu quả, các lãnh đạo doanh nghiệp có thể đưa ra những quyết định thông thái hơn trong quản lý.

Chính vì vậy, việc ưu tiên và tập trung vào vai trò quản trị dữ liệu bền vững trở nên cực kỳ quan trọng. Cần tối ưu hóa cách thức quản lý dữ liệu để đáp ứng đúng nhu cầu, chức năng và yêu cầu của từng công việc cụ thể. Mục tiêu là hướng đến một quá trình chuyển đổi số toàn diện và hiệu quả. Đặc biệt, việc xây dựng một cơ sở dữ liệu chung liên quan đến quản trị tài chính, kinh doanh và nhân sự trở nên cần thiết trong giai đoạn này.

Cùng với việc xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật mạng cũng đóng một vai trò quan trọng. Doanh nghiệp cần tạo ra môi trường an toàn và tin cậy cho các hệ thống quản trị của mình, đảm bảo chúng thực hiện đúng chức năng và phục vụ đúng đối tượng một cách sẵn sàng, chính xác và đáng tin cậy.

3. Kết nối kinh doanh và quản trị, đổi mới sáng tạo để tạo ra sản phẩm, dịch vụ mới

Áp dụng CNS để từng bước kết nối các hệ thống hiện có thành một hệ thống thông tin xuyên suốt từ kinh doanh đến các nghiệp vụ quản trị trong doanh nghiệp

Sau khi hoàn thành giai đoạn một của chuyển đổi số trong mô hình kinh doanh và giai đoạn hai trong quản trị, doanh nghiệp cần áp dụng các giải pháp công nghệ để tiếp tục nâng cao hiệu quả bằng việc liên kết các hệ thống hiện có. Mục tiêu là tạo ra một hệ thống thông tin liên tục, bằng cách sử dụng một cơ sở dữ liệu chung cho toàn bộ doanh nghiệp.

Thực tế đã chứng minh rằng doanh nghiệp Việt Nam đã và đang triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning - hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp), cho phép tích hợp tất cả các chức năng chung vào một hệ thống duy nhất. Điều này thay vì sử dụng nhiều phần mềm riêng biệt như phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương (HRM), phần mềm quản trị quan hệ khách hàng (CRM) và phần mềm quản trị sản xuất song song nhau. Hệ thống tích hợp như vậy mang lại khả năng theo dõi và quản lý liên tục, tăng cường sự linh hoạt và đảm bảo doanh nghiệp có khả năng phản ứng linh hoạt trước sự biến đổi không ngừng của môi trường kinh doanh. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và gia tăng khả năng cạnh tranh trong thời gian dài.

Xây dựng cơ sở dữ liệu chung trong toàn bộ DN

Tại các giai đoạn trước, doanh nghiệp đã xây dựng một cơ sở dữ liệu chứa thông tin về kinh doanh và quản trị. Tuy nhiên, trong giai đoạn tiếp theo, yêu cầu của doanh nghiệp là phải tạo khả năng kết nối những dữ liệu này để làm bước đệm cho việc "data mining" - tức việc phân tích dữ liệu theo nhiều góc độ khác nhau, nhằm cung cấp hỗ trợ cho quá trình ra quyết định của lãnh đạo. Giai đoạn này cũng đòi hỏi lãnh đạo phải đầu tư vào các giải pháp tập trung, có hiệu quả để đảm bảo an toàn thông tin doanh nghiệp và thông tin của khách hàng. Điều này cũng giúp phòng ngừa các rủi ro liên quan đến an ninh mạng, tránh sự gián đoạn trong hoạt động kinh doanh và nguy cơ rò rỉ thông tin quan trọng của toàn bộ doanh nghiệp.

Đầu tư vào đổi mới sáng tạo (R&D) để tạo ra các thay đổi trong sản phẩm, dịch vụ và không ngừng nâng cấp các hệ thống hiện tại

Sau khi đạt được một giai đoạn tăng trưởng đáng kể và bước vào giai đoạn biến động, doanh nghiệp cần tìm ra những pháp đề để thúc đẩy chu kỳ phát triển mới. Trong tình hình này, việc đầu tư vào đổi mới sáng tạo (R&D) hoặc áp dụng những công nghệ số tiên tiến có thể là sự lựa chọn thích hợp. Như vậy, doanh nghiệp sẽ có khả năng tạo ra các sản phẩm, dịch vụ và giá trị mới đáp ứng yêu cầu của khách hàng và mang lại sự đột phá trong hoạt động kinh doanh.

Cùng với việc phát triển các khía cạnh mới, việc duy trì và nâng cấp các hệ thống kinh doanh và quản trị hiện có cũng cần được xem xét. Điều này giúp đảm bảo rằng hoạt động của doanh nghiệp vẫn diễn ra liên tục và ổn định, đồng thời đáp ứng được sự biến đổi trong môi trường kinh doanh.

Áp dụng CNS mới để đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng cho dữ liệu của toàn DN

Để tránh nguy cơ về bảo mật thông tin doanh nghiệp cần tập trung vào việc xây dựng chính sách và sử dụng các công cụ bảo mật, an ninh cho dữ liệu. Điều này đặc biệt quan trọng trong mọi giai đoạn của kinh doanh cũng như chuyển đổi số.