Sức mạnh kết hợp: Doanh nghiệp lớn và Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp không chỉ giúp các doanh nghiệp lớn tối ưu hóa hoạt động quản lý nhân sự mà còn giúp họ duy trì sự cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt. Cùng IZISolution tìm hiểu chi tiết về sức mạnh của phần mềm quản lý nhân sự với doanh nghiệp đặc biệt là doanh nghiệp lớn và đa quốc gia.

I. Thực trạng quản lý nhân sự ở các doanh nghiệp lớn, đa quốc gia

Các doanh nghiệp lớn hiện nay đối mặt với nhiều khó khăn trong quản lý nhân sự. Cụ thể:

- Nhân viên thường xuyên khiếu nại về các vấn đề: chế độ, chính sách, luật pháp, sai sót trong công, lương...)

Với số lượng lớn nhân viên, việc phân chia công việc đúng người và kiểm soát chất lượng trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến giao việc không đúng người và thiếu khả năng kiểm soát hiệu suất công việc. 

Đặc biệt đối với công ty đa quốc gia với đội ngũ đến từ nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ, sự đa dạng về ngôn ngữ, văn hóa, tôn giáo, và phong tục tập quán tạo ra sự khác biệt trong giao tiếp, làm việc, và quản lý.

Quản lý nhân sự với số lượng lớn khiến việc giải quyết các vấn đề về nhân sự trở lên quá tải, gây ra những bức xúc không đáng có cho nhân viên khi không được giải quyết phát sinh kịp thời.

- Quy trình quản lý trên giấy tờ

Một số doanh nghiệp lớn vẫn giữ thói quen thiết lập quy trình bằng văn bản, gây rào cản và khó khăn trong thực thi. Việc xây dựng quy trình linh hoạt và hiệu quả là thách thức.Các nhân viên đến từ các quốc gia khác nhau thường làm việc từ xa, tạo ra thách thức trong việc quản lý và hợp tác, đặc biệt trong bối cảnh làm việc từ xa trở nên phổ biến do đại dịch COVID-19.

- Lập kế hoạch nguồn nhân lực không khoa học

Việc xác định thừa thiếu lao động thường không được dựa trên dự báo nhu cầu dài hạn, dẫn đến việc thiếu cơ sở cho việc tuyển dụng và quản lý.

- Tuyển dụng và đào tạo kế thừa khó khăn

Thiếu kế hoạch nguồn nhân lực dẫn đến khó khăn trong việc tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực mới, dẫn đến tình trạng bế tắc. Các công ty đã quốc gia cũng phải cạnh tranh để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng từ nhiều quốc gia. Điều này tạo áp lực để cải thiện chính sách, mức lương và phúc lợi nhằm giữ chân nhân sự xuất sắc.

- Chính sách đãi ngộ không phù hợp

Để thu hút và giữ chân nhân sự chất lượng, doanh nghiệp lớn cần phải đánh giá và cập nhật chính sách đãi ngộ một cách thường xuyên. Hơn nữa thách thức pháp lý và luật pháp như luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế, và quy định về an toàn lao động cũng thay đổi tùy theo quốc gia, tạo ra sự phức tạp trong việc tuân thủ và quản lý nhân sự.

- Quản lý dữ liệu khó khăn

Sự phân tán của dữ liệu trong các phòng ban và bộ phận khác nhau tạo ra khó khăn trong việc kiểm soát và quản lý thông tin quan trọng của doanh nghiệp.

II. Tại sao các doanh nghiệp lớn cần tới phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp?

Những khó khăn trong quản lý nhân sự khiến doanh nghiệp lớn ngày càng nhận thấy tầm quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp trong việc duy trì và phát triển sự thành công của họ. Dưới đây là một số lý do tại sao các tổ chức lớn không thể thiếu công cụ này:

Quản lý số lượng nhân sự lớn

Doanh nghiệp lớn, đa quốc gia thường có hàng ngàn nhân viên trải đều trên nhiều địa điểm và quốc gia. Phần mềm quản lý nhân sự giúp họ theo dõi thông tin về nhân viên, từ quá trình tuyển dụng, đào tạo, đến quản lý hiệu suất và lưu trữ thông tin cá nhân.

Đặc biệt xu hướng làm việc từ xa đã trở nên phổ biến hơn sau đại dịch COVID-19. Các doanh nghiệp lớn phải đối mặt với việc quản lý nhân sự ở xa và đảm bảo rằng nhân viên vẫn duy trì hiệu suất làm việc trong môi trường này. 

Tối ưu hóa quá trình tuyển dụng

Các công ty lớn thường có nhu cầu liên tục tuyển dụng nhân sự mới. Phần mềm quản lý nhân sự giúp tổ chức tạo và quản lý hồ sơ ứng viên, tự động sàng lọc ứng viên phù hợp, từ đó giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết cho quá trình tuyển dụng.

Quản lý hiệu suất

Để đảm bảo rằng nhân viên hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp lớn cần phải theo dõi và đánh giá hiệu suất của họ. Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp các công cụ để thiết lập mục tiêu, đánh giá và theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên.

Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), học máy và phân tích dữ liệu đang được tích hợp để tối ưu hóa quản lý nhân sự. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử, phần mềm quản lý hiệu suất và ứng dụng di động giúp tăng cường hiệu quả trong việc quản lý nhân sự.

Tăng tính minh bạch và tuân thủ

Các doanh nghiệp lớn thường phải tuân thủ nhiều quy định và chính sách, cũng như đảm bảo tính minh bạch trong quản lý nhân sự. Phần mềm quản lý nhân sự có thể giúp tổ chức duyệt xét và theo dõi việc tuân thủ các quy định này.

Giảm thiểu sai sót và thất thoát tài nguyên

Thông tin về nhân sự là một tài sản quý báu của doanh nghiệp. Phần mềm quản lý nhân sự giúp đảm bảo rằng dữ liệu này được lưu trữ một cách an toàn và có thể truy cập dễ dàng, giúp giảm thiểu sai sót và mất mát thông tin quan trọng.

Tăng cường trải nghiệm nhân viên

Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách tốt hơn mà còn nâng cao trải nghiệm của họ. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập thông tin cá nhân, đăng ký nghỉ phép, và thậm chí là tự quản lý mục tiêu cá nhân.

Xem thêm: Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự

III. Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp có đặc điểm và tính năng gì?

Các phần mềm quản lý nhân sự thường bao gồm nhiều chức năng cơ bản để hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả. Dưới đây là một số chức năng quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp:

- Quản lý tuyển dụng:

• Xây dựng quy trình tuyển dụng thông minh và tự động hóa nhiều tác vụ.

• Tương tác đa chiều với ứng viên để tăng hiệu suất tìm kiếm nhân tài.

• Tạo và quản lý đợt tuyển dụng theo nhu cầu.

• Quản lý hồ sơ ứng viên.

• Tích hợp các trang web tuyển dụng.

• Sàng lọc và duyệt ứng viên phù hợp.

• Tạo vòng phỏng vấn ứng viên.

• Tự động gửi email thông báo kết quả, mời phỏng vấn, cảm ơn, từ chối, và đo lường hiệu quả đợt tuyển dụng.

• Chuyển hồ sơ ứng viên thành nhân viên chính thức.

- Quản lý đào tạo:

• Quản lý các chương trình đào tạo.

• Quản lý danh sách người tham gia đào tạo.

• Tạo thư viện tài liệu đào tạo.

• Theo dõi quá trình đào tạo.

• Xây dựng bài kiểm tra hậu đào tạo.

• Thu thập phản hồi chất lượng đào tạo.

• Tra cứu thông tin học viên đào tạo.

- Quản lý chấm công:

• Nhận dữ liệu từ máy chấm công và chuẩn hóa dữ liệu.

• Tùy chỉnh các ca làm việc với chính sách khác nhau về thời gian làm việc.

• Xây dựng ca làm theo từng bộ phận, phòng ban và nhân sự.

• Lập bảng chấm công tiện lợi.

• Cho phép giải trình công kịp thời.

• Xuất bảng chấm công theo mẫu của doanh nghiệp.

- Quản lý hồ sơ:

• Theo dõi quá trình công tác của nhân viên, bao gồm lịch sử công lương và kết quả đánh giá.

• Lưu trữ thông tin liên lạc, tình trạng sức khỏe, sơ yếu lý lịch, và các thông tin bổ trợ về bảo hiểm và thuế.

• Quản lý các quyết định khen thưởng và bổ nhiệm của nhân viên trong tổ chức.

• Theo dõi kinh nghiệm làm việc trước đây.

- Quản lý tiền lương:

• Tự động tính lương dựa trên bảng chấm công và chính sách công ty.

• Tính các khoản phạt, thưởng độ chuyên cần.

• Hỗ trợ tính thuế và bảo hiểm.

• Theo dõi kỳ tạm ứng lương của nhân viên.

• Xuất bảng lương theo mẫu của doanh nghiệp.

Một số phần mềm quản lý nhân sự còn cho phép thiết lập công thức tính lương đặc biệt để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp thường có những đặc điểm sau:

• Tích hợp đa chức năng

• Tự động để thực hiện nhiều tác vụ như tính lương, tạo đợt tuyển dụng, và quản lý chấm công. 

• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau như máy chấm công, trang web tuyển dụng, và hệ thống quản lý hồ sơ

• Bảo mật thông tin nhân viên

• Cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh quy trình làm việc và các thư viện dữ liệu theo nhu cầu riêng

• Thường có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp khi quy mô mở rộng hoặc thay đổi quy trình làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị nhân sự cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với IZISolution để được tư vấn và dùng thử phần mềm miễn phí nhé!