Khám phá các Module tính năng trong Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS

Phần mềm quản lý bảo trì thiết bị, hay còn gọi là CMMS, đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc duy trì và quản lý tài sản trong nhiều tổ chức và ngành công nghiệp. Để hiểu rõ hơn về khả năng và tiềm năng của CMMS mang lại cho doanh nghiệp, chúng ta cần khám phá sâu hơn các module tính năng mà nó cung cấp. Qua bài viết, IZISolution sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn cụ thể hơn về các module này và biết lợi ích của phần mềm trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý bảo trì và tài sản.

I. Các module tính năng chính Phần mềm quản lý Bảo trì thiết bị CMMS

1. Module Mua hàng

Quản lý yêu cầu mua: Mô-đun này cho phép tự động đề xuất mua thiết bị dựa trên tồn kho hiện tại. Hệ thống có thể tự động phát hiện khi số lượng tồn kho dưới mức cần thiết và đề xuất mua sắm mới. Ngoài ra, người dùng có thể tạo yêu cầu mua hàng thủ công trên phần mềm hoặc nhập dữ liệu từ file.

Quản lý đơn mua/hợp đồng: Mô-đun này ghi chép thông tin quan trọng về các đơn đặt hàng và hợp đồng, bao gồm thông tin nhà cung cấp, loại hàng hóa, số lượng, ngày mua, giá bán, và thông tin chi tiết của hợp đồng.

Theo dõi đơn hàng: Mô-đun này giúp theo dõi tình trạng của các đơn hàng, bao gồm số lượng hàng đã nhận, đang chờ giao, hàng đã đạt tiêu chuẩn, và hàng lỗi hoặc không đạt yêu cầu.

Quản lý hoá đơn: Mô-đun này giúp tạo hoá đơn mua hàng tự động, liên kết với phần hệ kế toán để giảm thiểu sai sót trong việc nhập liệu thủ công. Điều này giúp cải thiện quy trình kế toán và đảm bảo tính chính xác trong ghi chép tài chính của doanh nghiệp.

2. Module Bảo trì

 

Tạo/Duyệt & Quản lý yêu cầu bảo trì thiết bị: Tính năng này cho phép người dùng tạo yêu cầu bảo trì khi phát hiện vấn đề hoặc khi có nhu cầu bảo trì. Việc duyệt yêu cầu giúp đảm bảo rằng các yêu cầu đều được kiểm tra và xử lý một cách hiệu quả.

Tạo/Duyệt kế hoạch bảo trì. Bảo trì định kỳ: Tính năng này giúp tổ chức tạo kế hoạch bảo trì định kỳ cho thiết bị. Điều này bao gồm lên lịch và theo dõi công việc bảo trì được thực hiện đúng hẹn và định kỳ.

Giám sát thiết bị. Cập nhật kế hoạch, thông số, giờ máy: Đây là tính năng quan trọng để theo dõi hiệu suất của thiết bị. Người dùng có thể cập nhật thông số kỹ thuật, số giờ máy hoạt động, và các thông tin liên quan để đảm bảo thiết bị hoạt động hiệu quả.

Quản lý danh sách, phân công công việc, nhắc việc: Tính năng này giúp quản lý danh sách thiết bị, phân công công việc cho nhân viên, và tạo thông báo nhắc nhở. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc bảo trì được thực hiện đúng thời hạn.

Quản lý chi phí liên quan đến bảo trì, sửa chữa: Tính năng này cho phép quản lý và ghi chép các chi phí liên quan đến quá trình bảo trì và sửa chữa, giúp kiểm soát nguồn lực tài chính.

Quản lý danh sách, thêm mới thiết bị: Tính năng này cho phép quản lý danh sách thiết bị, thêm mới thiết bị và cập nhật trạng thái của chúng trong quá trình bảo trì. Điều này giúp theo dõi và đảm bảo rằng thông tin về thiết bị luôn được cập nhật và chính xác.

Tra cứu lịch sử thông số: Tính năng này giúp tra cứu lịch sử thông số và hiệu suất của thiết bị. Điều này hỗ trợ việc theo dõi các thay đổi và cải thiện trong quá trình bảo trì.

Báo cáo hỗ trợ theo dõi bảo trì theo thời gian: Mô-đun này cung cấp khả năng tạo báo cáo để theo dõi hiệu suất và quy trình bảo trì theo thời gian. Báo cáo này giúp quản lý đưa ra quyết định thông minh và kế hoạch dài hạn.

3. Module Thiết bị

Quản lý danh mục, phân cấp tài sản: Tính năng này cho phép tổ chức quản lý và sắp xếp danh mục tài sản dựa trên cấu trúc phân cấp. Điều này giúp tổ chức hiểu rõ hơn về cấu trúc tài sản và cách chúng liên quan đến nhau.

Quản lý lập kế hoạch mua sắm: Cho phép tổ chức lập kế hoạch mua sắm cho các tài sản mới hoặc thay thế, đảm bảo rằng tài sản luôn được cập nhật và thay mới theo nhu cầu.

Yêu cầu cấp phát thiết bị: Tính năng này cho phép nhân viên yêu cầu cấp phát tài sản hoặc thiết bị cụ thể khi cần thiết. Điều này đảm bảo rằng tài sản được sử dụng một cách hiệu quả.

Luân chuyển tài sản: Tính năng này giúp quản lý quá trình luân chuyển tài sản giữa các bộ phận hoặc vị trí khác nhau trong tổ chức.

Tách/ghi tăng/ghi giảm thiết bị: Cho phép ghi chép các hoạt động như tách tài sản ra thành các thành phần riêng biệt, ghi tăng số lượng hoặc giảm số lượng tài sản trong danh mục.

Đánh giá thiết bị: Tính năng này cho phép tổ chức đánh giá tình trạng và giá trị của tài sản, đồng thời xác định cần thực hiện bảo trì hay thay thế.

Khấu hao/kiểm kê/thanh lý tài sản: Cung cấp khả năng tính toán khấu hao tài sản, kiểm kê định kỳ để xác minh tình trạng của tài sản và quá trình thanh lý tài sản khi cần thiết.

Tra cứu thông tin, nguồn gốc, lịch sử luân chuyển, tách gộp: Cho phép tra cứu thông tin chi tiết về tài sản, bao gồm nguồn gốc, lịch sử luân chuyển, và quá trình tách gộp nếu có.

4. Module Kho

Xuất nhập kho: Tính năng này cho phép quản lý và ghi chép quá trình xuất nhập kho của tài sản, thiết bị và vật tư. Điều này bao gồm quản lý yêu cầu xuất nhập kho và ghi chép tình trạng của tài sản trong quá trình xuất nhập.

Vị trí: Tính năng này giúp quản lý vị trí của trang thiết bị và vật tư trong từng kho. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình tìm kiếm và đảm bảo rằng tài sản được lưu trữ và bảo quản một cách hiệu quả.

Kiểm kê: Tính năng này giúp dễ dàng thực hiện quá trình kiểm kê nhờ tích hợp thiết bị kiểm kê thông minh. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác trong việc đối chiếu số lượng thực tế với thông tin trong hệ thống.

Lưu trữ - Tra cứu: Tính năng này cho phép lưu trữ thông tin về việc luân chuyển trang thiết bị giữa các kho. Điều này bao gồm thông tin về vị trí, ngày giờ luân chuyển, và người thực hiện. Tính năng tra cứu giúp dễ dàng rà soát và tìm kiếm thông tin liên quan đến việc lưu trữ và luân chuyển.

5. Module Kỹ thuật viên

 

Thông tin cá nhân: Cho phép quản lý thông tin cá nhân của các kỹ thuật viên, bao gồm tên, hồ sơ, kỹ năng, chứng chỉ, và lịch sử làm việc. Điều này giúp quản lý hiểu rõ về nguồn lực nhân sự và khả năng của từng kỹ thuật viên.

Lập kế hoạch và phân công công việc: Tính năng này cho phép quản lý tạo kế hoạch công việc và phân công công việc cho các kỹ thuật viên. Điều này bao gồm việc xác định công việc cụ thể, thời hạn, và ưu tiên.

Theo dõi tiến độ công việc: Tính năng này giúp quản lý theo dõi tiến độ của các công việc và hoạt động của kỹ thuật viên. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng hẹn và đúng cách.

Báo cáo và ghi chép công việc: Cho phép kỹ thuật viên tạo báo cáo và ghi chép công việc một cách chi tiết, bao gồm các hoạt động thực hiện, vấn đề gặp phải, và các thay đổi cần thiết.

Tra cứu lịch sử và thông tin công việc: Tính năng này giúp quản lý và kỹ thuật viên tra cứu lịch sử và thông tin liên quan đến các công việc đã hoàn thành trong quá khứ. Điều này có thể hỗ trợ trong việc xác định xu hướng và cải thiện quy trình làm việc.

Nhắc nhở và thông báo: Mô-đun Kỹ thuật viên thường cung cấp khả năng gửi thông báo và nhắc nhở đến kỹ thuật viên về công việc cần hoàn thành hoặc thay đổi trong kế hoạch.

6. Module Phê duyệt

Phê duyệt yêu cầu bảo trì: Cho phép quản lý hoặc người có thẩm quyền cao hơn xem xét và phê duyệt yêu cầu bảo trì từ người dùng hoặc kỹ thuật viên. Điều này đảm bảo rằng công việc bảo trì được thực hiện theo đúng quy trình và được phê duyệt trước khi tiến hành.

Phê duyệt kế hoạch bảo trì: Tính năng này cho phép quản lý xem xét và phê duyệt kế hoạch bảo trì được đề xuất trước khi thực hiện. Điều này giúp đảm bảo tính khả thi và đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả.

Phê duyệt công việc sửa chữa: Cho phép quản lý hoặc người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt các công việc sửa chữa khi có sự cố hoặc vấn đề phát sinh. Điều này đảm bảo rằng công việc sửa chữa được thực hiện theo quy trình và được phê duyệt trước khi tiến hành.

Phê duyệt mua sắm thiết bị: Tính năng này cho phép quản lý xem xét và phê duyệt quyết định mua sắm thiết bị mới hoặc thay thế. Điều này đảm bảo rằng quy trình mua sắm được thực hiện theo đúng quy định và đáng tin cậy.

Phê duyệt ngân sách và chi phí: Tính năng này giúp quản lý xem xét và phê duyệt ngân sách và chi phí liên quan đến các dự án bảo trì hoặc quản lý tài sản. Điều này giúp kiểm soát tài chính và đảm bảo tính chính xác trong quản lý nguồn lực tài chính.

Quản lý luân chuyển và tra cứu lịch sử phê duyệt: Cho phép tra cứu lịch sử về quyết định và phê duyệt, bao gồm thông tin về người duyệt và thời gian phê duyệt. Điều này giúp theo dõi quá trình quyết định và tạo báo cáo liên quan đến việc phê duyệt.

7. Module Báo cáo

Tạo báo cáo tự động: Mô-đun Báo cáo cho phép người dùng tạo các mẫu báo cáo cố định hoặc tùy chỉnh dựa trên nhu cầu của họ. Báo cáo có thể được tạo tự động và lên lịch để thực hiện theo khoảng thời gian cụ thể.

Tùy chỉnh báo cáo: Tính năng này cho phép người dùng tùy chỉnh nội dung, định dạng và kiểu dữ liệu trong báo cáo. Điều này giúp tạo ra các báo cáo phù hợp với mục tiêu và nhu cầu cụ thể của tổ chức.

Truy xuất dữ liệu đa nguồn: Mô-đun Báo cáo thường cho phép truy xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm dữ liệu quản lý bảo trì, thông tin về tài sản, dữ liệu kế toán và các nguồn dữ liệu khác.

Báo cáo thời gian thực: Tính năng này cung cấp khả năng truy xuất dữ liệu và tạo báo cáo thời gian thực, giúp quản lý và nhân viên theo dõi hiện trạng và hoạt động hiện tại.

Báo cáo hiệu suất: Mô-đun Báo cáo thường bao gồm các báo cáo liên quan đến hiệu suất, bao gồm thời gian hoạt động, sự cố, lên kế hoạch và thực hiện công việc.

Báo cáo dự trù nguồn lực: Tính năng này giúp dự đoán và tạo báo cáo về nguồn lực cần thiết cho các công việc bảo trì trong tương lai, giúp quản lý lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên hiệu quả.

Báo cáo về tình trạng tài sản: Mô-đun Báo cáo cho phép tạo báo cáo về tình trạng của tài sản, bao gồm thông tin về tuổi thọ, giá trị, và cần thay thế hay sửa chữa.

Xuất báo cáo: Báo cáo có thể được xuất ra các định dạng khác nhau như PDF, Excel, hoặc hình ảnh để chia sẻ và lưu trữ.
Xem thêm: Tổng quan về phần mềm quản lý bảo trì máy móc thiết bị CMMS

II. Có nhất thiết phải sử dụng tất cả các module hay không?

Không nhất thiết phải sử dụng tất cả các module trong phần mềm CMMS. Quyết định về việc sử dụng các module cụ thể phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu của tổ chức. Một số module có thể phù hợp và cần thiết cho một tổ chức, trong khi các module khác có thể không liên quan đến hoạt động cụ thể của tổ chức đó.

Việc lựa chọn và triển khai các module cần phải dựa trên:

• Nhu cầu cụ thể của tổ chức: Tổ chức cần xác định mục tiêu cụ thể mà họ muốn đạt được bằng cách sử dụng phần mềm CMMS. Điều này bao gồm việc xác định các quy trình, công việc, và hoạt động mà họ muốn tự động hóa hoặc cải thiện bằng CMMS.

• Kích thước và loại ngành công nghiệp: Các tổ chức khác nhau có các nhu cầu riêng biệt. Ngành công nghiệp cụ thể và kích thước của tổ chức có thể ảnh hưởng đến việc chọn module phù hợp. Ví dụ, một nhà máy sản xuất lớn có thể cần các module quản lý kho và quản lý vận hành, trong khi một cơ sở y tế có thể tập trung vào quản lý thiết bị y tế và dịch vụ bảo trì.

• Tài nguyên và ngân sách: Triển khai các module trong phần mềm CMMS yêu cầu tài nguyên, bao gồm nguồn nhân lực và nguồn tài chính. Tổ chức cần đảm bảo rằng họ có khả năng quản lý và duy trì các module một cách hiệu quả.

• Sự đảm bảo tích hợp: Một yếu tố quan trọng khác là đảm bảo rằng các module được triển khai hoạt động một cách hợp nhất với nhau và với hệ thống tổ chức tổng thể.

Tóm lại, không phải tất cả các module đều phù hợp cho mọi tổ chức. Quá trình lựa chọn và triển khai các module trong phần mềm CMMS nên dựa trên nhu cầu cụ thể của tổ chức và khả năng quản lý tài nguyên.

III. Có cần phải tùy chỉnh module tính năng phần mềm quản lý bảo trì không?

1. Ưu và nhược điểm của việc tùy chỉnh module phần mềm quản lý bảo trì

Việc tùy chỉnh module trong phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Dưới đây là một số điểm mạnh và điểm yếu của việc tùy chỉnh module CMMS:

Ưu điểm:

• Tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể: Tùy chỉnh module cho phép tổ chức thích nghi phần mềm với quy trình và nhu cầu riêng của họ. Điều này giúp cải thiện hiệu suất và hiệu quả.

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Tùy chỉnh giúp tổ chức cải thiện quy trình làm việc bằng cách loại bỏ các phần không cần thiết và tạo ra quy trình tối ưu hóa.

• Tích hợp với hệ thống hiện có: Tùy chỉnh module có thể giúp tích hợp CMMS với các hệ thống hiện có của tổ chức, chẳng hạn như hệ thống kế toán hoặc hệ thống quản lý tài sản.

• Nâng cao tính linh hoạt: Tùy chỉnh giúp thay đổi và điều chỉnh module theo thời gian khi nhu cầu của tổ chức thay đổi.

Nhược điểm:

• Phức tạp hóa triển khai và duy trì: Tùy chỉnh module có thể làm cho quá trình triển khai và duy trì phức tạp hơn. Điều này yêu cầu tài nguyên và kiến thức kỹ thuật đáng kể.

• Tăng chi phí: Tùy chỉnh module thường tạo ra chi phí ban đầu cao hơn do cần phát triển và cấu hình tùy chỉnh. Chi phí duy trì và cập nhật cũng có thể tăng lên.

• Rủi ro về sự cố và lỗi: Tùy chỉnh có thể dẫn đến sự cố và lỗi nếu không được thực hiện đúng cách hoặc không được kiểm tra kỹ lưỡng. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính ổn định của hệ thống.

• Độ phụ thuộc vào nhà cung cấp: Tùy chỉnh module có thể tạo ra độ phụ thuộc vào nhà cung cấp phần mềm, đặc biệt nếu quá trình tùy chỉnh không được tài liệu hoặc quản lý cẩn thận.

2. Nên hay không nên tùy chỉnh, mức độ tùy chỉnh như thế nào?

Quyết định nên tùy chỉnh phần mềm quản lý bảo trì CMMS và mức độ tùy chỉnh cần phụ thuộc vào nhu cầu và mục tiêu cụ thể của tổ chức. Dưới đây là một số hướng dẫn để hỗ trợ quyết định này:

Xác định nhu cầu cụ thể: Đầu tiên, tổ chức cần xác định rõ nhu cầu cụ thể của họ. Điều gì là quan trọng nhất? Các yêu cầu cơ bản có sẵn trong phần mềm hay không? Nếu có sự khác biệt lớn giữa phần mềm CMMS và quy trình hoặc nhu cầu của tổ chức, thì tùy chỉnh có thể cần thiết.

Ưu tiên tính ổn định và bảo mật: Tùy chỉnh có thể ảnh hưởng đến tính ổn định và bảo mật của hệ thống. Tổ chức cần xem xét cân nhắc giữa tính năng tùy chỉnh và đảm bảo rằng hệ thống vẫn hoạt động ổn định và an toàn.

Kiểm tra tính khả thi: Trước khi tùy chỉnh, tổ chức cần kiểm tra tính khả thi của dự án. Liệu tùy chỉnh có phức tạp và tốn kém không? Tài nguyên nhân lực và ngân sách có sẵn cho tùy chỉnh không?

Thực hiện kiểm định: Tùy chỉnh cần được kiểm định và kiểm tra cẩn thận trước khi triển khai vào môi trường sản xuất. Điều này giúp tránh lỗi và sự cố không mong muốn.

Tạo kế hoạch và quản lý tùy chỉnh: Tạo kế hoạch chi tiết cho việc tùy chỉnh và quản lý quy trình tùy chỉnh một cách cẩn thận. Điều này giúp đảm bảo rằng tùy chỉnh được thực hiện đúng hẹn và theo quy định.

Giới hạn tùy chỉnh khi cần thiết: Thay vì tùy chỉnh mọi thứ, tổ chức nên tập trung vào các yêu cầu quan trọng nhất và tùy chỉnh một cách hợp lý để đáp ứng chúng. Việc tùy chỉnh quá nhiều có thể làm gia tăng chi phí và rủi ro.

Xem xét tính bảo trì và cập nhật: Tùy chỉnh có thể đòi hỏi công việc bảo trì và cập nhật thường xuyên hơn. Tổ chức cần xem xét sẽ có bao nhiêu công việc bảo trì cần thực hiện và sẽ mất bao nhiêu thời gian để duy trì tùy chỉnh.

Tùy chỉnh module CMMS có thể là một quá trình hữu ích để đáp ứng nhu cầu cụ thể của tổ chức. Tuy nhiên, cần thực hiện nó một cách có kế hoạch và cân nhắc cẩn thận để đảm bảo rằng nó cung cấp giá trị thực sự mà không ảnh hưởng đến tính ổn định và hiệu suất của hệ thống.

Như vậy, các module tính năng trong phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS là những công cụ mạnh mẽ giúp tổ chức hiệu quả hóa quản lý tài sản và bảo trì. Từ quản lý bảo trì đến quản lý kho, quản lý tài sản và nhiều tính năng khác, CMMS cung cấp một giải pháp toàn diện để nâng cao hiệu suất và giảm thất thoát tài sản. Bằng cách tận dụng các module này, tổ chức có thể đảm bảo rằng thiết bị và tài sản của họ luôn trong tình trạng tốt nhất và sẵn sàng hoạt động.

Liên hệ IZISolution để được thiết kế tùy chỉnh phần mềm quản lý bảo trì thiết bị CMMS phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp.