Các giai đoạn và quy trình chuyển đổi số - Doanh nghiệp đang ở đâu và cần làm gì?

Quá trình thực hiện chuyển đổi số nên bắt đầu từ đâu? Có các giai đoạn chuyển đổi số như thế nào? Doanh nghiệp đang ở đâu trên con đường chuyển đổi số? Chuyển đổi số đã là một khái niệm quen thuộc, nhưng thực hiện chuyển đổi như thế nào để thành công thì có lẽ vẫn là băn khoăn của rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Vậy, các giai đoạn của chuyển đổi số sẽ như thế nào?

I. Các giai đoạn chuyển đổi số

1. Số hoá dữ liệu - Digitization

Đây là giai đoạn đầu tiên trong quá trình chuyển đổi số. Nó liên quan đến việc chuyển đổi thông tin và dữ liệu từ hình thức vật lý (giấy tờ, hồ sơ, tài liệu in) thành dạng số hóa. Mục tiêu chính ở đây là làm cho dữ liệu dễ dàng quản lý, truy cập và chia sẻ. Số hoá dữ liệu giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào các tài liệu vật lý, giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin.

Một số lưu ý cần đặc biệt quan tâm trong giai đoạn số hóa dữ liệu:

• Xác định các loại thông tin và dữ liệu quan trọng cần được chuyển đổi từ hình thức vật lý sang dạng số hóa.

• Chọn các công cụ và phương pháp phù hợp để chuyển đổi dữ liệu, bao gồm quét ảnh, quá trình OCR (nhận dạng ký tự quang học), và nhập liệu thủ công nếu cần.

• Tiến hành xử lý dữ liệu để cải thiện độ chính xác và đảm bảo tính toàn vẹn. Sau đó, lưu trữ dữ liệu số hóa một cách an toàn và có tổ chức.

2. Số hoá quy trình - Digitalization

Giai đoạn này tập trung vào việc áp dụng công nghệ số hóa để cải thiện và tối ưu hóa các quy trình làm việc trong tổ chức. Điều này có thể bao gồm sự tự động hóa các bước trong quy trình, sử dụng phần mềm và ứng dụng để theo dõi và quản lý công việc, cải thiện tương tác giữa các bộ phận và người dùng thông qua các nền tảng trực tuyến, và nâng cao khả năng kiểm soát và theo dõi quy trình.

Các công việc chủ yếu của giai đoạn số hóa quy trình này bao gồm:

• Đánh giá các quy trình hiện tại để xác định các bước có thể được tự động hóa hoặc tối ưu hóa bằng công nghệ.

• Chọn các phần mềm và công cụ phù hợp để tự động hóa các bước trong quy trình, như hệ thống quản lý quy trình (BPM), hệ thống quản lý tài liệu (DMS), và các ứng dụng doanh nghiệp.

• Triển khai phần mềm và công cụ đã chọn, sau đó cấu hình chúng để phù hợp với quy trình kinh doanh cụ thể.

• Đào tạo nhân viên về cách sử dụng các công cụ mới và cách làm việc với các quy trình tự động hóa. Tích hợp các hệ thống khác nhau để dữ liệu và thông tin có thể trôi chảy một cách mượt mà.

3. Chuyển đổi số toàn diện - Digital Transformation

Giai đoạn này là mục tiêu cuối cùng của quá trình chuyển đổi số. Đây là quá trình cải thiện sâu rộ, liên quan đến tất cả khía cạnh của tổ chức, từ cách họ tương tác với khách hàng đến cách họ quản lý tài sản và nguồn lực. 

Chuyển đổi số toàn diện đòi hỏi sự thay đổi về văn hóa tổ chức, cách thức làm việc và tư duy kinh doanh. Điều này có thể bao gồm việc phát triển các dịch vụ hoặc sản phẩm mới dựa trên công nghệ, tạo ra các trải nghiệm tương tác tiên tiến với khách hàng thông qua nền tảng số, và thay đổi cách thức ra quyết định dựa trên dữ liệu và phân tích.

• Định rõ mục tiêu và chiến lược chuyển đổi số, xác định cách công nghệ sẽ được sử dụng để tạo ra giá trị cho tổ chức.

• Tạo ra các sản phẩm hoặc dịch vụ mới dựa trên công nghệ số hóa, như ứng dụng di động, nền tảng trực tuyến hoặc giải pháp IoT (Internet of Things).

• Tái thiết kế các quy trình kinh doanh để tận dụng tối đa công nghệ số hóa, cải thiện hiệu suất và tối ưu hóa hiệu quả.

• Thúc đẩy sự chấp nhận và thích nghi với sự thay đổi, tạo môi trường khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới trong tổ chức.

• Theo dõi hiệu suất và phản hồi từ khách hàng, áp dụng dữ liệu để liên tục cải tiến quá trình chuyển đổi số và tạo ra giá trị mới.

Ví dụ số 1 về số hóa quy trình trong thực tế:

Quy trình trước đây: Các phòng ban chia sẻ dữ liệu bằng cách làm thủ tục chuyển - nhận tài liệu giấy hoặc gửi file (word, excel,...) từ phòng ban này sang phòng ban khác. Người nhận tài liệu phải lật giở tài liệu để xem, rà soát dữ liệu.

Số hóa quy trình: Các file tài liệu điện tử được tải lên nền tảng lưu trữ trực tuyến (Google Drive, Microsoft 365,...), các phòng ban, nhân sự được phân quyền truy cập và nhận tài liệu để sử dụng cho công việc. Thay vì lật gửi, nhận, lật xem tài liệu thủ công, nhân sự có thể dễ dàng nhận được dữ liệu cần thiết theo cách nhanh chóng hơn bằng quy trình tối ưu hơn.

Ví dụ số 2 về số hóa quy trình trong thực tế:

Khi đại dịch covid 19 bùng nổ, giãn cách xã hội đã đặt ra bài toán quản lý từ xa cho mọi doanh nghiệp. Để quản lý hiệu quả, các doanh nghiệp buộc phải thay đổi quy trình hoạt động. Chữ ký điện tử, hợp đồng điện tử,... được ứng dụng để phê duyệt nhanh, duy trì các hoạt động bình thường. Chỉ khi số hóa quy trình, doanh nghiệp mới có thể làm được điều này.

II. Quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp

Dưới đây là mô tả quy trình chuyển đổi số của doanh nghiệp đầy đủ và chi tiết nhất:

1. Xác định ý nghĩa của Chuyển đổi số

Trong quá trình chuyển đổi số, điều quan trọng là doanh nghiệp phải có cái nhìn tổng cảnh và xác định lý do cần chuyển đổi số. Mọi doanh nghiệp, dù khác biệt về ngành, xuất phát điểm và mục tiêu, đều có thể thấy ý nghĩa của Chuyển đổi số bằng cách trả lời những câu hỏi sau:

• Cần đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng không?

• Cần cải tiến năng suất và thay đổi không?

• Khả năng đổi mới có đang tụt hậu so với thị trường và đối thủ không?

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số và làm gì? Phạm vi Chuyển đổi số của doanh nghiệp và ngành nghề có sự khác biệt rõ ràng. Do đó, liệu họ nên tập trung vào con người (ví dụ: hoạt động linh hoạt trên quy mô lớn) hay nâng cấp công nghệ và hạ tầng CNTT (như thay thế nền tảng CNTT cũ bằng điện toán đám mây)?

Khi đã trả lời các câu hỏi trên, ban lãnh đạo sẽ hiểu rõ ý nghĩa và mục tiêu của chuyển đổi số. Tuy nhiên, mục tiêu phải phù hợp với nguồn lực và khả năng cải thiện của doanh nghiệp. Vì vậy, hạng mục tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là đánh giá tình hình và khả năng hiện tại. Từ đó, sẽ dễ dàng xây dựng một kế hoạch chuyển đổi số khả thi hơn.

2. Đánh giá hiện trạng và nhu cầu chuyển đổi số doanh nghiệp

Phân tích các tác động và xu hướng bên ngoài:

Doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của họ. Điều này bao gồm các tác động từ môi trường kinh doanh (ví dụ: biến đổi khí hậu, thay đổi chính trị), thay đổi trong ngành công nghiệp, và cả sự cạnh tranh từ các đối thủ cũng như các đối thủ mới.

Các xu hướng công nghệ như trí tuệ nhân tạo, tự động hóa, IoT (Internet of Things) cũng cần được xem xét, bởi vì chúng có thể tạo ra cơ hội mới hoặc đe dọa doanh nghiệp hiện tại.

Mục tiêu ở đây là để doanh nghiệp hiểu rõ về môi trường kinh doanh và đảm bảo rằng họ có kế hoạch đối phó với các thách thức và cũng tận dụng các cơ hội mới.

Xác định và ưu tiên nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác:

Doanh nghiệp cần nắm vững nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan khác như nhà cung cấp, đối tác, cộng đồng, và cả nhân viên. Xác định các yếu điểm và mong muốn của khách hàng giúp doanh nghiệp điều chỉnh sản phẩm và dịch vụ của họ sao cho phù hợp hơn.

Điều này cũng có thể giúp doanh nghiệp ưu tiên các hoạt động chuyển đổi số có thể đem lại giá trị lớn nhất cho các bên liên quan.

Phân tích các công nghệ số phù hợp giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng:

Doanh nghiệp cần xác định các công nghệ số có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng, ví dụ như ứng dụng di động, trang web tương tác, trải nghiệm mua sắm trực tuyến, dịch vụ khách hàng tự động thông qua chatbot, và nhiều hơn nữa. Từ đó đòi hỏi việc tìm hiểu rõ về các công nghệ mới và cách chúng có thể tích hợp vào hoạt động kinh doanh.

Phân tích mô hình hoạt động & kinh doanh hiện tại:

Việc nghiên cứu và đánh giá cách mà doanh nghiệp đang hoạt động và kinh doanh bao gồm việc xác định quy trình làm việc, cách thức tương tác với khách hàng, mô hình thu nhập, và cơ cấu tổ chức. Việc phân tích này sẽ giúp xác định rõ những thay đổi cần thiết để chuyển đổi số hóa và cải thiện hiệu suất hoạt động.

Phân tích con người và tiềm năng văn hoá để thay đổi:

Bao gồm việc đánh giá khả năng của nhân viên trong việc sử dụng công nghệ mới, cần thiết có sự đào tạo hay hỗ trợ không. Ngoài ra, việc phân tích tiềm năng văn hoá là để đảm bảo rằng sự thay đổi sẽ được thực hiện một cách mà không gây xáo trộn lớn trong văn hoá tổ chức, hoặc nếu cần, thay đổi văn hoá để hỗ trợ chuyển đổi số một cách hiệu quả.

3. Xây dựng chiến lược phù hợp

Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về tình hình của doanh nghiệp, giai đoạn tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Trong việc này, doanh nghiệp cần xác lập một tầm nhìn mục tiêu rõ ràng, bao gồm các hướng dẫn chiến lược và mục tiêu kinh doanh cụ thể. Quá trình này sẽ giúp doanh nghiệp tạo sự liên kết giữa chiến lược số hóa và chiến lược kinh doanh tổng thể, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Trong việc xây dựng chiến lược chuyển đổi số, điều quan trọng là đối mặt với ba câu hỏi chính, như đã thể hiện trong kinh nghiệm thường thấy:

• Hướng tới tương lai nào mà ngành kinh doanh đang hướng đến?

• Vai trò của doanh nghiệp sẽ thay đổi như thế nào trong tương lai đó?

• Làm thế nào để tạo ra một con đường tiến về phía trước, duy trì sự cân bằng giữa việc thể hiện định hướng và khả năng liên tục thích nghi?

Trong việc giải quyết những câu hỏi này, hoạt động chuyển đổi số cần phải được hình thành một cách có mục tiêu, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp nhận thức về những cơ hội kinh doanh phù hợp trong thời điểm hiện tại và cùng lúc triển khai các hoạt động phù hợp với hướng đi của tương lai.

4. Lập kế hoạch thực hiện chi tiết

Việc lập một kế hoạch triển khai chi tiết cho quá trình chuyển đổi số là rất quan trọng để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và thành công:

Xác định các sáng kiến số dựa trên mục tiêu đã đề ra: Lựa chọn cần phù hợp với thực trạng hiện tại của doanh nghiệp. Mỗi sáng kiến cần tập trung vào ít nhất một mục tiêu cụ thể và tránh sự chồng chéo.

Ưu tiên danh sách sáng kiến số: Mỗi sáng kiến được cấp ngân sách và nguồn lực riêng. Vì tài nguyên có hạn, việc xác định ưu tiên cần dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu và phân tích chi phí/lợi ích.

Xây dựng tiêu chí đo lường và KPI: Giám sát tiến độ mỗi sáng kiến yêu cầu xác định tiêu chí đo lường và KPI đi kèm. Mỗi KPI cần được ghi chép rõ ràng về dữ liệu sẽ sử dụng, thời điểm thu thập, người thực hiện, phân tích dữ liệu và cách đo lường.

Lập kế hoạch dự án: Mỗi sáng kiến số yêu cầu kế hoạch ngắn gọn xác định mục tiêu, phạm vi, người liên quan, tiến trình và rủi ro. Kỹ năng quản lý dự án là cần thiết để duy trì kế hoạch.

Đánh giá mức độ thành công: Đánh giá và truyền đạt hiệu quả của hành trình Chuyển đổi số liên tục được thực hiện. Đảm bảo tất cả các bên liên quan hiểu rằng đây chỉ là bước đầu tiên trong hành trình dài phía trước, không phải điểm dừng cuối cùng.

5. Xây dựng nền tảng công nghệ, chuẩn bị dữ liệu

Khả năng linh hoạt kém của hệ thống công nghệ đã đối mặt nhiều doanh nghiệp với khó khăn trong quá trình chuyển đổi số. Vì vậy, ở giai đoạn này của quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tập trung vào đầu tư vào cơ sở hạ tầng dữ liệu và công nghệ tiên tiến. Các cơ sở hạ tầng dữ liệu và công nghệ này cần được xây dựng dựa trên các ưu tiên kinh doanh và thường chia thành hai loại chính:

Cơ sở hạ tầng nội bộ: Các công nghệ giúp tối ưu quản lý tài liệu, nâng cao năng suất làm việc của nhân viên, giảm chi phí tuyển dụng nhân sự mới...

Cơ sở hạ tầng làm việc với khách hàng và đối tác: Đây là các công nghệ giúp thu thập thông tin từ khách hàng một cách hiệu quả hơn, đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn...

6. Chuẩn bị đội ngũ nhân lực số

Chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp liên quan đến cách tiếp cận chiến lược để đảm bảo rằng tổ chức của bạn có tài năng, kỹ năng và khả năng phù hợp để đạt được mục tiêu và duy trì tính cạnh tranh.

Phương pháp để xây dựng đội ngũ nhân lực số hiệu quả:

• Đánh giá: Xác định kỹ năng và năng lực nào được phát triển tốt nhất thông qua đào tạo nội bộ và kỹ năng nào cần tuyển dụng bên ngoài.

• Đào tạo nội bộ: Phát triển các chương trình đào tạo có mục tiêu cho nhân viên hiện tại để giải quyết các lỗ hổng kỹ năng cụ thể, thúc đẩy khả năng lãnh đạo và thúc đẩy văn hóa học hỏi không ngừng.

• Chiến lược tuyển dụng: Tạo một chiến lược tuyển dụng được xác định rõ ràng, phác thảo các kỹ năng và phẩm chất cụ thể mà bạn đang tìm kiếm ở các ứng viên bên ngoài.

• Hội nhập: Đảm bảo quy trình hội nhập mạnh mẽ cho cả nhân viên nội bộ và bên ngoài, giúp họ hòa nhập suôn sẻ vào tổ chức.

• Quản lý hiệu suất: Triển khai các hệ thống quản lý hiệu suất hỗ trợ sự phát triển liên tục cho tất cả nhân viên, dù là nội bộ hay bên ngoài.

7. Bắt đầu hành trình chuyển đổi số

Thực hiện chuyển đổi số theo 3 giai đoạn chuyển đổi số kể trên, mỗi giai đoạn sẽ có cách tiếp cận và phương pháp triển khai khác nhau. Lựa chọn giải pháp công nghệ phù hợp với từng giai đoạn chuyển đổi số của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng:

Giai đoạn 1: Số hoá dữ liệu

• Giai đoạn chuyển đổi độc lập: Doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi số riêng lẻ, chưa liên kết. Sử dụng giải pháp công nghệ tập trung vào cải thiện mô hình kinh doanh, tăng trải nghiệm khách hàng và duy trì chuỗi cung ứng ổn định. Mục tiêu là tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và tạo giá trị nhanh chóng.

• Các giải pháp công nghệ phát triển kinh doanh: Sử dụng các giải pháp công nghệ như thương mại điện tử, bán hàng đa kênh (omni-channel), truyền thông và marketing online, thanh toán trực tuyến, vv. Đây là các giải pháp phục vụ cho phát triển kinh doanh và mở rộng kênh bán hàng.

• Khả năng tiếp cận của doanh nghiệp vừa và nhỏ: Xu hướng 4.0 cho phép các doanh nghiệp vừa và nhỏ dễ dàng tiếp cận các giải pháp công nghệ với chi phí hợp lý, dù chưa có kinh nghiệm chuyển đổi số.

• Trải nghiệm khách hàng và đáp ứng nhu cầu thay đổi: Mục tiêu chuyển đổi số liên quan chặt chẽ đến trải nghiệm khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ số để thay đổi và quản lý chuỗi cung ứng một cách linh hoạt, đa dạng và bền vững để đáp ứng nhu cầu biến đổi liên tục.

Giai đoạn 2: Số hoá quy trình

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp tập trung vào áp dụng rộng rãi công nghệ số, liên kết chức năng để chuyển đổi mô hình quản trị và thiết lập kết nối ban đầu với mô hình kinh doanh, nhằm tối ưu hóa hiệu quả điều hành, duy trì sự bền vững và đạt tăng trưởng. Doanh nghiệp bắt đầu sử dụng công nghệ để xây dựng hệ thống báo cáo quản trị toàn diện và kết nối với các dữ liệu sẵn có như doanh số bán hàng, xuất nhập kho và số liệu kế toán.

Ngoài hệ thống báo cáo, trong giai đoạn này, doanh nghiệp số hóa các quy trình lập kế hoạch, ngân sách, và dự báo (PBF) cùng quản trị nguồn nhân lực (HRM) để cải thiện quản lý chi phí và nhân sự. Dữ liệu doanh nghiệp tại giai đoạn này được thu thập và kết nối liền mạch qua các chức năng, từ bán hàng, quản lý tồn kho đến kế toán. Với sự phát triển và mở rộng dữ liệu khách hàng cùng doanh nghiệp, lãnh đạo cần đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật mạng.

Dữ liệu kết nối liên tục này cho phép doanh nghiệp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự báo doanh thu, luồng tiền, cũng như kế hoạch nguồn nhân lực cho các giai đoạn tiếp theo.

Giai đoạn 3: Chuyển đổi số toàn diện

Đây là giai đoạn chuyển đổi số toàn diện, khi các hệ thống kinh doanh và quản trị của doanh nghiệp được kết nối và tích hợp hoạt động thông tin thời gian thực. Giải pháp kết nối toàn bộ doanh nghiệp cần được triển khai dựa trên cấu trúc, hệ thống hiện có và khả năng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tập trung vào đầu tư vào các sáng kiến để đổi mới, sáng tạo và tạo giá trị mới, đồng thời thúc đẩy sự bứt phá để cạnh tranh với doanh nghiệp lớn hơn.

Tuy nhiên, để thực sự trở thành "doanh nghiệp số", cần có những thay đổi sâu sắc về kỹ năng, vai trò của lãnh đạo và thậm chí là văn hóa doanh nghiệp. Yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi số, và việc phát triển nhân tài cùng với chuyển đổi số là mối quan tâm hàng đầu, ngay từ giai đoạn ban đầu của quá trình chuyển đổi.